Uma estrutura organizacional, ou organograma, é um recurso visual que ajuda líderes a ver, num piscar de olhos, a estrutura geral da gestão da sua empresa. Ela mostra a relação entre cada membro da equipe e, mais importante, determina a hierarquia de subordinação da empresa. Mesmo que muitos líderes tenham um entendimento profundo da estrutura de suas empresas, os modelos, ou templates, facilitam bastante a organização e compartilhamento dessas informações.
Neste artigo, explicaremos por que um modelo de estrutura organizacional é tão útil e examinaremos vários exemplos. Utilizaremos até mesmo um modelo da monday.com para mostrar exatamente por que ela é a melhor opção para a criação de estruturas organizacionais.
O que é um modelo de estrutura organizacional?
Um modelo de estrutura organizacional é um documento personalizável que permite que você crie uma estrutura organizacional a partir de uma estrutura predefinida.
Os modelos de estrutura organizacional combinam relações comuns na gestão de uma empresa, como, por exemplo, o gerente de marketing relatando ao VP de marketing, com setas para indicar a hierarquia de subordinação. Um modelo de estrutura organizacional ajuda CEOs e executivos sênior a visualizar a estrutura organizacional e executar a reestruturação da empresa, mas também há outros benefícios.
Por que usar um modelo de estrutura organizacional?
O principal motivo por que líderes usam modelos de estrutura organizacional é a eficiência. Ao definir a estrutura de gestão e subordinação da empresa, em vez de começar do zero, o modelo permite que gerentes insiram os nomes e cargos dos funcionários e movam as caixas e setas para que se adéquem à estrutura específica da empresa.
Os modelos também promovem precisão por fornecer uma estrutura definida que inclui todos os gerentes, departamentos e hierarquias de subordinação. Além disso, os modelos são aprovados por líderes experientes no mundo dos negócios, o que permite que gerentes usem essa experiência como referência para começar com uma base sólida.
Por último, não podemos deixar de mencionar os benefícios de design relacionados ao uso de um modelo de estrutura organizacional. Com tanta informação a ser contida (especialmente em organizações de grande porte), as estruturas podem parecer um quadro desorganizado e abarrotado em vez de um diagrama profissional. Com os modelos, você pode obter sempre o mesmo visual agradável e limpo. Existem muitos tipos diferentes de modelos de estrutura organizacional para diferentes situações.
Quais são alguns exemplos de modelos de estrutura organizacional?
Modelo de estrutura organizacional para startups
Ao se preparar para abrir uma nova empresa, costuma-se ser útil usar uma estrutura organizacional para ilustrar a estrutura ideal de uma startup e indicar quais são os cargos principais a serem preenchidos.
Este modelo de estrutura organizacional foi feito especialmente para startups no setor de software, detalhando quatro dos departamentos mais comuns no início de um negócio:
- SEO e marketing
- Desenvolvimento
- Design
- Financeiro, RH e administração
Se a estrutura organizacional de sua startup se parece com esta, você pode inserir facilmente o nome dos membros de sua equipe e começar a trabalhar.
Modelo de estrutura organizacional para empresas consagradas
Este modelo de estrutura organizacional é mais adequado para empresas já estabelecidas, com estruturas mais complexas e equipes maiores.
Neste modelo, temos a hierarquia de subordinação padrão, com os VPs dos departamentos relatando ao presidente da empresa, e setas adicionais para indicar gerentes que trabalham em conjunto, como a relação entre o VP do departamento financeiro e o VP de marketing.
Modelo de estrutura organizacional da monday.com
Embora vários modelos de estrutura organizacional sejam úteis, há um detalhe que eles não possuem: conectividade.
É por isso que o Work OS da monday.com criou seu próprio modelo de estrutura organizacional. Estas são quatro funcionalidades que diferenciam este modelo dos demais:
- Arrastar e soltar: diferentemente de outros modelos de estrutura organizacional que requerem cliques duplos, redimensionamento e edição de texto, a monday.com usa uma abordagem simples e direta de arrastar e soltar, simplificando a criação da estrutura.
- Integrações: a monday.com pode ser integrada a todas as suas ferramentas preferidas, desde o Microsoft Word e Microsoft 365 ao Slack, Mailchimp, Google Slides e muito mais.
- Conectividade: por ser criado no Work OS, o modelo de estrutura organizacional permite utilizar rapidamente os dados existentes em seus quadros da monday.com. Por exemplo, se todos os seus funcionários tiverem contas da monday.com, você pode facilmente adicionar os perfis deles à sua estrutura organizacional, com a foto de perfil e tudo.
- Widget de painel: compartilhe sua estrutura organizacional com toda a equipe adicionando um widget de estrutura organizacional ao seu painel personalizável.
