Vous commencez votre journée de travail en consultant vos e-mails. Vous avez 50 messages non lus dans votre boîte de réception, plus une poignée d’autres sur Slack. Avant de pouvoir finir de les lire et d’y répondre, vous devez courir à votre première réunion. Enfin, vous sirotez la tasse de café tant attendue, mais le temps passe à toute vitesse.
Encore plus de réunions, toujours plus d’e-mails et un nombre interminable de problèmes à résoudre. Et bien sûr, en plus de cela, vous avez du travail à faire et des délais à respecter.
À 17 heures, malgré toute votre agitation et votre empressement, votre liste de choses à faire n’est toujours pas terminée.
Ça vous rappelle quelque chose ?
Pour de nombreux employés et responsables, une journée de travail ressemble à un sprint sans fin. Ils se sentent constamment débordés, mais pas aussi productifs qu’ils pourraient l’être. C’est le résultat d’une mauvaise gestion du temps. Mais il y a un moyen de surmonter cela.
La gestion du temps échappe autant aux employés qu’aux responsables
Ce phénomène d’activité improductive, ou ce que la Harvard Business Review appelle « l’inaction active, » est l’un des effets secondaires les plus néfastes d’une mauvaise gestion du temps.
L’inaction active survient lorsque vous avez l’impression de vous occuper d’affaires urgentes et importantes, mais que vous ne faites en réalité que « pédaler dans le vide. » Et dans le monde du travail moderne, c’est un phénomène beaucoup trop fréquent.
Voici quelques facteurs qui contribuent à l’inaction active :
La pression pour travailler vite
Le rythme professionnel s’accélère. Pour de nombreuses entreprises, la rapidité est essentielle pour rester compétitive, pour répondre aux besoins des clients et réagir aux évolutions du marché. Mais cela met une pression énorme sur les employés. L’augmentation de la charge de travail, les échéances simultanées et une culture qui impose l’urgence à toutes les tâches se transforment rapidement en une activité improductive, en stress et en épuisement professionnel (burnout).
Une volonté de faire preuve d’engagement
De nombreux responsables et employés pensent que ceux qui semblent les plus occupés sont aussi ceux qui travaillent le plus dur et qui sont les plus impliqués. Cela pousse les employés à travailler volontairement plus longtemps, à prendre en charge plus de projets et à participer à davantage de réunions, même si tout ce travail n’est pas gérable ou nécessaire. Les nouveaux cadres entrent généralement dans ce schéma de comportement, mais il est largement répandu parmi les employés qui veulent faire leurs preuves et obtenir des promotions.
Une culture toxique
Si votre hiérarchie et votre culture récompensent les mauvaises habitudes, comme le fait d’afficher une certaine activité au détriment d’une véritable productivité et d’une gestion efficace du temps, cela peut créer une atmosphère qui encourage l’inaction active.
Des solutions numériques inadaptées
Aujourd’hui, la communication, la collaboration et le travail se font en ligne. Cela signifie que la gestion du travail et du temps consacré à chaque tâche doit également se faire au moyen d’une solution numérique, conçue pour s’intégrer facilement dans tous les systèmes et, idéalement, pour permettre l’automatisation. En automatisant les tâches répétitives, vos employés auront davantage de temps à consacrer à des tâches complexes (avec moins de stress).
Revenir à l’essentiel : qu’est-ce que la gestion du temps et pourquoi est-elle importante ?
Alors comment passer de l’inaction active à une meilleure gestion de son temps ? Avant de nous plonger dans tous les conseils et méthodes importants que vous devez connaître, nous allons clarifier exactement ce que nous entendons par « gestion du temps. »
La gestion du temps est la capacité de planifier et de contrôler la façon dont vous passez vos journées afin d’atteindre vos objectifs. Une gestion du temps efficace implique l’établissement d’objectifs et de priorités clairs. Cela vous aide à identifier les tâches essentielles et non essentielles.
Nous gérons notre temps dans tous les aspects de la vie : le travail, la maison, la vie sociale, les projets annexes et les loisirs. Dans cet article, nous nous concentrerons sur l’importance de la gestion du temps au travail.
