Comment résumer un diagramme de Gantt en deux mots ?
- Activités
- Temps
Plus précisément, un diagramme de Gantt est un diagramme à barres qui représente les activités (ou les tâches, les événements) d’un calendrier de projet sur une période donnée.
Les diagrammes de Gantt modernes affichent souvent des dépendances (la façon dont chaque tâche est liée aux autres) et peuvent inclure plusieurs membres d’équipe, des codes couleur, des calendriers intégrés, etc.
Mais comment le diagramme de Gantt a-t-il acquis son nom et sa renommée ?
D’où vient le diagramme de Gantt ? Un bref historique
En 1896, un homme du nom de Karol Adamiecki inventa une nouvelle façon de représenter graphiquement des processus interdépendants. Il appela ce type de diagramme de gestion de projet un harmonogramme, précurseur du fameux diagramme de Gantt que l’on connaît aujourd’hui.
Alors pourquoi ne l’appelle-t-on pas le diagramme d’Adamiecki ?
Malheureusement pour Adamiecki, son œuvre originale n’obtint qu’une faible reconnaissance internationale car il la publia uniquement en polonais et en russe. Lorsqu’il en publia une description plus détaillée et à plus grande échelle, le diagramme de Henry Gantt circulait déjà depuis plusieurs décennies.
Désolé, Karol.
Bienvenue, Henry Gantt.
1800. Gantt était ingénieur mécanicien de formation et avait obtenu une maîtrise en ingénierie à la fin des années 1800. Au début des années 1901, il conçut un diagramme à barres (autrement dit, un harmonogramme) pour représenter un calendrier de projet. À l’origine, le travail était entièrement fait à la main (pas d’ordinateurs ni d’Internet au début du XXe siècle !), un processus terriblement long et fastidieux car, à chaque modification du projet, le tableau devait être retouché ou recréé manuellement.
Ce bon vieux diagramme en barres de Henry Gantt porte désormais le nom de diagramme de Gantt.
Le diagramme de Gantt fut utilisé par les États-Unis pendant la Première Guerre mondiale. Toutefois, il faudra attendre les années 80, avec la démocratisation des ordinateurs personnels, pour que son utilisation se généralise dans les processus d’entreprise. Le développement d’Internet dans les années 1990 permit d’améliorer le diagramme de Gantt et, à la fin du millénaire, il s’imposa comme l’un des outils de gestion de projet les plus utilisés sur le marché.
Comment le diagramme de Gantt est-il utilisé aujourd’hui ?
L’époque où l’on dessinait les diagrammes de Gantt à la main est bel et bien révolue. Fini le temps où il fallait refaire un nouveau diagramme à la moindre modification.
À présent, grâce aux logiciels de gestion de projet, les entreprises peuvent suivre rapidement et efficacement l’avancement d’un projet d’équipe.
Avec les diagrammes de Gantt modernes, les utilisateurs peuvent créer des tableaux, ajouter des tâches, les assigner aux membres d’équipe et visualiser facilement l’avancement du projet de A à Z.
Les diagrammes de Gantt les plus poussés comportent des automatisations intégrées qui avertissent les utilisateurs lorsqu’une tâche est prête à passer à la phase suivante ou lorsqu’un projet est bloqué.
Il n’est plus une seule entreprise au 21e siècle qui n’utilise pas au quotidien un diagramme de Gantt pour gérer ses projets. Dans l’enseignement, le marketing ou l’informatique, le diagramme de Gantt est tout simplement l’outil de base des chefs de projet et de leurs équipes.
À présent, voyons quelles sont les composantes du diagramme de Gantt d’aujourd’hui.
Quels sont les éléments essentiels d’un diagramme de Gantt ?
Même si chaque diagramme de Gantt est différent, tous reposent sur le même principe : un axe X et un axe Y.
À partir de là, le diagramme de Gantt peut devenir plus sophistiqué, et plus puissant. Penchons-nous maintenant sur quelques-uns des éléments essentiel :
- Temps : la durée de chaque tâche est souvent affichée en jours / semaines / mois, mais on peut également la représenter en minutes / heures. Le jour / la période en cours sont généralement mis en évidence.
