Qu’est-ce qu’un Work OS ?
Un système d’exploitation professionnel (Work OS) est une plateforme logicielle basée sur le cloud et sur laquelle les équipes créent des applications de flux de travail personnalisées. Ce système permet de planifier, mettre en œuvre et suivre les processus, les projets et le travail quotidien.
Un Work OS est un outil conçu pour des organisations de toutes tailles et pour n’importe quel métier au sein de l’organisation. Flexible, il s’adapte et permet de créer n’importe quel flux de travail, projet ou processus.
Un Work OS sert d’espace de travail numérique au sein d’une organisation : ses modules peuvent être assemblés pour créer des applications qui vont gérer n’importe quel type de travail. Il collecte des informations à partir d’outils externes, permet aux équipes de communiquer sur des tâches précises directement en contexte et regroupe tous les flux de travail au même endroit. Tout votre travail est centralisé en un seul et même endroit.
Top 7 des capacités d’un Work OS
Voici les avantages qu’offre une plateforme de Work OS :
- Organisation. Un Work OS s’adresse avant tout à ses utilisateurs, et non à des métiers ou des équipes spécifiques. Tous les collaborateurs de l’organisation peuvent donc utiliser le Work OS.
- Modules. Un Work OS utilise des modules fonctionnels que les équipes assemblent par de simples glisser-déposer, créant ainsi des applications qui non seulement gèrent le travail mais qui capturent et restituent également les données. Chaque utilisateur du Work OS peut décomposer et reconstituer n’importe quels flux de travail ou application proposés sur le Work OS.
- Données structurées. Un Work OS capture toutes les données saisies, manuellement ou via des automatisations, pour offrir un ensemble de données complet et facile à assimiler. L’utilisateur peut ensuite utiliser les données telles quelles ou à travers le prisme des modules.
- Intégration de données et d’applications. Un Work OS permet de connecter des sources de données et des applications externes dans un espace de travail unifié. Les intégrations permettent aux utilisateurs de continuer à utiliser leurs outils préférés tout en centralisant le travail sur une seule plateforme partagée.
- Automatisation des flux de travail. Un Work OS permet d’automatiser la plupart, voire la totalité, de ses opérations. L’automatisation vise à supprimer l’erreur humaine pour les tâches récurrentes et rébarbatives.
- Visualisation et analyse des données. Tous les utilisateurs d’un Work OS disposant des autorisations d’accès à une source de données spécifique peuvent créer des rapports et des visualisations avec ce système. Avec les tableaux de bord et les rapports d’un Work OS, vous disposez d’une source d’information unique pour toute prise de décision s’appuyant sur les données.
- Autorisations et contrôle. Un Work OS permet de définir qui peut consulter, modifier et saisir des données mais également qui peut intégrer et automatiser des tâches. De cette façon, les équipes peuvent travailler comme elles le souhaitent avec le Work OS sans jamais s’écarter des normes organisationnelles.
Fonctionnalités avancées qu’un Work OS peut offrir
- Création d’applications sans avoir besoin de savoir coder. Un Work OS fournit une plateforme ouverte qui nécessite peu ou pas de codage. Les développeurs peuvent ainsi créer des widgets, des flux de travail, des intégrations et des applications personnalisés, qui peuvent ensuite être utilisés par l’organisation en question ou commercialisées à des tiers.
- Suivi des progrès. Un Work OS permet à chaque collaborateur et chaque équipe de suivre en toute transparence l’avancée du travail (projets, initiatives, processus). Les managers peuvent garder un œil sur le travail de chaque collaborateur et ainsi s’assurer que les équipes restent alignées.
- Communication . Un Work OS ne fournit pas nécessairement des canaux de communication autonomes. Cependant, il propose une messagerie contextualisée pour chaque tâche. Il offre également la possibilité d’intégrer des outils de communication tiers (vidéo, messagerie, documents partagés et e-mail) pour davantage de contextualisation.
En savoir plus sur les capacités essentielles d’un Work OS.
Pourquoi les offres de Work OS sont-elles apparues ?
Notre environnement de travail a radicalement changé. Les équipes, quelle que soit leur taille, doivent aujourd’hui travailler à une vitesse fulgurante pour offrir la meilleure expérience client possible, et ainsi éviter de perdre des opportunités, du temps et des ressources. Pour constamment optimiser le travail de leurs équipes, les organisations s’efforcent également de rester proches de leurs clients. Cela leur permet d’identifier et de saisir rapidement les opportunités, mais également de réagir immédiatement aux menaces, tout en maintenant l’alignement, la productivité et l’efficacité de l’ensemble de l’organisation.
