Segundo dados do Dialpad, de um grupo de 2.800 pessoas entrevistadas, 83% passam de quatro a doze horas em reuniões por semana. Isso já consome muito tempo, mas quando os encontros não possuem uma pauta de reunião definida, os profissionais podem perder ainda mais tempo do seu dia.
Um modelo de pauta de reunião facilita o planejamento do que deve ser abordado para que os participantes aproveitem ao máximo seu tempo.
Neste artigo, exploraremos por que ter uma pauta é importante e compartilharemos modelos de pauta de reunião que você pode usar para transformar suas reuniões e aproveitar ao máximo seus dias de trabalho. Antes disso, vamos contextualizar rapidamente o termo “modelo de pauta de reunião”.
O que é um modelo de pauta de reunião?
O modelo de pauta é um formulário, documento, ou quadro em tempo real (explicaremos mais adiante o que isso quer dizer) que permite planejar o que será discutido em uma reunião.
Algumas pautas especificam quanto tempo será gasto em cada elemento de ação. Por exemplo, os organizadores da reunião podem decidir que 10 minutos é o suficiente para discutir a gestão de recursos enquanto reservam 20 minutos para abordar os marcos essenciais do projeto.
Você pode organizar uma reunião sem uma pauta, mas usar uma pauta de reunião pronta oferece benefícios importantes.
Por que usar um modelo de pauta de reunião?
Uma reunião sem uma pauta pode acabar se tornando uma sessão desorganizada em que a situação de tarefas, responsabilidades ou ações da equipe permanecem pouco claras. Um modelo de pauta para reunião pode ajudar você a manter suas reuniões produtivas e eficazes.
Com um modelo de pauta de reunião, você pode:
- Organizar reuniões produtivas: usar uma pauta clara evita a perda de tempo e aumenta sua produtividade durante reuniões de equipe, pois deixa claro qual deve ser o foco da reunião. Uma pauta de reunião pode evitar distrações e divagações.
- Abordar todos os elementos importantes: um plano bem formulado ajuda os participantes da reunião a melhorar suas habilidades de gestão de tempo e manter-se nos trilhos. Se um tema estiver tomando mais tempo que o planejado, os gerentes ou empregadores podem facilmente mover a discussão para o próximo ponto.
- Padronizar a criação de pautas: ao começar com um exemplo de pauta de reunião pronta, não é necessário criar um novo formato do zero para cada reunião, o que economiza tempo na etapa de planejamento e ajuda a garantir consistência em reuniões recorrentes.
Seja qual for o tema a ser discutido, um modelo de pauta para reunião pode ajudar você a determinar quais elementos devem ser priorizados, ajudar a equipe a se manter nos trilhos e economizar o tempo de todos reduzindo a necessidade de tratar futuramente de elementos não abordados.
No entanto, dependendo do tipo de reunião que você está organizando, pode ser interessante buscar um modelo de pauta adequado para seu objetivo específico.
Quais são alguns exemplos de modelos de pauta de reunião?
Existe um modelo de pauta certo para atender a suas necessidades, seja uma pauta para uma reunião de início de projeto ou para o planejamento de sprints. Abaixo, você pode ver alguns exemplos de pautas para reunião, bem como a forma de usá-los.
Modelo de pauta para reunião de início de projeto
Às vezes, as reuniões iniciais de planejamento para um projeto podem acabar perdendo o foco. Um modelo de pauta para reunião de início de projeto garante que o essencial seja abordado e que você comece a todo vapor. Geralmente, este modelo de pauta contempla toda a reunião, incluindo o project charter, ou termo de abertura de projeto, o orçamento e uma estimativa do cronograma, e identifica as principais partes interessadas.
Modelo de pauta de reunião para o planejamento de sprints
Se você usa a metodologia scrum, provavelmente inicia cada sprint com uma reunião de planejamento de sprint. Usar o modelo de pauta certo pode ajudar a alinhar todos em relação às metas e tarefas e garantir que os membros da equipe entendam suas responsabilidades.
Por exemplo, você pode reservar um tempo em sua reunião de planejamento de sprint para revisar tarefas, como mostrado no quadro de planejamento de sprints abaixo.
Modelo de pauta de reunião para captação de recursos
Pautas de reunião podem ser especialmente úteis em reuniões de captação de recursos. Com os diversos componentes envolvidos nos esforços de captação de recursos, é comum não conseguir acompanhar cada detalhe. Uma pauta pode listar tudo o que precisa ser monitorado, desde os potenciais contribuidores até os locais, a decoração e muito mais.
Os modelos de pauta de reunião acima têm uma coisa importante em comum: são todos documentos estáticos. Isso significa que pode ser difícil realizar alterações, atualizar os membros da equipe em tempo real, anexar arquivos importantes para referência ou mesmo manter todas as anotações no contexto das reuniões.
Com o modelo de pauta de reunião da monday.com, você pode fazer isso e muito mais!