- Tâches : chaque étape de la réalisation d’un projet est composée d’activités (ou tâches). Chaque tâche est indépendante, mais elle peut également faire partie d’un groupe de tâches (ensembles et sous-ensembles).
- Propriétaire : c’est la personne responsable de la tâche. Remarque : il peut s’agir de plusieurs personnes voire de toute une équipe.
- Statut : la réalisation de chaque tâche passe par différentes étapes. Le statut représente l’étape à laquelle se trouve chaque tâche à un moment donné. Les statuts les plus fréquents sont « à suivre », « planifié », « bloqué », « étapes suivantes », « jalon », etc.
- Jalons : il s’agit de la date à laquelle le projet doit être terminé (ou date de fin). Chaque étape peut elle-même comporter des « mini-jalons ».
- Dépendances : certaines tâches ne peuvent pas commencer tant qu’une autre n’est pas terminée.*
*Chez monday.com, nous ne sommes pas fans des goulets d’étranglement (comme tout le monde, non ?). Les dépendances ont tendance à créer des goulets d’étranglement, car le fait de devoir attendre que quelqu’un ait terminé son travail signifie que vous ne pouvez pas avancer. Nous encourageons les équipes à aller de l’avant et à éviter les dépendances en travaillant en parallèle autant que possible.
Dois-je utiliser des diagrammes de Gantt ?
Oui ! Non ! Peut-être !
Ça dépend.
Pourquoi cette réponse de Normand, me direz-vous ? Eh bien, nous n’avons pas toujours été des fans inconditionnels du diagramme de Gantt. Il nous a fallu un certain temps (et l’ajout d’un échéancier) pour passer dans le camp des pro-diagramme de Gantt.
C’est pourquoi nous comprenons parfaitement que le diagramme de Gantt ne soit pas une solution qui convienne à tout le monde et à tous les types de projets.
Voici quelques-uns de ses avantages (et de ses inconvénients) :
Avantages du diagramme de Gantt
- Représentation visuelle simple et directe des projets
- Montre clairement l’avancement d’un projet en temps réel
- Permet de coordonner toute l’équipe
- Permet d’anticiper facilement (et de célébrer) l’atteinte des objectifs tout en identifiant et en éliminant les « points de friction » avant que les projets ne soient bloqués
- Permet de comprendre comment les tâches sont liées
- Limite l’utilisation de plusieurs plateformes pour communiquer sur les projets
Inconvénients du diagramme de Gantt
- Rend parfois difficile la compréhension de la complexité d’un projet
- Sans automatisation intégrée, la gestion peut s’avérer assez compliquée
- Les grands projets peuvent rapidement devenir ingérables, avec un défilement vertical et horizontal à n’en plus finir
- Les dépendances entre les tâches. On vous a dit plus haut ce qu’on en pensait.
Dans l’ensemble, nous pensons que les avantages l’emportent sur les inconvénients, et un bon logiciel de diagramme de Gantt devrait vous faciliter la vie. Cela dit, mieux vaut envisager toutes les possibilités avant de vous lancer.
Y a-t-il des alternatives au diagramme de Gantt ?
Si le diagramme de Gantt est la référence en matière de logiciel de gestion de projet, certaines entreprises privilégient d’autres solutions. Notez que tous les exemples ci-dessous utilisent des composantes similaires au diagramme de Gantt traditionnel.
PERT
Même si la méthode PERT (Program Evaluation Review Technique) est également une description graphique d’un projet, il s’agit davantage d’une représentation en réseau. Au lieu de barres et de dates, un PERT utilise des lignes pour relier les nœuds (souvent représentés par des cercles et des rectangles). La méthode PERT est plutôt utilisée pour les projets de grande envergure qui nécessitent une vue globale. Son objectif est d’insister davantage sur les dépendances que sur le temps de réalisation.
Kanban
Les tableaux Kanban sont composés de 3 (parfois 4) colonnes : à faire, en cours, terminé. Les cartes (tâches) sont situées sous l’en-tête de chaque colonne. L’un des principaux avantages du tableau Kanban réside dans sa simplicité. Toutefois, cela peut également constituer un inconvénient. L’avantage des tableaux Kanban est d’indiquer clairement le statut de chaque tâche.
