Metas de projeto: como definir (e alcançar) o sucesso

Você já se perguntou por que as metas do projeto são importantes? Conduzir um projeto sem metas é como planejar um casamento sem noivo. Ou noiva. Ou local e data. Basicamente, você está planejando uma festa ruim. Os objetivos e as metas são a razão de sua existência, e precisamos considerar que eles nunca devem ser uma reflexão tardia, surgindo no meio do processo.

Se você já sabe disso… ótimo. Mas, muitas vezes, essa afirmação não é tão óbvia quanto parece.

Quando se trabalha como gerente de projetos em um ambiente dinâmico, não é incomum mergulhar de cabeça em um projeto sem metas claras que foi jogado em suas mãos. No entanto, pelos motivos acima, é essencial defini-las completa e minuciosamente antes de dedicar qualquer pingo de esforço.

Não sabe como começar? Você não está sozinho. Mesmo alguns dos gerentes de projeto mais experientes acabam colocando a carroça na frente dos bois. Nunca é tarde demais para voltar ao básico e garantir que você tenha uma base sólida para cada projeto.

Neste artigo, você aprenderá a definir metas de projeto eficazes que se alinhem aos objetivos do projeto e à visão da empresa, e descobrirá como o monday work management pode ajudar nesse processo.

Mas, antes, vamos começar com uma definição rápida das metas, objetivos e entregas de um projeto.

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O que são metas de projeto?

Uma meta de projeto é o quê, quando e por quê — o que é o projeto (elementos de ação), por que ele está sendo feito (resultado desejado), quando ele precisa acontecer (prazo).

Espere — então, qual é a diferença entre uma meta de projeto e um objetivo?

Essa é uma pergunta frequente e fonte de muita confusão.

Vamos esclarecer isso de uma vez por todas.

Objetivos de projeto vs. metas de projeto

Embora diferentes, os objetivos e as metas de projeto são essenciais para o planejamento do projeto e sua execução. Pense nisso da seguinte forma:

Objetivos são o resultado geral de longo prazo que você deseja alcançar (raramente por meio de um único projeto)
Metas são as ações mensuráveis de curto e médio prazo que você executa para ajudá-lo a alcançar um objetivo.

Por exemplo:

Objetivo — aumentar o faturamento anual recorrente (ARR).
Meta — obter 5 mil novos leads todos os meses.
Objetivo — melhorar a experiência de usuário do seu produto.
Meta — reduzir o processo de configuração de 6 para 3 cliques.

Metas de projeto vs. entregas de projeto

Vamos nos aprofundar mais.

Metas definem os benefícios, os resultados e as melhorias de desempenho esperados do projeto.
Entregas são os itens específicos e tangíveis que você produz para atingir as metas.

Por exemplo:

Meta – Obter 5 mil novos leads todos os meses.
Entrega – Criar um plano de vendas detalhado com clientes-alvo e receita por representante de vendas.
Meta – Reduzir o processo de configuração de 6 para 3 cliques.
Entrega – Concluir a sessão de teste de usabilidade com pelo menos 20 participantes.

Tipos de metas de projeto

Um projeto pode ter inúmeras metas, dependendo do seu departamento e do setor da empresa, portanto, pode ser útil encontrar uma maneira de categorizá-las em grupos organizados. Uma vez dentro de uma classificação ampla, você pode aplicar uma abordagem mais holística à sua gestão de projetos.

Aqui estão as 6 categorias abrangentes que podem ser utilizadas:

1. Metas financeiras

Esse tipo de meta geralmente se concentra em como o projeto afeta o desempenho financeiro da organização. No entanto, como os projetos que geram dinheiro custam dinheiro, é importante definir uma meta clara e mensurável para atingir o alvo sem perder de vista seus custos.

Por exemplo: Lançar uma campanha de marketing pay-per-click que produzirá um ROI (retorno sobre o investimento) de 150% em dois meses.

2. Metas de qualidade

Esse tipo de meta se concentra no aprimoramento da qualidade dos serviços ou produtos fornecidos aos clientes, permitindo melhorar os resultados e aproximar a empresa de seus objetivos. Os requisitos regulatórios e os objetivos de conformidade também podem se enquadrar nessa categoria.

Por exemplo: Atualizar a interface da página de pagamento para reduzir os carrinhos abandonados em 15% até o final do segundo trimestre.

