プロジェクトを進めている場合でも、日々の業務にあたっている場合でも、その日にやるべきことのリストがどんどん膨れ上がってくる…
そんな時に皆さんはどうしますか？
思いついたときに手当たり次第にタスクをこなす、またはやらなければならないことを思い出すたびに付箋を貼るという方法は、すべてを予定通りに、確実に完了させるために最善の方法とはいえません。
同様に、ただ時系列に沿って作業を進め、すべてを完璧に終わらせようとするのも、大失敗の元や大きなストレスになる可能性があります。
自分（またはチーム）の力を消耗させることなく、常に優先度の高いタスクに取り組み、できるだけ効率的に作業できるようにするために、タスク管理のコツを一緒に学んでいきましょう。
今すぐはじめるタスク管理とは？プロジェクト管理で不可欠
タスク管理とは、その名の通りタスクを管理し、優先順位を付け、予定通りに完了させるプロセスを指します。
これはプロジェクト管理に不可欠で、きめ細かく実質的な業務分担を実現するために役立ちます。
例：マーケティングチームの毎週のタスク
たとえば、マーケティングチームの各メンバーにタスクを割り振ったとします。
しかし、これらのタスクすべてが同じように重要なわけではありません。そのため、タスクに優先順位を付け、その重要度に基づいてスケジュールを設定し、ライフサイクル全体を把握するシステムが必要なのです。
タスク管理が重要な理由
チームメンバーに仕事を割り振ったからと言って、個人にすべてを丸投げしてしまうのは得策ではありません。
一般的に、会社員が「生産的に」活動できる時間は1日あたりわずか2時間53分です。
たとえば、業務に直結しない非生産的な活動をまとめたある調査のデータでは、ニュースサイトを見る、SNS を閲覧する、立ち話をするといった3つが上位にランクイン。この3つだけでも毎日2時間以上を消費しているという結果が出ています。
タスク管理は正しい方法で、すべてのチームメンバーを巻き込んで行うことが大切です。こうすることで従業員のエンゲージメントが高まり、全員が自らの専門知識を活用しながらより生産性に業務を行えるようになります。
それでは、効率的なタスク管理のメリットを以下で詳しく見ていきましょう。
生産性の向上
従業員の意欲が高まれば効率的な労働力となります。タスク管理が正しく行われると、適切なタスクが適切なタイミングで適切な従業員に配分されます。
タスク管理はいわば仲人のようなもので、各アイテム間の関係と完了する順序をきちんと考慮する必要があります。
チーム全員をタスク管理に参加させることで、すべての変動部分を考慮したワークフローを設定できるようになります。それにより、他のチームメンバーの作業が完了するのをひたすら待つという時間も不要になります。
誰もが常に取り組むべきタスクを任されている状態なら、イギリスの大ヒットコメディ『ジ・オフィス（The Office）』で繰り広げられるような、非生産的なジョークで自分や同僚を邪魔することがなくなります（ホッチキスのゼリー固めは忘れられないシーン…！）。
優先度の高いタスクを予定通りに完了させる
タスク管理システムが導入されていない場合、優先度の高いタスクも他のタスクと同じように扱われてしまいます。マネージャーがリマインダーのメールを送る場合もあるでしょうが、チームが予定通りにタスクを完了する保証はありません。
明確な優先度と期日を定めたシステムを導入することで、優先度の高いタスクを見逃すことがなくなります。これは効果的なワークフローを構築する上で重要なことです。かんばんボードやガントチャートなど、プロジェクト管理に役立つ手法もチェックしておきましょう。
プロジェクトとビジネスのステータスの概要を把握しやくする
プロジェクト管理ソフトウェアを使用すると、すべてのタスクの詳細を確認するなど、チームがより多くのことを達成できるだけでなく、マネージャーやチームメンバー全員が状況を把握しやすくなります。
タスクのステータスを視覚化すれば、潜在的な遅延要因や問題を予測できます。たとえば、誰かが予定通りにタスクを進められない時はすぐに他の人が手伝えるようになるといった具合です。
共同作業の向上・タスクの高速化
共同作業環境が充実している企業は、その業界で優れたパフォーマンスを発揮する可能性が5倍高くなります。
チーム全員が自分のタスクリストだけに集中していると、効率的に共同作業するのが難しくなります。
タスク管理ツールを使用すると、透明性が向上し、チームメンバー同士で協力しやすくなります。
今すぐはじめるタスク管理の活用方法
monday.com では最近、ユーザーを対象とした調査を行い、弊社のソフトウェアを何に使用しているかについて回答してもらいました。「プロジェクト」という言葉は曖昧なので、より掘り下げた形で調査しています。
結果として、多くの企業がマーケティングキャンペーン、クリエイティブ管理、さらには人事管理にもタスク管理を活用していることがわかりました。
では、もっとも一般的な使用事例を詳しく見てみましょう。
マーケティングキャンペーン
マーケティングキャンペーンの設定には事前に定められた手順があるため、新しいキャンペーンを設定する場合はそれに従って進めることがほとんどです。
まず、チーム（またはクライアント）とミーティングを行い、予算、ターゲット市場、主な目標を決定します。それから、広告コピーの作成からキーワードの調査やランディングページの作成まで、いくつかのタスクを担当者に割り当てます。
プロセス全体を通して誰もが同じ認識を持っていることが重要です。そうでなければ、最終的なキャンペーンにまとまりがなくなってしまいます。
