Então, você ficou responsável por escrever uma declaração de trabalho, ou SoW (Statement of Work). Esse documento poderoso que detalha tudo, incluindo a finalidade, os recursos, o cronograma, os marcos e os custos de um projeto. O documento de apoio do contrato e o roteiro que mantém o projeto no rumo certo.
E você vai escrevê-lo.
Parece um pouco assustador, certo? Não precisa ser. Embora seja um documento muito detalhado, ele é apenas uma maneira de capturar os fatos em uma ordem clara e lógica, e você pode aproveitar vários recursos para obter as informações necessárias. Será bom envolver as partes interessadas, especialistas no assunto e lideranças em busca das contribuições que eles podem fazer.
O que há e como escrever uma Declaração de trabalho?
A maioria das declarações de trabalho segue um formato padrão e inclui um conjunto comum de conteúdo. Você terá que decidir o que é mais importante a incluir com base no escopo do seu projeto – mas aqui estão alguns dos pontos chaves das declarações que você provavelmente vai querer considerar:
Introdução – esta é sua declaração de trabalho sobre o projeto/engajamento, e que trabalho será realizado. Forneça um breve histórico sobre os problemas que levaram à necessidade de uma solução, pois isso preparará o cenário para a explicação da solução proposta e do projeto. Limite esta seção a três ou quatro parágrafos que incluem detalhes como:
- A necessidade do projeto, incluindo uma descrição dos eventos que levam a essa necessidade
- Uma descrição de como o trabalho se relaciona com as missões e prioridades da empresa.
- Principais termos e acrônimos que serão usados no SoW
- Qualquer informação adicional que possa ser útil para esclarecer o projeto
Propósito e objetivo da Declaração de Trabalho
Esta declaração explica por que o projeto está sendo iniciado. A Declaração de Trabalho deve esclarecer os problemas que precisam ser resolvidos. Será bom escrever declarações bem definidas sobre o que deve ser alcançado para cumprir com êxito o objetivo do projeto. Uma declaração de objetivo bem definida pode ser parecida com o seguinte:
O objetivo deste projeto é projetar, construir, testar e lançar um sistema de gerenciamento de pedidos mais abrangente que fornecerá detalhes mais específicos do pedido e aprimorará a capacidade da organização de atender pedidos com a satisfação das solicitações dos clientes.
Escopo do trabalho
o Escopo do Trabalho esclarece o que a Declaração de Trabalho geral inclui e não inclui. Ele define as limitações do trabalho a ser executado durante o projeto. O escopo tem como objetivo explicar a intenção do trabalho, e não explicar como o trabalho será realizado. Esta seção também evita“scope creep” as alterações do escopo (“scope creep”), servindo como referência quando novas tarefas ou solicitações são introduzidas. Seu escopo deve incluir:
- Uma visão geral das fases, tarefas e atividades do projeto
- Uma descrição da metodologia a ser usada
- Uma descrição do local físico onde o trabalho será executado
- A linha do tempo do projeto, incluindo a conclusão das fases e as decisões de parada/início (um mapa do processo seria um ótimo item visual aqui)
- Identifique qualquer trabalho que não seria executado pela equipe do projeto (fora do escopo)
Cronograma
Documenta o período de tempo programado para concluir o projeto inteiro do começo ao fim. Você deve determinar e incluir:
- Quanto tempo cada entrega deve levar para ser concluída
- Quantas horas são alocadas por semana, mês ou sprint
Para pessoas visuais, um instantâneo de sua linha do tempo ou gráfico de Gantt pode ser uma ótima maneira de apoiar o cronograma.
