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Comment mieux gérer vos projets et votre travail

Comment mieux gérer vos projets et votre travail

Nous tous chez monday.com

Votre entreprise se développe, vous avez de nouveaux clients, les dernières initiatives décollent, et de nouveaux produits sont lancés. Tout va bien, mais chaque nouvelle offre a un coût, des résultats, des délais et des exigences. Si vous ne gérez pas tous ces éléments, vous pourriez vous retrouver avec des pertes financières, des ressources gaspillées et des projets avortés.

La bonne nouvelle c’est qu’en suivant le cycle de vos projets vous pouvez tout contrôler et faire en sorte d’atteindre les résultats attendus en respectant les délais et le budget.

Le cycle de vos projet est une séquence de bout en bout des événements qui composent un projet du début à la fin. Il vous permet de diviser votre projet en parties distinctes que vous pouvez suivre, gérer et ajuster selon vos besoins. Vous pouvez établir des objectifs, et évaluer si votre temps, vos ressources et votre budget sont correctement utilisé. Le cycle se divise en 5 phases : initiation, planning, contrôle, exécution et clôture. Il existe également quelques phases pour la gestion de projets plus avancés (nous y reviendrons plus tard !). Chaque phase comprend des étapes qui alimentent la suivante.

Phase une : Initiation

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Tout projet bien géré commence avec une analyse, une discussion et la prise de décisions. C’est l’initiation.

La phase d’initiation est celle où vous identifiez un besoin ou problème commercial et une potentielle solution. Vous analysez ce qu’il faudrait pour mettre en place cette solution, et justifiez le projet auprès de la direction afin d’avoir le feu vert pour passer à l’étape suivante.

Imaginons que le département de gestion des commandes de l’entreprise X fait face à de gros problèmes de performance en raison de la mauvaise conception de leur outil de gestion des commandes. Ils ont demandé une modification qui diminuerait la durée des appels et améliorerait l’expérience du client. Votre équipe de projet a la solution et a besoin de l’autorisation de lancer son projet de développement. La phase d’initiation commence. Vous devez :

  • Mener une étude de faisabilité qui définira les problèmes existant et déterminera si le projet les résoudra.
  • Identifier l’ampleur du projet pour définir clairement la demande du projet. Quelle sera sa durée, ses contraintes et ses répercutions sur le secteur ?
  • Définir les résultats du projet qui décriront le produit ou le service que l’équipe du projet fournira.
  • Identifier les parties prenantes du projet ; ceux qui s’impliquent le plus dans le projet. Connaître leurs priorités vous aidera à établir les vôtres.
  • Réaliser une étude de cas qui justifiera les besoins de ce projet en fonction des coûts et de la demande de ressources.
  • Rédiger un cahier des charges (CC) qui décrira au client les activités qui seront réalisées, l’engagement de délais et les résultats.

Une fois que la phase d’initiation est terminée et que la direction vous a donné le feu vert, il est temps de commencer à tracer les détails du projet dans la phase suivante : le planning

 

Phase deux : Planning

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La phase de planification est celle où le travail que vous avez décrit pendant l’initiation est divisé en tronçons plus petits et plus gérables. L’équipe de projet est formée, les tâches spécifiques sont définies, les responsabilités distribuées et le programme du projet est créé. Voici ce que vous devez faire :

·       Concevoir le plan et le calendrier du projet. Documenter les étapes du projet, les dates limites et les résultats. Créer un flux de travail ou schéma de processus pour une représentation visuelle de tout le projet.

·       Définir le budget. Il s’agit d’une division plus profonde sur comment les fonds seront alloués, dont les coûts des ressources, outils et toutes autres dépenses qui seront facturées au projet.

·       Choisissez vos ressources et formez votre équipe.  Prenez les résultats du projet et choisissez (ou recrutez si le budget le permet) les meilleures personnes pour chaque tâche.

·       Une fois l’équipe formée, organisez une réunion de démarrage, où vous partagerez les détails du plan du projet et le budget avec tout le monde afin d’avoir les mêmes objectifs.

Jusque là, tout va bien. Votre projet a été validé, vous avez votre équipe, et votre plan est parfaitement conçu. Maintenant, il est temps de passer à la phase suivante : L’exécution.

