Quando sua empresa tem um projeto grande no horizonte e precisa de fornecedores externos, um modelo de solicitação pode ajudar a garantir acesso aos recursos certos para realizar o trabalho. Ao começar fazendo as perguntas certas e antecipando suas necessidades, é mais provável que as propostas estejam alinhadas com seus critérios e orçamento.
Neste artigo, explicaremos como um modelo de solicitação pode ajudar você a decidir qual fornecedor terceirizado contratar e comunicar seus requisitos a ele. Você também terá acesso a um modelo totalmente personalizável que pode ser usado para marketing, design e relações públicas. Mas, antes de começarmos, vamos explorar rapidamente o que é um modelo de solicitação e para que ele serve.
O que é um modelo de solicitação?
A solicitação de proposta, também conhecida como RFP (request for proposal, em inglês), é um documento criado pelo comprador em potencial para explicar aos fornecedores suas necessidades em relação a produtos ou serviços. Ela também pode incluir um breve resumo do problema que precisa ser resolvido. Os fornecedores respondem à solicitação e o comprador então decide qual proposta está alinhada com o que precisa ser entregue, incluindo o prazo e o valor.
Um modelo de solicitação é uma ferramenta que facilita a descrição dos requisitos e elementos que você busca na proposta de um fornecedor, seja para projetos complexos ou critérios de avaliação para produtos simples.
Uma empresa pode usar um modelo de solicitação para promover uma comunicação clara, mas essa ferramenta também traz outros benefícios.
Como um modelo de solicitação pode impulsionar a produtividade?
Um modelo de solicitação permite que você ou os membros de sua equipe entrem em contato com os fornecedores rapidamente, sem precisar criar um pedido do zero todas as vezes — para este objetivo, também é útil ter um modelo de email de solicitação. Além disso, é possível manter centralizados todos os requisitos e protocolos para cada projeto, fazendo com que os gerentes de projeto e outros profissionais gastem menos tempo nessas tarefas. Tudo o que precisa ser feito é ajustar o documento para que ele contemple questões específicas relacionadas ao projeto.
A agilidade na criação de uma solicitação torna mais fácil enviá-la a uma rede mais ampla, possivelmente resultando em propostas com melhor valor ou mais abrangentes. Os modelos de solicitação são especialmente úteis quando você pode utilizá-los em áreas específicas do seu negócio, como marketing e design, com modelos personalizados que atendem aos requisitos de detalhes exclusivos dessas áreas. De marketing a RP, vamos explorar como um modelo pode ajudar a simplificar o processo de solicitação.
Alguns exemplos de modelos de solicitação
Os modelos de solicitação são comumente usados quando departamentos de marketing, design e relações públicas solicitam propostas para seus projetos terceirizados. Abaixo, abordaremos brevemente como cada um desses tipos de modelos foca em necessidades e requisitos específicos.
Modelo de solicitação de marketing
Você pode usar um modelo de solicitação de marketing quando precisar encontrar o consultor ou agência de marketing ideal para fornecer o suporte necessário para suas iniciativas de marketing. É possível personalizar um modelo de solicitação de marketing para buscar serviços e propostas nas áreas de marketing digital, publicidade, branding, redes sociais, produção de vídeo, entre outras.
Algumas informações que devem ser incluídas em uma solicitação relacionada a marketing são:
- A presença digital e as estratégias de marketing online atuais de sua organização
- Suas metas e objetivos específicos para marketing
- A solução ou serviço terceirizado de que você precisa
Modelo de solicitação de design
Um modelo de solicitação de design pode ser útil se você precisar de ajuda com web design, por exemplo. Considere as funcionalidades atuais de seu site e o que mais você gostaria que ele pudesse fazer. Seus departamentos de marketing, atendimento ao cliente e vendas podem ajudar a avaliar essa questão, fornecendo detalhes sobre recursos, galerias de mídia, conteúdo e experiência do usuário no site para fundamentar o processo de seleção. Dessa forma, os fornecedores poderão abordar as soluções que têm a oferecer para essas necessidades específicas.
Alguns elementos que você pode solicitar com uma solicitação de design incluem:
- Logo
- Identidade de marca
- Arquitetura completa do site
- Infográficos e imagens
Modelo de solicitação de relações públicas
Quando você elabora uma solicitação para uma empresa de relações públicas, provavelmente está procurando um parceiro de longo prazo que possa ajudar a elevar seu negócio a um novo nível de reconhecimento entre os consumidores. Um bom modelo de solicitação de relações públicas deve informar às potenciais empresas terceirizadas sobre a história de seu negócio, público-alvo e qualquer situação atual importante.
Ao usar um modelo de solicitação de relações públicas, é interessante delinear quais desafios específicos de comunicação ou crescimento sua organização está enfrentando no momento. Você pode abordar:
- Objetivos de RP específicos
- Quais serão os indicadores de sucesso
- Quaisquer metas que você deseja alcançar
Você também pode aproveitar a experiência de uma agência de relações públicas em seu setor e definir o escopo do trabalho.
Modelos de solicitação específicos podem viabilizar um processo de licitação mais rápido — assim como as funcionalidades do nosso Work OS podem aumentar a produtividade em todas as áreas do seu negócio.