Un Work OS est conçu pour gérer ce type de complexité. Un Work OS est un espace de travail unique où les équipes planifient et mettent en œuvre tout leur travail : idées, processus, projets et initiatives. Il s’agit là de l’outil idéal pour les équipes dynamiques, rapides et travaillant à distance, pour lesquelles une collaboration efficace est indispensable. Grâce à cette plateforme unique, les dirigeants peuvent s’assurer que tous leurs collaborateurs fournissent un travail de qualité et suivent les mêmes procédures.
Le création des Work OS est liée à l’émergence de diverses tendances macroéconomiques : l’agilité organisationnelle, la transformation numérique et la collaboration entre équipes.
L’agilité, une qualité rare et pourtant indispensable
Les réglementations, l’environnement et les exigences des clients évoluent sans cesse. Pour les organisations, suivre le rythme de ces changements tout en assurant une excellente qualité de service et de produit n’a rien de simple.
Il leur faut donc être agiles, c’est-à-dire faire preuve d’une grande flexibilité. L’agilité, autrefois mode de fonctionnement des développeurs de logiciels, est désormais devenue un atout indispensable pour de nombreuses organisations.
L’agilité organisationnelle est la capacité d’une organisation à s’adapter rapidement. Pour de nombreuses organisations, cela implique un nouvel état d’esprit, avec moins de hiérarchie et la mise en place d’équipes ultra-réactives capables de s’approprier des projets du début à la fin.
Et pourtant, selon une récente étude de la société de conseil en gestion Oliver Wyman, bien que de nombreux dirigeants aient déclaré que l’agilité organisationnelle jouait un rôle essentiel pour leur réussite future (90 %), seul un sur quatre estimait que son agilité organisationnelle était élevée (26 %).
Pour tenter de combler ce fossé, les organisations ont opté pour la transformation numérique.
La transformation numérique ne se fait pas sans douleur
Les entreprises utilisent aujourd’hui les technologies numériques pour rationaliser leurs processus et gérer le travail. La transformation numérique est le processus d’intégration de la technologie numérique dans tous les domaines d’une entreprise afin de résoudre les problèmes opérationnels. Plus qu’une simple utilisation de nouveaux logiciels, la transformation numérique amène les dirigeants et les équipes à repenser leur façon de mettre en œuvre les processus, les flux de travail et les relations avec les clients.
Pour réaliser leur transformation numérique, de plus en plus d’organisations ont adapté les nouvelles technologies à leur travail. Toutefois, dans de nombreuses organisations, il arrive que les différents services et métiers utilisent leurs propres logiciels spécialisés : CRM pour les ventes, ERP pour les finances, gestion des campagnes pour le marketing ou HCM pour les RH. Ces outils ne sont pas connectés entre eux, d’où la création de silos de données entre les services et les équipes. Pour les dirigeants et les équipes, il devient donc difficile d’avoir une vue d’ensemble de la situation et de prendre des décisions sereines qui s’appuient sur des données.
La collaboration entre équipes est encore plus difficile aujourd’hui
La plupart des organisations ont du mal à suivre le rythme de la transformation numérique et de l’agilité organisationnelle. Selon McKinsey, « dans de nombreuses entreprises, la propriété des processus et des informations est fragmentée et jalousement gardée, les fonctions sont conçues pour répondre à des besoins limités, et la complexité interne qui en résulte entrave la collaboration indispensable au sein des entreprises ».
Ajoutons à cela que la plupart des organisations fonctionnent également avec des effectifs répartis sur différents sites et fuseaux horaires, et non dans un « siège » traditionnel. Bien souvent, les flux de travail des services sont inefficaces, avec les RH, le marketing, les opérations, l’ingénierie, les ventes et la conception qui opèrent chacun de leur côté.
L’enjeu est évident : pour survivre, les organisations doivent absolument trouver un moyen de gérer cette complexité.
