Seu dia de trabalho começa na caixa de entrada do seu e-mail. Há 50 mensagens não lidas, além de tantas outras no Slack. Antes de terminar de ler e responder a todas, você precisa correr para a sua primeira reunião. Finalmente, você toma a xícara de café de que tanto precisava, mas o dia começa no meio da loucura. 

Mais reuniões, mais e-mails e incêndios aparentemente intermináveis para apagar. É claro que, além disso, você tem trabalho a fazer e prazos a cumprir.

Às 17h, apesar de toda a correria, sua lista de afazeres ainda está inacabada.

Você se identifica com este cenário?

Para muitos funcionários e líderes, o dia de trabalho é uma correria sem fim. Eles estão constantemente ocupados, mas não são tão produtivos quanto poderiam ser. Este é o resultado de um mau gerenciamento do tempo — mas há uma maneira de resolver isso. 

A gestão do tempo atinge funcionários e líderes

Esse fenômeno da ocupação improdutiva, ou o que a Harvard Business Review chama de “não ação ativa”, é um dos efeitos colaterais mais prejudiciais da má gestão do tempo. 

Não ação ativa é quando você sente que está cuidando de assuntos urgentes e importantes, mas, na verdade, não está chegando a lugar nenhum. Nos locais de trabalho modernos, isso é muito comum. 

Existem alguns fatores principais que contribuem para a não ação ativa:

Pressão para trabalhar com rapidez:

O ritmo dos negócios está cada vez mais acelerado . Para muitas empresas, a velocidade é essencial para manter a competitividade, atender clientes e reagir às mudanças no mercado. Mas isso coloca uma enorme pressão sobre os funcionários. Cargas de trabalho enormes, prazos coincidentes e uma cultura que coloca urgência em tudo rapidamente se transformam em improdutividade, estresse e burnout. 

Desejo de mostrar compromisso:

Muitos líderes e funcionários acreditam que aqueles que parecem  mais ocupados também trabalham mais duro e estão mais fortemente comprometidos. Isso faz com que os funcionários queiram trabalhar até tarde, assumam mais projetos e participem de mais reuniões, mesmo que todo esse trabalho não seja gerenciável ou necessário. Novos gerentes geralmente caem nesse padrão de comportamento, mas é amplamente prevalente entre os funcionários que querem se provar e ganhar promoções. 

Cultura tóxica:

Se a sua liderança e cultura recompensam os maus hábitos, como demonstrar trabalho ao invés de produtividade real e gerenciamento eficaz do tempo, você pode estar criando uma atmosfera que incentiva a não ação ativa. 

Soluções digitais inadequadas:

Hoje, a comunicação, a colaboração e o trabalho acontecem online. Isso significa que o ato de gerenciar o trabalho, bem como o tempo gasto em cada tarefa, também deve ocorrer em uma solução digital — uma que seja criada para integrar perfeitamente todos os sistemas e, idealmente, que permita a automação. Ao automatizar tarefas rotineiras, seus funcionários terão mais tempo para investir em trabalhos complexos (com menos estresse).

De volta ao básico: o que é gerenciamento de tempo e por que ele é importante?

Então, como você passa da não ação ativa para uma gestão eficaz do seu próprio tempo? Antes de abordarmos todas as dicas e métodos importantes que você precisa saber, vamos esclarecer  exatamente o que queremos dizer com “gerenciamento de tempo”.

Gestão do tempo é a capacidade de planejar e controlar como você usa as horas do dia para alcançar seus objetivos. A gestão eficaz do tempo envolve o estabelecimento de metas e prioridades claras. Isso ajuda você a identificar quais tarefas são essenciais e quais não são.

As pessoas gerenciam seu tempo em todos os aspectos da vida — trabalho, casa, vida social, projetos paralelos e hobbies. Neste artigo, vamos nos concentrar na importância da gestão do tempo no trabalho.

Em nossa agitada vida de trabalho digital, o tempo parece passar mais rápido. A gestão do tempo permite aproveitar cada dia e tirar o máximo proveito de cada hora. Ela nos permite ser mais produtivos e eficientes sem passar as noites online.

Como o gerenciamento do tempo afeta sua vida?

A forma como gerimos o nosso tempo tem um impacto profundo em nosso dia a dia. Pense em alguém que planeja cada etapa do seu dia e o compare com quem que nunca anota nada e simplesmente espera se lembrar de todas as tarefas e prazos. Estes dois indivíduos terão experiências muito diferentes!

A maneira como gerenciamos nosso tempo afeta:

  • O que queremos fazer x o que efetivamente realizamos
  • Como priorizamos o que é realmente importante
  • Como fazemos planos
  • Com que eficácia progredimos em metas de longo prazo 
  • Como encaixamos pausas e tempo livre em nossa rotina
  • Nossos níveis de estresse (e, consequentemente, de bem-estar geral)

Nosso critério para a gestão do tempo: foco no quê, não no como

A gestão do tempo afeta tudo o que fazemos. Isso pode parecer desgastante no início e fazer com que comecemos a planejar tudo  — mas essa não é a proposta.