Entregas
São os resultados do projeto e evidenciam que os requisitos do contrato foram atendidos. Escreva em linguagem clara e simples, detalhando de forma muito específica como as entregas devem ser enviadas, e fornecendo instruções claras sobre como elas serão avaliadas para aprovação. Certifique-se de:
- Vincular a entrega a outros objetivos e entregas
- Distinguir a entrega de qualquer coisa relacionada (redação técnica vs. desenvolvimento de treinamento)
- Descrever o teste que verificará se a entrega atende ao requisito
- Fornecer um meio de medir a qualidade da entrega ao longo do ciclo de vida do projeto
- Descrever o processo de avaliação e aceitação
Veja a seguinte ideia:
- Criação de Instruções para o Usuário Final pelo Redator Técnico, rascunho final previsto para 12/12/2019, para coincidir com o lançamento do produto e do plano de treinamento
- A Revisão Técnica da documentação deve ser realizada entre o Redator Técnico e o SME dentro de uma semana após o envio
- Aprovação da documentação com base na determinação da precisão durante a revisão técnica
- A documentação rejeitada deve ser revisada e reenviada dentro de uma semana após o resultado
Tarefas
São as atividades e os marcos que precisam ser concluídos para cumprir as entregas maiores. Você descreverá o trabalho a ser executado e poderá escrevê-lo na forma de processos com marcos específicos. Tarefas escritas com clareza também são importantes para reduzir as alterações do escopo. Você deve incluir:
- Uma descrição detalhada de cada tarefa, com detalhes sobre como uma tarefa está relacionada a outra (ou seja, como os testes se relacionam com o desenvolvimento?)
- Datas de início e término específicas
- Os requisitos de linha do tempo e o prazo para cada tarefa
- Uma estimativa de horas necessárias para concluir a tarefa
- Informações detalhadas sobre cada recurso, incluindo equipe, software, equipamento e contratados
- Quaisquer dependências internas ou externas do projeto
- Todas as tarefas do projeto em ordem sequencial
- Uma descrição clara do que cada membro da equipe é responsável por fazer
Portanto, se sua entrega for uma nova interface do cliente em seu site, uma das tarefas pode ser criar um novo formulário de contato, com uma tarefa relacionada para escrever os scripts para o formulário. Cada uma dessas tarefas terá um recurso específico atribuído a ela, um período para ser concluída e critérios para aprovação. Esses são os detalhes que você precisará especificar.
Teste e conformidade
O produto ou serviço está regulamentado ou exigirá testes para atender aos limites e aos padrões do setor? Se sim, indique o tipo de conformidade necessária de maneira simples e clara:
- Todas as fases do desenvolvimento devem passar pelo Teste de Aceitação do Usuário
- O sistema deve estar em conformidade com as normas ISO 27001
- O processamento das informações do cliente deve permanecer em conformidade com o PCI
Custos e pagamentos
Quais são os custos associados a cada componente do projeto? Detalhe a frequência do faturamento e dos pagamentos, e como os pagamentos são emitidos. Inclua como as faturas são recebidas, os requisitos para pedidos de compra e aprovações de pagamento. Os pagamentos podem até estar vinculados aos marcos alcançados ao longo do ciclo de vida do projeto.
Resultados esperados/sucesso
O que determina o sucesso do projeto? Como as partes interessadas definem o sucesso do projeto, e o que elas esperam do produto ou serviços? Colete informações detalhadas a partir delas e defina isso aqui.
Obtenha a assinatura de aprovação
A etapa final antes de você lançar o SoW é obter a aprovação e assinatura. Você não vai querer executar um processo sem ter a autoridade para fazê-lo. A aprovação também garante stakeholders que as partes interessadas tenham as mesmas expectativas e entendimento da equipe do projeto.
Algumas dicas de linguagem
Mantenha a uniformidade de seus termos. Não confunda o leitor usando “fornecedor” no primeiro parágrafo e “vendedor” no terceiro para descrever a mesma pessoa.
Explique suas siglas. Não faça suposições sobre o que o leitor sabe. Escreva o nome da expressão na primeira vez em que a usar, seguida pela sigla entre parênteses na Declaração de Trabalho (Statement of Work – SoW).
Use linguagem direta para descrever as responsabilidades de seus recursos. Palavras como “devem” e tempos verbais como “farão” são distinções importantes de palavras como “podem” e “poderiam”, as quais são ambíguas demais para o propósito do SoW.
É claro que a Declaração de Trabalho não é uma tarefa pequena, mas é a melhor ferramenta para manter o controle sobre suas muitas responsabilidades de gerenciamento de projetos, bem como manter sua equipe operando no mais alto padrão possível. Ela ajudará você a definir expectativas, evitar conflitos e resolver problemas – e sempre entregar resultados de alto nível.
Comece já!