Gestion de portefeuille d’applications (APM) : simplifiez votre environnement informatique

Maîtriser sa gestion de portefeuille d’applications (APM) n’est plus une option, c’est une nécessité stratégique. En effet, aujourd’hui, chaque équipe peut désormais adopter ses propres logiciels pour gagner en efficacité. Mais cette liberté a un coût : l’environnement IT explose. Trop d’applications, trop de doublons et trop de coûts cachés. Sans une gouvernance claire, sa stack applicative devient rapidement un frein à la performance plutôt qu’un levier de croissance.

Entre abonnements inutilisés, sécurité fragilisée et expérience employé dégradée, le prix à payer de cette prolifération logicielle est chaque jour un peu plus lourd. Pourtant, une démarche structurée de gestion de portefeuille d’applications (APM) permet de reprendre le contrôle sur son environnement informatique. En cartographiant et en rationalisant ses applications logicielles, on peut éliminer les redondances, optimiser les coûts IT et recentrer ses investissements sur les applications réellement stratégiques pour l’activité de son entreprise.

Dans cet article, nous verrons donc ce qu’est la gestion de portefeuille applicatif (APM), pourquoi elle est incontournable pour toutes les entreprises, ses avantages et comment un bon outil de gestion du travail comme monday work management permet de piloter efficacement son portefeuille applicatif.

Qu’est-ce que la gestion de portefeuille d’applications informatiques (APM) : définition

L’Application Portfolio Management (APM) ou gestion de portefeuille d’applications en français est une approche structurée qui permet de reprendre le contrôle sur son environnement logiciel. Elle consiste donc à dresser un inventaire exhaustif de toutes les applications informatiques en usage dans son entreprise, à en évaluer les coûts, la valeur ajoutée et le taux d’adoption puis à prendre une décision : doivent-elles être conservées, remplacées, optimisées ou supprimer. La gestion de portefeuille IT est donc à la fois une discipline de gouvernance et un outil stratégique pour rationaliser son environnement informatique.

La gestion de portefeuille applicatif (APM) consiste à suivre l’ensemble des applications logicielles achetées et utilisées afin d’optimiser son infrastructure technologique globale.

Cependant, à la différence de la simple gestion de projet ou de la gestion de portefeuille, l’APM informatique s’intéresse à la pertinence de chaque application en fonction de sa contribution réelle aux objectifs métiers de l’entreprise d’une part et de son alignement avec la stratégie globale de l’organisation de l’autre. Cela permet de mesurer la valeur réelle des investissements logiciels effectués et d’éviter ainsi la prolifération d’outils redondants ou inutiles.

En pratique, un bon pilotage des applications est donc un levier de performance efficace. Cela permet d’éliminer les dépenses inutiles, de renforcer la cohérence de ses systèmes informatiques et de simplifier le quotidien de ses utilisateurs.

Pourquoi la gestion de portefeuille applicatif (APM) est essentielle aujourd’hui

La multiplication des applications logicielles est presque devenue hors de contrôle dans la majorité des entreprises modernes. En effet, en moyenne, une organisation utilise des dizaines voire des centaines de logiciels différents pour répondre à des besoins variés : service, suivi de projet, développement, PGI, CRM, RH, opérations, etc. Mais, cette diversité entraîne souvent des aléas imprévus. Sans tentative de rationalisation des applications, les entreprises s’exposent donc à des coûts cachés liés à des licences non utilisées, à des doublons de facture pour des logiciels identiques et à une complexité de gestion accrue pour les équipes IT en charge de l’APM.

Un bon outil peut avoir un impact considérable sur la productivité d’une équipe. Mais, cela a aussi un coût. Si vous utilisez une application, elle doit être performante, exploitée au maximum de son potentiel sans jamais être redondante avec d’autres outils que vous payez déjà.