Remarque : le tableau Kanban de monday.com comporte davantage de colonnes (et qui sont légèrement différentes) que les colonnes « à faire », « en cours » et « terminé » décrites ci-dessus. Nos tableaux sont entièrement personnalisables. Alors faites-en ce que vous voulez !
Échéanciers
Les échéanciers sont généralement composés d’une seule ligne et fournissent un aperçu de projets plus simples et généraux. Les échéanciers peuvent indiquer des dates et des événements, mais perdent tout leur intérêt si vous voulez ajouter des dépendances plus complexes.
Remarque : les échéanciers peuvent faire partie d’un diagramme de Gantt plus complet, ils sont ultra flexibles, intuitifs et mettent l’accent sur les individus.
Listes de tâches
La liste de tâches (ou « to-do ») est le plus simple des outils de gestion de projet. Vous dressez une liste de tâches à effectuer. Vous cochez lorsqu’elles sont terminées. Si le fait de « cocher quelque chose sur sa liste » peut être valorisant, une liste de tâches basique n’offre pas les capacités d’un diagramme de Gantt détaillé.
Comment un OTP et la gestion de projet agile s’intègrent-ils aux diagrammes de Gantt ?
Un organigramme des tâches du projet (OTP) est une méthode qui permet de décomposer des objectifs généraux ou complexes en objectifs gérables. L’organigramme ne tient pas compte du temps de réalisation. Pour plus d’informations, consultez notre guide de démarrage rapide.
Un OTP sert souvent de base pour la création d’un diagramme de Gantt. Il décrit les tâches (et les sous-tâches) à réaliser, mais il n’indique ni la date de début ni la date de fin de chaque tâche.
Vous commencez par une représentation hiérarchique des tâches et de leurs dépendances (OTP), puis vous ajoutez les composants du diagramme de Gantt tels que le temps, la propriété, le statut, les jalons, etc.
La gestion de projet agile est une méthodologie de gestion de projet comprenant des sprints ou itérations de courte durée (1 à 3 semaines), pendant lesquels une équipe se concentre sur un petit ensemble d’éléments qui doivent être réalisés pendant cette période.
Vous pouvez facilement intégrer la méthode agile dans n’importe quel diagramme de Gantt. En fait, nous avons rédigé un article sur les 11 étapes pour mettre en œuvre la gestion de projet agile dans votre flux de travail.
Parmi tous ces modèles et logiciels de diagrammes de Gantt, lequel choisir ?
Si vous tapez « modèles de diagrammes de Gantt » sur Google, vous obtenez environ 120 000 résultats.
Et si vous tapez « logiciel de diagramme de Gantt », vous en obtenez plus de 160 000.
Les articles sur les modèles et les logiciels de diagrammes de Gantt ne manquent pas. Pas besoin d’aller chercher bien loin pour trouver un modèle de diagramme de Gantt gratuit (ou payant) et des solutions.
D’ailleurs, vous pouvez créer vous-même un diagramme de Gantt dans Google Sheets ou Excel.
Néanmoins, tous les modèles et les logiciels de diagrammes de Gantt ne se valent pas.
Les plus basiques sont… basiques. Simples. Fonctionnalité limitée. Pas d’automatisation. Aucune dépendance (ou dans certains cas, trop de dépendances). Pas de communication et de collaboration internes.
Les modèles et logiciels de diagramme de Gantt plus sophistiqués apportent des solutions à la plupart des problèmes liés aux diagrammes de Gantt.
- Divers aperçus du diagramme: modifient la façon dont vous voyez les données
- Automatisations et intégrations personnalisables: informent tous les collaborateurs de l’état d’avancement des tâches
- Filtre et tri des données ou recherche avec la barre d’outils: fini le défilement interminable
- Suppression des dépendances: permet de voir sur quoi travaillent les membres de l’équipe et d’ajouter des tâches
Enfin, si vous recherchez une solution de Gantt capable de gérer des projets de n’importe quelle taille et dans n’importe quel secteur d’activité… un logiciel de Gantt avec des aperçus de calendrier exploitables qui peuvent être utilisées par des équipes de toute taille… avec des modèles faciles à utiliser qui permettent de gérer les projets d’une façon agréable sur le plan visuel… alors, jetez un œil à l’offre de monday.com ci-dessous.
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