Dans notre vie professionnelle, numérique et trépidante, le temps semble passer à toute vitesse. La gestion du temps nous permet de contrôler chaque journée et de tirer le meilleur parti de chaque heure. Elle nous permet d’être plus productif et efficace sans passer des heures à travailler tard le soir.
En quoi la gestion du temps affecte-t-elle votre vie ?
La façon dont nous gérons notre temps a un impact profond sur notre vie quotidienne. Imaginez quelqu’un qui planifie chaque partie de sa journée à la minute près, comparé à quelqu’un qui n’écrit jamais rien et qui espère simplement se souvenir de toutes ses tâches et échéances. Ces deux personnes vivrons des journées très différentes !
La façon dont nous gérons notre temps a une incidence sur :
- Ce que nous voulons faire par rapport à ce que nous faisons vraiment
- Comment établir des priorités pour ce qui est vraiment important
- Comment nous planifions
- L’efficacité avec laquelle nous progressons vers les objectifs à long terme
- Comment nous intégrons les pauses et le temps libre dans nos journées
- Notre niveau de stress (et par conséquent, notre bien-être général)
Notre fil directeur de la gestion du temps : se concentrer sur le quoi, et non le comment
La gestion du temps a une incidence sur tout ce que nous faisons. Cela peut sembler terrifiant au début et peut pousser bon nombre d’entre nous à vouloir tout planifier. Mais ce n’est pas la bonne approche.
Bien qu’il existe de nombreuses techniques différentes pour gérer votre temps, peu d’entre elles consistent à se demander comment vous allez passer chaque seconde au travail.
Nous suggérons plutôt de suivre cette règle de base de la gestion du temps :
Ne prévoyez pas comment vous allez passer votre temps. Déterminez plutôt ce que vous voulez accomplir et quand.
Par exemple, au lieu de dire « je vais passer quatre heures à réaliser cette présentation », dites « je vais faire la moitié de la présentation d’ici la fin de la journée. »
Cela vous aidera à vous concentrer non plus sur le temps passé (qui mène souvent à cette impression de stress et de superficialité), mais plutôt sur l’avancement et l’exécution.
Adopter cette approche nécessite un changement de mentalité. Mais une fois que vous commencez à utiliser ce principe, vous êtes sur la bonne voie pour reprendre le contrôle de votre journée et augmenter votre productivité.
3 caractéristiques d’une gestion efficace du temps
Il existe trois caractéristiques principales pour une gestion efficace du temps :
- Responsabilisation – Assumez-vous vos responsabilités ?
- Motivation – Êtes-vous proactif et déterminé à utiliser votre temps à bon escient ?
- Réalisme – Vos objectifs et vos échéances sont-ils réalistes ?
Les employés et les responsables qui sont victimes de l’inaction active sont souvent très motivés et assument leurs responsabilités. C’est pourquoi ils sont prêts à travailler si dur, même en étant très stressés.
Mais il leur manque la troisième caractéristique cruciale : ils ne sont pas réalistes.
Il n’est pas réaliste d’essayer d’avoir tout fait en un temps record et avec la meilleure qualité possible. Même le travailleur le plus dévoué et le plus qualifié n’est pas Superman. C’est pourquoi nous devons ralentir, nous fixer des objectifs et établir des priorités.
8 compétences à développer en matière de gestion du temps
Nous savons que notre approche de la gestion du temps doit inclure les caractéristiques suivantes : la responsabilisation, la motivation et le réalisme. Mais quelles sont les compétences nécessaires pour mettre réellement en pratique la gestion du temps ?
Voici huit compétences essentielles à développer en matière de gestion du temps.
1) Définition des objectifs
La première étape de la gestion du temps consiste à définir clairement ce que vous voulez accomplir. Que vous soyez chargé d’un projet individuel ou d’une initiative en équipe, vous devrez préciser à quoi ressemblera le résultat idéal avant de savoir combien de temps cela prendra.
