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Sediada em Irvine, Califórnia, a Entrepreneur é a principal fonte de mídia on-line e impressa para tudo que se refere a pequenas empresas, oferecendo inspiração e informações sobre marketing, gerenciamento, tecnologia, últimas tendências e estratégias.
Deepa Shah é vice-presidente de inovação e supervisiona as equipes de vendas e atendimento ao cliente da Entrepreneur. As equipes estão distribuídas pelos Estados Unidos, incluindo Atlanta, Detroit e regiões que incluem o meio-oeste e o sul da Califórnia, além do restante da costa oeste.
O desafio
Deepa realmente precisava de um serviço de gerenciamento de relacionamento com o cliente (CRM) que permitisse à sua equipe acompanhar seu pipeline de vendas da forma como desejava. Porém, ela nunca teve a sorte de encontrá-lo.
“Trabalhei em várias editoras, e, em todos os lugares por onde passei, sempre ficávamos limitados a acompanhar nossas campanhas de vendas por mês. Na Entrepreneur, também queríamos conseguir acompanhar as campanhas por vendedor, por agência e por marca. E ainda queríamos poder somar todos os números no final do ano. Eu jamais consegui encontrar um CRM que fosse suficientemente flexível para me permitir fazer isso.”
Deepa acabou optando pelo Google Planilhas para gerenciar e acompanhar seu pipeline de vendas, mas mantê-lo atualizado era muito trabalhoso. O gerente de vendas, juntamente com alguém da equipe, criava fórmulas específicas com códigos de cores que exigiam muito tempo e esforço para criar e manter. E, como todos os dados eram inseridos manualmente, havia uma grande chance de erros humanos.
No final, as planilhas mostravam os números, mas não incluíam outros detalhes importantes, como quem estava trabalhando no quê, como as divisões funcionam, ou registros de chamadas com clientes.
“Nosso CEO está sempre na estrada. Por isso, revisar planilhas não é uma maneira conveniente de se manter informado. Em vez disso, nosso presidente analisava a planilha e perguntava ao nosso gerente de vendas coisas como: ‘O que está acontecendo com esta campanha?’ E nosso gerente de vendas respondia: ‘Deixe-me ligar para um vendedor para descobrir’. Então, ele tentava falar com o vendedor por telefone para que este explicasse o que estava acontecendo. E essa conversa acontecia em todos os relatórios.”
Depender de planilhas comprovou não ser melhor que os outros CRMs que eles usavam anteriormente. Por isso, era hora de Deepa voltar à procura para encontrar um CRM flexível que atendesse às necessidades da equipe dela.
A solução
Deepa se deparou com a monday.com por acaso em uma promoção de newsletter. O anúncio chamou sua atenção, e ela decidiu experimentar a plataforma.
“Quando testei a monday.com pela primeira vez, foi como se ela fosse exatamente o que eu queria”, afirma Deepa.
Personalizando aplicativos de fluxo de trabalho com funcionalidade drag-and-drop simplificada
A equipe de vendas possui vários aplicativos de fluxo de trabalho para seu pipeline de vendas. Cada aplicativo de fluxo de trabalho contém vários grupos que representam diferentes conjuntos no processo de vendas deles, que são decompostos em porcentagens – 100% (conquistado), 90% (contrato enviado), 75% (negociando), 50% (clientes potenciais) e 25% (pedido de proposta enviado).
“Agora, quando um vendedor envia um pedido de proposta, insere a oportunidade no grupo de 25% na monday.com. Em seguida, conforme a conversa evolui, ele move a oportunidade para cima na “cadeia” nos diferentes grupos percentuais até o grupo de 100%, o que indica que conquistamos. E, se não conquistarmos, ele o arrasta abaixo para um grupo diferente”, afirma Deepa.
Cada oportunidade também é dividida em diferentes tipos de colunas que representam o representante de vendas atribuído, status da etapa, posicionamento e tamanho do negócio, o que é posteriormente decomposto por mês.