3. Metas técnicas

Esse tipo de meta se concentra na melhoria da gestão geral do projeto e na eficiência técnica para simplificar os processos de trabalho e gerar melhores resultados.

Por exemplo: Implementar um novo sistema operacional de trabalho em toda a empresa que reduza as tarefas repetitivas em 50% em dois meses.

4. Metas de desempenho

Esse tipo de meta se concentra na melhoria de produtos, serviços ou processos. Ela pode ajudar a monitorar os recursos, o orçamento e os prazos, além de garantir que a sua equipe atinja o alvo desejado.

Por exemplo: Entregar o novo site da empresa dentro do orçamento até o final do segundo trimestre.

5. Metas de conformidade

Esse tipo de meta garante que os projetos cumpram as regulamentações, os procedimentos e os padrões definidos pelos órgãos de controle do governo ou do setor.

Por exemplo: Construir um novo escritório que esteja em conformidade com as diretrizes de saúde e segurança da autoridade local.

6. Metas comerciais

Esse tipo de meta garante que qualquer projeto esteja alinhado com a visão, os valores e os objetivos gerais da empresa.

Por exemplo: Obter 10 mil novos leads por mês para aumentar a receita recorrente anual (ARR).

Definir a categoria de cada meta facilitará a organização e a priorização dos projetos da empresa, bem como o acompanhamento e a gestão das metas.

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Como definir metas efetivas de projeto

Agora, o que todos esperavam — a fórmula para escrever uma meta de projeto.

Embora existam várias fórmulas, cada uma com seus próprios méritos, recomendamos o uso das metas SMART. Trata-se de uma estrutura padrão de gestão de projetos para o desenvolvimento de metas e é a melhor maneira de executar projetos bem-sucedidos. SMART é um acrônimo para os cinco elementos da estrutura:

Mantenha-suas-metas-de-projeto-SMART

Specific (específica): se a sua meta for resolver vários problemas, é provável que, no final das contas, ela não resolva nada. Mantenha suas metas direcionadas para garantir o máximo de resultados.
Measurable (mensurável): cada meta deve ser quantificável para que você possa medir o progresso e o sucesso do projeto.
Attainable (atingível): deixe claro a si mesmo — esta meta é realista? Com base na experiência passada, nos recursos e tempo disponíveis, esta é uma meta alcançável?
Relevant (relevante): lembra dos objetivos de longo prazo que mencionamos acima? Verifique se todas as metas estão alinhadas com seus objetivos de negócios e o aproximarão do sucesso estipulado.
Time-bound (temporal): para que um projeto seja válido, ele precisa de um período de tempo definido. Sem ele, você criará um poço sem fundo que drena recursos e provavelmente não irá aproximá-lo de seus objetivos. Desculpe o balde de água fria, mas é verdade.

Também é importante lembrar que as metas do projeto não podem ser definidas apenas pelo gerente do projeto. Por serem estabelecidas no âmbito da empresa, é necessário consultar todos os envolvidos para garantir que elas sejam factíveis.

Veja a seguir como escrever uma meta de projeto SMART:

1. Crie sua declaração de visão. Todo projeto começa com uma declaração da visão geral da empresa, ou seja, a aspiração do seu negócio – que pode ou não ser alcançado. A declaração da visão ajuda a informar, inspirar e motivar a equipe do projeto.

2. Delineie seus objetivos. Em seguida, com base em sua visão, você pode delinear os objetivos. Eles são amplos e de longo prazo, mas ajudam a restringir o foco de suas metas. Os objetivos fornecem o contexto geral do que o projeto deve alcançar.

3. Defina as metas do seu projeto. Por fim, você pode estabelecer suas metas. Use a estrutura SMART para descrever as ações necessárias para atingir seus objetivos.

Por exemplo:

Visão: Atingir um público mais amplo e inclusivo.
Objetivo: Lançar um novo site acessível.
Meta: Desenvolver e testar o novo site para atender aos padrões WCAG 2.1 AA e colocá-lo no ar até o início do quarto trimestre.

Exemplos de metas de projetos

Vejamos mais três exemplos de como definir metas de projetos para diferentes equipes e cenários.

Marketing

Visão: Lançar uma nova linha de produtos.
Objetivo: Fazer com que os clientes conheçam o novo produto.
Meta: Aumentar o conhecimento da marca e o envolvimento do cliente com a nova linha de produtos em 25% nos próximos seis meses por meio de campanhas direcionadas de mídia social e iniciativas de marketing de influenciadores.