2) Hiérarchisation des tâches
La capacité à hiérarchiser votre travail est peut-être la compétence de gestion du temps la plus essentielle. Il s’agit de déterminer quelles sont les tâches essentielles qui doivent être effectuées en premier, et celles qui sont moins importantes et qui peuvent attendre ou être déléguées. L’établissement de priorités vous aide à créer des échéances et des jalons pour faire avancer un projet.
3) Organisation
Être organisé vous permet de rester maître de chacune de vos responsabilités et de ne rien laisser passer entre les mailles du filet. Il s’agit d’organiser les ressources et les informations, de suivre vos progrès, de maintenir une communication cohérente avec les autres parties prenantes et de garder un œil sur vos prochaines échéances.
4) Persévérance
La persévérance est une qualité importante mais souvent négligée en matière de gestion du temps. Elle est particulièrement importante pour les projets à long terme, où la dynamique s’essouffle généralement après le lancement initial. En faisant preuve de persévérance et de dévouement, il vous sera plus facile de réaliser vos tâches dans les délais impartis.
5) Concentration
Les distractions sont omniprésentes autour de nous, et contribuent grandement à l’inaction active. Si vous ne restez pas concentré sur vos objectifs spécifiques, vous trouverez des milliers d’autres choses à faire. Des e-mails auxquels répondre, des urgences à traiter et autres signes de procrastination. L’effet combiné de ces distractions résulte en une grande perte de temps.
6) Flexibilité
Être concentré, persévérant et résister aux distractions est essentiel pour une gestion du temps efficace. Mais être flexible l’est tout autant. Parfois, des changements se produisent ou des problèmes surgissent au dernier moment, nous obligeant à modifier nos délais et nos priorités. Il est important de reconnaître quand il est nécessaire de modifier nos plans et de ne pas céder au stress face au changement.
7) Déléguer
Répartir le travail dans votre équipe ou déléguer des projets à d’autres est crucial pour la gestion du temps. Comme nous l’avons dit, aucun de nous n’est Superman. Dès lors, nous ne pouvons pas être responsables de tout, et faire en sorte que tout soit fait à temps. Apprendre à déléguer certaines responsabilités peut aider à faire avancer les projets tout en réduisant votre charge de travail individuelle.
8) Communication
Une communication claire et cohérente est nécessaire pour rester sur la bonne voie, en particulier lorsque l’on travaille en équipe. La communication permet à tout le monde de rester sur la même longueur d’onde en ce qui concerne les progrès, les obstacles et les travaux à venir.
Qu’est-ce qu’un objectif SMART ?
Comme nous le disions, fixer des objectifs est une compétence fondamentale de la gestion du temps. Et ce point est devenu un domaine d’intérêt majeur pour les experts en gestion du temps et en compétences organisationnelles.
La méthode SMART est un moyen de fixer des objectifs, qui vise à aider les employés et les responsables à cristalliser leurs objectifs en buts clairs et réalisables. Le concept d’objectifs SMART est souvent attribué aux gourous du management Peter Drucker et Robert S. Rubin. Pour qu’un objectif corresponde à la méthode SMART, il doit présenter les caractéristiques suivantes :
Spécifique — L’objectif est-il clair et important ?
Mesurable — Comment calculer le niveau de réussite ?
Atteignable — Est-il réaliste et accessible ?
Réaliste — Est-il pertinent et sert-il un objectif important ?
Temporel — Pouvez-vous dresser un calendrier qui représente la progression ?
La checklist des objectifs SMART vous aide à clarifier vos idées et à utiliser judicieusement votre temps, vos ressources et votre énergie pour garantir les meilleurs résultats.
Comment améliorer votre gestion du temps : 6 conseils
Si vous êtes déjà tombé dans le piège de l’inaction active, voici six conseils de gestion du temps que vous pouvez commencer à utiliser dès aujourd’hui.
1. Clarifiez vos principaux objectifs (nous vous recommandons d’utiliser la checklist des objectifs SMART) et de hiérarchiser les tâches à accomplir.
Difficile de réussir si vos objectifs ne sont pas clairs ou s’ils ne sont pas pertinents. Lorsque vous fixez vos objectifs, précisez ce que vous espérez atteindre et quand.