De plus, un portefeuille applicatif mal géré présente des risques en matière de sécurité et de conformité à ne pas négliger. En effet, chaque nouvelle application ajoutée peut introduire de nouvelles vulnérabilités de sécurité cloud et, sans gouvernance IT claire, il devient difficile de maîtriser ses flux de données ou de respecter les réglementations applicables à son secteur, comme le RGPD par exemple. À cela s’ajoute un impact direct sur sa productivité. En effet, si ses employés perdent du temps à jongler entre trop d’applications différentes, cela nuit automatiquement à la collaboration et à l’efficacité de toute son organisation.

La rationalisation des applications est donc essentielle. En apportant une vision centralisée de son environnement informatique et en permettant une optimisation de ses usages, une bonne gestion de portefeuille d’applications (APM) permet de piloter efficacement sa transformation digitale tout en soutenant la croissance de son entreprise.

Qui est responsable de la gestion du portefeuille d’applications (APM) : le portfolio manager

La responsabilité de la gestion de portefeuille applicatif (APM) varie selon la taille et la structure de l’entreprise. Mais, elle implique généralement une collaboration étroite entre les équipes IT, la direction et les différents métiers de l’entreprise.

Ainsi, dans de grandes organisations, la gouvernance de l’APM informatique est souvent confiée au Chief Information Officer (CIO) ou au service de gestion des systèmes d’information. En effet, ce sont eux qui ont une vision stratégique des investissements technologiques de l’entreprise et de leur alignement avec les objectifs généraux de l’organisation.

Cependant, le pilotage des applications ne peut pas reposer uniquement sur le service IT. Les équipes métiers jouent un rôle essentiel dans l’évaluation de la valeur de chaque application car ce sont elles qui utilisent ces outils au quotidien. Leur retour permet donc de mesurer l’adoption de chaque logiciel, mais aussi son efficacité et sa pertinence au regard des besoins réels des équipes. On peut même envisager de créer un comité de gouvernance applicative qui réunira régulièrement toutes les parties prenantes impliquées (IT, finance, métiers) afin de prendre des décisions collectives et équilibrées.

Les principaux avantages de la gestion de portefeuille d’applications (APM) pour les entreprises

La gestion de portefeuille d’applications (APM) est bien plus qu’un simple exercice de gouvernance IT. Il s’agit d’un véritable levier d’accélération de la transformation digitale des entreprises. En offrant une vision claire et centralisée des outils informatiques utilisés, elle permet de rationaliser ses ressources pour les réinvestir là où cela crée véritablement de la valeur. Ainsi, les bénéfices de l’APM sont nombreux et touchent aussi bien la performance technologique que l’efficacité organisationnelle.

• Réduction de la dette technique : en éliminant les redondances et en modernisant les systèmes informatiques, notamment lors des migrations vers le cloud, la gestion du portefeuille IT permet de limiter les dépendances inutiles tout en renforçant la capacité d’innovation des entreprises.
• Optimisation des coûts opérationnels : l’identification des applications redondantes ou sous-utilisées permet de réduire les dépenses informatiques, d’optimiser ses abonnements voire de renégocier ses contrats pour réinvestir dans des solutions réellement utiles.
• Sécurité et conformité renforcées : une meilleure visibilité sur l’ensemble de son portefeuille applicatif réduit les risques liés aux outils non maîtrisés, limitant les failles de sécurité potentielles tout en facilitant le respect des normes comme le RGPD.
• Fluidification des processus métiers : sélectionner les bons outils de travail et les intégrer efficacement dans ses processus favorise la collaboration, l’agilité mais aussi la résilience de son organisation.
• Expérience employé améliorée : un portefeuille applicatif rationalisé signifie moins d’outils à maîtriser, une meilleure cohérence du travail effectué et une productivité accrue pour toutes ses équipes.

En outre, avec une solution de gestion du travail complète comme monday work management, la gestion de son portefeuille d’applications devient plus simple, plus visuelle et concrètement orientée vers la prise de décision stratégique.