Comece seu projeto com o modelo de solicitação da monday.com
Aproveite nosso modelo de solicitação de proposta, além das várias funcionalidades organizacionais e de produtividade disponíveis em nossa plataforma. O modelo de solicitação da monday.com é personalizável e torna mais fácil a especificação dos requisitos de seu negócio e o que a proposta deve incluir para projetos de todos os tamanhos. Ele também permite que os membros de sua equipe entrem em contato com fornecedores novos e existentes de forma rápida e eficiente para que seu projeto comece com o pé direito.
Nossa plataforma baseada em nuvem permite que as equipes criem, executem e acompanhem seu trabalho, independentemente do tamanho da organização em que atuam. Ela se integra a ferramentas externas para coletar os dados necessários e, em seguida, conecta as equipes para que todos possam aproveitar os fluxos de trabalho centralizados. Ao trabalhar com nosso modelo, que chamamos de template, você também obtém acesso aos recursos exclusivos do Work OS.
Além disso, as equipes podem aproveitar dados automatizados ou introduzidos manualmente, visualizando-os de maneiras fáceis de entender. As permissões e a governança determinam quem pode visualizar e trabalhar com diferentes informações, e você pode criar fluxos de trabalho, integrações e widgets personalizados. Ferramentas de comunicação de terceiros, incluindo ferramentas de vídeo, facilitam ainda mais o trabalho em equipe.
Paralelamente ao poderoso Work OS da monday.com, oferecemos uma grande variedade de modelos para facilitar seu fluxo de trabalho, comunicação e processos.
Modelos relacionados ao nosso modelo de solicitação
O modelo de solicitação da monday.com é apenas um de muitos que podem ser úteis para entrar em contato com fornecedores e ajudar a conduzir seus projetos. Vamos conferir algumas opções complementares.
Modelo de proposta de projeto
Antes de emitir uma solicitação para obter ajuda em um projeto, é preciso saber aonde quer chegar com ele. É aí que entra o modelo de proposta de projeto da monday.com. Com este poderoso modelo, você pode definir e visualizar as metas do projeto, centralizar seu fluxo de trabalho, criar pontos de referência para garantir que todos os membros da equipe estejam cumprindo o que é necessário dentro do cronograma e coletar dados para tomar decisões inteligentes.
Entre as funcionalidades que ajudam você a entregar excelentes propostas de projetos, podemos citar:
- Marcadores de status personalizáveis
- Integração com Bitbucket, Todoist, Typeform e outras ferramentas que você já utiliza
- Uma calculadora de custos para monitorar todas as despesas de seu projeto
- Exportação e importação fáceis com o Excel
Modelo de proposta
Em certos casos, é você quem emite a solicitação. Em outros, é a sua empresa que precisa elaborar uma proposta para tentar fechar o contrato ideal. Geralmente, você tem apenas uma chance e precisa que a sua proposta seja perfeita. Nosso modelo de proposta pode ser especialmente valioso nesses casos.
Ele garante que nenhum detalhe importante fique de fora. Ajudaremos você a determinar seu cronograma, as especificações do serviço ou produto que deseja fornecer, a cotação de preços e quaisquer detalhes que devam ser incluídos no contrato final.
Usar nosso modelo de proposta pode economizar tempo, permitindo que você apresente sua proposta rapidamente e impressione os tomadores de decisão. Ele inclui todas as informações essenciais, como:
- Custos com mão de obra
- Custos com material
- Detalhes do cronograma
- Termos do contrato
- Inventário
- Dados de projetos anteriores para confirmar a precisão de suas projeções de tempo/custo
Para obter mais informações sobre modelos de solicitação, consulte as perguntas frequentes abaixo.
Perguntas frequentes sobre modelos de solicitação
Se você procura respostas específicas, continue lendo para saber mais sobre o processo de criação de uma solicitação.
Como elaborar um modelo de solicitação eficiente?
Comece delineando seu projeto, bem como suas necessidades e requisitos específicos. Conte às potenciais empresas terceirizadas a história de seu negócio e o que você espera realizar com o projeto, além de como deseja que os fornecedores apresentem suas propostas. Inclua informações de cronograma, orçamento, critérios de seleção e os termos e condições.
Qual é a estrutura típica de um modelo de solicitação?
Um modelo de solicitação pode variar dependendo do tipo de proposta, mas geralmente contém uma visão geral do projeto, um resumo das exigências técnicas e de gestão, uma solicitação de qualificações e referências do fornecedor, informações sobre requisitos de orçamento e cronograma, quaisquer premissas de NDA (acordo de não divulgação) e uma solicitação para que o fornecedor apresente uma proposta para o projeto.
Quanto tempo leva para elaborar uma solicitação?
O processo de elaboração de uma solicitação normalmente leva até uma semana, dependendo da quantidade de informações que você precisa coletar. Esse prazo pode ser drasticamente reduzido usando um modelo de solicitação profissional, como o da monday.com.
Economize tempo e recursos com um modelo de solicitação
Trabalhar com os parceiros e fornecedores certos pode fazer uma grande diferença para o sucesso de uma organização. Economizar tempo com suas solicitações, garantindo que você tenha incluído todos os detalhes relevantes, é a chave para o crescimento de sua empresa. Escolha o modelo de solicitação da monday.com para receber as melhores propostas dos melhores fornecedores com os melhores preços.
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