はじめての業務管理ガイド

効果的な業務管理とは、重要性の高いプロセス、プロジェクト、タスク、リソースがまとまって完璧なハーモニーを織りなすオーケストラのようなものです。

ビジネスに不可欠な要素をすべてシンクロさせるためには、業務管理システムの導入が効果的です。コミュニケーションの円滑化を図れることはもちろん、チームメンバー全員が業務に集中して最高のパフォーマンスを常に維持できる環境を構築することができます。

このガイドでは、業務管理の基本、それがもたらすメリット、プロジェクト管理との比較、そして monday work management を活用して業務を効率化する方法についてご説明します。

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業務管理とは

業務管理とは、特定の目標を効率よく達成するために、組織内にある業務活動の計画、組織化、実行、追跡を行うことを指します。たとえば、タスク、リソース、タイムライン、成果物を誰が監督・調整するのかや、こうした重要な作業要素をどのように処理する予定なのかを明確化します。

業務管理のプロセス

業務管理の方法は決してひとつではなく、自社のワークフローやビジネス目標に合わせカスタマイズすることができます。プロセスとしては一般的に以下の3段階があります。

ステップ1. 目標および主要な結果（Objectives and Key Results、OKR）の設定
ビジネス上の優先事項や予想されるニーズに基づき目標と指標を設定します。

ステップ2. プロジェクトとビジネスプロセスの定義
業務管理プロセス全体を360度可視化し、シームレスなワークフローを確保します。

ステップ3. リソースの計画とタスクの作成
特定のチーム、サブチーム、または個人にタスクを割り当てます。

業務管理とプロジェクト管理の比較

業務管理（work management）とプロジェクト管理（project management）はほぼ同じ意味として耳にする言葉ですが、両者には明確な違いがあります。

• プロジェクト管理は、業務管理の持つ側面の1つに過ぎません。新しいウェブサイトの立ち上げや製品の発売など、開始日と終了日が明確で、ゴールのある具体的なプロジェクトに焦点を当てます。
• 業務管理にはプロジェクト管理も含まれますが、より広範囲で流動的です。業務管理は、プロジェクトの外側にあるプロセス、たとえばオンボーディング計画、顧客サービスのワークフロー自動化、ベンダーとのコミュニケーション改善などにも活用できます。

業務管理ソフトウェアとは

業務管理ソフトウェアを活用することで、チームはひとつのプラットフォーム内で目標設定やプロジェクト進捗確認を行うなど、重要な業務プロセスを管理できるようになります。

monday work management のようにユーザーフレンドリーな業務管理プラットフォームは、ノーコードなので誰でも使いやすいところがポイント。組織形態にかかわらず、チームで行うプロセスを整理してカスタマイズしたワークフローを設計できます。高度な機能を搭載した業務管理プラットフォームを使用することで、日々のタスクから大型プロジェクトまで、あらゆる業務をよりスマートで効率的に管理できます。

業務管理により解決できる課題

業務管理をうまく進められれば、ビジネスで共通する以下のような課題を克服することができます。

リソース配分

業務の完了には、人材、スキル、予算、その他物理的資産などのビジネスリソースが必要です。業務管理により事業運営に必要なリソースを的確に計画できるため、リソースの無駄や消耗の回避につながります。

ユーザーの説明責任

大企業にアプローチしようとしている営業チームが製品チームのアップデートを待っている様子を想像してみてください。こうした重要な製品のアップデートをどのチームメンバーが担当し、いつ予定されているのかを誰も把握していないとしたらどうでしょう。営業チームは、売り込みのタイミングを遅らせるか、必要な情報がないまま製品をプレゼンせざるを得ません。業務管理システムを利用すれば、誰が特定の仕事を担当し、それに対する責任を持つかを全員が把握できるように、個々の担当を設定できます。

予算上の制約

インフレ率の上昇、レイオフ、サプライチェーンの混乱などは人件費や原材料費の高騰を招くため、企業の予算に影響を及ぼします。たとえば、Willis Towers Watson 社のレポートでは2023年の給与予算は4.1％増になると予想されており、これは2008年以来もっとも高い上昇率です。このような場合にも、業務管理プロセスを組み立てて予算追跡と損益予測を行うことで、業務に投資した財源すべてを最大限に活用することが可能となります。

チームのサイロ化

各部門のコミュニケーションがうまくいかず、足並みが乱れると、重要な情報が滞留するというナレッジのサイロ化が生じます。Aberdeen 社のデータによると、200人のエージェントを抱えるコンタクトセンターでは、ナレッジのサイロ化による無駄な人件費が年間150万ドルにも上ります。

業務管理でコミュニケーションを合理化することで、チームメンバー全員が自身の役割において必要な情報にアクセスし、日々の仕事においてより効率的に能力を発揮できるようになります。

業務管理から得られる主なメリット

効率重視でデザインされた業務管理システムを導入することで、次のようなメリットが得られます。

共同作業の促進

効果的な業務管理では高い透明性が確保されているため、プロジェクト目標やタスクリストのステータスを誰もが明確に把握できます。また、業務にかかわるデータが可視化されることで、関係者全員が割り当てられたタスクの完了に必要なデータを確認し、ビジネスにとって最善の決断を下すことができます。透明性がある仕事環境ではチーム内、部門間の共同作業が進みやすく、円滑で効率のよいワークフローにつながりやすいのもポイント。結果として、ビジネスにも顧客にも質の高い結果をもたらします。