Transição simples para o trabalho remoto
Assim como a maioria das empresas em todo o mundo, a Entrepreneur recentemente pediu a todas as pessoas em seus escritórios de Nova York e Irvine para trabalhar de casa durante a pandemia do COVID-19.
“A transição para o trabalho remoto foi bastante simples, e ainda estamos trabalhando muito”, afirma Deepa. “Posso ver a diferença na forma como a equipe de vendas de Nova York está usando a monday.com durante o trabalho remoto. Antes da transição, alguns deles não mantinham a plataforma sempre aberta, e, agora, eles a mantêm aberta a todo momento, verificando para saber o que há em seu pipeline e registrando suas conversas com clientes.”
Todos sabem quem foi atribuído a qual cliente, e onde se encontram no pipeline de vendas – e todos podem acessar e conferir a situação geral.
Registrando todas as conversas com clientes de modo conveniente
Com a recente transição para o trabalho remoto, todos da equipe de vendas estão trabalhando mais do que nunca dentro da plataforma.
“Estamos vendo uma atividade muito maior quando se trata da equipe de vendas manter tudo atualizado na monday.com. Todos estão registrando suas conversas com clientes e escrevendo ainda mais notas do que antes – o que é ótimo para nós”, afirma Deepa.
Agora, sempre que uma pessoa acessa a monday.com para revisar o pipeline de vendas, ela pode ver exatamente o que foi discutido na última chamada com um cliente, para obter uma noção precisa da situação atual e de como as oportunidades estão evoluindo.
Acessando informações essenciais rapidamente, em qualquer lugar
“Normalmente, quatro ou cinco empresas estão disputando o mesmo negócio. A empresa que retornar mais rápido ao cliente com informações é a primeira que realizará sua apresentação. E, normalmente, se o cliente gostar do que ouvir, a primeira empresa a se apresentar ao cliente é aquela que conquistará o negócio”, afirma Deepa.
O app da monday.com permite à equipe de vendas inserir suas notas de reuniões em atualizações em tempo real em seu quadro, onde quer que estejam. Então, a equipe de atendimento ao cliente poderá ver quaisquer dúvidas e solicitações em tempo real e começar a trabalhar para atualizar o material de referência e esboçar respostas ao clientes antes que o vendedor sequer retorne ao escritório.
O app permite à Entrepreneur responder rapidamente aos clientes e apresentar sua excelente equipe de atendimento e o suporte que é capaz de oferecer, o que costuma fazê-los conquistar novos negócios.
Gerando relatórios de desempenho de vendas de forma rápida e fácil
Agora, a gerência sênior obtém uma visão geral clara de todo o pipeline de vendas.
“Todos os dados nos quadros se somam em um único painel, que nosso presidente e o gerente de vendas usam para ver o total de oportunidades que conquistamos, bem como revisar o que está no pipeline sob as diferentes etapas de vendas.
E, então, eles podem ver uma desagregação mensal do quão bem os membros da equipe de vendas estão evoluindo rumo às suas metas mensais. Caso queiram obter uma visualização detalhada, eles podem clicar e ver o que há em cada conjunto do pipeline, bem como o vendedor ao lado da oportunidade”, afirma Deepa.
Alcançando o equilíbrio entre trabalho remoto e vida pessoal
“Estou atualmente trabalhando de casa, e tenho um filho do qual também preciso cuidar durante o dia. Por isso, infelizmente, não se trata mais do tradicional dia das 9h às 17h, no qual posso simplesmente trabalhar o tempo todo. Preciso parar várias vezes por dia para alimentar meu filho, colocá-lo para dormir e brincar com ele.
Porém, como posso organizar meus painéis na Monday, minha semana está preparada para o sucesso, pois todos recorrem à monday.com para esclarecer suas dúvidas, e não a mim. Eles podem simplesmente conferir os painéis e encontrar respostas por conta própria de forma rápida e fácil, o que economiza meu tempo e torna minha vida um pouco mais simples”, afirma Deepa.
Junte-se a elas!
Comece já!