Escopo do projeto: tudo o que você sempre quis saber

Você começaria a preparar um bolo sem verificar a lista de ingredientes? Ou sem ter a menor ideia de como ele deve ficar depois de pronto?

É claro que não. O mesmo princípio se aplica à gestão de projetos. Sem saber o que está envolvido e quais são as entregas esperadas, como você pode esperar cruzar a linha de chegada?

Neste artigo, abordaremos o escopo do projeto, por que ele é útil e como o uso de uma plataforma de gestão do trabalho facilita — e muito — o planejamento do escopo.

O que é escopo do projeto?

O escopo na gestão de projetos é uma forma de identificar o trabalho necessário para a conclusão de um projeto, bem como o que deve ser deixado de fora.

Envolve dar a todos — inclusive às partes interessadas —uma visão geral de como determinar o sucesso do projeto e, ao mesmo tempo, estabelecer seus limites.

Geralmente, esses limites são definidos com base no seguinte:

• O que entra no projeto
• Quais são as entregas finais necessárias
• Como determinar o sucesso do projeto

O escopo é elaborado com base nas informações incluídas no plano do projeto, no project charter e nas informações coletadas junto às principais partes interessadas.

Agora, vamos entender melhor o que está envolvido no processo de gestão do escopo do projeto.

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O que está envolvido na gestão do escopo?

Não vamos mentir: a gestão do escopo do projeto nem sempre é simples. O processo envolve diversas questões. Citando Shrek, ele tem muitas camadas, assim como um ogro. E uma cebola.

Não se trata apenas de garantir que o projeto seja concluído no prazo, respeitando o orçamento e o escopo aprovados, mas também de gerir as alterações ao longo do caminho. O escopo é definido durante a fase de iniciação do ciclo de vida da gestão de projetos.

Ah, e como se isso não bastasse, você também precisará garantir que essas alterações de escopo não afetem as entregas do projeto.

Mas não se preocupe. Para detalhar e dar a você uma ideia melhor do que está envolvido na gestão do escopo do projeto, vamos responder a algumas das perguntas mais frequentes.

Leia também: Como garantir entregas de projeto excelentes

5 passos para a definição do escopo do projeto

A definição do escopo pode ser dividida em cinco passos principais:

• Identificação das necessidades do projeto
• Determinação dos objetivos do projeto
• Consideração das limitações do projeto
• Definição dos recursos e do orçamento
• Aperfeiçoamento da declaração do escopo do projeto

O que é a declaração do escopo?

A declaração do escopo do projeto é basicamente o que o nome diz: um documento que descreve o escopo do projeto.

Ela inclui as metas do projeto, suas restrições, premissas e fatores críticos de sucesso.

A declaração do escopo é utilizada como referência durante todo o projeto para garantir que tudo continue na direção certa e que o foco não seja perdido no decorrer do processo.

Apesar de sua utilidade, apenas 61% das empresas criam um documento de escopo como parte do planejamento do projeto.

Em nossa opinião, essa é uma porcentagem muito baixa, principalmente porque, sem a declaração do escopo, existe uma chance considerável de o projeto sair do rumo. Quando você se dá conta, já se passaram três meses de um projeto que deveria durar um mês, e não há previsão de término.

*Esse é o pesadelo dos projetos desorganizados*.

Qual é a relação entre a estrutura analítica de projetos e o escopo do projeto?

Se você não está familiarizado com a Estrutura Analítica de Projetos – EAP (também conhecida como Work Breakdown Structure – WBS), ela é basicamente um detalhamento de todo o projeto com base na metodologia Waterfall, ou Cascata.

(O método Ágil usa ferramentas ligeiramente diferentes, como o backlog do produto, para realizar essencialmente a mesma coisa).

A EAP permite que os gerentes de projeto visualizem facilmente todas as entregas em um único lugar e, geralmente, é criada após a aprovação da declaração do escopo do projeto.

Então, qual é a melhor maneira de criar uma EAP?

Bem, você tem duas opções:

1. Criar sua EAP do zero
2. Usar uma plataforma de gestão do trabalho como a monday.com que fará o trabalho pesado para você.

Nós sabemos qual seria a nossa escolha.

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O que é a linha de base do escopo na gestão de projetos?