Les équipes autonomes sont aujourd’hui le moteur des organisations, non sans conséquences
Pour résoudre cette équation, les équipes autonomes, c’est-à-dire des équipes travaillant seules, avec leurs propres pratiques et objectifs, jouent aujourd’hui un rôle crucial au sein des organisations. Les équipes autonomes opèrent rapidement et de manière indépendante, à l’aide d’outils personnalisés qui répondent aux besoins de leur métier ou du projet sur lequel elles travaillent. Rapides et efficaces, ces équipes mènent leur travail et leurs projets de la manière qui leur convient le mieux.
Revers de la médaille, des « micro-organisations » et des groupes de travail finissent par se créer au sein même des organisations. Chaque équipe fonctionne de son côté, sans collaborer avec les autres équipes, sans la supervision d’un cadre, et sans s’aligner sur les objectifs de l’entreprise ni sur des procédures standardisées.
Les silos plombent les performances des entreprises
L’entreprise d’aujourd’hui est minée par trois grands types de silos :
- Les silos de données : les données relatives au travail ne sont pas partagées entre les équipes, avec pour conséquence des prises de décision isolées. Par exemple, les concepteurs n’ont pas accès aux statistiques marketing et ignorent donc si une campagne a réussi ou échoué.
- Les silos de collaboration : une équipe n’est pas informée du travail d’une autre, ce qui génère des doublons inutiles. Par exemple, une équipe projet crée des documents marketing pour un client tandis que l’équipe marketing crée elle aussi ces mêmes documents.
- Les silos opérationnels : les unités de travail élaborent leurs propres procédures plutôt que de travailler selon des procédures opérationnelles standard. Par exemple, une unité signe un contrat pour payer les fournisseurs en 30 jours nets au lieu de 60 jours nets, ce qui est la norme au sein de l’organisation, et cela en raison du cloisonnement de leurs procédures.
À qui s’adresse un Work OS ?
Un Work OS convient à toutes les équipes, quelle que soit leur taille, car sa grande flexibilité lui permet de s’adapter aux besoins de n’importe quels processus, projet ou flux de travail. Un Work OS est conçu pour être utilisé par tous les collaborateurs d’une organisation, et non à une catégorie spécifique de professionnels. Il ne remplace pas d’autres systèmes mais offre généralement la possibilité de les intégrer sur la plateforme. Les offres de Work OS varient en termes de simplicité d’utilisation et de flexibilité.
Pourquoi mon équipe devrait-elle utiliser un Work OS ?
Un Work OS fait disparaître les silos et améliore l’agilité organisationnelle en centralisant les données, en contextualisant la communication et en offrant une visibilité à tous les niveaux de l’organisation :
- L’agilité au cœur de l’organisation : un Work OS permet aux équipes de s’adapter rapidement en automatisant le travail routinier et en donnant aux équipes l’autonomie nécessaire pour travailler de la manière qui leur convient le mieux. Et vous avez la garantie que le travail répond aux normes de votre organisation.
- Centralisation des données : les offres de Work OS fusionnent les informations issues d’outils disparates en un seul et même endroit. De cette manière, tous les utilisateurs disposant d’autorisations y ont accès pour prendre des décisions s’appuyant sur des données. Finis les silos de données.
- Contextualisation des communications : les offres de Work OS permettent aux équipes de communiquer directement dans le contexte d’un travail donné. Les différentes unités opérationnelles peuvent ainsi facilement partager les produits et les plans de travail. Finis les silos de collaboration.
- Renforcement de la visibilité : les offres de Work OS centralisent les communications et les données. Les dirigeants peuvent donc garder un œil sur le travail réalisé chaque jour et s’assurer de l’alignement sur les procédures standard. Finis les silos opérationnels.
Les offres de Work OS s’imposent comme un espace de travail numérique qui connecte les équipes à leur travail et aux outils les plus pertinents. Elles permettent de résoudre un grand nombre des problèmes d’organisation identifiés précédemment.
Voyons deux exemples :
Exemple 1 : Une agence de marketing utilise un Work OS pour planifier et mettre en œuvre des campagnes simultanées : réseaux sociaux, coût par clic des moteurs de recherche, marketing par e-mail et publicité de marque hors ligne. Tout cela requiert une collaboration et une synchronisation entre plusieurs équipes : création, conception, contenu, production, opérations, finances et ventes. Toutes les équipes doivent être alignées à tout moment, et la direction a besoin de visibilité sur l’avancement, la charge de travail, les coûts et le retour sur investissement des campagnes. L’agence utilise le Work OS pour rationaliser les flux de travail, notamment la gestion des contrats juridiques, l’intégration de nouveaux clients, ainsi que la réception et la hiérarchisation des demandes des clients.