たとえば、広告コピーはクリエイティブとランディングページと一致させる必要があります。このような場合、タスク管理ツールを導入し、タスクを管理するための基本ルールを決めておく必要があります。予算に合わせて優れた無料のタスク管理ツールを探してみましょう。
クリエイティブ / ソーシャルメディア管理
社内や代理店のクリエイティブチームも同様に、タスク管理なしでは効率的に機能できません。
比較的小規模なチームでも、1週間に100以上のリクエストを処理することがあります。すべてのデザイナー、ビデオグラファー、ソーシャルメディアマネージャー、コピーライターがタスクに取り組むことができるかどうかを把握することが重要です。
タスクが増えるにしたがって、やがてスプレッドシートでは限界が来てしまうかもしれません。
ソフトウェア開発
ソフトウェア開発も、ビジネスの成功にタスク管理が不可欠な業界です。
プロジェクトで定められた開発目標があるところに、バグ修正や新たなリクエストがひっきりなしに転がり込んでくるのですから、全体のバランスをしっかりと取ることが求められます。効率的に作業するためにリアルタイムでタスクを調整し、優先順位を付ける必要があります。
また、チームで取り組むべきタスクの主な焦点が日によって変動する場合があるのもこの業界の特徴です。
人事
人事マネージャーは日々、生産性を維持するために複雑なスケジュールを常に調整しています。多数の会議があるため、スケジュール変更に毎日対応しなければなりません。
空き状況を正確に把握できるシステムがなければ、人事マネージャーは1人以上のアシスタントが必要になるでしょう。
今すぐはじめるタスク管理の最適な進め方
タスク管理の最適な方法は、プロジェクト管理フレームワーク内でデジタルツールを使用し、チーム全員がどこからでも共同作業できるようにすることです。
monday.com などのデジタルプラットフォームが選ばれる理由はここにあります。
- チームメンバー全員が、いつでもどこからでもタスクリストにアクセスして更新できる
- タスクのオーナーシップには通知機能が付いており、タスクの進捗を管理することができる
- 完全な透明性があり、いつでも誰が何に取り組んでいるのか把握できる
- プラットフォーム内での共同作業や関連リソースの共有が簡単
タスクは単独で発生するものではありません。透明性がなければ、複数の従業員が重複したアイテムに取り組むことになり、ボトルネックや非効率なワークフローが発生しやすくなります。
デジタルツールを使用することで、従業員が同様のタスクに取り組む際に経験値とリソースを有効利用できるようになります。たとえば、高橋さんが編集時間を2時間から15分に短縮する方法を見つけた場合、同様のタスクを割り当てられた城田さんにそれを共有することができます。
もし、城田さんが同様のタスクに取り組んでいることを高橋さんが知らなければ、城田さんは長時間かけて編集に四苦八苦することになってしまいます。
透明性は、健全、効率的かつ共同作業が可能なワークフローの基盤です。
monday.com がタスクやプロジェクト管理に役立つ理由
ワークフローの効率化を真剣に考えているのであれば、まずはタスク管理ツールの導入を検討することをお勧めします。
さまざまなオプション機能や使用事例を比較して、自分のニーズにもっとも適したツールを選びましょう。
monday.com：プロジェクト管理に役立つ Work OS
ユーザーにタスクを割り当てる方法を探しているだけでなく、ワークフロー全体を最適化したい場合は、monday.com がおすすめです。
簡単にタスクボードを作成し、ワークフロー全体を効率的にシェアできます。
さらに、多様なテンプレートを使用して、ハイレベルなプロジェクトロードマップを簡単に作成したり、リソースを管理したり、ビジネスに関連するその他あらゆる情報を処理したりすることもできます。
ボードをカスタマイズし、プロセスに合わせてカスタムテンプレートを作成しましょう。また、弊社の自動化ルールや多数の統合サービスを使用すれば、複雑なワークフローを自動化することもできます。
タスクの追跡、スレッド化されたコメント、メンション、その他のツールの完全な透明性により、共同作業がしやすくなります。
共同作業機能が満載の monday.com は、企業がより短時間でより多くのタスクを完了できるように支援するデジタルワークスペースです。
以下で、おすすめ機能の一部をご紹介します。
- タスクの作成、割り当て、期日の設定
- タスクステータスの更新を視覚的に確認可能な色分けされたカラム
- プロジェクトのステータスをモニターする8つの異なるビューオプション
- かんばんボード、仕事量管理などを使用して必要なデータを取得
- 時間追跡カラムを使用して請求可能な時間を追跡
- 自動化でワークフローを高速化
タスク管理ツールでワークフローを最適化
「後でやろう」や「覚えておこう」といった非現実的な考えほど、ビジネスに悪影響を与えるものはありません。
チームが適切なタイミングで適切なタスクを確実に処理するようにするには、信頼性の高いシステムが必要です。
monday.com では、使いやすいタスク管理テンプレートやその他のプロジェクト管理に必須の機能を提供しています。
ぜひ一度お試しいただき、チームの効率がどれほど向上するかを体験してみてください。最初の2週間は無料でご利用いただけます。
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