【2023年最新】ポートフォリオ管理完全ガイド

Project Management Institute（プロジェクト管理協会）によると、ポートフォリオ管理は「戦略と実現のギャップを埋める方法」です。

この記事では、ポートフォリオ管理を定義し、いくつかのベストプラクティスを提案するとともに、monday PMO work management を使用して組織の発展をサポートする方法をご紹介します。

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プロジェクトポートフォリオとは？

ポートフォリオとは、プロジェクト、プログラム、場合によっては両方を含むグループのことを指します。プロジェクトポートフォリオは、これらのアクティビティ全体の重要な情報を保管および管理し、全体的な監督を行うためのものです。

プロジェクトポートフォリオには、リソースの割り当て、パフォーマンスの予測、リスクに関する意思決定を行うための情報が集約されています。特に、目標と戦略に関しては、進捗状況を確認して調整を行うための重要なガイダンスとして機能します。

ポートフォリオ管理のプロセス

ポートフォリオ管理のプロセスには、組織のプロジェクトとプログラムの選択、優先順位付け、および管理が含まれます。このような一元的な管理と監視により、組織全体のガバナンスの標準を確立することができます。

プロジェクトポートフォリオ管理では担当が割り当てられるため、組織内で常に個人またはグループで企業のプロジェクト投資のパフォーマンスを注意深くモニタリングしていくことになります。

プロジェクトが企業の戦略、価値観、長期目標に沿っていて、うまく機能している場合は、資金提供を受けたり、優先度が上がる可能性が高くなります。プロジェクトがリスクを伴う、パフォーマンスが低い、または企業の戦略とずれている場合は、方向転換するか、完全に廃止されるかのどちらかが検討されることになるでしょう。 

組織内でポートフォリオ管理を構築することで、戦略に沿って効果的に成果を上げ、資産配分を管理する方法について、よりナレッジに基づいた意思決定を行うことができます。

プロジェクトポートフォリオ管理（PPM）の日常的な使用事例：

• プロジェクトの潜在的な利益の特定
• リスク予測
• コミュニケーションの促進
• ステークホルダーの賛同の取得

ポートフォリオ管理、プロジェクト管理、プログラム管理の違い

ポートフォリオ、プログラム、プロジェクト管理の関係と階層構造は次のように整理することができます。

• プロジェクト管理：特定のプロダクトやサービスに焦点を当てた、一時的または独自の取り組みを管理します
• プログラム管理：関連する目的に合わせた方法で関連プロジェクトを管理するための調整されたアプローチが必要です
• ポートフォリオ管理：プロジェクトやプログラムをひとまとめにしてグループとして管理し、それらが全体的な戦略に一致していることを確認します

まず、プロジェクトはプログラムの構成要素であり、プログラムと個々のプロジェクトを組み合わせたものがポートフォリオを形成するという大枠の仕組みを知っておきましょう。

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ポートフォリオ管理が重要な理由とは？

ほとんどのプロジェクト管理プロセスと同様、管理の行き届いたポートフォリオ管理は、ビジネス価値に多くのプラスの波及効果をもたらします。中でも、最も重要な効果を以下でいくつかご紹介します。

戦略的連携

ポートフォリオ管理を活用することにより、組織およびオペレーションリーダーは、他の大規模プロジェクトがビジネスに貢献しているかどうか、また大枠となる組織目標や KPI に沿っているかどうかを確認できます。

非効率性の是正

すべてのプロジェクトを１か所で計画すると、何が最優先で、何を保留できるかなどを簡単に把握することができます。また、同様のプロジェクトが過去にどのように行われたかといった実績も残るため、将来のプロジェクトをより適切に実施できるようになります。

リスク管理

プロジェクトポートフォリオを明確にすることで、プロジェクトの最も重要なコンポーネントを１か所で統合して評価できるため、リスク管理が容易になります。

多様化

簡単にアクセスできるポートフォリオがあると、PMO などのユーザーが、組織にとって優先されているプロジェクトに健全な多様性があるかどうかを評価できるようになります。逆に、プロジェクトがポートフォリオに関連していないことが見えてくる場合もあります。

ポートフォリオ管理のベストプラクティス

日々ビジネスが変化するように、当然ポートフォリオ管理のベストプラクティスも変化します。まずは以下で、幅広い業界に適用できる実証済みの基本テクニックを見ていきましょう。

実践的かつ詳細なプロジェクトのリストを作成する

すべてのプロジェクトのリストを確認することで、効果的なポートフォリオ管理に不可欠なレベルの理解が得られます。プロジェクトのタイトル、タイムライン、推定コスト、ビジネス目標、潜在的な ROI、およびそれがビジネスにどのようなメリットをもたらすかなどが含まれます。

これにより、投資家への最新情報の提供や、その場でより適切な意思決定の実行に必要なすべての情報を含む大まかな概要を見やすい形ですぐに作成できます。

戦略的な視点でプロジェクトを評価する

企業の戦略目標に最も一致するプロジェクトに優先順位を付けることが重要です。考慮すべきその他の要因としては、プロジェクトリスクの程度、プロジェクトの大規模な再設計の必要性などがあります。

