A monday.com se junta a todas as outras pessoas e organizações ao afirmar que nosso dia a dia sofreu uma virada de 180 graus nas últimas semanas. Embora sejamos afortunados de dizer que a saúde da nossa empresa não foi afetada negativamente, tivemos que fazer ajustes drásticos aos processos de negócios, alguns dos quais levaram meses ou anos para ser aprimorados.
Diferentemente de outros departamentos, como vendas, parcerias ou sucesso do cliente, que estão acostumados a se comunicar remotamente, o talento da nossa equipe de recursos humanos (RH) está em conhecer as pessoas pessoalmente – e os encontros presenciais costumam ser uma parte importante disso.
Nossa equipe de RH precisou reformular todo o nosso processo, rapidamente. Alteramos os fluxos de trabalho, mudamos de ferramentas (nas quais confiávamos) e precisamos fazer tudo isso enquanto trabalhávamos remotamente. E não somos os únicos. Foi uma transição complicada, e não deveria ser necessário que todas as empresas reinventem a roda enquanto aprendem a gerenciar o RH para trabalho remoto.
Destacamos abaixo os desafios que enfrentamos e o que aprendemos, além de algumas práticas recomendadas que podem poupar sua equipe de muitas tentativas e erros.
Adaptando-se ao RH para trabalho remoto – de entrevistas virtuais à integração remota
Conscientização: divulgando a notícia
Conforme a extensão dos setores afetados pelo coronavírus aumenta, milhões de pessoas ao redor do mundo estão tendo que reavaliar seus empregos. Este é um momento delicado para candidatos, recrutadores e empresas que estão aprendendo a lidar com estas circunstâncias.
Decidimos antecipadamente que essa mudança de toda a empresa para o trabalho remoto não afetaria nenhuma das nossas metas de negócios. Com todos integrados internamente, precisávamos expressar essa mesma determinação e estabilidade externamente. Para fazer isso, a equipe de RH:
- Entrou em contato com todas as empresas de talentos com as quais trabalhamos para reiterar a mensagem de que, sim, ainda estamos contratando – e mais do que nunca. Procuramos entender a estratégia de cada empresa de talentos e nos reunimos (em uma call, é claro) para refinar suas mensagens de modo a se adequar aos tempos atuais.
- Lançou campanhas internas e externas centradas em nossos esforços contínuos de recrutamento. Foi lançada uma campanha on-line nas mídias sociais referente ao trabalho remoto:
- Além de uma campanha interna para que os funcionários atuais utilizem nosso programa de indicação para indicar amigos que estejam em busca de um novo desafio.
- Alterou a mensagem nas entrevistas de modo a abordar os desafios que os candidatos estão enfrentando. Não se pode negar que tudo está diferente hoje em comparação à situação de dois meses atrás. A equipe de RH trabalhou em conjunto para garantir que ela abordasse essa questão com todos os candidatos para deixá-los à vontade.
Entrevistas remotas: tranquilizando funcionários potenciais e refinando processos
Uma entrevista é um relacionamento bilateral. Na monday.com, queremos saber se um entrevistado pode ser feliz e bem-sucedido aqui – porém, por outro lado, o entrevistado tem suas próprias preocupações, prioridades e metas que também devemos reconhecer.
Neste momento, isso é mais verdadeiro do que nunca. As equipes de RH devem estar cientes de que este é um momento de incerteza sem precedentes.
Nossa recomendação? Reúna sua equipe, entenda quais são as forças de mercado da sua empresa e as comunique aos candidatos. Para nossa equipe, apresentar os recursos proativos que criamos em torno do trabalho remoto, destacar as formas que estamos usando para apoiar nossa comunidade durante este período e explicar que nossa ampla base de clientes nos permite não ficar vulneráveis às volatilidades do setor ajudou a tranquilizar nossos candidatos.
Confira o que enviamos aos novos candidatos:
Recursos essenciais para entrevistas virtuais
Criar uma pilha tecnológica que faça sentido para os cargos que você está recrutando pode ser um enorme passo para tornar o processo mais simples e o mais próximo possível de uma experiência presencial. Os principais pontos a ser considerados são:
- Colaboração fácil
Permitir que o entrevistador e o entrevistado acessem o trabalho da mesma plataforma ao mesmo tempo simula ao máximo uma entrevista presencial. Para nós, o G Suite (como o Documentos Google) tem sido de fundamental importância aqui.
- Atualizações/acesso em tempo real
Manter um fluxo natural é fundamental para identificar sinais emitidos pelo entrevistado e fazê-lo se sentir confortável. Para isso, certifique-se de que sua equipe de RH possua acesso adequado à internet e comunique com clareza que o candidato também precisará de um bom acesso à internet.
