À medida que uma empresa cresce, os gerentes se tornam cada vez menos preparados para manter os projetos sob controle por conta própria.
Sua equipe pode estar trabalhando duro e com paixão, mas, sem uma liderança intencional que garanta que seus projetos obtenham sucesso, todo o escritório pode sucumbir ao caos total.
Existe uma razão pela qual apenas 19% das empresas afirmam entregar projetos “na maioria” bem-sucedidos.
É comum que as coisas saiam do controle.
Um escritório de projetos (PMO) pode ajudar você a supervisionar vários projetos sem exigir muito da sua equipe. Além disso, ele pode se tornar a base para uma cultura aprimorada da gestão de projetos dentro da empresa.
O que é PMO?
PMO significa escritório de projetos. Trata-se do escritório ou departamento responsável por supervisionar e gerenciar projetos da organização.
Ele pode planejar e gerenciar projetos diretamente (o que costuma ser chamado de PMO diretivo) ou operar em um nível superior, fornecendo KPIs (indicadores-chave de desempenho) e padronizando métodos de gestão de projetos em toda a organização.
Um PMO pode ajudar a reduzir a carga de trabalho dos executivos e garantir que mais projetos de grande escala obtenham sucesso a longo prazo.
Os PMOs são mais relevantes para organizações corporativas que gerenciam vários projetos de alta prioridade a qualquer momento.
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Quais são as funções de um PMO?
Segundo o Project Management Institute, a função mais comum de um PMO é estabelecer e monitorar KPIs de projetos.
Porém, a função de um PMO também abrange padronizar metodologias de gestão de projetos, gerenciar o progresso de projetos, treinar e atribuir gerentes de projetos, ajuda a escalar empresas, gerenciar a alocação de recursos, cuidar do gerenciamento de portfólio e estabelecer boas práticas na gestão de projetos.
Vamos conferir em detalhes cada um desses focos.
Estabelecer KPIs de gestão de projetos
Uma forma pela qual o PMO pode melhorar a taxa de sucesso de projetos é estabelecendo e monitorando KPIs e marcos essenciais de projetos.
Os principais KPIs costumam envolver a comparação do progresso atual do projeto com seu cronograma planejado. Alguns exemplos são:
- Taxa de conclusão no prazo
- Horas planejadas x tempo gasto
- Variação do orçamento
- Número de erros
- Marcos concluídos no prazo
Implementar a padronização
Outra função do escritório de projetos é padronizar as metodologias, estruturas e ferramentas usadas em toda a empresa.
Esse tipo de padronização simplifica a colaboração entre equipes e torna mais fácil para que todos os membros da equipe gerenciem recursos.
Os padrões de gestão de projetos também facilitam as transições entre projetos e equipes. Se toda a sua organização usa as mesmas ferramentas, processos e fluxos de trabalho, fica muito mais fácil aplicar melhores práticas que ajudarão as pessoas a se adaptarem a novas equipes.
Supervisionar o treinamento e atribuir gerentes de projetos
Um PMO diretivo irá treinar e atribuir gerentes de projetos em toda a organização.
Manter uma única fonte de treinamento de gestão de projetos garante que todas as equipes usem os métodos e ferramentas padronizados. E também garante que haja comunicação entre as equipes de projeto e o PMO principal.
Levar a empresa à maturidade
O objetivo geral de introduzir um PMO é aumentar a maturidade da gestão de projetos da sua empresa.
Ao padronizar as ferramentas, estabelecer KPIs e fornecer treinamento, um PMO pode otimizar todo o seu processo de negócios. E isso fará uma grande diferença para o desempenho da sua organização.
As organizações que estão mais maduras nos processos de gestão de projetos têm 21% mais chances de atingir as metas do projeto e fazê-lo dentro do orçamento original.
They are also 24% more likely to finish projects on time and 10% less likely to encounter project failures.
Gerenciar a alocação de recursos
Para as equipes menores, pode ser difícil coordenar e gerenciar recursos como capital, talentos, locais e outros.
Um escritório que conhece o status de todos os projetos pode sempre tomar a decisão de gestão adequada. Ao alocar recursos onde eles são mais necessários, você pode aumentar o desempenho do projeto sem exceder os orçamentos.
Cuidar do gerenciamento de portfólio
Alguns PMOs são responsáveis por gerenciar o portfólio de projetos ou até mesmo subempresas inteiras. Isso é conhecido como PPMO (escritório de portfólio de projetos). Por exemplo, o PPMO de uma filial asiática pode ser responsável pelo desempenho geral dos negócios na Ásia, e não por apenas alguns projetos.
5 principais benefícios do PMO
Porém, quais são os benefícios concretos que você pode esperar de um PMO? Onde a maioria das empresas tem observado um retorno sobre seu investimento?
Vamos detalhar os resultados do relatório da PM Solutions acima.
1. Economia de custos
As empresas que contam com um PMO observam um aumento de 33% nos projetos entregues abaixo do orçamento. A economia média por projeto é de US$ 175.000.
