プロジェクトマネージャーとしてたくさんのプロジェクトを回しており、何とかして準備や整理にかかる時間を節約したいと思ったことはありませんか？プロジェクト管理テンプレートを使用すれば、新しいプロジェクト開始時に発生する膨大な時間を節約できます。
プロジェクトの規模や複雑さに関係なく、業務に必要なすべての要素がテンプレート内にまとまっているため、そもそもの「必要なものを整理する」という作業がいりません。自分ですべてを生み出すのではなく、テンプレート内の空白を埋めるという感覚でプロジェクトを簡単に始めることができます。
このガイドでは、プロジェクト管理テンプレートとは何か、またどうしてプロジェクト管理テンプレートを使用するべきなのかについて説明します。また、よくある質問にもお答えしながら、今日から使える monday.com の5つのプロジェクト管理テンプレートもご紹介します。
プロジェクト管理テンプレートとは？
プロジェクト管理テンプレートは、プロジェクトを管理する上で必要になる要素をまとめた便利な枠組みです。次のようなアクティビティを可視化し、はじめるために役立つカラムが含まれています。
- プロジェクト計画
- プロジェクトキックオフミーティング
- プロジェクト追跡・期日
- プロジェクト予算管理
- プロジェクトのリスク
- プロジェクトリソース
- プロジェクトステータス
- プロジェクト報告
Project Management Institute（プロジェクト管理協会、PMI）は、プロジェクト管理を「ユーザーに価値のあるものを提供するための特定の知識、スキル、ツール、テクニックの使用」だと定義しています。
プロジェクト管理テンプレートは、そのような中でプロジェクトマネージャーがプロジェクトを適切に計画し、実行するために使用できるツールのひとつです。
プロジェクト管理テンプレートを使用するべき理由
プロジェクト管理テンプレートを使用すると、毎回ゼロから情報をまとめる必要がなくなります。テンプレート内で用意された項目を埋めながら、プロジェクトを迅速に設定して管理できます。
テンプレートを使用するメリット：
- 事前に形式が整えられているため、そもそもの「必要なものを整理する」という作業が不要に。用意された項目に情報を入れるだけでプロジェクトを簡単に始められます
- 新しいプロジェクトの立ち上げを高速化し、ワークフローのプロセスを標準化することで業務にかかる時間を節約します
- 開始日と終了日が設定されたマイルストーンやタスクなど、以前のプロジェクトの構造を複製して再利用することができます
monday.com ではたとえば次のように情報を可視化することができます。
プロジェクト管理テンプレートを使用すれば、毎回ゼロから情報の組み立てをスタートする必要がなくなり、プロジェクトの開始段階で費やす時間が短縮されます。
プロジェクト管理テンプレートの例
あらゆる規模や業界の組織が、プロジェクト管理テンプレートを使用して作業プロセスを効率化することができます。monday.com を使用すると、あらゆるワークフローや要件に最適なプロジェクト管理テンプレートを作成し、業務を最大限に効率化することができます。
たとえば、サブスクリプション動画ストリーミングサービスの Hulu 社は、monday.com を使用して、具体的なオーディエンスのセグメントに基づいて広告枠の購入を管理しています。このプロセスはさまざまなチームや場所にまたがるやり取りやルールに縛られるため、管理するのは簡単ではありません。
Hulu の広告分析チームは、monday.com を活用して次のようにプロジェクトを管理しています：
- 作業リクエストを1か所でまとめて管理
- 簡単に拡張できるセグメントリクエスト用の標準化されたテンプレートを使用
- メールを統合し、営業チームが任意のシステムを引き続き使用できるよう設定
これにより、一人当たり年間36日の時間を節約することができました。
プロジェクト管理テンプレートは、仕事、趣味、学校、その他あらゆる種類のプロジェクトで便利に使用できます。さらに、monday.com のような適切なソフトウェアソリューションを活用すれば、現在使用しているさまざまなプロセスの構造を整理し、便利に自動化することができます。
monday.com のプロジェクト管理テンプレートの特徴
monday.com Work OS は、プロジェクトのあらゆる側面を追跡および管理できる安定性と柔軟性を備えたプラットフォームです。インテリアデザインに関する小規模なプロジェクトでも、複雑な商業建築のスコープを計画している場合などでも、業務の規模や内容にかかわらず、チーム全体でプロジェクトの進捗や変更点を簡単に追跡することができます。
あらゆる業界をカバーする数百種類のテンプレートが用意されており、自由にカスタマイズが可能です。テンプレートを選んですぐにプロジェクトを作成し、要件に合わせて内容を調整していきましょう。また、monday.com でカスタムボードを作成し、テンプレートとして何度も複製することができます。
- カラム：36種類以上のカラムタイプをドラッグ＆ドロップして、プロジェクトのワークフローをカスタマイズ。期日からステータスに至るまで、カラフルなダッシュボードを使用してメンバーの状況や必要なタスクの状況を漏れなく追跡できます。
- ビュー：ガント、かんばん、カレンダー、タイムライン、テーブル、チャートを含む27種類以上のビューから選択し、お好みの方法で作業を視覚化することができます。
- 自動化：ワークフローを効率化し、手動の作業を減らすことで付加価値をもたらす業務に集中できます。期日が近づくとメールが送信されるので安心です。また、タスクが完了するとリアルタイムで通知が届きます。