Agora que exploramos alguns dos diferentes tipos de modelos de estrutura organizacional, vejamos a melhor forma de usá-los.
Dicas para criar um modelo de estrutura organizacional
Agrupe os funcionários com o mesmo cargo
O objetivo principal de uma estrutura organizacional é criar uma representação visual da estrutura de toda a sua equipe, mas também é importante manter as estruturas concisas e fáceis de entender. Empresas maiores têm mais chances de ter vários funcionários com o mesmo cargo. Nesse caso, crie uma caixa com o nome do cargo e agrupe vários nomes de funcionários abaixo dela, como neste exemplo à direita.
Uniformidade nas dimensões das caixas
Para criar um modelo de estrutura organizacional que seja fácil de entender, tente manter todas as caixas com o mesmo tamanho. Da mesma forma, mantenha o espaçamento uniforme entre as caixas e as colunas.
Use cores para diferenciar os departamentos
Considere usar diferentes esquemas de cores no design de seu modelo de estrutura organizacional para distinguir os diferentes departamentos. Por exemplo, as caixas da estrutura da equipe de vendas podem ser todas amarelas, enquanto as caixas da administração podem ser verdes, talvez com tonalidades mais escuras para cada gerente.
Inclua links para documentos importantes
Maximize a eficiência das estruturas organizacionais digitais incluindo links para a descrição do trabalho em cada cargo. Se quiser detalhar a relação entre diferentes funcionários, você pode elaborar um documento separado e adicionar um link que permita acessá-lo.
A beleza em criar uma estrutura organizacional digital está no fato de que ela é clara e concisa, mas ainda permite incluir links para informações importantes.Certifique-se de manter seu modelo de estrutura organizacional atualizado
Um dos problemas das estruturas organizacionais é que os funcionários estão constantemente deixando ou se juntando à empresa, tornando-as obsoletas rapidamente. Para garantir que sua estrutura organizacional permaneça relevante e útil, delegue a alguém de sua equipe a responsabilidade de atualizá-la regularmente.
Você pode escolher fazer isso mensalmente ou designar alguém da equipe de recursos humanos responsável por contratar novos funcionários para atualizar a estrutura sempre que uma nova contratação for feita.
Perguntas frequentes sobre o modelo de estrutura organizacional
Como criar um modelo de estrutura organizacional no Word?
Você pode criar uma estrutura organizacional simples no Microsoft Word usando diferentes estilos de SmartArt.
- Acesse a aba “Inserir” e abra o painel de SmartArt
- Na Galeria de Elemento Gráfico SmartArt, clique em Hierarquia e selecione a opção “Organograma”.
- Edite o texto de cada caixa com o nome e o cargo de cada um dos funcionários
Se sua organização é complexa e você precisa de mais detalhes em sua estrutura organizacional, considere usar os modelos da monday.com para ter acesso a mais opções de personalização.
Qual é o melhor programa gratuito para criar um modelo de estrutura organizacional?
O Google Drawings, ou Desenhos do Google, é um ótima ferramenta gratuita para criar organogramas simples. Você também pode baixar o modelo de estrutura organizacional criado na monday.com e elevar o trabalho a outro nível.
Existe um modelo de estrutura organizacional no Excel?
Tecnicamente, não existe um modelo de estrutura organizacional no Microsoft Excel.
No entanto, o Excel permite que você use a função de SmartArt para adicionar uma estrutura organizacional simples à sua planilha. Basta:
- Clicar na aba “Inserir”
- Clicar em “Ilustrações” e selecionar “SmartArt”
- Selecionar a galeria “Hierarquia”
- Selecionar o SmartArt em estilo “Organograma”
Se você quiser mais opções de personalização e a capacidade de colaborar em tempo real, o modelo de estrutura organizacional da monday.com é uma opção flexível.
O Google Docs possui um modelo de estrutura organizacional?
Não, o Google Docs não possui um modelo de estrutura organizacional próprio. No entanto, você pode desenhar sua estrutura organizacional no próprio Google Docs, basta seguir os seguintes passos:
- Clique em “Inserir”
- Selecione “Desenho”
- Clique em “Novo”
- Crie caixas para cada membro da equipe
- Adicione texto a cada caixa com o nome e o cargo do funcionário
- Crie setas para demonstrar a hierarquia de subordinação e a relação entre cada empregado
- Clique em “Salvar e fechar” para adicionar o desenho ao Google Doc
No entanto, em vez de criar sua própria estrutura organizacional ou organograma manualmente, é possível usar um modelo pré-elaborado que pode ser personalizado para de adequar às suas necessidades, como o modelo da monday.com.
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