Inutile de se mentir, concrétiser un projet n’est pas qu’une question de volonté. Il faut, en effet, davantage qu’une bonne idée et de la détermination pour qu’un projet aboutisse.
Les stratégies de gestion de projet permettent de mener un projet du début jusqu’à la fin. Voyez-les comme des tremplins et utilisez-les pour renforcer votre efficacité.
Il existe d’innombrables stratégies de gestion de projet. Néanmoins, les cinq stratégies que nous allons vous présenter vous aideront à augmenter considérablement vos chances de voir aboutir chacun de vos projets.
Qu’est-ce que la gestion de projet ?
Avant de mettre en œuvre une stratégie de gestion de projet, vous devez savoir exactement ce que vous faites. Alors prenons un instant pour répondre à une question fondamentale : qu’est-ce que la gestion de projet ?
La gestion de projet consiste à organiser des personnes, des ressources et des processus pour atteindre un objectif, avec un début et une fin bien précis. Une gestion de projet efficace requiert trois choses : beaucoup d’organisation, des objectifs clairs et un réel engagement de la part de toutes les personnes impliquées.
La moindre défaillance au niveau des personnes, des processus ou de la communication entraînera l’échec d’un projet. En revanche, si vous gardez ces trois éléments sous contrôle, vous irez jusqu’au bout de vos projets et ne rencontrerez que des problèmes mineurs et faciles à gérer.
Alors comment éviter ces écueils et maintenir vos projets sur les rails ? En suivant un processus de gestion de projet. Même si de nouvelles tendances font évoluer nos méthodes de travail, le processus reste le même :
L’objectif de votre projet n’est qu’un vœu pieux jusqu’à ce que vous définissiez les stratégies que vous utiliserez pour concrétiser votre projet. 97 % des organisations savent que la gestion de projet est essentielle à la performance et à la réussite d’une entreprise, selon une étude de PwC.
Qu’est-ce que la planification stratégique ?
La gestion de projet n’est rien sans un plan solide. Alors, avant de programmer un projet, concentrez-vous sur la planification stratégique.
La planification stratégique consiste à se pencher sur l’objectif final et à se demander « comment y parvenir ? ». À partir de là, le plan stratégique sert à allouer les ressources nécessaires et à définir les priorités. Un projet stratégique est structuré autour de jalons servant à mesurer l’avancement du projet et décrit des processus clairs visant à assurer que les équipes atteignent les jalons.
La responsabilité de la planification stratégique incombe généralement au responsable des programmes stratégiques. Ce professionnel de la gestion de projet supervise un projet du début à la fin. Il veille à ce que toutes les personnes impliquées soient parfaitement informées du déroulement du projet et qu’elles disposent du nécessaire pour accomplir leurs tâches. Enfin, il possède une vision globale du projet et s’efforce de réduire les risques.
En parlant de risques, le risque stratégique désigne la probabilité qu’un projet échoue. Il appartient donc au responsable des programmes stratégiques d’anticiper chaque facteur de risque et de dresser un plan d’action en cas de problème.
La COVID-19 est un excellent exemple de risque stratégique. La pandémie a perturbé le monde du travail et a renvoyé tout le monde chez soi. Ainsi, le passage brutal au télétravail a retardé certains projets, modifié la demande et forcé les équipes à s’adapter. Même si la « pandémie mondiale » n’était sans doute pas à l’ordre du jour de nombreuses réunions de planification stratégique pour 2020, les meilleurs responsables des programmes stratégiques se sont efforcés de faire avancer les projets malgré tout.
Stratégies de gestion de projet
Pour vous guider et être en mesure de livrer un produit fini dans les délais prévus, il vous faut une stratégie de gestion de projet solide. Sans stratégie, attendez-vous à une dérive des objectifs et à devoir gérer des risques mettant votre projet en danger.
Ces cinq stratégies de gestion de projet vous aideront à créer un plan efficace et reproductible pour chaque nouveau projet.
