Quem já se arrependeu de uma compra sabe o quão importante são os recibos. Eles permitem que clientes comprovem que pagaram por algo e empresas comprovem que bens e serviços foram fornecidos.
Todo dono de empresa, ou mesmo gerente de projeto, sabe o quão importante é agilizar o processo de emitir recibos e conhecer os procedimentos internos e externos envolvidos no negócio. Neste artigo, disponibilizaremos nosso próprio modelo de recibo, exploraremos diferentes casos de uso e explicaremos como melhor utilizá-lo.
O que é um modelo de recibos?
Um recibo de venda é emitido por fornecedores e provedores de serviço aos clientes e serve como um comprovante de pagamento. Você provavelmente recebe ao menos 10 recibos por dia vindos de diversas lojas. Mas até mesmo transações B2B (business-to-business, ou negócio-para-negócio) e outros negócios utilizam recibos como uma forma de registrar as operações.
Um modelo, ou template, de recibos é um recibo pré-formulado que donos de empresa e clientes podem personalizar para que se adeque a diversos tipos de transação. Nesse sentido, os recibos e seus modelos podem ser formatados de diversas formas. Por exemplo, pode-se comprovar pagamentos em cartão e dinheiro vivo por meio de um modelo de recibo de pagamento impresso ou digital, este último sendo enviado por e-mail. Além disso, também é possível receber recibos em versão PDF ou como um documento do Microsoft Word.
Um modelo de recibos normalmente inclui alguns campos básicos para coletar informações importantes sobre essas transações, como data, subtotal, impostos, preço unitário, detalhes da empresa, informações sobre cada venda e muito mais. Um dos benefícios de um modelo de recibo de compra e venda é a capacidade de usar fórmulas incorporadas. Com isso, não é necessário calcular manualmente coisas como o imposto sobre faturamento da empresa. Agora que sabemos o que é um modelo de recibos, vamos entender melhor por que você deveria usá-lo em sua empresa.
Por que usar um modelo de recibos?
O modelo de recibos ajuda a economizar tempo, simplificar a contabilidade e cobrir as bases para que seu negócio esteja em posição para crescer.
Com a ajuda de um modelo de recibos, é possível reduzir significativamente o tempo necessário para preencher recibos de clientes, pois o documento já está estruturado e não é preciso preencher conteúdos recorrentes mais de uma vez.
Os modelos, ou templates, ajudam a padronizar seus recibos e facilitam o processo de declaração de imposto para a equipe de contabilidade. A Receita Federal exige que certa documentação seja utilizada para comprovar despesas, e é recomendável que todo pequeno negócio guarde todos os seus recibos de rendimento bruto. Isso inclui vias de caixas registradoras, informações de depósito em compras à vista e a prazo, registros de caixa para pequenas despesas, livros de registro e faturas (ou invoices). Usar um modelo de recibos online facilita a atuação de equipes de contabilidade que trabalham remotamente, como aquelas em escritórios diferentes, para que suas operações estejam coordenadas e o resultado final contenha os números corretos.
Os modelos de recibos do Microsoft Word ou do Google Docs são excelentes, mas podem sem difíceis de gerenciar em grande volume. Um sistema operacional de trabalho, ou Work OS, que ofereça automações de fluxo de trabalho e permita classificar e organizar recibos conforme são gerados pode ajudar você a retomar o controle de sua contabilidade. Exploraremos melhor isso mais adiante no artigo.
Quais são alguns exemplos de modelos de recibos?
Existem diversos tipos diferentes de recibos, e, para cada um deles, também existem vários modelos de recibos gratuitos com vários designs. Para ajudar você a dominar o básico, vamos dar uma olhada em alguns dos modelos de recibos mais comuns que poderão ajudar você e seu negócio.
Modelo de recibos de faturamento
Um recibo de faturamento ou recebimento em caixa é um dos tipos mais comuns de recibo. Consiste em uma simples declaração que contém a quantidade de dinheiro (ou equivalente) recebido em uma transação. Em geral, haverá duas cópias emitidas no momento da venda, uma para o cliente e outra para o vendedor ou fornecedor.
Esse tipo de modelo inclui um espaço em branco para que você insira o nome do produto ou serviço vendido, o preço pelo qual foi vendido e quaisquer impostos relevantes foram pagos. Também é comum encontrar espaços para inserir informações sobre o negócio, como nome e endereço, a forma de pagamento, como dinheiro vivo ou cartão, e a data de venda.
Modelo de conhecimento de embarque marítimo
O conhecimento de embarque marítimo (bill of lading, ou B/L) é um documento jurídico emitido pela entidade responsável pelo transporte de determinada mercadoria. Ela discrimina a quantidade, o tipo e o destino de mercadorias que serão transportadas. Em vez de usar o recibo de faturamento tradicional, esse documento pode atuar como um contrato entre o fornecedor e o transportador. Seu objetivo é prevenir furtos, e para que o documento tenha legitimidade jurídica, ele deve ser assinado pelo fornecedor, transportador e destinatário.
Normalmente, modelos de recibos para conhecimentos de embarque marítimo incluem campos para preencher a informação do destinatário, detalhes da encomenda, números de rastreamento do pacote e informações sobre a empresa transportadora. Também é recomendável incluir um espaço para anotações detalhadas ou instruções especiais para a entrega, assim como uma declaração de responsabilidade jurídica e uma área para que todas as partes envolvidas assinem o documento.
