6 passos para escrever o plano de projeto perfeito

Aqui está um detalhe importante sobre os planos de projeto: mesmo com eles, as coisas podem dar errado.

Até o plano de projeto mais bem elaborado pode ir por água abaixo. Basta um golpe de azar ou uma crise imprevista para que você saia do rumo.

Então, por que escrever um plano de projeto?

É simples: O valor real de um plano de projeto está na capacidade de detectar desvios significativos à medida que eles ocorrem.

Com um plano  implementado, você será capaz de identificar e responder a alterações não planejadas antes que elas saiam de controle.

Além disso, um plano de projeto bem redigido estabelece as expectativas do mesmo. Dessa forma, você, seus clientes, sua equipe e quaisquer outras partes interessadas importantes permanecerão alinhados durante todo o ciclo de vida da gestão do projeto.

Quer entender melhor como começar? Siga este guia passo a passo sobre como escrever um plano de projeto e as melhores ferramentas de gestão de projetos a serem utilizadas para simplificar cada etapa do processo.

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O que é um plano de projeto?

Antes de mais nada, não confunda o plano com a programação do projeto, que é apenas um aspecto do plano.

Seu plano de projeto é um documento formal que descreve todo o projeto. É como um sherpa conduzindo seu projeto pela montanha — ele indica o caminho a seguir e quem está no controle.

O plano definirá o objetivo do seu projeto, juntamente com os marcos necessários para atingi-lo. Segundo a maioria das metodologias de gestão de projetos, ele deve contemplar os recursos que serão utilizados, o cronograma previsto e as entregas de cada etapa.

Resumindo, o plano de projeto define, organiza, prioriza e atribui atividades e recursos ao longo do processo.

Para aqueles que querem implementar a estrutura Ágil de gestão de projetos, esse modelo pode parecer um pouco rígido. Mas, na verdade, ele só existe para atuar como um guia que o manterá no caminho certo.

Mais da metade de todos os projetos sofrem desvio de escopo. E é aí que a equipe acaba trabalhando mais do que o planejado originalmente.

Basicamente, ao delinear suas expectativas em relação aos objetivos, prazos e orçamentos do projeto, fica fácil identificar os momentos em que as coisas começam a dar errado. Um plano de projeto pode ajudar a reduzir o excesso de gastos e os prazos não cumpridos ao identificar esses problemas com antecedência.

Como criar um plano de projeto

Não há regras rígidas para um plano de projeto. Ele pode ser simples ou complexo, conforme a sua necessidade.

Algumas organizações criam um plano de projeto simples em um quadro branco ou o abordam brevemente em 1 ou 2 páginas. Outras entram em todos os detalhes de como o projeto deve ser executado.

Se você deseja criar um plano de projeto abrangente que cubra todos os ângulos, responda a estas 6 perguntas:

1. É necessário começar com um sumário executivo?

O sumário executivo deve estar no início do plano do projeto e resumir seus aspectos mais importantes. Ele precisa reafirmar o propósito, destacar os pontos principais e descrever quaisquer resultados, conclusões ou recomendações do projeto.

Embora esteja localizado no início do plano, é recomendável escrevê-lo no final, para que seja possível extrair os pontos principais do restante do plano.

O sumário não deve ter mais de uma página, oferecendo um breve panorama dos seguintes pontos:

• Objetivo e as metas do projeto
• Metodologia/estrutura de projeto escolhida
• Entregas finais e critérios de aceitação
• Principais riscos de escopo e contramedidas
• Síntese dos marcos
• Um panorama do cronograma do projeto e dos riscos associados à programação
• Estimativas de recursos e gastos

Esse retrato instantâneo do seu projeto facilita a compreensão das principais partes interessadas que não estão ativamente envolvidas no processo.

Para os gerentes, o sumário executivo serve como um rápido lembrete do objetivo, escopo, expectativas e limitações. Como um terço dos projetos não atinge seus objetivos originais, é importante que os gerentes de projeto revisem o plano regularmente para que possam permanecer no rumo certo.