Comment mettre en place une stratégie de gestion de portefeuille d’applications (APM) efficace

Mettre en place une stratégie efficace de gestion de portefeuille applicatif (APM) demande une approche méthodique. L’objectif est de centraliser la gestion de tous les logiciels en œuvre dans son entreprise, de réduire les doublons et d’en optimiser les coûts tout en améliorant sa sécurité cloud et sa productivité. Mais, pour y parvenir, il est nécessaire de suivre un processus structuré composé de plusieurs étapes clés, chacune contribuant à rationaliser les applications utilisées dans l’organisation et à s’assurer qu’elles répondent réellement aux besoins métiers. Voici les étapes à suivre pour construire une démarche de rationalisation des applications durable.

Étape 1 APM : réaliser l’inventaire des applications

La première étape de toute démarche de gestion de portefeuille d’applications (APM) est de constituer un inventaire le plus complet possible des logiciels et applications utilisés dans son entreprise. Ainsi, les applications peuvent être classées en plusieurs catégories : actives, rarement utilisées ou déjà abandonnées. Cet état des lieux initial donne une vision claire de son environnement informatique qui mettra rapidement en évidence les doublons ou les outils obsolètes.

Pour être précis, il est cependant nécessaire de collaborer efficacement avec les responsables budgétaires afin de collecter en parallèle les contrats de chaque application, les coûts associés et leurs taux d’utilisation réels. Malheureusement, au vu du nombre d’applications à répertorier et de leur oubli plus ou moins volontaire, un tel inventaire ne sera jamais ni figé ni exhaustif. Il doit donc être régulièrement mis à jour afin d’intégrer les derniers outils découverts, mais aussi les évolutions technologiques et les nouveaux besoins des équipes.

Étape 2 APM : évaluer la valeur et le coût des applications de son portefeuille IT

Une fois l’inventaire établi et les doublons ou applications inutilisées supprimées, l’étape suivante du processus de rationalisation du SI consiste à évaluer chaque application active selon des critères objectifs comme son coût total de possession, son taux d’adoption, sa valeur métier et son niveau d’intégration avec les autres systèmes de l’entreprise pour lui donner une note globale de performance et de valeur dans chaque domaine clé.

Étape 3 APM : prioriser et rationaliser les applications recensées

La priorisation est une phase clé de la gestion de portefeuille d’applications (APM). Elle consiste à identifier quels sont les logiciels stratégiques et à décider du sort de ceux qui, bien qu’actifs, n’apportent pas de réelle valeur à l’entreprise. Cette classification permet d’agir de manière structurée et de planifier correctement la rationalisation des applications à mettre en œuvre. Pour cela, le gestionnaire du portefeuille informatique peut s’appuyer sur plusieurs outils.

• Loi de Pareto : sachant que moins d’un quart de ses applications concentrent la majorité des dépenses d’exploitation et de maintenance IT, vous pouvez utiliser la règle des 80-20 pour repérer plus rapidement quels leviers financiers actionner. De la même manière, essayez de distinguer les outils essentiels de ceux qui ne sont que secondaires. L’objectif est d’obtenir une vue équilibrée entre coûts et valeur ajoutée afin d’optimiser son portefeuille applicatif global.
• Carte de capacités métier : ce type de cartographie applicative fonctionne un peu comme un mapping concurrentiel et permet de mettre en évidence l’adéquation entre applications et capacités métiers de l’entreprise. On peut ainsi plus facilement visualiser l’adéquation technique et opérationnelle réelle de chaque application, mais aussi les capacités métiers sur lesquelles elles se chevauchent.

Ainsi, l’enjeu de cette étape est d’éliminer toute complexité IT inutile pour recentrer ses investissements sur les applications qui soutiennent réellement les objectifs métiers de son entreprise.