Exemple 2 : Une entreprise de développement de logiciels utilise un Work OS pour collaborer avec les propriétaires de produits, les responsables du service client et les développeurs. Toutes les informations provenant des outils utilisés par les équipes (Jira, Github et Zendesk) sont intégrées dans le Work OS. Toute la communication interne et entre les équipes se fait sur la plateforme du Work OS : les propriétaires de produits gèrent les requêtes concernant les fonctionnalités, les feuilles de route et l’établissement des priorités ; les développeurs informent les propriétaires de produits des avancées et des problèmes ; les agents du service client transmettent les demandes des clients aux propriétaires de produits, et bien plus encore.
Comment un Work OS optimise le travail d’équipe à distance
Le télétravail est de plus en plus répandu et requiert la flexibilité d’un Work OS. Un Work OS offre aux équipes la possibilité de créer rapidement des processus et des flux de travail qui répondent à leurs besoins spécifiques, qu’ils vivent dans la même ville ou aux quatre coins de la planète.
Voici quelques-uns des avantages à utiliser un Work OS pour le travail d’équipe à distance :
Communiquer « en contexte » : collaborez directement dans le contexte de n’importe quel projet ou initiative avec un espace conçu pour la communication en temps réel. Vous avez la possibilité de mentionner les membres d’équipe, les équipes et tous vos collaborateurs sur une application de flux de travail. Partagez des fichiers, des commentaires et du feed-back en un seul endroit central pour éviter de longues réunions virtuelles et d’interminables échanges d’e-mails.
Encourager la responsabilisation : dans le cadre du télétravail, il est difficile de s’assurer que les équipes restent performantes. Assignez aux propriétaires des éléments d’action pour encourager la responsabilisation et faire en sorte que chacun sache quelles sont les tâches sous sa responsabilité.
Maîtriser la charge de travail : voyez rapidement qui fait quoi et déterminez qui a la capacité ou non de prendre en charge de nouveaux projets pour éviter tout burn-out. Reprogrammez ou réaffectez les tâches si nécessaire pour vous assurer de respecter toutes vos échéances.
Comment choisir le bon Work OS ?
Les offres de Work OS s’adressent à tous les collaborateurs d’une organisation, et non à une catégorie spécifique de professionnels. Elles ne remplacent pas nécessairement d’autres logiciels. Néanmoins, elles offrent généralement la possibilité d’intégrer ces derniers sur la plateforme.
Les offres de Work OS varient en termes de simplicité d’utilisation et de flexibilité. Il est donc important de choisir le système le mieux adapté à vos besoins.
Critères à prendre compte pour choisir le meilleur système
- Flexibilité : quelle est la flexibilité du système ? Pouvez-vous l’adapter aux flux de travail de votre organisation ? Les utilisateurs peuvent-ils concevoir leurs propres applications avec peu ou pas de codage afin de créer des fonctionnalités personnalisées leur permettant de gérer leurs flux de travail ?
- Intégration : le Work OS offre-t-il la possibilité d’intégrer les outils utilisés par votre organisation ?
- Prise en main : les équipes de votre organisation pourront-elles facilement l’utiliser ? Est-il intuitif ? Quelle est la courbe d’apprentissage ? Nécessite-t-il une implémentation informatique ?
- Facteur temps : le système favorise-t-il la collaboration pour synchroniser les employés et les équipes ? Fait-il gagner du temps ou augmente-t-il la charge de travail ? Comporte-t-il des automatisations pouvant éliminer les activités manuelles ? Faut-il recruter quelqu’un pour le gérer ?