さらに、業務管理を行い、優れたコミュニケーションが実現することでチーム内の誤解も減ってきます。ニューヨークタイムズのベストセラー作家であるグレッグ・マッキューン氏も、「誤解が増えれば、生産性は下がりコストは上がる」と、チームメンバー同士の認識齟齬がない状態で仕事をすることの大切さを語っています。

ボトルネックと遅延の解消

ビジネスを俊敏に進めるためには入念な計画が不可欠です。チームが何を必要としているかを把握し、効果的にコミュニケーションを取ることで、メンバーが作業に対する説明責任を果たすようになるため、プロセスにあるボトルネックの予測と解消が容易になります。

より良い顧客体験の提供

適切な業務管理ソフトウェアを使えば、タスク、プロジェクト、プロセスの進捗状況を可視化できます。チームがサポートや追加のリソースを必要としている場所を特定し、生産性や顧客サービスに影響が出る前にワークフローを調整することができます。

業務管理が役立つチームの種類

チーム内あるいは他のチームと部門間でプランニングや共同作業を行う必要がある場合に大きな変化をもたらすのが、業務管理のソリューションです。さまざまなタイプのチームが業務管理ツールをどのように活用しているか、例をいくつか挙げてみましょう。

• マーケティング：キャンペーンの計画、予算とリソースの追跡
• プロジェクトマネジメントオフィス（PMO）：戦略を実行に移行させ、組織全体のポートフォリオ管理を追跡
• IT：技術的なタスクをサービスリクエストとともに自動化・追跡
• 人事：オンボーディング、採用、トレーニングなどのプロセス追跡
• 財務：運用コストと予算の管理

monday.com ではマーケティング業務管理と PMO 業務管理向けのソリューションも提供しています。すべてカスタマイズが可能ですので、ぜひ詳細をご覧ください。

monday work management で管理できるプロセス

業務管理は、実際に目にするまでは抽象的なものに思えるかもしれません。monday work management などのツールを使用してひとつの場所から主要なプロセスを一元管理すれば、組織の共通目標を早期かつ高いレベルで達成することができます。

業務管理は組織全体だけでなく、マネージャー、経営幹部などが管理したい以下のようなプロセスの合理化に適しています。

• プロジェクト管理：あらゆるプロジェクトやポートフォリオをリアルタイムで計画・協働
• タスク管理と ToDo リスト：タスクの割り当て、期限の設定、進捗・完了の監視
• クライアントのプロジェクト：チームの能力のバランスを取ることで、クライアントの作業を軌道にのせて目標を達成
• 事業運営：サプライチェーン管理や運営予算などのワークフローを合理化
• リソース管理：計画、スケジューリング、割り当てを容易にする機能で、あらゆる種類のリソースを最大限まで効率化
• プロジェクトポートフォリオ管理：進行中のプロジェクトを高水準で可視化
• 目標と戦略：チームまたは会社レベルの目標を明らかにし、目標と主要となる結果（OKR）を設定、その達成に向けた計画を立案
• リクエストと承認：ソフトウェア内のフォームを使い、リクエストと承認の権限を付与、プロジェクトを推進

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コア業務プロセスを可視化する monday work management の各種機能

monday work management を活用すれば、ビジネスに重要なプロセスに焦点を当てやすくなります。高度でカスタマイズ可能なデザインで、必要な情報も即座に入手できます。

以下では、monday.com プラットフォームの多彩な機能を一部ご紹介します。

• ビュー：タスクやプロセスを、自社のワークフローに最も適した形で可視化。monday work management には、ガントチャートやかんばんチャートなど15種類以上のビューが搭載されており、ワークフローのスコープ、マイルストーン、依存関係などを常に把握できます。さらに、ワークロードビューを使ってチームリソース間でバランスを取ると、優先順位が変わった際にもすばやい対応が可能になります。
• 時間追跡：プロジェクトやプロセスの所要時間を記録することで、将来類似の作業が必要になった際に効率よく計画を立てられます。
• ダッシュボード：ダッシュボードをカスタマイズして作成すれば、意思決定が促され、リアルタイムのインサイトを得られます。ウィジェットは30種以上から選択でき、チームの仕事量、スケジュール、パフォーマンスの内訳、予算など、特定の情報を表示できます。

• 直感的に使えるフォーム：重要なリクエストと承認に関する詳細情報の収集、ワークフローを推進するステークホルダー、サードパーティベンダーやその他の重要な協力者と効率よく連絡を取ることができるフォームを搭載しています。
• カスタムワークフロー：ビジネスニーズに最適なワークフローを作成できます。あらゆる規模のチームでお使いいただけるよう、monday work management ではほしい機能やパーツをすべてノーコードで提供しています。
• 自動化：条件付きロジックに基づき自動化されたワークフローを設計し、反復作業を排除しましょう。自動化レシピは200種以上。ビジネス全体の効率向上をサポートします。

• 各種統合機能：Zoom、Slack、Google ドライブなど、もっとも重要なサードパーティ製ツールを連携できます。コーディングの知識は不要で、あらゆる統合をわずか数回のクリックで設定できます。

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よくあるご質問

monday work management で効果的なビジネス戦略を立案

業務管理はあらゆるビジネスにおいて役立つプロセスです。共同作業の促進やチームの団結に役立つだけでなく、リソースを最大限に活用し、プロジェクトを綿密に計画したり、自動化機能を活用してスムーズに業務プロセスを設計したりすることができるようになります。

ビジネス目標の管理・追跡に必要なすべての要素を備えた機能満載の優れたソリューション、それが monday work management です。今すぐお試しいただき、複雑なタスクでもすばやく処理できる機能性をぜひご体感ください。