O que é gestão de projetos e por que sua transparência é fundamental?

Por trás do sucesso de todo projeto, existe um checklist bem elaborado, uma quantidade descomunal de café e um gerente de projetos organizado — se não vários. Gerentes de projetos competentes são como espinhas dorsais dos projetos, aqueles que garantem que eles sejam entregues no prazo e com excelentes resultados.

Mas embora os gerentes de projetos profissionais possuam uma vasta qualificação, a maioria de nós gerencia projetos no dia a dia do nosso trabalho: entrevistamos recentemente mais de 1.300 profissionais, dos quais 95% afirmaram gerenciar projetos como parte da sua rotina, enquanto menos de um terço deles (29%) efetivamente têm o título de gerente de projetos.

Então, o que diferencia os gerentes de projetos profissionais dos não profissionais? Uma palavra: transparência.

O que é gestão de projetos?

A gestão de projetos normalmente envolve a organização dos recursos de uma empresa — sejam eles humanos, financeiros ou intelectuais — para coordenar uma tarefa permanente, um evento único ou o progresso de uma atividade até sua conclusão. Em outras palavras, o gerenciamento de projetos engloba a iniciação, o delineamento, a execução, a supervisão e a conclusão de um projeto.

Independentemente do setor, os gerentes de projetos possuem tarefas muito semelhantes, que incluem delinear os objetivos do projeto, delegar tarefas para outros membros da equipe e determinar prazos para as diferentes etapas.

Por que o gerenciamento de projetos é importante? 

O gerenciamento de projetos ajuda as empresas a prever e minimizar riscos, administrar melhor os custos e fornecer resultados de qualidade.

De acordo com um estudo realizado pela Economist Intelligence Unit (EIU), que entrevistou 213 executivos e gerentes de projetos seniores em todo o mundo, 90% dos entrevistados afirmam que a gestão de projetos é fundamental (47%) ou relativamente importante (43%) para a sua capacidade de entregar projetos bem-sucedidos e de manter a competitividade.

As empresas que adotam processos detalhados de gerenciamento de projetos — incluindo uma avaliação minuciosa do escopo e do orçamento, gestão contínua de riscos e medição dos resultados —, cumprem de forma consistente e até superam seus objetivos, de acordo com o relatório da EIU.

Normalmente, o gerenciamento de projetos é dividido em 5 fases:

1. Identificação: definir as metas e objetivos do projeto específico.
2. Iniciação: determinar o que deve ser entregue, quais as áreas envolvidas e os recursos necessários.
3. Planejamento: delinear os cronogramas do projeto e atribuir tarefas.
4. Entrega e execução: realizar o trabalho estipulado e apresentar o projeto.
5. Encerramento e conclusão: avaliar os sucessos e contratempos do projeto, anotando as lições aprendidas para os próximos.

As 3 habilidades essenciais do gerente de projetos 

Embora haja uma quantidade infinita de habilidades que poderiam ser atribuídas a gerentes de projetos eficientes, algumas delas se destacam:

Gerenciamento de tempo

Antes de mais nada, é necessário saber gerenciar o tempo. Para que um projeto seja concluído no prazo, um gerente de projetos precisa ser capaz de estimar com precisão o tempo que cada tarefa leva e assim, priorizar adequadamente.

Competências técnicas

As competências técnicas são qualidades aprendidas ou obtidas através da realização de determinadas tarefas. Existem diversas habilidades técnicas e cada projeto necessita de um conjunto diferente delas. No entanto, quanto maior o conhecimento que um gerente de projeto tem dos aspectos técnicos necessários para se atingir o objetivo, mais precisa será a administração das tarefas, expectativas e dos cronogramas com sua equipe.

Comunicação eficiente

Um gerente de projeto deve saber se comunicar bem, para que possa articular de forma eficaz o que é necessário de cada membro da equipe.

A transparência é fundamental na gestão de projetos

É a transparência que realmente diferencia os grandes gerentes de projeto.

A Harvard Business Review define a transparência de forma ampla, como “o grau com que as informações fluem livremente dentro de uma organização, entre gerentes e funcionários, e fora, entre as partes envolvidas”. Aqui na monday.com, definimos a transparência como “deixar todas as informações — números, roteiros, planos, desafios e preocupações — facilmente acessíveis a todos da equipe”.

As empresas e os membros da equipe não podem atender às solicitações em constante mudança, trabalhar de forma eficiente ou inovar se não receberem as informações e atualizações necessárias.

Benefícios para os funcionários

Com transparência, todos os funcionários podem ser mais ágeis, trabalhar de forma autônoma, alcançar resultados melhores e atingir seus objetivos mais rapidamente, uma vez que terão acesso a tudo o que precisam para realizar seu trabalho com sucesso.