- 統合：既存のツールを monday.com に統合して引き続き使用できるため、より効率的です。Google カレンダーと期日カラムを同期したり、Dropbox 内のファイルをチーム全員と即座に共有したりすることができます。
monday.com おすすめのプロジェクト管理テンプレート5選
ここからは、monday.com がおすすめするプロジェクト管理テンプレートを5つご紹介します。テンプレートを活用し、プロジェクトをすぐに立ち上げて成功に導きましょう。
単一プロジェクトテンプレート
プロジェクトの計画と進行状況の監視から実行まで、単一プロジェクトテンプレートには、プロジェクトの管理をすぐに実行するために必要なものがすべて揃っています。期日、ステークホルダー、予算を1か所で管理してすべてを追跡することで見落としを防ぎます。
プロジェクトポートフォリオ管理テンプレート
高度なプロジェクトポートフォリオ管理テンプレートを使用して、複数のチームや部門にわたる複雑なプロジェクトを計画、追跡、管理しましょう。プロジェクトリクエストを効率化し、ポートフォリオ全体のハイレベルなビューを1か所で確認できます。また、複数のプロジェクトの最新状況、会議の結果、アクションアイテム、重要なクライアントや顧客のメモなどもリアルタイムで確認することができます。
今すぐ使ってみるアジャイル型プロジェクト管理テンプレート
アジャイル手法を使用してプロジェクトを管理している場合は、アジャイル型プロジェクト管理テンプレートが最適です。ロードマップの計画やスプリントバックログの管理も自由自在に行えます。作成したボードを関係者に共有し、プロジェクトの構築から反復、学習までを共同で進められます。
今すぐ使ってみるプロジェクトワークフローテンプレート
プロジェクトとタイムラインの管理・追跡に便利なテンプレートです。ワークフローのプロセスを簡単に可視化し、タスクの詳細、開始日・終了日、所要期間を追加しましょう。チーム内の各メンバーの責任が明確に分かるため、進捗状況を逐一チェックしながらタスクやプロジェクトを順調に進めることができます。
今すぐ使ってみるリスク登録テンプレート
リスク登録テンプレートは、プロジェクトに関わるリスクを管理するために役立ちます。リスクオーナーと確率を追加し、適切な数式でリスクレベルを評価することでリスク状況を一目で把握できます。
今すぐ使ってみるプロジェクト管理テンプレートに関するよくあるご質問
以下では、プロジェクト管理テンプレートに関するよくある質問をいくつかご紹介します。
Excel をプロジェクト計画のテンプレートとして利用できますか？
はい。Excel 形式のファイル（または Google スプレッドシート）を使用して、プロジェクトの計画や管理を行うことができます。依存関係のあまりない小規模プロジェクトや、コミュニケーションをあまり必要としない小人数のチームの場合は Excel が便利かもしれません。
しかし、無料テンプレートには限界があります。複数の人とコミュニケーションを取る、複雑なタスクをこなす、またはリスクの高いプロジェクトに取り組むなどの場合、効果的なプロジェクト管理ソフトウェアに投資する価値は十分にあります。
monday.com Work OS をプロジェクト管理ツールとして使用すれば、複雑なプロジェクトをシンプルに整理し、業務プロセス全体を視覚化することができます。
プロジェクト計画テンプレートを作成する方法は？
プロジェクト計画とは、プロジェクトの目的、必要な資料、成果物のタイムラインなどの概要を記載した正式な文書のことです。プロジェクトの詳細を関係者に伝える方法が必要なため、ほぼすべてのプロジェクトでプロジェクト計画書（およびそのテンプレート）が必要です。
プロジェクト計画テンプレートを使用すれば、最小限の労力でプロジェクトを立ち上げて実行フェーズまでスムーズに進めることができます。monday.com では自由にカスタマイズ可能なテンプレートも揃っているため、あらゆるプロジェクト計画を簡単に作成できます。
プロジェクト管理にはどのようなテンプレートが必要ですか？
プロジェクトを効果的に管理するために必要な的確なテンプレートは、プロジェクトの種類、サイズ、複雑さによって異なります。プロジェクト管理テンプレートの種類としては、たとえば以下のようなものがあります。
- プロジェクト計画テンプレート
- プロジェクトキックオフテンプレート
- プロジェクト実行テンプレート
- プロジェクト追跡テンプレート
- プロジェクト予算テンプレート
- プロジェクト報告テンプレート
- プロジェクトスケジュールテンプレート
- グラフィックデザインプロジェクト管理テンプレート
- 建築業プロジェクトテンプレート
- マーケティングプロジェクトテンプレート
プロジェクト管理テンプレートを使用して次のプロジェクトをはじめよう
monday.com には、あらゆる業種や仕事に活用できるプロジェクト管理テンプレートが揃っています。また、「○○が～～すれば、◬◬を実行する」といた if 文で条件を簡単に設定し、タスクを自動化してテンプレートの機能をさらに充実させていくことができます。自動化できるものはツールに任せ、チームメンバーが持つスキルを依存関係の設定やクリエイティブ作業といった複雑な業務で生かしていきましょう。
monday.com を活用したプロジェクト管理のイメージは、こちらの動画でもご紹介しています。ほかにもさまざまな機能がありますので、ホームページもご覧くださいね。
monday.com のプロジェクト管理テンプレートを使用して、次のプロジェクトを円滑にスタートさせましょう。
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