- Interface intuitiva
Para muitas pessoas, o início da entrevista pode ser a primeira vez em que o candidato interage com a ferramenta sendo utilizada. Por isso, é essencial que a interface seja fácil de usar e que não intimide – você não quer que os primeiros 15 minutos de uma entrevista de uma hora sejam gastos aprendendo a usar a plataforma.
- Disponibilidade constante
Para nossas entrevistas remotas, nosso RH criou salas no Zoom para cada entrevista e permaneceu na “sala” durante todo o tempo em que o candidato trabalhava em sua tarefa. Dessa forma, a equipe permanece sempre disponível para esclarecer dúvidas rápidas.
- Entrevistadores treinados
Se você quer que o entrevistado se sinta tranquilo, o entrevistador deve primeiro se sentir confiante em relação aos novos métodos e ferramentas. Realizar uma sessão de treinamento abrangente com todos os entrevistadores, para garantir que eles estejam instruídos, confortáveis e informados sobre as novas ferramentas e processos, foi crucial para nós durante a criação de um novo processo.
- Um lugar para o feedback
O fator mais importante ao criar e refinar novos processos é obter feedbacks sinceros e implementar o máximo possível de mudanças sugeridas. Abrimos canais individuais no Slack para cada etapa do processo de entrevista, para que todos pudessem ter um lugar para obter orientações, fornecer feedback e conversar sobre o que funcionou ou não.
Fechando o negócio: o processo não para por aqui
Um dos aspectos mais importantes de um processo de entrevista são os fatores que não podem ser planejados – sentir o clima do escritório, ver como os colegas interagem uns com os outros, além de milhões de pequenas dicas que informam ao candidato se ele consegue se ver trabalhando na empresa ou não. Nossa equipe sabe que, para muitos candidatos, visitar o escritório pessoalmente é um grande momento decisivo que realmente os envolve. Em uma tentativa de recriar essa etapa crucial no processo, estamos trabalhando em uma maneira de fazer visitas virtuais ao escritório, para proporcionar ao máximo possível o sentimento de unidade no escritório durante o trabalho remoto.
Reunir-se com sua equipe e entender qual etapa do processo de entrevista possui mais valor, e compreender como fazer a transição desse valor durante o trabalho remoto, pode fazer uma grande diferença para o processo dos candidatos.
Efetivar a contratação está longe de ser o fim da história. Certificar-se de que o novo integrante se sinta parte da equipe desde o primeiro dia é igualmente (se não mais) importante durante o trabalho e o recrutamento remoto. Nossa equipe de RH, juntamente com as equipes de TI e operações, garantiu que cada funcionário novo possuísse os recursos essenciais necessários para começar com o pé direito.
De arquivos de vídeos de cada evento externo até apresentações de nossos cofundadores e conteúdos de liderança das equipes de vendas, produto e mais – conteúdos de integração organizados e facilmente acessíveis foram essenciais para um processo tranquilo de integração remota.
Além disso, prosseguir com nosso projeto Buddy Program durante o trabalho remoto foi uma medida eficaz. Designar um membro mais veterano da equipe da monday.com a um novo funcionário para atuar como colega de almoço, fonte de esclarecimento de dúvidas e uma base de apoio geral oferece aos novatos um ponto de contato garantido durante aquelas primeiras semanas de incertezas.
Apoio aos funcionários
Com toda a empolgação em torno da recepção de novos membros, você não pode se esquecer da incrível equipe que já possui formada. Apoiar os funcionários e sua comunidade durante um período de incertezas é fundamental. A transparência em relação à saúde da empresa, uma política de compreensão das diferentes capacidades de trabalho e o apoio para tornar uma mudança dessas mais confortável serão lembrados e valorizados pelos funcionários por muito tempo.
Algumas iniciativas que você pode implementar para suavizar essa transição:
- Enviar mesas aos funcionários para proporcionar um ambiente de trabalho mais confortável.
- Melhorar o ânimo dos funcionários e apoiar fornecedores locais através do envio de pacotes de ajuda aos funcionários com itens para seus filhos, visando ajudá-los a permanecer ativos ou apenas agradecer a eles.
- Alocar orçamentos não utilizados, como o orçamento de viagem, para comunidades altamente afetadas em sua região.
- Firmar parcerias com empresas de talentos para ajudar amigos de funcionários a encontrar trabalho.
Investir em RH sempre vale a pena
Não precisamos dizer que uma equipe forte de RH é essencial para qualquer empresa bem-sucedida. Esse também é um dos cargos mais difíceis de se exercer remotamente. No entanto, reunir-se com sua equipe para identificar os aspectos do seu processo de recrutamento e da sua empresa que a tornam única, bem como fazer a transição desses valores para o trabalho remoto, pode ser imensamente gratificante.
Junte-se a elas!
Comece já!