Étape 4 APM : mettre en place une gouvernance continue

La réussite d’une bonne stratégie APM repose sur une gouvernance solide. Ainsi, il ne s’agit pas seulement de faire un tri ponctuel tel un ménage de printemps applicatif, mais bien de mettre en place un processus permanent de suivi de son environnement informatique. Cela implique donc de définir les bons indicateurs clés de performance (KPI) à suivre pour s’assurer que les applications utilisées restent bien alignées avec ses besoins métiers et les exigences de sécurité de son entreprise. Enfin, une gouvernance efficace doit également limiter l’introduction non contrôlée de nouveaux outils en validant systématiquement les choix technologiques effectués. Avec ce cadre posé, on s’assure ainsi que son portefeuille IT reste cohérent, rentable et évolutif tout en évitant le retour des redondances ou des coûts cachés.

Quels indicateurs KPI suivre pour mesurer la valeur de son portefeuille applicatif

Pour tirer pleinement parti de la gestion de portefeuille d’applications (APM), il est essentiel de suivre des indicateurs clés de performance (KPI) pertinents. Ces données permettent de contrôler les coûts, la valeur métier et la sécurité de chaque application tout en identifiant les logiciels à conserver, ceux à optimiser et ceux dont il faut se séparer. Voici les principaux KPI APM à surveiller.

• Coût total de possession (TCO) : évalue l’ensemble des dépenses liées à une application (abonnement, maintenance, support et intégrations) afin de déterminer si son usage justifie réellement son coût.
• Taux d’utilisation réelle : mesure la fréquence et le volume d’utilisation par rapport au nombre total de licences acquises. Un faible taux d’utilisation indique une sous-exploitation et donc un potentiel d’optimisation.
• Contribution à la valeur métier : analyse la manière dont chaque application soutient les processus critiques de l’entreprise et contribue aux objectifs stratégiques.
• Taux de redondance : identifie les chevauchements entre applications aux fonctionnalités similaires, source de gaspillage budgétaire.
• Indicateurs de sécurité et de conformité : suivent la présence de mises à jour, l’alignement avec les politiques de sécurité de l’entreprise et la conformité réglementaire.
• Satisfaction des utilisateurs : mesure l’expérience employé grâce à des enquêtes de satisfaction ou à l’analyse de tickets de support.

En associant ces différents indicateurs KPI d’APM, les entreprises peuvent donc établir une vision claire et pilotée de leur portefeuille applicatif pour assurer des décisions stratégiques mieux informées en temps réel.

Bonnes pratiques pour optimiser la gestion de son portefeuille d’applications (APM)

Une étude de Capgemini révèle qu’une gestion efficace de son portefeuille applicatif peut générer jusqu’à 37 % d’économies sur les dépenses d’exploitation de la DSI. Mais, pour tirer pleinement parti de son processus de rationalisation des applications, il est essentiel d’adopter quelques bonnes pratiques.

• Favoriser une collaboration métiers/IT : les équipes métiers connaissent leurs besoins opérationnels tandis que les équipes IT assurent la cohérence technique, la sécurité et la scalabilité du portefeuille d’applications de l’entreprise. Cette collaboration garantit des choix équilibrés. Cependant, elle doit toujours s’accompagner d’une conduite du changement adaptée pour faciliter l’adoption des nouvelles applications et l’abandon des anciennes.
• Bien structurer la gestion des demandes d’applications : clarifier et prioriser les besoins de chaque métier permet de définir officiellement quelles applications intégrer ou retirer du portefeuille applicatif pour ne conserver que celles qui apportent réellement de la valeur à l’entreprise.
• Optimiser le modèle opérationnel de la DSI : standardisation des processus, stratégie d’achat documentée et adoption de méthodes agiles peuvent renforcer efficacement la performance globale de ses services IT.
• Définir et suivre les bons KPI : des indicateurs de performance comme le coût par utilisateur, le taux d’adoption ou la valeur métier générée apportent une vision claire de la performance du portefeuille IT et aident à identifier rapidement les leviers d’amélioration potentiels.
• Procéder à des revues régulières du portefeuille applicatif : avec l’évolution rapide des besoins métiers, certaines applications peuvent vite devenir obsolètes. Une évaluation continue garantit que le portefeuille d’applications est bien toujours aligné sur la stratégie de l’entreprise.
• Adopter une stratégie Zero Trust : près de 63 % des grandes entreprises déploient déjà ce modèle de sécurité, devenu incontournable pour réduire les risques liés aux applications.