Novo produto

Visão: Criar um novo produto.
Objetivo: Realizar uma pesquisa de mercado.
Meta: Descobrir as preferências e as dificuldades de seus clientes-alvo até o final do primeiro trimestre por meio de pesquisa de mercado online direcionada.

Satisfação do cliente

Visão: Melhorar o suporte ao cliente.
Objetivo: Reduzir o tempo de resposta ao cliente.
Meta: Implementar um novo sistema de emissão de tickets online até o final do terceiro trimestre para obter tempos de resposta do suporte ao cliente inferiores a uma hora.

Precisa de um local para organizar as metas de seu projeto? Nós podemos ajudar.

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Como o monday work management pode ajudar a definir as metas do projeto

Com o monday work management, as organizações podem atingir rapidamente objetivos compartilhados de forma mais rápida e colaborativa em escala. O software ajuda a definir visões, objetivos e metas, além de conduzir projetos, processos e o trabalho cotidiano.

Usando cronogramas colaborativos, automações e painéis, as equipes podem criar facilmente um plano de ação detalhado para atingir os objetivos e as metas do projeto.

Identifique as metas, as necessidades e o escopo do projeto, da ideia à execução, e atinja os objetivos do projeto relacionados aos objetivos da empresa. Atribua responsáveis, defina prazos claros, acompanhe o status de projetos individuais e mantenha as partes interessadas atualizadas.

Visualizações de projeto: Visualize seus dados e planos de projeto da maneira que desejar com recursos dinâmicos e mais de 15 visualizações de quadro, como Kanban, gráficos de Gantt e muito mais. Adicione subelementos para dar ao seu quadro uma estrutura mais detalhada, exibindo as entregas de projeto relacionadas à meta, e use colunas dinâmicas com prazos para indicar quem é responsável por cada uma delas.

Painéis: Exiba automaticamente dados de alto nível do projeto para obter insights sobre orçamento, objetivos, metas, cronogramas, recursos e muito mais. Personalize os painéis com base nas suas necessidades com mais de 10 widgets de arrastar e soltar – incluindo números e gráficos e Gantt – visualize os dados da maneira que precisar e tome decisões mais precisas e rápidas.

Automações e templates: Economize tempo valioso e inicie novos projetos mais rapidamente automatizando elementos importantes do seu trabalho. Você pode criar quadros de projetos para usar como templates, enviar notificações de aprovação e automatizar o controle de tempo.

Integrações: Conecte as ferramentas que você já usa, como Microsoft Teams, Gmail, Slack, Jira e Salesforce, para executar projetos com eficiência sem precisar ficar alternando entre abas.

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Perguntas frequentes

Aqui estão três perguntas frequentes sobre as metas de projeto.

Como se definem metas de projeto eficazes?

Com a estrutura SMART: Specific (Específica), Measurable (Mensurável), Attainable (Atingível), Relevant (Relevante) e Time-bound (Temporal). Esses itens permitem que a sua equipe desenvolva um plano de ação prático e realista concebido para atingir qualquer objetivo ou resultado desejado.

Objetivos e metas de projeto são a mesma coisa?

Não, os objetivos e as metas do projeto são elementos diferentes, mas essenciais, usados no planejamento e na execução de projetos.

Os objetivos de projeto são o resultado geral de longo prazo que você deseja alcançar, enquanto as metas de projeto são ações de curto a médio prazo necessárias para alcançar um objetivo.

Que perguntas as metas do projeto respondem?

Os objetivos do projeto respondem às perguntas “o quê”, “quando” e “como” de cada projeto. Por exemplo:

Qual é a finalidade do projeto?
Quais são as entregas do projeto?
Quando ele começa e termina?
Quando podemos alocar recursos?
Quanto tempo levará?
Quanto dinheiro será gasto?

Atinja as metas do seu projeto com o monday work management

Metas de projeto eficazes são a base de qualquer projeto, independentemente do seu tamanho. Depois que uma meta é definida e aprovada, ela representa o acordo entre o gerente de projeto, a direção da empresa e as partes interessadas quanto à sua finalidade.

As metas são a força motriz por trás de um projeto e devem ser o primeiro ponto a ser definido durante a reunião inicial. Mas elas também devem estar alinhadas com os objetivos do projeto e a visão da empresa.

Comece a definir, monitorar e atingir as metas de seu projeto com o monday work management.