2. Concentrez-vous sur ce que vous voulez accomplir et non sur le temps que vous devez consacrer à chaque tâche.
Après avoir clarifié vos objectifs généraux et défini le résultat souhaité, déterminez ce que vous voulez accomplir à la fin de chaque session de travail. Cela vous aidera à poser des jalons en cours de route et à progresser plus rapidement.
3. Avant de vous plonger dans votre travail, réfléchissez à ce que chaque projet impliquera et dressez un calendrier.
Il est essentiel de comprendre les ressources dont vous aurez besoin et la durée nécessaire pour réaliser chaque élément du projet afin de pouvoir utiliser votre temps de manière judicieuse. L’établissement d’un calendrier indiquant les étapes et les échéances vous permettra de vous préparer de manière adéquate.
4. Développez une culture qui se concentre sur la responsabilité mais récompense les progrès et la réussite mesurable (et non le semblant d’activité).
Les attentes et les pressions culturelles qui encouragent l’inaction active doivent disparaître. Identifiez les attitudes et les expériences qui ont contribué à ce type de culture toxique et prenez des mesures pour créer une culture qui valorise la qualité et le progrès.
5. Utilisez un modèle de gestion du temps pour vous aider à créer une base reproductible
Un modèle de gestion du temps (ou de gestion des tâches en équipe) peut être un outil inestimable pour les personnes et les équipes qui doivent retourner à la case départ. En utilisant un modèle reproductible pour chaque projet ou initiative, vous pouvez créer un sentiment de standardisation autour du travail qui inclut une meilleure utilisation du temps.
6. Utilisez un un système de gestion du temps pour simplifier le suivi de l’avancement et faciliter la communication.
Les systèmes de gestion du temps tels qu’un Work OS permettent aux membres de l’équipe de planifier facilement les projets, de créer des calendriers, de mettre à jour l’avancement des tâches et de communiquer sans déployer d’énergie supplémentaire ni perdre un temps précieux. Ils permettent une meilleure gestion du temps en automatisant le travail répétitif et en simplifiant l’organisation.
Le Work OS apparaît comme le système ultime de gestion du temps
À l’ère du numérique, une approche de la gestion du temps qui soit cohérente avec le reste de notre écosystème numérique est cruciale pour créer une expérience agréable pour les employés. C’est pourquoi le Work OS est devenu un outil essentiel.
Le Work OS est la colonne vertébrale des équipe. Il s’agit d’un système centralisé qui s’intègre à toutes les applications et systèmes existants, tout en offrant une plateforme intuitive et transparente pour la gestion du travail. Vous pouvez y répertorier toutes vos tâches et responsabilités, ajouter des commentaires, taguer d’autres personnes, publier des mises à jour de statut, poser des questions et suivre les indicateurs clés de performance.
Les plateformes de travail telles que monday.com sont conçues pour aider les utilisateurs à améliorer leur gestion du temps, en facilitant la clarification et l’énoncé des objectifs, la délégation du travail, le respect des délais et la communication.
Chez la marque internationale Zippo, monday.com a permis une gestion de projet beaucoup plus simple et plus efficace, avec à la clé une accélération des cycles de projet. Depuis que l’entreprise a adopté monday.com, Zippo a pu augmenter son volume de projets ouverts de 87 %. L’entreprise a également économisé l’équivalent de 36 semaines de mise à jour de son catalogue de produits.
Une meilleure gestion du temps est la clé de votre réussite
La gestion du temps — ou son absence — joue un rôle fondamental dans la réussite ou l’échec de tout travail. Sans une structure ou des principes adéquats pour guider la manière dont nous utilisons notre temps au travail, il est bien trop facile de prendre de mauvaises habitudes. L’inaction active devient la norme alors que des projets importants sont retardés ou déviés.
En suivant les conseils et recommandations de cet article, vous pouvez augmenter la vitesse et la qualité de votre travail, même dans le cadre des projets les plus complexes.
Vous souhaitez avoir une meilleure approche de la gestion du temps ?
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