2. O que é o escopo do projeto?

Poucas coisas são piores do que começar um projeto e ele acabar “inflando”. Ao definir o escopo do projeto, você estabelece os limites para as datas de início e término, bem como as expectativas sobre as entregas e quem aprova as solicitações — além do que precisa de aprovação — durante todo o processo.

Isso também envolve delinear os possíveis riscos associados ao cumprimento dessas expectativas e estabelecer contramedidas para mitigá-los. É essencial identificar exatamente quem é responsável pelo controle desses riscos.

Essa etapa o ajudará a evitar o desvio de escopo, ou a forma como os requisitos de um projeto tendem a aumentar durante seu ciclo de vida.

3. Como você vai estruturar seu projeto?

Há várias estruturas que podem ser usadas para orientar o seu projeto e isso afetará a organização do seu fluxo de trabalho e a forma como as entregas são executadas e atribuídas.

Por exemplo, se estiver usando a estrutura Waterfall, você planejará tudo com antecedência, trabalhará em cada estágio de desenvolvimento sequencialmente e os responsáveis pelas tarefas executarão seu trabalho em um momento definido.

Lembre-se de que a criação de muitas dependências na estrutura do projeto pode afetar negativamente seu sucesso, assim, tente encontrar maneiras de as equipes trabalharem de forma autônoma para alcançar os resultados em tempo hábil. Também é importante considerar quantos profissionais responsáveis pelas aprovações são necessários para manter a ordem, mas também para evitar gargalos.

Acima de tudo, é importante incorporar períodos definidos para o compartilhamento de conhecimento entre a equipe, de forma que seus projetos sejam mais bem-sucedidos. Planeje as estruturas de comunicação que você usará para incentivar a colaboração.

4. Quais recursos você tem disponíveis?

Defina os recursos disponíveis para este projeto:

• Equipe
• Tempo
• Orçamento
• Tecnologia
• Recursos físicos

Você deve ser preciso ao avaliar o que será necessário, caso contrário, será como assar um bolo com os ingredientes errados.

Considere sua equipe, por exemplo.

Quando as equipes possuem os profissionais qualificados certos, os projetos têm 30% mais chances de sucesso. No entanto, um terço das pessoas acredita que suas equipes não dispõem de todas as habilidades adequadas para o projeto — uma receita para o fracasso.

Não adianta dizer que dois desenvolvedores de software serão suficientes e acabar percebendo que vai perder todos os prazos porque eles estão sobrecarregados. Se você quiser alocar seus recursos de forma eficaz para atender às expectativas, precisará ser realista quanto às limitações.

Isto pode implicar, por exemplo, no ajuste dos prazos se você tiver poucos funcionários ou no aumento do seu orçamento se precisar de mais equipamentos especializados.

5. Qual é o seu cronograma?

As organizações que implementam prazos em seus planos de projeto têm uma probabilidade de sucesso 52% maior. Apesar disso, 80% dos projetos não têm uma programação definida. É provavelmente por isso que 43% das organizações dizem que raramente ou nunca concluem projetos bem-sucedidos dentro do prazo.

Nesse sentido, é aconselhável adicionar uma seção de programação ao plano do projeto. Ela deve estabelecer expectativas sobre quando você entregará e como cumprirá o cronograma.

A programação do seu projeto será um pouco diferente dependendo da estrutura escolhida.

As tarefas em que há um “trabalho em andamento” (WIP) dependerão da capacidade da sua equipe. Nesta seção, você deve definir o número máximo de WIPs que pode ter por vez em cada coluna.

Digamos que seja um projeto de redação de posts para blog. Você pode ter 10 redatores, mas apenas 2 editores. Será preciso limitar o volume de texto que será enviado aos editores para que eles não fiquem sobrecarregados.

Seja qual for a estrutura com a qual estiver trabalhando, será preciso adicionar uma seção de gestão de riscos à programação, na qual você explicará os riscos que podem atrasar as entregas ou criar gargalos, e delineará planos de contingência para mitigá-los.

6. Como você gerenciará as alterações?

Com um plano de projeto robusto, o que pode dar errado?

A resposta? Muita coisa.

Já ouviu falar da “teoria do cisne preto”? É um evento inesperado com um impacto enorme (geralmente negativo). Mesmo com um planejamento perfeito, nem sempre é possível detectar com antecedência cada obstáculo ou desvio.