Embora existam muitas técnicas diferentes para gerenciar seu tempo, poucas detalham a forma como você vai usar cada segundo no trabalho.  

Nós sugerimos seguir esta regra de gerenciamento de tempo:

Por exemplo, em vez de dizer “Vou passar quatro horas preparando esta apresentação”, diga “Eu terei metade da apresentação pronta até o final do dia”.

Isso ajudará você a mudar o foco no tempo que está passando (o que muitas vezes leva a esses sentimentos de estresse e ansiedade) e se concentrar no progresso e execução.

Adotar essa tática requer uma mudança de mentalidade, mas ao começar a usar esse princípio, você estará um passo mais perto de dominar seu dia e aumentar a produtividade.

3 características da gestão eficaz do tempo

Um gestor de tempo eficaz possui três características centrais. Ele é:

  1. Responsável — Você assume as suas responsabilidades?
  2. Motivado — Você é proativo e motivado em usar seu tempo com sabedoria?
  3. Realista — Seus objetivos e cronogramas são viáveis?

Funcionários e líderes que caem no hábito de não ação ativa são muitas vezes altamente motivados e assumem as suas responsabilidades. É por isso que eles estão dispostos a trabalhar tanto, mesmo sob muito estresse. 

Mas eles estão perdendo o terceiro ponto crucial — eles não são realistas.

Não é realista tentar fazer tudo em velocidade recorde e com a mais alta qualidade. Mesmo o trabalhador mais dedicado e qualificado não é o Super-Homem. É por isso que precisamos ir com calma, definir metas e priorizar.

8 habilidades de gerenciamento de tempo para se desenvolver

Sabemos que nossa estratégia para gerenciar o tempo deve incluir responsabilidade, motivação e capacidade de ser realista. Mas que habilidades são necessárias para realmente colocar a gestão do tempo em prática.

Aqui estão oito habilidades essenciais de gerenciamento de tempo que podem ser desenvolvidas.

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1) Definição de objetivos

O primeiro passo do gerenciamento de tempo é definir claramente  o que você deseja realizar. Não importa se você está encarregado de um projeto individual ou de uma iniciativa de equipe, você precisará esclarecer qual será o resultado ideal para que possa entender quanto tempo levará.

2) Priorização

Ter a capacidade de priorizar o seu trabalho talvez seja a habilidade de gerenciamento de tempo mais importante. Isso envolve identificar quais tarefas são essenciais e devem ser feitas primeiro, e quais são menos importantes e podem ser deixadas para mais tarde ou delegadas. Priorizar ajuda você a criar timelines e metas para desenvolver um projeto.

3) Organização

Ser organizado ajuda a garantir que você fique no controle de cada uma de suas responsabilidades e não deixe nada se perder. Envolve a organização de recursos e informações, o acompanhamento do seu progresso, a manutenção de uma comunicação consistente com outras pessoas envolvidas e a administração dos prazos.

4) Persistência

A persistência é uma habilidade essencial, mas muitas vezes negligenciada do gerenciamento de tempo. Ela é especialmente importante para projetos de longo prazo, onde o entusiasmo geralmente diminui após o lançamento inicial. Ao ser persistente e dedicado às suas tarefas, será mais fácil concluí-las no prazo.

5) Foco

Distrações estão ao nosso redor, e elas contribuem para a não ação ativa. A menos que se mantenha focado em seus objetivos específicos, você encontrará milhares de outras coisas para começar a fazer, e-mails para responder, incêndios para apagar e outros modos de procrastinação. O resultado dessas distrações é muito tempo perdido.

6) Adaptabilidade

Ser focado, persistente e resistir a distrações é essencial para uma gestão eficaz do tempo. Assim como ser adaptável. Às vezes, ocorrem mudanças ou surgem problemas que nos obrigam a alterar nossos cronogramas e prioridades. É importante reconhecer quando é necessário ajustar nossos planos e não se estressar com as mudanças.

7) Delegar

Dividir o trabalho entre sua equipe ou delegar projetos a outros é crucial para a gestão do tempo. Como dissemos, nenhum de nós é o Super-Homem, o que significa que não podemos ser responsáveis por tudo e ainda respeitar os prazos. Aprender a a atribuir certas responsabilidades para outros pode ajudar a fazer os projetos avançarem e reduzir a carga individual.

8) Comunicação

Uma comunicação clara e consistente é necessária para se manter no rumo certo, especialmente em uma equipe. A comunicação ajuda todos a se manterem alinhados sobre o progresso, os obstáculos e o trabalho seguinte.

O que é uma meta SMART?

Como mencionamos acima, definir metas é uma habilidade fundamental de gerenciamento de tempo, e tornou-se uma área de foco para especialistas em gerenciamento de tempo e habilidades organizacionais.