Otimize o planejamento de suas reuniões com o modelo de pauta de reunião da monday.com
Como mencionamos antes, uma pauta de reunião pronta pode ajudar você a economizar tempo e conduzir encontros mais produtivos, mas pode ser difícil personalizar alguns modelos de pauta de acordo com as suas necessidades ou usá-los para trabalhar em equipe.
A monday.com oferece uma experiência diferente. Você pode usar nosso modelo de pauta de reunião para qualquer tipo de reunião graças a nossas colunas, automações e etiquetas de status personalizáveis. Ao criar uma pauta, todas as alterações são sincronizadas em tempo real, mostrando as mesmas atualizações a todos os membros da equipe.
Qualquer membro da equipe pode facilmente conferir com antecedência o modelo para saber o que esperar da reunião e deixar comentários, atualizações ou perguntas em cada elemento relevante. Durante a reunião, qualquer pessoa pode fazer uma minuta da reunião diretamente no modelo para que todos tenham acesso de onde quer que estejam.
Por estar na plataforma Work OS, você pode acessar funcionalidades poderosas em nossos modelos de pauta, como notificações automatizadas, regras condicionais, controle de tempo e outras ferramentas de gestão de tarefas, para unificar todas informações de projetos e reuniões.
Defina automações para lembrar aos membros da equipe que eles devem enviar perguntas e tópicos com antecedência. Acompanhe quanto tempo levarão as apresentações de cada pessoa ou marque membros da equipe em elementos específicos para que saibam com antecedência o que devem preparar para a reunião.
Abaixo, você pode ver como este modelo de pauta dinâmico poderia ser:
Agora que você já tem uma ideia de como os modelos da monday.com podem ajudar você a organizar sua pauta e tornar suas reuniões mais colaborativas e produtivas, vejamos mais a fundo como começar.
4 passos para criar um modelo de pauta de reunião na monday.com
Abaixo, explicaremos como criar uma pauta para reunião usando a monday.com.
- Baixe o template.
- Escolha quais colunas você precisa, como as de data ou de controle de tempo, por exemplo.
- Dê um nome a seus grupos e preencha as tarefas ou elementos da pauta nas linhas de elemento.
- Anexe arquivos relevantes, marque membros da equipe ou adicione mais contexto usando o balão de fala com um sinal de “+” presente em cada elemento.
- Compartilhe a pauta com sua equipe para que todos estejam alinhados antes da reunião
E pronto!
Na monday.com, você pode criar uma pauta e começar a colaborar nela em minutos.Neste artigo, exploramos o que é um modelo de pauta de reunião, como criar o seu com o Work OS da monday.com e muito mais. Se você quiser saber mais sobre pautas de reunião, confira nossa seção de Perguntas frequentes logo abaixo.
Perguntas frequentes sobre pautas de reunião
Quais são os 5 aspectos que devem ser incluídos em um modelo de pauta de reunião?
Estes são 5 aspectos essenciais ao planejar sua pauta de reunião:
- Metas e objetivos da reunião
- Elemento de ação e/ou tópicos da reunião
- Detalhes da reunião (local, data e hora e logística da conferência (se aplicável)
- Participantes obrigatórios (e opcionais)
- Tempo reservado para cada seção da pauta
É possível adicionar mais detalhes à sua pauta de reunião. Por exemplo, algumas equipes especificam um facilitador da reunião. Mas você deve incluir ao menos os cinco aspectos mencionados.
Como faço para escrever uma pauta para uma reunião?
Existem várias formas de escrever uma pauta, mas a forma mais fácil é começar com um modelo de pauta de reunião personalizável.
Se você estiver administrando seu negócio com o Work OS da monday.com, pode configurar o modelo de pauta de reunião da monday.com com apenas um clique. Em seguida, é possível personalizar o modelo com base nas necessidades de seu projeto, visto que cada reunião será diferente. Mas lembre-se de compartilhar sua pauta de reunião com todos os envolvidos — e com antecedência.
Como saber se uma reunião é eficaz?
Todos devem buscar tornar cada reunião mais eficaz. Isso ajudará você a aumentar sua produtividade e aproveitar ao máximo o tempo de todos.
Após cada reunião, faça-se as seguintes perguntas para julgar se ela foi eficaz:
- Você abordou cada elemento de ação? Ou não deu tempo de cobrir tudo adequadamente?
- Você cumpriu a meta da reunião? Se não, o que faltou?
- Você seguiu o cronograma? Ou a reunião tomou o tempo reservado para outra tarefa?
Analise as respostas com sua equipe para que todos saibam o que pode ser melhorado na próxima vez.
O Word possui um modelo de pauta de reunião?
Sim, o Microsoft Word possui vários modelos de pauta de reunião que você pode encontrar facilmente pesquisando os modelos ao criar um novo documento. O problema de usar um documento do Word é que compartilhá-lo não é muito conveniente e você não pode colaborar nele em tempo real. Confira estas alternativas ao Microsoft Word.
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