A linha de base do escopo é semelhante ao escopo inicial, mas tende a ser mais detalhada e geralmente é apresentada em um formato diferente.

Seu escopo inicial pode ser um conjunto de parágrafos e alguns diagramas básicos, enquanto sua linha de base é algo mensurável — você precisará comparar o escopo com ela à medida que o projeto avança para que possa identificar as mudanças.

Normalmente, a linha de base é mostrada como uma EAP — ou um backlog do produto se você estiver usando uma estrutura Ágil.

É uma referência importante para avaliar as alterações de escopo durante todo o projeto e para determinar se o escopo final entregue pode ser considerado um sucesso.

Os elementos da linha de base do escopo só podem ser alterados por meio de um processo formal de controle de alterações, portanto, isso é algo que precisa ser implementado antes de o projeto começar.

Então, sim: há muitos detalhes envolvidos na linha de base do escopo. Para ajudar você a manter tudo sob controle, recomendamos o uso de um software de gestão de projetos.

Dessa forma, você poderá acompanhar facilmente a linha de base do escopo e ser notificado automaticamente sobre quaisquer alterações feitas durante o projeto.

Na monday.com, criamos até mesmo um template de solicitação de alterações para que você possa começar a trabalhar imediatamente.

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O que significa "fora do escopo"?

Qualquer coisa que não se enquadre na declaração de escopo do projeto está fora do escopo. Portanto, se uma tarefa não estiver incluída no plano original do projeto ou não contribuir para um de seus objetivos, ela estará fora do escopo.

É importante estar ciente disso na gestão do escopo do projeto.

Mas se você já ouviu a frase “Tenho certeza de que você disse que isso fazia parte”, sabe como é fundamental ser absolutamente claro sobre o que não está incluído em um projeto.

Uma de suas funções como gerente de projetos é garantir que todos na equipe permaneçam dentro do escopo e evitar que o desvio de escopo mostre a sua cara.

Felizmente, há maneiras de evitar que tarefas não previstas sejam executadas. Uma delas é declarar no escopo do projeto qual trabalho não está envolvido .

Outra opção é usar um poderoso Work OS como a monday.com.

Nossa plataforma, um sistema operacional de trabalho totalmente otimizado que disponibiliza recursos que vão muito além de uma simples plataforma de gestão, permite que os usuários se comuniquem regularmente e oferece total transparência sobre o trabalho da sua equipe. Dessa forma, você pode garantir que o projeto progrida de acordo com o plano de gestão do escopo.

Gerencie o escopo do projeto com a monday.com

Como você já deve ter percebido, a gestão do escopo do projeto é muito mais complexa do que parece.

E ela pode ser realmente desafiadora se você for novato no assunto.

Mas há uma forma de facilitar o processo: usar um Work OS, como a monday.com. Nós ajudamos as empresas a manter o controle da gestão do escopo de seus projetos da maneira mais eficiente possível.

Vamos conferir como fazemos isso:

• Flexibilidade: Na monday.com, sabemos como a flexibilidade é importante. Nosso software é super flexível, permitindo visualizar o escopo do seu projeto da maneira mais apropriada para você e sua equipe. Escolha entre uma variedade de visualizações, incluindo um gráfico de Gantt, um quadro Kanban ou até mesmo uma visualização dividida, caso não consiga se decidir.
• Colaboração: Quando se trabalha com uma equipe em um projeto que precisa seguir a linha de base do escopo, a colaboração é fundamental. A monday.com oferece às equipes um local centralizado para todas as atualizações, compartilhamento de arquivos e comunicações. É isso mesmo, vocês podem até conversar entre si — e com seus clientes — em nossa plataforma.
• Facilidade de uso: Quando você tem um projeto complexo em mãos, a última coisa que quer é passar horas configurando uma nova plataforma. É por isso que tornamos nosso software muito fácil de usar. Temos até uma seleção de templates prontos que você pode aproveitar desde o início. Quer você esteja procurando um plano de gestão de projetos ou project charter, temos o template ideal

Torne a definição do escopo do projeto uma rotina

A esta altura, você já deve saber o que é escopo do projeto, como ele funciona, de que forma usá-lo em seu próximo projeto e… Como é difícil fazer uma gestão eficaz. Então, por que não evitar grande parte das dificuldades e usar um de nossos templates personalizáveis?