SMART é um método de definição de metas projetado para ajudar funcionários e líderes a deixar seus objetivos em metas claros e alcançáveis. O conceito de metas SMART é muitas vezes atribuído aos gurus de gestão Peter Drucker e Robert S. Rubin. Para que uma meta se ajuste ao método SMART, ela deve incluir as seguintes características:

Specific — O objetivo é claro e específico?

Measurable — Como você pode quantificar o sucesso?

Achievable — É realista e alcançável?

Relevant — Serve um propósito importante?

Time bound — Você pode criar uma timeline para facilitar o progresso?

Usar a lista de verificação de metas SMART ajuda você a esclarecer as ideias e usar seu tempo, recursos e energia com sabedoria para garantir o melhor resultado.

Como melhorar o gerenciamento de tempo: 6 dicas

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Se você já caiu na armadilha de produtividade da não ação ativa, aqui estão seis dicas de gerenciamento de tempo que você pode começar a usar ainda hoje.  

 

  1. Esclareça seus principais objetivos (recomendamos usar a lista de verificação de metas SMART) e priorize as tarefas envolvidas.

É difícil alcançar o sucesso se seus objetivos forem irrelevantes ou não estiverem claros. Ao definir seus objetivos, seja detalhado sobre o que você espera alcançar e quando.

  1. Concentre-se no que você quer realizar, não no tempo que você tem que gastar em cada tarefa.

Depois de esclarecer seus objetivos gerais e definir como será o resultado desejado, determine o que você deseja realizar no final de cada sessão de trabalho. Isso ajudará você a criar metas ao longo do caminho e a progredir mais rapidamente.

  1. Antes de mergulhar em seu trabalho, pense sobre o que cada projeto envolverá e crie uma timeline.

Compreender quais recursos você precisará e quanto tempo cada componente do projeto levará é essencial para usar seu tempo com sabedoria. A criação de uma timeline que descreva metas e prazos permitirá que você se prepare adequadamente.

  1. Desenvolva uma cultura que se concentre na responsabilidade, mas premie o progresso e o sucesso mensurável (não a aparência de trabalho).

As expectativas culturais e a pressão que incentivam a não ação ativa precisam ser abandonadas. Identifique quais atitudes e experiências contribuem para esse tipo de cultura tóxica e tome as medidas necessárias para criar uma cultura que valorize a qualidade e o progresso.

  1. Use um template de gerenciamento de tempo para ajudar a criar uma base replicável 

Um template de gerenciamento de tempo (ou gerenciamento de tarefas de equipe) pode ser uma ferramenta inestimável para indivíduos e equipes que precisam voltar à estaca zero. Usando um template replicável para cada projeto ou iniciativa, você pode criar uma padronização do trabalho que melhora o uso do tempo. 

  1. Utilize um sistema de gerenciamento de tempo para simplificar o acompanhamento do progresso e a comunicação.

Sistemas de gerenciamento de tempo, como uma Work OS, capacitam os membros da equipe a planejar projetos com facilidade, criar timelines, atualizar o progresso e se comunicar sem consumir energia extra ou despender tempo valioso. Eles permitem uma melhor gestão do tempo automatizando o trabalho pesado e organizando-o sem esforço. 

A Work OS surge como o melhor sistema de gerenciamento de tempo

Na era digital, uma abordagem de gerenciamento de tempo compatível com o resto do nosso ecossistema digital é crucial para criar uma experiência tranquila para os funcionários. É por isso que a Work OS se tornou uma ferramenta única.

Uma Work OS é a central nervosa da sua equipe. É um sistema único que se integra a todos os aplicativos e sistemas existentes, proporcionando uma plataforma intuitiva e perfeita para gerenciar o trabalho. Nele, você pode listar todas as suas tarefas e responsabilidades, adicionar comentários, marcar outras pessoas, publicar atualizações de status, fazer perguntas e rastrear KPIs. 

As plataformas de Work OS, como a monday.com, foram projetadas para ajudar os usuários a melhorar seu gerenciamento de tempo, tornando mais fácil entender e cumprir metas, delegar trabalho, manter os prazos e se comunicar. 

Para a marca global Zippo, a monday.com possibilitou um gerenciamento de projetos muito mais fácil e eficiente, o que, por sua vez, produziu ciclos de projetos mais rápidos. Desde a implementação da monday.com, a Zippo conseguiu aumentar seu volume de projetos abertos em 87%. Ela também economizou o equivalente a 36 semanas de atualização de seu catálogo de produtos. 

Melhor gerenciamento de tempo é a chave para o seu sucesso

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A gestão do tempo — ou a falta dela — desempenha um papel fundamental no sucesso ou no fracasso de seu trabalho. Sem estrutura ou princípios adequados para orientar como usamos nosso tempo no trabalho, é muito fácil mergulhar nos maus hábitos. O trabalho improdutivo torna-se a norma, enquanto projetos importantes ficam atrasados ou se desviam do rumo.

Seguindo as dicas e sugestões deste artigo, você pode aumentar a agilidade e a qualidade do seu trabalho, mesmo nos projetos mais complexos. 

Quer melhorar a gestão do tempo?

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