Modelo de recibos ou comprovantes de rendimento bruto
Um recibo de rendimento bruto é um formulário normalmente usado para fins tributários. Nele, é detalhada toda a
receita gerada por seu negócio, com detalhamento das fontes dessa renda e os valores pagos. A documentação auxiliar pode incluir as notas e vias da caixa registradora, o livro de registro ou os comprovantes de transações bancárias.
Muitas autoridades tributárias disponibilizam seus próprios modelos de recibo de rendimento bruto para que empresas os preencham mensal ou trimestralmente (ou em outro intervalo determinado).
Modelo de recibos de aluguel
Um recibo de aluguel é uma guia de remessa que indivíduos ou empresas locadores de imóveis emitem para os locatários como forma de comprovar que o pagamento do aluguel foi recebido. Um recibo de aluguel serve como um registro, tanto para o locador quanto para o locatário, de que o serviço (habitação) foi fornecido e o pagamento (aluguel) foi efetuado.
Todo modelo de recibos de aluguel será diferente em termos de complexidade e quantidade de informação incluída. Mesmo com essa variação, as informações básicas permanecem, como o nome e endereço do locador e locatário, uma descrição do valor devido e pago, as datas de emissão e pagamento do documento e a forma de pagamento usada.
O modelo de recibos da monday.com
Você gostaria de acompanhar de perto os recibos e comprovantes de sua empresa de uma forma organizada e automática? Então a monday.com é a solução para você. Sincronize diferentes departamentos por meio de um modelo de recibos único e unificado e crie automações personalizadas para facilitar o trabalho de sua equipe de contabilidade.
Você pode configurar suas próprias colunas personalizadas para acompanhar dados importantes, como datas de pagamento, nomes de clientes, números de faturas, valores devidos, valores pagos, formas de pagamento e tudo mais.
E a melhor parte é que nosso modelo de recibos permite utilizar todo o poder de nosso Work OS. Tenha acesso a mais de 34 tipos de coluna personalizáveis, mais de 11 maneiras diferentes de visualizar seus dados, automações personalizadas e muito mais. Por exemplo, você pode configurar um fluxo de trabalho automatizado para processar faturas a serem cobradas e recebimentos tardios.
Além disso, ter acesso a mais de 37 integrações significa que você pode realmente agilizar seu fluxo de trabalho. É possível, por exemplo, gerar automaticamente recibos para pagamentos recebidos pelo Stripe.
Modelos relacionados
Nesta seção, exploraremos alguns modelos, ou templates, relacionados para ajudar em suas operações de contabilidade.
Modelo de acompanhamento de despesas
A monday.com possui um modelo de acompanhamento que funciona como um complemento natural para nosso modelo de recibos. Com ele, donos de empresa podem ver em tempo real cada aspecto da parte financeira da empresa. Você pode usá-lo para prever como suas despesas indiretas e de equipe afetarão seus projetos mais amplos. Isso permite um planejamento proativo para evitar quaisquer icebergs financeiros no horizonte.
Modelo de acompanhamento de orçamento
Nosso modelo de acompanhamento de orçamento é feito para ajudar a planejar melhor seus recursos financeiros. Esse modelo ajuda você a criar modelos financeiros mais dinâmicos que ilustrem como suas despesas se comparam ao seu orçamento. Tudo isso com atualizações em tempo real e elementos 100% personalizáveis com base em seus recursos financeiros e em onde você deseja que sua equipe concentre seus esforços e orçamento.
Perguntas frequentes sobre modelos de recibo
Como posso fazer meu próprio recibo?
O processo para criar seu próprio recibo é relativamente simples. A melhor forma é começar com um modelo ou template (como o nosso), mas você também pode encontrar uma variedade de ferramentas e modelos de recibo gratuitos na web.
Seja qual for o método que escolher para fazer o seu, todos os recibos que emitir devem conter:
- Número, data e hora da compra
- Número da fatura ou recibo
- Número de produtos comprados e o preço total
- Nome e localização da empresa da qual os produtos foram comprados
- Quaisquer impostos cobrados
- Forma de pagamento
- Política de devolução
Em seguida, você deve imprimir o recibo ou enviar uma cópia digital para o cliente e confirmar se o recibo foi recebido.
O Word possui um modelo de recibos?
Sim, o Microsoft Word possui modelos de recibos e planilhas para faturas que você pode personalizar, com mais de 100 modelos de faturas online exclusivos para o Word.
Lembre-se de que será um processo relativamente manual usando o Word, e é preciso ter cuidado para se certificar de que todos esses recibos estão sendo armazenados de forma lógica e organizada. Da mesma forma, o Microsoft Excel também oferece uma variedade de modelos de recibo gratuitos, mas pode ser um pouco complicado trabalhar com eles.
Não só isso, você precisará atualizá-los manualmente e compartilhá-los com os membros de sua equipe, o que pode gerar atrasos. Com um modelo de recibos em tempo real, você e sua equipe estarão sempre sincronizados. Usando uma plataforma como a monday.com, você também pode acompanhar todos os recibos que entram e saem, visualizando em tempo real seu rendimento e suas despesas.
Comece já!