ポートフォリオマネージャーの役割は、最終的に重複するプロジェクト提案を早期に特定し、ビジネスケースが不十分なプロジェクトを事前に打ち切り、経営陣とステークホルダーがより良く連携できる環境づくりを実現することです。

プロジェクトの優先順位付け、分類、資金調達を行う

戦略調整に基づいて各プロジェクトの評価を完了したら、利用可能な資金とリソースに基づいて優先順位を付ける必要もあります。 

詳細なスコアリングと分類のプロセスは、将来どれだけの作業が完了するかを確認するためにも役立ちます。

ポートフォリオを徹底的に確認・管理する

いくら評価や優先順位が高いプロジェクトでも、プロジェクトリストを作成して承認を得た後にポートフォリオを適切に管理しなければその後行き詰まってしまうかもしれません。

monday PMO work management のようなプラットフォームは、データ主導でありながら美しくデザインされたダッシュボードで各プロジェクトのステータスを管理できるため、業務プロセスの効率化に役立ちます。

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ポートフォリオマネージャーは少なくとも四半期レベルで資産のパフォーマンスを監視する必要がありますが、パフォーマンスをできる限り底上げするにはこれをより頻繁に行っていく必要があります。

レビュープロセスでは、ポートフォリオマネージャーとステークホルダーが頻繁に集まり、どの取り組みに追加資金が必要で、資金提供の価値があるのか、どの取り組みを一時停止するのか、完全に中止するのかについて話し合います。

ポートフォリオ管理の課題

ポートフォリオ管理はとても効率的ですが、うまく管理するためにはきちんとしたコミットメントが必要です。以下では、ポートフォリオ管理にまつわる5つの主要な課題をご紹介します。

1. 経営者とステークホルダー間の緊密な関係構築

ポートフォリオ管理チームとステークホルダーはそれぞれ、ビジネスに対して固有のモチベーションと優先順位を持っていますが、プロジェクトを一緒に進めていくためには連携しなければなりません。投資関連の決定事項は精査されるため、両者のエンゲージメントの管理が必ずしも順調に進むとも限りません。

プロジェクトを順調に進め、関係を損わないようにするには、ボトムアップできちんと仕事を行う姿勢と、可能な限りの透明性が必要になります。

2. 時間とリソースの管理

多くの取り組みがある中で、予算などの時間、容量、リソースをどれだけ利用できるかはなかなか把握しにくいものです。monday PMO work management では、仕事量ビューとタイムラインビューを使用して明確なインサイトを提供できます。

3. データの可視性

効率的なポートフォリオ管理を行うには、あなた自身またはステークホルダーが該当するプロジェクトデータを表示する方法をインポートしてカスタマイズできる必要があります。

monday PMO work management では、ウィジェットを使用してカスタムダッシュボードを作成し、自動化を設定してレポートを定期的に送信できます。また、ボードに複数のダッシュボードビューを追加して、自由自在に構築することもできます。

4. 運用化・拡張不可能

プロジェクトのポートフォリオが拡大するにつれて、手動業務を継続しつつ削減できる業務管理プラットフォームが必要になります。Excel シートやメールでは、自動化、計算、コミュニケーションなどをすべて同じ場所で提供することはできません。そのため、組織のポートフォリオ拡大が遅れたり、妨げられたりする可能性があります。

5. マクロ経済によるリスク

完璧にポートフォリオ管理を行っていても、景気後退など組織が制御できない要因によってビジネスが悪影響を受ける可能性があります。しかし、効果的なプラットフォームとシステムを導入することで、危機や停滞期の前後に、より適切な財務上の意思決定を行うことができます。

monday.com を活用したプロジェクト管理については、こちらの記事もご覧ください。

ポートフォリオ管理プラットフォームが必要な理由

人員やリソースが限界に達していたり、そもそもの数が限られている場合は、プロジェクトのステータス、資金、投資ラウンド、所有権、コミュニケーションを追跡するのはとても難しいことでしょう。ポートフォリオ管理プラットフォームを使用せず、経験に基づいて推測していくのも時には良いかもしれませんが…。

こうしたケースに最適なのが、プロジェクトマネージャーのニーズも考慮した上で設計されたポートフォリオ管理ツールです。プロジェクトマネージャーは、自身が管理するデータをよりハイレベルなポートフォリオ管理ツールと、対応するボード、およびダッシュボードにまんべんなく伝達させなければいけません。

ポートフォリオ管理では全体的なプロセスと影響を改善し、健全性を維持することを目的として、できる限り無駄のない仕組み作りを心がけることが大切です。手動でのデータ転送をなくし、ステータスを確認するためだけに過剰な数のミーティングを行う日々からも脱却したいものです。

monday PMO work management なら、このような理想の働き方が手に入ります。

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