Enfin, s’appuyer sur une solution de gestion du travail moderne comme monday work management permet de mettre en pratique ces principes APM plus facilement. Avec ses tableaux visuels, ses automatisations et ses fonctionnalités de reporting avancé, le pilotage des applications devient un processus collaboratif, transparent et vraiment orienté résultats.

Tendances et avenir de la rationalisation applicative

Ces dernières années, la gestion de portefeuille d’applications (APM) connaît une évolution rapide sous l’effet de tendances aussi bien technologiques que organisationnelles et sécuritaires. Dans ce contexte, les entreprises doivent donc régulièrement adapter leur stratégie de rationalisation du SI pour rester compétitives tout en garantissant performance, conformité et maîtrise des coûts.

Réduire la SaaS Fatigue grâce à l’APM

En 2023, les entreprises utilisaient déjà au quotidien 130 applications SaaS en moyenne. Cette explosion d’outils cloud a entraîné un phénomène connu sous le nom de « SaaS Fatigue ». Dans ce cas, la multiplication des applications disponibles se traduit par une complexification des processus de travail qui alourdit la charge cognitive des employés. La gestion de portefeuille IT est donc essentielle pour rationaliser les usages informatiques en entreprise. En favorisant des solutions intégrées et mieux gouvernées, les outils APM aident les entreprises à retrouver simplicité, efficacité et productivité.

L’intelligence artificielle au service de la gestion du portefeuille IT

Le marché mondial de l’intelligence artificielle, évalué à 540 milliards de dollars en 2023, devrait atteindre 1 270 milliards de dollars d’ici 2028. Or, cette croissance s’accompagnera d’avancées majeures dans plusieurs domaines dont l’automatisation par intelligence artificielle. Ainsi, l’IA joue déjà un rôle majeur dans les processus d’APM : analyse des données d’utilisation, détection automatique des applications redondantes, recommandations d’optimisation des applications et suppression automatisée des outils obsolètes. En intégrant l’IA dans leur stratégie de gestion de portefeuille d’applications, les entreprises gagneront donc encore un peu plus en agilité et en rapidité de décision.

Sécurité et conformité : des priorités renforcées

Avec la multiplication des logiciels SaaS et cloud-native, la sécurité et la conformité seront des piliers incontournables des processus de rationalisation des applications. En effet, les entreprises doivent à tout prix protéger leurs flux de données, anticiper les failles de sécurité et se conformer à des réglementations de plus en plus strictes telles que le RGPD. La mise en place d’une gestion centralisée de son portefeuille applicatif limitera donc les risques liés aux logiciels non contrôlés. Par ailleurs, des solutions de gestion intégrée comme monday work management facilitent déjà cette gouvernance en offrant une plateforme unique, collaborative et sécurisée pour piloter l’ensemble de son portefeuille applicatif.

En somme, l’avenir de la gestion de portefeuille d’applications (APM) sera plus automatisé, data-driven et collaboratif, permettant aux entreprises d’allier efficacement innovation, maîtrise des coûts et sécurité renforcée.