Um PMO ajuda a agilizar projetos e distribuir melhor os recursos, evitando contratações excessivas ou terceirização.
Essas economias podem ser usadas para financiar de tudo, desde uma nova campanha de marketing até um recurso de produto totalmente novo. O que sua empresa poderia fazer com US$ 200.000+ para reinvestir em novos projetos?
2. Maior produtividade
Em média, as empresas com PMO observam um aumento de 25% na produtividade. Com estruturas melhores para gerenciar projetos e KPIs implementados para acompanhar o progresso, fica mais fácil para as equipes se concentrarem no trabalho.
Em vez de tentar se sobressair em um projeto ou equipe, os profissionais de áreas não gerenciais podem focar sua experiência onde agregam mais valor. Isso ajuda a avançar os projetos mais rapidamente e aumenta a produção geral.
3. Menos projetos malsucedidos
Há também uma diminuição de 25% nos projetos malsucedidos, o que significa muito menos tempo desperdiçado e um aumento geral de eficiência — duplicando a produtividade geral.
Ao evitar projetos condenados na fase de planejamento e ajustar o rumo para evitar fracassos desnecessários, você pode minimizar o desperdício de esforço.
Com uma taxa mais alta de projetos concluídos com sucesso, sua empresa crescerá mais rápido do que nunca.
4. Melhor alinhamento com as metas
As empresas também observaram uma melhora de 43% no alinhamento de projetos com objetivos estratégicos.
Quando não há supervisão, equipes de projetos de menor porte podem se acomodar com pequenas melhorias ou correções de bugs. Elas nem sempre têm o alcance de visão necessário para priorizar a visão da empresa a cada reviravolta.
Um PMO atua como uma bússola, guiando continuamente todas as peças na direção certa.
Todos na sua empresa estão trabalhando continuamente para concretizar sua visão? Se eles o fizessem, como isso mudaria sua organização?
5. Maior satisfação dos clientes
Projetos mais bem-sucedidos e estrategicamente alinhados também beneficiam o cliente. Em média, as empresas observaram uma melhora de 27% na satisfação dos clientes com um PMO.
Com a melhor eficiência da empresa, os clientes sofrem menos atrasos e promessas não cumpridas, além de receber mais atualizações e melhorias de UX com mais rapidez.
Quais são os tipos de PMOs?
Os escritórios de projetos são categorizados de duas formas diferentes:
1. Empresa x departamento específico
2. Diretivo x controle x suporte
PMO da empresa x departamento específico
O primeiro método de categorização é baseado na estrutura e posição dentro da organização.
O PMO controla a estratégia e a implementação de gestão de projetos em toda a empresa? Ou você tem vários PMOs “divisionais” específicos para departamentos ou regiões?
- PMO da empresa
O escritório que abrange toda a empresa é normalmente chamado de EPMO (escritório de projetos da empresa). Eles costumam ser mais focados na estratégia geral de negócios e no alinhamento de projetos com a visão da empresa.
E também podem conduzir mudanças em larga escala, como a troca para o método ágil ou a implementação de novas tecnologias.
- PMO de departamento específico
Por outro lado, esses PMOs menores costumam ser mais focados na supervisão direta dos projetos. Isso pode envolver o treinamento de gerentes de projetos para supervisioná-los, monitorar KPIs e muito mais.
Basicamente, os PMOs de departamento específico garantem que todas as peças em suas áreas estejam sempre operando com capacidade máxima.
Diretivo, controle ou suporte
A segunda maneira pela qual você pode categorizar um PMO é baseada em sua abordagem de gestão.
- PMO de suporte: concentra-se na padronização, orientação de alto nível e facilitação
- PMO de controle: fornece orientação de gestão de projetos e garante que os padrões sejam implementados
- PMO diretivo: treina ativamente gerentes de projetos que são posteriormente atribuídos a diferentes projetos em toda a empresa
4 aspectos a considerar antes de iniciar seu primeiro PMO
Agora que conheceu todos os benefícios de contar com um PMO, você provavelmente quer começar logo.
Vá com calma.
Primeiro, considere os 4 fatores a seguir.
1. Os projetos da sua empresa são grandes o suficiente para justificar o investimento?
Há o custo de contratar um gerente de projeto em tempo integral, além do custo de implementar completamente um novo programa de gestão de projetos em toda a sua empresa. Adicione outros membros da equipe e a infraestrutura adjacente, e você começará a visualizar o panorama geral.
Analise seus orçamentos e certifique-se de que o PMO seja um investimento que sua empresa pode justificar.
2. Quais são suas prioridades?
Você quer padronizar os processos da sua empresa ou deseja que seu PMO atue principalmente como coordenadores e supervisores diretos?
Seu tipo de PMO desejado afetará quais funções você deve preencher, bem como a escala geral do escritório.
3. A equipe especializada está gastando muito tempo em tarefas de gestão de projetos?
Os especialistas (como programadores e desenvolvedores altamente qualificados) estão gastando uma quantidade desproporcional de tempo na gestão de projetos?