Stratégie 1 : clarifiez les détails de votre projet avant de commencer
Avant de commencer à planifier un projet, vous devez savoir en quoi consiste le projet. Commencez par le produit final et travaillez à rebours. Quelles étapes et quels petits produits devez-vous réaliser pour arriver au produit final ? Prenez le temps de bien comprendre tout ce que vous avez à faire et les ressources dont vous aurez besoin pour y parvenir. En précisant les détails de votre projet, vous devez déterminer quelle méthode de gestion de projet vous allez utiliser et, à partir de là, commencez à élaborer un plan de projet.
Stratégie 2 : évaluez votre projet sous plusieurs angles
Pendant la phase de planification, prenez du recul et regardez le projet du point de vue des différents métiers qui vont prendre part à ce projet. Chacun d’eux sera confronté à des défis qui vous échapperont peut-être au premier abord. Dans le secteur du bâtiment, par exemple, les stratégies de gestion de projet seront différentes pour un contremaître, un architecte ou un ingénieur de chantier. Votre plan de projet doit tenir compte des besoins de chaque métier et anticiper les problèmes communs auxquels chacun d’eux pourrait être confronté. Le risque est grand de ne pas voir les éventuelles lacunes et les opportunités manquées dans votre plan de projet. C’est pourquoi il vaut mieux le soumettre au regard des membres de l’équipe qui n’ont pas été impliqués, qui peuvent repérer des choses vous ayant peut-être échappé.
Stratégie 3 : constituez l’équipe du projet avec les bonnes personnes
La réussite d’un projet dépend des personnes qui travaillent à sa réalisation. Au sein d’une équipe, chaque membre doit être choisi pour les compétences et la personnalité qu’il apporte au projet. Tout le monde ne convient pas forcément à tous les projets. Peut-être même que votre dream team ne comprendra pas tous vos « meilleurs » collaborateurs.
Le chevauchement des compétences et les conflits de personnalités peuvent ralentir, et même faire échouer, un projet. En revanche, si vous abordez la question du personnel sous l’angle de « Qui convient le mieux pour ce projet ? », vous vous faciliterez la vie.
Stratégie 4 : fixez des jalons réalistes pour mesurer l’avancement du projet
Les projets de grande envergure risquent de dérailler ou de prendre du retard sans jalons précis et mesurables. En fixant des jalons, vous divisez un projet en étapes, ce qui vous permet de faire le point régulièrement. Vous pouvez ainsi responsabiliser votre équipe et ajuster le calendrier de votre projet au fur et à mesure.
Fixer des jalons est aussi une excellente stratégie de gestion des parties prenantes. Avec des points d’avancement planifiés à des échéances précises tout au long du projet, vous pouvez informer vos parties prenantes de l’état d’avancement d’un projet, sans avoir à expliquer chaque tâche et son rapport avec l’ensemble du projet.
Stratégie 5 : évaluez vos processus une fois le projet terminé
Après les rapports de projet, les post-mortems, les rétrospectives, ou peu importe le nom que vous leur donnez, vous devez évaluer le projet afin de le clôturer. Ne vous demandez pas seulement si le projet s’est soldé par une réussite ou un échec. Examinez chaque jalon et la démarche que vous avez utilisée pour l’atteindre.
La première chose à faire, c’est de célébrer vos victoires. Qu’est-ce qui a bien fonctionné et que souhaitez-vous reproduire à l’avenir ? Ensuite, penchez-vous sur les difficultés rencontrées. Que pouvez-vous modifier dans vos processus pour éviter d’être à nouveau confronté à ces problèmes lors des projets à venir ? Cet examen vous aidera à affiner votre gestion de projet et à rendre vos prochains projets encore meilleurs.
Utilisez des stratégies de gestion de projet, restez sur les rails
Avec monday.com, la mise en œuvre d’une stratégie de gestion de projet est un jeu d’enfant. Nous voulons voir vos projets aboutir tout autant que vous. C’est pourquoi nous avons créé un modèle de plan de gestion de projet que vous pourrez utiliser pour votre prochain projet.
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