Zoom – a ferramenta que começou a pontilhar os dias de muitos de nós que estamos trabalhando remotamente. Sua manhã começa pelo alinhamento diário – então, mais uma reunião no Zoom é iniciada. E outra. E outra.
Antes que você perceba, já é noite lá fora – e o plano de trabalho que você tinha pela manhã continua parado, acumulando novas prioridades urgentes.
E não se esqueça do equilíbrio entre trabalho remoto e vida pessoal!
Combine as cargas de trabalho crescentes, o esforço para passar mais tempo com a família e a manutenção da casa que se tornou seu escritório: seu burnout está logo ali.
É fácil depositar a culpa em nosso app de videoconferências frequentemente acessado. Porém, com nossos dias cada vez mais longos e nossos calendários mais cheios, e sem um prazo final para isso, chegou a hora de questionar a verdadeira origem da nossa batalha com a produtividade.
Por que realmente estamos fazendo conferências no Zoom a todo momento?
Você poderá pensar em como era seu calendário há apenas um mês e jurar que costumava parar pelo menos 15 minutos entre as reuniões para tomar um café.
Muitos de nós suficientemente afortunados por estar trabalhando durante este período sentiram que nossas organizações estão nos forçando a seguir adiante e recuperar a estabilidade. Infelizmente, isso costuma se materializar na forma de inúmeras reuniões de alinhamento. Via videoconferência. Uma atrás da outra.
Mas por que nossos calendários ficaram tão desordenados? O que realmente estamos buscando? Pensei em três motivos decisivamente simples.
Busca por alinhamento
Com a perda do ritmo com o qual nos acostumamos no escritório, é fácil ficar ansioso em relação ao status de um projeto que você esteja liderando, ou com um cliente que você teme que tenha passado despercebido.
Em um esforço para simular aquela “visita à sua mesa para uma pergunta rápida”, chamadas inofensivas de 15 minutos no Zoom apenas para alinhamento estão ficando comuns.
A busca por essas atualizações de status através de tais reuniões de alinhamento pode sobrecarregar você e sua equipe muito rapidamente.
Preenchimento de lacunas
Não temos mais o conforto de um espaço compartilhado para consolidar todas as decisões tomadas, conhecimentos acumulados e progressos obtidos.
Se não houver uma área de trabalho digital comum e compartilhada, com uma fonte de informações centralizada, você e sua equipe continuarão correndo atrás dos dados. Isso acontece porque nossas ferramentas (sejam elas CRMs, ERPs ou outro tipo) permanecem lamentavelmente desconectadas umas das outras – e, frequentemente, dos membros da nossa equipe.
Por isso, estamos realizando mais videoconferências como uma forma de preencher as lacunas de informação.
Ao passar os primeiros dez minutos de uma chamada apenas para alinhar, compartilhar dados e conciliar brechas de informação, as reuniões deixam de ter a ver com seguir adiante e passam a tratar de atualizações repetitivas.
E, quando elas acontecem uma depois da outra, ficam ainda piores.
Garantia de estabilidade
Não é nenhum segredo: estamos vivendo tempos insanos.
Na tentativa de compensar essa distância incomum, muitas pessoas estão agendando reuniões apenas para criar uma sensação de estabilidade.
Elas querem saber que seus trabalhos estão sendo vistos, que sua empresa ou organização está fazendo o melhor possível – e desejam se sentir parte de algo maior.
Temos um problema de ferramentas e plataforma
Para planos e brainstorming de larga escala, nada é capaz de substituir uma boa reunião estratégica.
Porém, caso sua reunião seja para compartilhar dados, colaborar em itens de trabalho específicos ou simplesmente “fazer uma pergunta rápida”, você tem um problema de ferramentas ou plataforma, e não um problema de videoconferência.
Se estiver desperdiçando uma enormidade de tempo em reuniões no Zoom devido aos motivos acima (buscando alinhamento e estabilidade ou preenchendo lacunas), você simplesmente não possui a tecnologia adequada à forma como as equipes remotas devem trabalhar atualmente.
Ao trabalhar de casa, é essencial contar com as ferramentas e plataformas necessárias para fazer seu trabalho com sucesso. Caso suas ferramentas estejam criando mais trabalho e aumentando a quantidade de reuniões no Zoom, você tem a primeira indicação do seu problema com o Zoom.
Como deter a perda de produtividade por causa do Zoom
Então, como interrompemos o ciclo ininterrupto de notificação atrás de notificação no calendário? Precisamos definir quando e por que nos reunir no Zoom.
Quando usar o Zoom: a transparência é recíproca
Conforme lentamente nos acostumamos com as regras do trabalho remoto e percebemos que as coisas ainda estão acontecendo, que projetos ainda estão avançando e que o céu ainda não desabou, um ritmo diário normal será formado.
Calendários transparentes. Trabalhar de casa tornou indefinidos os limites entre filhos e colegas, escritório e sala de estar, e período pessoal x período de trabalho.
Aqui na monday.com, incentivamos as pessoas a estabelecer um “tempo com a família” em seus calendários – e respeitamos esses limites. Definir essas expectativas com antecedência nos ajudou a evitar problemas de produtividade devido às videoconferências.
Por que fazer reuniões no Zoom: os mesmos princípios se aplicam
Algumas videoconferências precisam ser feitas – em alguns casos, não há substituto para o tipo de criatividade e energia proporcionado por uma reunião com outras pessoas. Porém, à luz da nossa nova realidade de trabalho remoto, isso ficou no passado.
Portanto, antes que você agende mais uma reunião despropositada no Zoom, considere estas verificações rápidas:
SIM ao ZOOM: Alinhamento do panorama geral, reuniões semanais de progresso, reuniões em que seja preciso fazer progresso como grupo, projetos de equipe que exijam uma colaboração que não pode ser realizada nas ferramentas.
NÃO ao ZOOM: Compartilhamento de dados, alinhamento e atualizações de status, colaboração para editar documentos ou edições de trabalhos de design, “uma pergunta rápida”, reuniões durante horários bloqueados no calendário.
Vamos exigir mais de nossas ferramentas e plataformas
O trabalho remoto tornou algo claro para muitos de nós: temos um problema de ferramentas.
Nossas ferramentas precisam nos ajudar a transpor silos de informações através da integração de várias fontes de dados diferentes; elas devem nos ajudar a acompanhar o progresso e a trabalhar com sucesso; e precisam ser fáceis de usar e atualizar, seja qual for o projeto, processo ou fluxo de trabalho.
Para toda organização que esteja trabalhando remotamente nos dias de hoje, chegou a hora de fazer uma análise crítica das ferramentas que estamos usando e perguntar:
- Nossas ferramentas são flexíveis o suficiente? Podemos adaptá-las para qualquer fluxo de trabalho, processo ou projeto?
- Conseguimos integrar nossas fontes de dados, para que tenhamos um espaço comum para a tomada de decisões orientada por dados?
- Nossas ferramentas economizam nosso tempo (e reuniões no Zoom)?
- Podemos colaborar de forma eficaz com nossas ferramentas?
Se a resposta para essas perguntas for “não”, este é o momento certo de começar a exigir mais das suas ferramentas e plataformas.
De olho no futuro
Não podemos dizer quanto tempo isso vai durar, mas o que sabemos com certeza é que, quando eventualmente voltarmos aos nossos escritórios, não será para retomar os mesmos fluxos de trabalho que conhecemos desde sempre.
Os hábitos e estruturas que forem criados neste período têm potencial para definir a cultura e os processos da sua empresa por muitos anos.
Por isso, faça uso do Zoom com responsabilidade.
Junte-se a elas!
Comece já!