Modelo de cotação de preço para simplificar processos de venda

A cotação de preços é uma parte integral das operações em diversas indústrias. Elas ajudam a comunicar aos clientes as estimativas de preços de forma concisa e profissional. No entanto, elaborá-la pode ser bem demorado sem um modelo de cotação de preço.

Neste artigo, explicaremos o que é um modelo de cotação de preço e como um modelo editável pode agilizar seus fluxos de trabalho. Além disso, disponibilizaremos um modelo de cotação de preço criado no Work OS da monday.com e mostraremos como nossa área de trabalho online pode ajudar você a gerir suas cotações e pipelines de venda.

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O que é um modelo de cotação de preço?

A cotação de preços é um documento com única página em que freelancers, prestadores de serviço e donos de negócios estimam os custos de seus produtos e serviços para um determinado pedido. Você pode encontrar uma variedade de modelos de cotação de preço criados para várias indústrias diferentes usando diversas ferramentas, seja para um CRM de seguro de vida ou um sistema de gestão de pedidos de um mecânico, por exemplo.

Os modelos de cotação de preço são documentos editáveis e personalizáveis que empresas podem usar para suas estimativas.

Um modelo de cotação de preço inclui todas as informações de uma cotação padrão, como, por exemplo, as informações de contato da empresa. Assim, as empresas não precisam preencher novamente os detalhes em cada nova cotação.

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Modelo de cotação de preço

Os modelos de estimativa de preços também incluem campos para:

Nome do cliente e informações de contato
Custos pormenorizados para produtos e serviços
Totais
Valor dos impostos
Termos e condições de pagamento

Alguns modelos de cotação de preço também incluem linhas destinadas à assinatura para que clientes potenciais possam assinar a estimativa como prova de que aceitaram a cotação. Além desses benefícios, os modelos podem ter um valor significativo para os negócios.

Por que usar um modelo de cotação de preço?

Donos de negócios e empreendedores elaboram cotações usando modelos, ou templates, principalmente por que isso facilita bastante o processo. Considere a estrutura típica de uma cotação de preço.

Sem um modelo, uma cotação precisará de uma tabela, logotipo, informações de contato da empresa e condições de pagamento para cada estimativa. E se os negócios estiverem indo bem, pode ser necessário fazer isso várias vezes ao dia!

Mas com um modelo pré-elaborado em mãos, todo o processo se torna muito mais eficiente. As empresas podem copiar o modelo, deixar o original intacto para uso futuro, atualizar o número da cotação e adicionar as informações de estimativa relevantes.

Seja consistente e transmita profissionalismo

Além de poder trabalhar com mais eficiência, as organizações também se beneficiarão da consistência e uniformidade oferecida por um modelo de cotação de preço. Sem um modelo, clientes recorrentes receberão diversas cotações com formatos e aparência diferentes. Padronizar o modelo para todas as estimativas de trabalho ajuda os clientes a saber o que esperar e transmite mais profissionalismo. Uma aparência profissional aumenta a confiança dos clientes, pois demonstra que a empresa é organizada e confiável.

Já explicamos bem os benefícios, vamos agora ver os modelos na prática.

Quais são alguns exemplos de modelos de cotação de preço?

Vejamos alguns exemplos de modelos de cotação de preço para diferentes indústrias e casos de uso.

Modelo de cotação de preço para construção civil

As construtoras podem se beneficiar muito dos modelos de cotação de preço, pois sempre estão fornecendo estimativas a seus clientes potenciais.
Este modelo inclui um espaço para inserir informações essenciais que precisam ser replicadas em cada estimativa, como:

Logo e nome da empresa
Informações de contato da empresa
Quaisquer termos e condições relacionados ao pagamento

Em seguida, cada cotação precisa das informações de contato do cliente, a data de criação da cotação e até quando a cotação é válida. Observe como o custo com materiais é separado do custo de mão de obra neste modelo. Isso pode ajudar os clientes a entender os componentes específicos que formam a estimativa geral.

Este exemplo de modelo de cotação de preço possui campos com datas de início e término do trabalho. Nem todas as cotações precisam dessas informações, mas pode ser útil incluí-las se for esperado que o projeto demore vários dias, semanas ou meses.

Modelo de cotação de preço para conserto de veículos

Este é um exemplo de como as oficinas mecânicas podem aproveitar um modelo de cotação de preço. Assim como o modelo anterior, este inclui campos para adicionar o nome e os detalhes de sua empresa, que devem ser incluídos em todas as cotações.