Isso está atrasando seus processos? Os clientes observarão benefícios concretos e tangíveis se você puder melhorar os resultados dos projetos?
4. Você pode obter a maior parte dos benefícios apenas atualizando ferramentas e processos?
Se você ainda usa e-mail e planilhas, atualizar suas ferramentas de gestão de projetos pode garantir o aumento de produtividade de que você precisa.
Principalmente para empresas ou equipes de menor porte, um PMO dedicado pode reduzir a produtividade por conta dos processos adicionais.
Estabelecer um escritório de projetos é um investimento significativo de tempo e dinheiro. Você pode querer começar implementando ferramentas e processos modernos de gestão de projetos por meio de uma plataforma como a monday.com.
Ferramentas essenciais para estabelecer um PMO na sua empresa
Se você quer que o PMO da sua empresa seja eficaz, não basta contratar as pessoas certas.
Você também deve usar o conjunto certo de ferramentas para garantir a adoção das novas práticas recomendadas em toda a organização.
Observação: mesmo sem um PMO dedicado, essas ferramentas podem ajudar suas equipes a padronizar suas abordagens e melhorar a coordenação para aumentar a produtividade geral.
Documentação de projeto
Um quadro centralizado de documentação de projeto pode ajudar você a gerenciar todos os documentos e ativos envolvidos em um projeto em um só lugar. Você pode facilmente rastrear arquivos, proprietários de tarefas, status de conclusão, status de aprovação e muito mais.
Incentivar os colegas de equipe a atualizar seus próprios status aumenta a responsabilidade deles e mantém toda a equipe alinhada.
Roteiro do projeto
A próxima peça do quebra-cabeça é criar um roteiro para cada projeto relevante da sua empresa.
Os roteiros ajudam a manter a equipe concentrada nos objetivos gerais da empresa. Depois de começar a trabalhar em um problema específico, pode ser fácil começar a lidar com todas as intermináveis questões adjacentes.
Mas isso nem sempre é o melhor para a equipe, empresa, partes interessadas ou clientes. Um roteiro ajuda as equipes a permanecer no rumo.
Obviamente, um roteiro não deve ser completamente estático. Ele precisa se adaptar às mudanças nos mercados, às necessidades dos clientes e aos objetivos da empresa.
É por isso que é importante manter um roteiro digital que suas equipes possam acessar e editar a qualquer momento.
Planos de projeto de alto nível
Um roteiro de sucesso é formado por planos eficazes de projeto de alto nível. O melhor formato para esses planos dependerá da metodologia geral e do fluxo de trabalho de cada equipe de projeto.
Uma equipe criativa que esteja criando uma nova UX precisará de um fluxo de trabalho diferente de uma equipe de desenvolvimento focada na correção de bugs.
Por exemplo, a equipe de P&D da monday.com usa a estrutura Scrum, portanto, usamos um template específico de planejamento de sprint Scrum.
Com o formato adequado de quadro de alto nível, os colegas conseguem visualizar com transparência quem está trabalhando em quê, bem como o progresso do projeto e as reuniões diárias mais produtivas do Scrum, além de desfrutar um processo geral mais simples.
Gerenciamento de recursos
A gestão eficaz de recursos é crucial para rastrear e supervisionar todos os recursos da sua empresa, desde materiais até as horas de cada membro da equipe.
Sua empresa não pode se dar ao luxo de desperdiçar recursos, e as decisões são muitas vezes mais sólidas por meio da colaboração. Confira uma tabela de gestão de recursos compartilhados.
Backlog de recurso ou produto
Se sua equipe usa a estrutura Scrum ou uma estrutura semelhante para implementar a metodologia ágil, você precisará expandir e priorizar continuamente seu backlog de produto.
Crie um quadro para seu backlog de recursos potenciais (histórias de usuários no Scrum) para planejar seus sprints futuros mais eficazes.
Relatórios e painéis de KPI em tempo real
Como você sabe que um PMO ou que as ferramentas de PMO estão funcionando? Você vai querer observar uma melhora nas entregas principais ou monitorar os indicadores-chave de desempenho (KPIs) para seus diferentes projetos. Se o desempenho melhorar em termos gerais, você saberá que está no caminho certo.
Para uma equipe de vendas e marketing focada em um novo mercado, o KPI consistiria em leads e vendas. Exemplos de KPIs de desenvolvimento podem ser compromissos e índices de satisfação do cliente.
Estabeleça as bases para um PMO bem-sucedido
Um PMO sem as ferramentas certas produzirá um impacto mínimo sobre o restante da sua empresa. A equipe do PMO se tornará uma ilha e poderá até mesmo atrasar o progresso do seu projeto.
A monday.com oferece as bases para você criar um PMO interconectado. Nosso Work OS adiciona um nível de transparência a todos os projetos enquanto oferece aos gerentes toda a funcionalidade de que precisam para maximizar a eficiência.
Experimente-o e crie seu primeiro roteiro de projeto em poucos minutos.
Junte-se a elas!
Comece já!