Quando as informações estão disponíveis, todos na equipe visualizam o panorama geral e entendem o impacto de seu trabalho e de suas contribuições. As pessoas não apenas entendem a importância das tarefas que realizam, como também podem mudar a rota facilmente, se necessário. O prazo de uma tarefa mudou? Um membro da equipe completou uma etapa? Todos são informados instantaneamente e podem evitar trabalho repetido.

Benefícios para os líderes

Adotar métodos de comunicação aberta com todos os funcionários não só afeta positivamente os membros da equipe, como também os próprios gerentes de projetos.

Quando se limita o acesso às informações, os gerentes são forçados a compartilhar apenas o necessário para que os funcionários realizem seu trabalho. Como gerente, você é o único que poderá ver se o trabalho causou impacto ou não. O fardo de transmitir as informações e ajustar o curso da ação para todos os outros na equipe será sempre seu. Além de dificultar a eficiência, isso é exaustivo.

Fora isso, os líderes de equipe ficam muito mais propensos a cometer erros quando trabalham com pouca informação, ao contrário do que ocorre quando eles recebem mais detalhes e atualizações, afirma a Harvard Business Review, citando um estudo realizado na NASA.

Quando todas as informações estão disponíveis abertamente, os funcionários podem verificar se seu trabalho foi bem-sucedido ou não. Eles trabalham motivados na busca por melhorias e podem se ajustar — sem supervisão pesada — para atingir os objetivos. Seu trabalho como gerente será simplesmente certificar-se de que eles têm todas as informações e são capazes de compreendê-las com facilidade. Fica muito mais fácil e gratificante para todas as partes envolvidas.

Mesmo que a transparência organizacional tenha muitos benefícios, muitos líderes ainda resistem porque enxergam a informação como uma fonte de poder que eles não estão dispostos abrir mão ou compartilhar. Cabe, portanto, ao gerente de projetos garantir que as suas equipes tenham acesso a processos que conduzam a uma cultura de transparência e acessibilidade.

Metodologias de gestão de projetos que aumentam a transparência

Como gerentes de projetos, a metodologia que você utiliza pode sempre ser mais transparente.

• Gerenciamento de projetos em cascata: Se estiver usando a metodologia de gerenciamento de projetos em cascata, uma vez que esse estilo de gerenciamento requer que o planejamento do projeto seja feito antecipadamente e inclua um escopo completo, ser aberto e transparente com todos os envolvidos é fundamental
• Gerenciamento de projetos Kanban: Se você está buscando uma maneira fácil e visual de gerenciar suas tarefas, o Kanban pode ser útil. Traduzindo literalmente como “quadro”, do japonês, o quadro Kanban é dividido em várias colunas diferentes que representam estágios em seu fluxo de trabalho e é, essencialmente, uma linha de produção mais conceitual, que permite às equipes avaliarem visualmente os pontos de ineficiência. Uma vez transparente, a metodologia Kanban passará a ser ainda mais mais útil.
• Gerenciamento de projetos ágil: Ágil não é apenas uma metodologia, mas sim uma convicção que se alinha completamente à transparência e acessibilidade. O método ágil entende que a incerteza sempre existe e capacita as equipes a serem super flexíveis, a executar seu trabalho rapidamente e responder às mudanças sem falhas.

Como estimular a transparência em sua equipe

Você deve adotar as seguintes práticas para ajudar a promover a transparência em sua equipe:

• conheça os pontos fortes e fracos de cada indivíduo para alocar o trabalho adequadamente
• utilize um software de gerenciamento de projetos para se manter organizado e atualizado 
• garanta que os canais de comunicação entre os membros da equipe estejam sempre abertos para resolver problemas de forma rápida e eficiente
• conceda acesso a todas as estatísticas atualizadas para cada um dos membros da equipe
• agende reuniões de comunicação frequentes com todos os níveis de funcionários

A importância do software de gerenciamento de projetos para uma gestão eficaz

O gerenciamento eficaz de projetos depende cada vez menos de mecanismos de planejamento complicados e mais da gestão tanto de relacionamentos profissionais, quanto de processos distintos de trabalho. Com prazos desordenados, demandas infinitas e inúmeros colegas de trabalho, organizar tudo de uma forma visualmente simples pode tornar as coisas muito mais fáceis e acessíveis a todos os envolvidos.

Sendo assim, o Work OS personalizável da monday.com fornece as ferramentas para este novo tipo de gerenciamento de projetos. A colaboração entre equipes, departamentos, geografias e hierarquias torna-se super acessível com os recursos de gerenciamento de projetos do monday.com.

Seja trabalhando internamente ou com parceiros externos, ao usar os quadros compartilháveis, todos os envolvidos no projeto ficam a par das tarefas em tempo real e sabem o que precisa ser feito e quando.

Confira nossas opções de gerenciamento de projetos para garantir a transparência em seu próximo desafio.