É por isso que as organizações consideram o controle de alterações como um dos três principais desafios de seus projetos. Se você não solidificar um plano de gestão, sua equipe não saberá o que fazer quando alterações não planejadas ocorrerem.

Um planejamento dinâmico para a gestão de alterações delineia as etapas que devem ser seguidas e as pessoas a quem recorrer quando alterações imprevistas surgirem.

Dessa forma, seu projeto torna-se muito mais ágil — e capaz de “dobrar sem quebrar”.

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5 templates para ajudar você a escrever um plano de projeto

Não é fácil escrever o plano de um projeto de imediato — você precisará de tempo para estruturá-lo.

Essas ferramentas da monday.com ajudam muito na visualização de cada seção. Experimente estes 5 templates de plano de projeto para simplificar seu processo de planejamento.

1. Estruture seu projeto

Procurando por um template genérico de plano de projeto? Experimente um de nossos templates de plano de projeto.

Ao utilizar estes templates altamente visuais da monday.com, você pode estruturar seus subprojetos por períodos definidos e alocar os profissionais responsáveis por cada fase.

Priorize e adicione um cronograma para indicar quando os resultados são esperados.

2. Planeje seus recursos

A gestão de recursos permite que as equipes se concentrem na execução de tarefas, projetos e processos com eficiência e atinjam metas compartilhadas em escala.

Você pode atribuir recursos e adicionar cronogramas para que sua equipe saiba por quais recursos é responsável em cada etapa.

Use a visualização de volume de trabalho para gerenciar o tempo da sua equipe de forma proativa e obter um panorama da carga de trabalho e da capacidade de cada pessoa da equipe.

3. Calcule o orçamento

É muito mais fácil planejar um orçamento quando você pode ver todos os seus custos em um só lugar.

É por isso que este template de gestão de orçamento de projeto da monday.com é incrivelmente útil.

Adicione cada subprojeto e planeje os custos previstos, alocando os totais para cada departamento. Você pode usar o documento no quadro para estimar o orçamento necessário e registrar o orçamento aprovado do projeto. Em seguida, use nossos painéis ou relatórios para ver as informações de uma forma diferente e mais atraente.

4. Elabore o cronograma

Planeje a linha do tempo do seu projeto com este template de cronograma.

Embora esse painel não seja realmente adequado se você estiver trabalhando com a estrutura Kanban, ele é ideal para quem utiliza as estruturas Waterfall ou Scrum.

Para a estrutura Waterfall, adicione os marcos do projeto, anexe um cronograma e aloque um número definido de dias úteis para concluir as tarefas de cada marco.

Marque o líder da equipe de cada fase para que os gerentes de projeto saibam por quais marcos eles são responsáveis.

Durante a execução do projeto, as equipes podem usar a barra de status para acompanhar o progresso. Elas também podem adicionar atualizações a cada marco clicando em cada elemento, o que incentiva a colaboração.

Para projetos Scrum, você pode organizar o painel por sprints, adicionando as tarefas específicas à medida que forem decididas.

5. Calcule os riscos potenciais

Visualize todo o escopo do projeto e calcule seus riscos com estes templates exclusivos.

Use barras de status codificadas por cores para representar o status, a probabilidade e o impacto dos riscos no escopo e no cronograma do projeto.

Você pode até mesmo categorizar os riscos, adicionar os responsáveis por eles e sugerir estratégias de mitigação. Dessa forma, os outros membros da equipe saberão o que fazer se esses riscos começarem a se transformar em falhas efetivas.

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Otimize seu plano de gestão de projetos com a ferramenta certa

Os planos de projeto são uma parte essencial do sucesso da sua equipe.

Embora sejam detalhados e complexos, criar um e gerenciá-lo não precisa ser uma tarefa difícil. Use os templates de planejamento da monday.com e detalhe cada seção do plano à medida que avança, monitorando tudo em tempo real.

Experimente o monday work management e veja como o seu próximo projeto será muito mais fluido com a consolidação de todos os materiais relacionados a ele em um só lugar.