Por ser específico para o setor automotivo, este modelo possui um espaço para informações importantes sobre o veículo, como registro, quilometragem, marca e modelo.

Abaixo desses detalhes, mecânicos podem incluir custos e detalhes específicos sobre a necessidade ou não de reparos ou substituição de peças. Devido à natureza desse trabalho, às vezes pode ser difícil determinar a extensão do esforço necessário antes de começá-lo. Este modelo também inclui uma cláusula declarando que os valores são baseados na inspeção inicial e não necessariamente refletem o valor final da conta.

Modelo de cotação de preço da monday.com

É possível encontrar muitos modelos de cotação úteis e grátis por aí, mas muitos deles têm um problema em comum: são desconectados do sistema que gerencia e completa o trabalho.

É por isso que a monday.com criou um modelo poderoso e intuitivo no formato de um workdoc. Os workdocs da monday.com facilitam e agilizam a elaboração de cotações da seguinte forma:

Colaboração real – Os workdocs facilitam o trabalho com elementos distribuídos, permitindo que vários contribuidores editem um mesmo documento simultaneamente sem atrapalhar um ao outro.
Conexão profunda – Por serem criados no Work OS da monday.com, os workdocs permitem importar facilmente dados de outros quadros da plataforma, como o pipeline de vendas, para a cotação. Todo o trabalho realizado na monday.com pode ser incorporado ao seu trabalho futuro, economizando o tempo que se levaria para fazer isso manualmente.
Visualmente agradável – Com os modelos de cotação de preço, seus documentos sempre terão uma aparência profissional.

Além disso, o Work OS da monday.com possui regras de automação poderosas para gerir seu trabalho com eficiência. Quando um cliente aceita uma cotação, o gerente pode adicioná-la diretamente ao quadro de gestão de tarefas, atribuí-la a um funcionário e dar o pontapé inicial no processo! Existem muitas outras formas de aproveitar ao máximo este modelo.

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Dicas para o seu modelo de cotação de preço

Mesmo com um bom modelo, é comum que as equipes cometam erros por não seguirem práticas consistentes. Para evitar uma contabilidade bagunçada, siga estas dicas ao usar modelos de cotação de preço

1. Use um sistema de numeração

Facilite a organização das cotações dando um número a cada uma em ordem sequencial. Salve cada novo arquivo com esta informação para identificar facilmente qual é o número da última cotação sem precisar abri-la.

2. Adicione uma data de vencimento

Adicionar uma data de vencimento à cotação pode ser uma ótima forma de criar um senso de urgência e incentivar os clientes a aceitar a proposta sem demora.

Em certas situações, adicionar uma data de vencimento à cotação é essencial, considerando que o preço de determinados materiais necessários pode mudar rapidamente.

3. Inclua as condições de pagamento

Ao usar condições de pagamento específicas — por exemplo, “o pagamento deve ser efetuado em até 20 dias após a emissão da fatura” — pode ser útil listá-las em um modelo de cotação de preço. Dessa forma, todos os clientes saberão o que esperar antes de concordar em trabalhar com você.

4. Seja claro sobre quaisquer valores sujeitos a alterações

Em alguns casos, não é possível fornecer uma cotação exata. Por exemplo, um mecânico fornecerá uma cotação com base na inspeção inicial, mas pode precisar de peças diferentes após iniciar o trabalho, o que pode envolver custos adicionais. Se esse tipo de situação é aplicável à sua indústria, adicione um aviso legal à sua cotação de preço declarando que os valores são estimativas e estão sujeitos a mudanças.

5. Marque um lembrete para fazer o acompanhamento com o cliente

Fornecer a cotação é apenas metade no trabalho. Agora, você deve fechar o negócio! Sempre que entregar uma nova cotação, marque uma atividade em seu CRM para entrar em contato com o cliente dentro de uma semana.

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Perguntas frequentes sobre os modelos de cotação de preço

O que deve constar em uma cotação de preço?

O nome e as informações de contato de sua empresa no início do documento
O nome e as informações de contato do seu cliente
Uma lista pormenorizada dos componentes do trabalho, incluindo qualquer mão de obra, peças ou materiais necessários
O valor total calculado no final do documento
Os termos e condições de pagamento

A Microsoft Word possui um modelo de cotação de preço?

Sim, a Microsoft disponibiliza alguns modelos de cotação no Word, mas eles costumam ser bem básicos e um tanto “engessados”. Além disso, sem integrações dinâmicas, como as disponíveis na monday.com, você terá que copiar e colar todos os dados.