Gestion de portefeuille d’applications (APM) avec monday work management

Tout processus de gestion de portefeuille d’applications peut gagner en efficacité lorsqu’il repose sur un outil APM moderne, collaboratif et vraiment flexible. Ainsi, monday work management est une solution de gestion du travail centralisée permettant de visualiser, d’optimiser et de piloter tout son portefeuille SI dans un environnement unifié. Grâce à ses fonctionnalités IA avancées, ses automatisations sans code et ses outils de communication directe, monday work management est l’outil indispensable pour rassembler équipes IT et métiers afin d’aligner leurs choix logiciels sur les priorités stratégiques de l’entreprise.

Tableaux de bord personnalisables et vues multiples

Avec des tableaux de bord intuitifs et personnalisables, les gestionnaires de portefeuille IT peuvent facilement  inventorier leurs applications, suivre leurs coûts et analyser leur adoption au quotidien. En outre, monday work management propose 27 vues de travail pour répondre à tous les besoins : une vue Kanban pour suivre les tâches en cours, vue diagramme de Gantt pour planifier les projets à venir ou encore une vue chronologie ou calendrier pour gérer simplement ses jalons et ses échéances. Ainsi, vous avez toute la flexibilité visuelle nécessaire pour  mieux comprendre la valeur métier de chaque application et adapter votre gouvernance APM en temps réel.

Automatisation sans code et documents collaboratifs

Les automatisations sans code de monday work management simplifient la détection des anomalies applicatives comme une faible adoption ou un doublon d’applications. Ainsi, les notifications automatiques vont prévenir les équipes IT de tout élément à prioriser pour accélérer la prise de décision. Par ailleurs, toutes les parties prenantes peuvent enfin échanger efficacement grâce aux workdocs collaboratifs. Ainsi, chaque évaluation d’application peut être enrichie en temps réel, garantissant une analyse collective et transparente de son portefeuille applicatif.

200 intégrations natives pour un écosystème connecté

Avec plus de 200 intégrations natives, monday work management s’interconnecte facilement avec toutes vos applications SaaS quotidiennes. Cette connectivité étendue offre une vision complète de son environnement informatique pour favoriser une meilleure cohérence entre outils métiers et IT. Ainsi, en centralisant votre suivi APM sur monday work management, vous pouvez réduire vos coûts logiciels tout en renforçant l’adoption d’applications réellement stratégiques.

Un outil IA efficace et plus de 200 modèles prêts à l’emploi

S’appuyer sur un outil IA efficace est une vraie valeur ajoutée pour analyser efficacement les données d’utilisation réelle et recommander automatiquement quelles applications conserver, optimiser ou retirer de son portefeuille applicatif. En complément, monday.com propose plus de 200 modèles prêts à l’emploi dont un modèle d’analyse des lacunes et un modèle d’analyse des causes profondes pour commencer dès aujourd’hui la mise en œuvre d’une stratégie APM performante.

Gérez votre portefeuille d’applications (APM) dès aujourd’hui avec monday work management

La gestion de portefeuille d’applications (APM) ne se limite pas à effectuer un petit inventaire technique. Il s’agit d’un processus stratégique pour optimiser les coûts IT, renforcer la sécurité cloud, améliorer la productivité et accompagner la transformation digitale de son entreprise. Mais, aujourd’hui que les applications disponibles se multiplient de façon exponentielle, une gouvernance applicative claire est devenue incontournable.

Avec monday work management, l’APM redevient un processus simple, collaboratif et basé sur des données concrètes. En effet, vous pouvez centraliser toutes les informations liées à vos applications, surveiller en continu la performance de vos outils et enfin rationaliser vos investissements logiciels. Grâce à ses tableaux de bord personnalisables, ses automatisations sans code et ses nombreuses vues de travail, équipes IT et métiers gagnent autant en clarté qu’en efficacité. Adopter monday.com pour gérer son portefeuille applicatif, c’est donc transformer un environnement IT complexe en un écosystème cohérent et évolutif. Et les bénéfices sont immédiats : réduction des coûts, meilleure collaboration, connectivité renforcée et optimisation continue grâce à un outil IA efficace.

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