Reuniões virtuais e outros tipos de comunicação remota: Como conduzi-las melhor?

Um dos maiores desafios a ser superado ao trabalhar remotamente  – ou trabalhar de um lugar que não seja seu escritório – é a barreira de comunicação.

Equipes localizadas em escritórios têm sessões rotineiras de brainstorming, briefings matinais e reuniões de equipe. Se você tiver uma pergunta rápida que precisa ser respondida, pode só passar na mesa de um colega e conversar com ele.

Nada disso acontece no trabalho remoto. Pelo menos, não naturalmente. Aqui na monday.com, fizemos um esforço conjunto para manter contato.

Isso significa agendar reuniões uidadosamente, mesmo as sessões de brainstorming em quadro branco que geralmente não são planejadas – sem deixar todos sobrecarregados com videochamadas. Isso significa programar 9cuidadosamente um “espaço” e tempo para a família. E significa ter um pensamento estratégico sobre a melhor forma de se comunicar.

Felizmente, a tecnologia evoluiu bastante em pouco tempo. Hoje, é fácil permanecer conectado com suas equipes remotas.  Vasculhamos a internet para obter alguma clareza sobre comunicação remota, visando ajudar a nós e você a entender o que significa comunicação remota, além de algumas práticas recomendadas.

Qual é a definição de comunicação remota?

Definição de comunicação remota: um meio de comunicação à distância por meio de ferramentas eletrônicas que permitem que você se corresponda com pessoas fora da comunicação presencial. Ela também é conhecida como comunicação virtual, e se tornou parte essencial do mundo dos negócios.

A comunicação remota não é novidade, e certamente não se limita às equipes virtuais. Você faz isso há anos. Ela inclui coisas como:

• Chamadas de telefone
• E-mails
• Videoconferências
• Chat online
• Sistemas operacionais de trabalho

Vamos aos detalhes.

Ferramentas de comunicação virtual

A comunicação virtual impulsiona a colaboração no local de trabalho remoto e físico.

Pense na frequência com que você usa o e-mail ou uma ferramenta de chat para se comunicar com membros de outro departamento. Você pode até mesmo enviar uma mensagem para a pessoa diretamente à sua frente. As ferramentas de comunicação virtual também são usadas para manter as equipes internas conectadas às equipes virtuais e aos colaboradores externos.

De fato, temos usado ferramentas de comunicação virtual no local de trabalho muito antes do trabalho remoto virar moda. As conferências telefônicas costumavam ser a forma preferida para se comunicar com equipes dispersas. Graças aos avanços da tecnologia, os membros da equipe podem permanecer conectados por meio de chat de vídeo e serviços de mensagens instantâneas. Essas ferramentas foram fundamentais para ajudar equipes distribuídas, funcionários remotos e equipes internas a permanecer atualizados em tempo real.

Quais são algumas das ferramentas confiáveis de comunicação virtual?

Se for sua primeira vez gerenciando uma equipe remota ou distribuída, você talvez precise de ajuda para escolher as ferramentas de comunicação adequadas para eles. Algumas das ferramentas mais populares incluem:

• Zoom: o Zoom oferece suporte a chat por áudio (VoIP), chat por vídeo e conferências. Ele se integra a muitas ferramentas colaborativas populares, suporta uma ampla variedade de plugins e até mesmo permite gravar e salvar reuniões na nuvem ou em um disco local.
• Slack: o Slack é uma plataforma de chat orientada para o trabalho que permite que você se conecte com todos da sua organização, bem como com colaboradores externos, para que mantenha um canal aberto de comunicação com as partes relevantes o tempo todo.
• Microsoft Teams: o MS Teams é outra ferramenta popular de comunicação. Ele oferece uma combinação entre Slack e Zoom. Você pode usá-lo para agendar compromissos, compartilhar arquivos, enviar mensagens e fazer videoconferências. Ele é muito versátil e ótimo para equipes que já estão usando outras plataformas da MS, como Outlook e OneNote.

Por fim, para obter os melhores resultados, você precisa saber como usar suas ferramentas com eficiência. Continue lendo para ver como você pode ampliar suas habilidades de comunicação virtual.

Comunicação remota vs. comunicação presencial

Ano após ano, o trabalho remoto continua ganhando mais popularidade em todo o mundo. De fato, uma pesquisa realizada pela Gallup constatou que 43% dos norte-americanos trabalharam remotamente em algum momento – e, em 2028, espera-se que quase 75% dos empregadores incluirão trabalhadores remotos em suas equipes.

Essa é uma boa mudança: a tecnologia de comunicação virtual não apenas facilita para manter contato – estudos mostram que os trabalhadores podem aumentar sua produtividade em até 4,4% após fazer a transição para o trabalho remoto.