Pourquoi mon organisation devrait-elle utiliser monday.com ?
monday.com est le Work OS qui permet aux équipes de gérer des projets et des flux de travail en toute confiance. Il propose une plateforme complète d’une grande souplesse qui s’adapte à toutes les tailles d’entreprise et convient également aux utilisateurs individuels. Voici ce que vous offre monday.com :
De nombreuses intégrations : les intégrations vous permettent de centraliser vos données et vos outils dans le Work OS. monday.com vous permet d’intégrer notamment :
- Salesforce
- Mailchimp
- Github
- Shopify
- Jira
- Hubspot
- Outils Microsoft Office
- Et bien d’autres encore
La flexibilité : monday.com est le Work OS le plus flexible du marché. Autrement dit, vous êtes libre de créer vos propres flux de travail en utilisant des modules. Vous pouvez également créer vos propres modules en utilisant le framework monday Apps au sein du Work OS. Partie intégrante de monday.com, le framework monday Apps est une plateforme de développement nécessitant peu de code et permettant aux développeurs de créer de nouveaux modules que les équipes peuvent ensuite glisser et déposer pour façonner leurs flux de travail.
Une prise en main facile: monday.com est facile à utiliser et ne nécessite aucun codage, ce qui favorise l’adoption de la plateforme à tous les niveaux de l’organisation.
Des automatisations : monday.com permet aux équipes de gagner du temps en automatisant les tâches les plus ennuyeuses. De cette façon, les équipes gagnent du temps et peuvent se concentrer sur les tâches qui requiert tout leur talent.
De multiples options de visualisation : monday.com offre aux dirigeants et aux managers de multiples options pour visualiser les projets mis en œuvre au sein de leur organisation et de leurs équipes en se tenant informés de leur avancement.
Comment mettre en place un Work OS ?
Les offres de Work OS encouragent la flexibilité, la visibilité, la concentration et la collaboration. La mise en place d’un Work OS est extrêmement simple.
Étape 1 : Transférez toutes les données de votre organisation dans votre Work OS grâce aux intégrations. Les intégrations permettent de transférer facilement vos données dans le Work OS. Il peut s’agir de tickets Zendesk, d’e-mails reçus, d’e-mails d’un CRM, etc.
Étape 2 : Créez des flux de travail. Qu’il s’agisse de la création d’une campagne ou du lancement d’un produit, le flux de travail doit comporter chaque étape du processus.
Étape 3 : Invitez tous vos collaborateurs, fournisseurs et membres d’équipe à rejoindre le Work OS pour vous garantir une communication contextualisée pour chaque tâche au sein du système. Par exemple, vous pouvez rédiger des commentaires à l’intérieur des éléments ou des processus pour vous assurer que vos équipes sont toujours parfaitement informées. Pour qu’un Work OS soit le plus efficace possible, toute la communication doit se faire au sein de la plateforme, sur un projet ou un flux de travail. Il peut s’agir de discussions sur les tâches et les projets, de collecte de données sur les clients et les employés, etc. Vous pouvez également inviter des fournisseurs et des clients externes à rejoindre vos tableaux partagés.
Étape 4 : Créez des tableaux de bord qui vous donneront une visibilité globale sur les processus, les projets et les flux de travail en cours. De cette façon, les dirigeants et les managers auront un aperçu complet des activités de leur organisation. Un Work OS vous permet de suivre les avancées et les projets, de visualiser le nombre de tâches terminées dans un sprint et de vérifier la disponibilité de vos collaborateurs, rapidement et facilement.
En suivant les étapes 1 à 4, vous avez déjà offert un niveau de visibilité et de transparence inédit à votre équipe.
Vous pouvez désormais utiliser les fonctionnalités plus avancées des plateformes Work OS, notamment l’automatisation des flux de travail pour libérer vos collaborateurs du travail routinier. Vous avez également la possibilité d’attribuer automatiquement des tâches aux membres d’équipe, de créer des notifications pour les échéances à venir et de les décaler en fonction de l’avancement du projet. Et ce n’est pas tout ! Vous pouvez aussi configurer vos flux de travail pour informer automatiquement tous les membres d’équipe en même temps
Le Work OS comble les attentes des entreprises d’aujourd’hui et de demain
L’avenir du travail est déjà là. Les équipes doivent être plus agiles, plus numériques et communiquer mieux que jamais. Les Work OS sont la solution aux nouveaux défis des entreprises. Ils offrent un espace de travail numérique pour tout le travail réalisé au sein d’une organisation. Ils répondent donc parfaitement aux contraintes de l’organisation du travail, en aidant les équipes à être plus agiles, à adopter plus facilement la transformation numérique et à améliorer la collaboration. Équipé de fonctionnalités uniques, monday.com est le Work OS le plus simple et le plus flexible. Grâce à lui, les équipes peuvent désormais gérer leurs projets et leurs flux de travail en toute confiance.
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