Embora os benefícios do trabalho remoto estejam bem documentados, alguns gerentes preferem a comunicação presencial em detrimento do contato virtual. Existem várias razões para isso. Algumas pessoas não gostam de se comunicar por texto, enquanto outras estão simplesmente acostumadas com a comunicação presencial e têm uma mentalidade do tipo “não se mexe em time que está ganhando”.

Vantagens e desvantagens da comunicação virtual

Existem muitos benefícios associados à comunicação virtual:

• Maior flexibilidade: as ferramentas de comunicação virtual facilitam a comunicação entre equipes em vários fusos horários. Graças aos serviços de mensagens, você não precisa esperar que um membro da equipe do outro lado do mundo esteja disponível para enviar informações importantes.
• Conveniência: você não precisa se preocupar em encontrar um local de reunião quando se comunica remotamente. As pessoas podem se comunicar a partir de qualquer lugar usando seu computador ou dispositivo móvel (com acesso à internet), o que facilita a realização de reuniões improvisadas. Existem até mesmo aplicativos para gravar chats em vídeo, para que as pessoas que não podem participar também possam ver o que foi abordado nas reuniões.
• Fácil de permanecer conectado: nunca foi tão fácil se conectar com um colega de equipe, supervisor ou colaborador externo. Quando precisar fazer uma pergunta rápida ou enviar um documento a um colega, você pode se conectar com ele através do clique de um botão.

É claro que a comunicação remota também tem suas desvantagens, como:

• Dificuldade de manter contato: uma das maiores desvantagens da comunicação remota se refere ao erro humano. A menos que as equipes mantenham uma comunicação constante por meio de reuniões e verificações de rotina, os trabalhadores podem se distanciar, e a produtividade começa a sofrer.
• Mais distrações: as ferramentas de comunicação remota podem causar muitas distrações. Ser constantemente bombardeado com e-mails da empresa e grupos de chat pode produzir um impacto negativo sobre a produtividade.
• Dificuldades técnicas: a comunicação remota depende da tecnologia. Um mau funcionamento de hardware ou uma interrupção do serviço pode interromper as linhas de comunicação por um longo período.

5 habilidades de comunicação remota

Apenas o uso de ferramentas de comunicação virtual não é suficiente para garantir uma colaboração eficaz. Você também precisa saber como usar essas ferramentas com eficiência.

Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo a melhorar sua comunicação remota:

1. Seja claro com as instruções e com suas intenções, e não deixe explicações passíveis de interpretação.
2. Preste atenção ao tom dos seus e-mails e mensagens de texto. Sem dicas não verbais, seus colegas poderiam ler suas mensagens de texto através de uma perspectiva negativa não intencional.
3. Mantenha contato com seus colegas de equipe e colaboradores. Evite longos períodos de silêncio, entrando em contato com seus colegas periodicamente.
4. Não mantenha a mesma conversa em várias plataformas. Estabeleça um canal comum de comunicação e se atenha a ele. Não repasse uma conversa em uma plataforma de gerenciamento de tarefas para e-mails e mensagens de texto. Isso dificulta para acompanhar tudo o que está acontecendo.
5. Minimize o nível de mensagens depois do expediente e no fim de semana, sempre que possível. Se você trabalha com pessoas em fusos horários diferentes, verifique o fuso horário delas antes de enviar uma mensagem, para não entrar em contato no meio da noite.

Seguindo os conselhos acima, você pode criar uma cultura no local de trabalho que priorize uma boa comunicação remota.

Desafios de comunicação das equipes remotas

O maior desafio da comunicação de equipes remotas é que elas tendem a simplesmente replicar sua forma usual de trabalhar no escritório – mas isso geralmente dá errado, resultando em um fluxo constante de mensagens no Slack e no Zoom. Reuniões intermináveis de sincronização se tornam notificações intermináveis em suas várias plataformas de comunicação de equipe remota.

É muito mais importante estabelecer bons fluxos de trabalho – garantindo que o trabalho das suas equipes seja organizado, transparente e eficiente. Perguntem-se – quando devemos fazer videoconferência? Como devemos nos comunicar um com o outro? Quais rotinas são importantes para nós?

Aqui na monday.com, nosso foco é manter nossos calendários atualizados e garantir que mantenhamos nossas rotinas semanais e diárias – não importa se estamos trabalhando virtualmente ou não.

Destaque-se na comunicação virtual no local de trabalho

Se você realmente deseja incentivar uma comunicação virtual robusta entre sua equipe remota, considere usar uma Work OS como a monday.com, uma plataforma completa que torna a colaboração e a comunicação virtual mais simples do que nunca.

Você pode usá-la para criar e atribuir tarefas, monitorar o progresso, fazer upload de documentos importantes em um banco de dados centralizado – que todos com permissão podem acessar – e comunicar-se com membros da equipe por meio de ferramentas de comunicação integradas.

Além disso, a monday.com se integra perfeitamente às ferramentas de negócios mais populares. Comece hoje mesmo e veja em primeira mão por que a monday.com é a plataforma ideal para comunicação e colaboração remotas.