Phase trois : Exécution

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La phase d’exécution est celle où le vrai travail de gestion de projet commence. Vous commencez avec les ressources, le calendrier, le budget, et le rapport fait aux parties prenantes. Vous devez être prêt à apporter des modifications et apaiser les tensions. Par exemple, si l’un de vos développeurs est finalement plus lent que prévu, vous allez perdre de l’argent sur cette ressource et allez devoir apporter un changement ou réorganiser les priorités des résultats. Vous aurez besoin de la même flexibilité pour ajuster l’étendue, le budget ou le calendrier en fonction. Ces étapes comprennent :

·       Organiser des réunions d’équipe hebdomadaires, où vous demanderez à l’équipe de vous informer de sa progression. Encouragez la collaboration en demandant des informations. Écoutez les doléances et proposez des solutions pour surmonter les obstacles.

·       Rencontrer les individus, pour suivre leur progression et vérifier la qualité de leur travail. Vous pouvez discuter des problèmes de manière plus privée.

·       Proposer des activités de team-building pour motiver les troupes et encourager la communication.

·       Communiquer régulièrement. Des e-mails hebdomadaires qui informent de la progression du projet sont un bon moyen de tenir tout le monde au courant et d’établir les attentes pour la prochaine étape. Créez des messages de mise à jour hebdomadaire internes à l’équipe de projet et des messages plus larges qui peuvent être envoyés à toute l’entreprise.

Maintenant, votre projet est en cours. C’est à vous de vous assurer qu’il reste le plus proche possible du merveilleux plan que vous avez élaboré. C’est là qu’intervient la phase de contrôle.

Phase quatre : Contrôle

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La phase de contrôle est celle où vous suivrez à la loupe chaque partie du projet pour détecter les sorties de trajectoires. Pour être le plus efficace possible, les phases de contrôle et d’exécution devraient être menées simultanément. Vous devez :

·       Prévoir des rapports hebdomadaires de budget afin de voir précisément si le budget est respecté. Si de l’argent est gaspillé, c’est là que vous le verrez.

·       Rester en contact avec le client afin de le tenir informé et de s’assurer qu’il ne demande pas des services non compris dans le CC (soit une dérive des objectifs, le cauchemar de la gestion des gros projets !)

·       Faire un rapport aux parties prenantes afin de suivre l’évolution du statut et de répondre aux questions.

À ce moment du projet, votre équipe aura avancé dans le calendrier et vos résultats auront été atteints. C’est le moment de conclure et de déterminer si les objectifs ont été atteints comme prévu, dans le respect des délais et du budget. La phase de clôture est celle où vous réglez ces points.

Phase cinq : Clôture

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La phase de clôture est cette où vous évaluez l’expérience afin de déterminer la réussite du projet. C’est non seulement primordial pour démontrer la valeur du projet aux parties prenantes et aux clients, mais aussi pour servir de modèle à l’avenir. Voici ce que vous devez faire :

·       Documenter la finalisation du projet, en vérifiant tous les résultats et leurs statuts.

·       Organiser une réunion post-mortem pour évaluer tout ce qu’il s’est passé pendant le projet. Demandez des retours sur ce qui s’est bien passé, ce qui devrait être amélioré et ce qui ne doit jamais se reproduire.

·       Analyser les performances de chaque ressource et les équipes dans leur ensemble. Utilisez la réunion post-mortem pour féliciter l’équipe et reconnaître le travail et la contribution de chacun.

·       Créez une analyse de projet et un rapport des leçons tirées qui comprend ce qui est ressorti de cette réunion.

·       Faites une analyse du budget final pour identifier où le budget a été respecté et où il a débordé.

Le projet est terminé, et maintenant vous savez comment progresser du début à la fin avec une structure et une organisation. La gestion du cycle de vos projets est l’outil le plus fiable pour établir des normes et éviter de commettre les mêmes erreurs.

Youhou ! Vous vous souvenez des phases mentionnées ci-dessus ? En gagnant de l’expérience en gestion de projet, vous voudrez garantir à vos parties prenantes et à vos client une assurance de qualité. L’élaboration de stratégie et la maintenance sont les étapes du début et de la fin du projet.

L’élaboration de stratégie intervient avant le projet, et souvent sans le chef de projet. Mais l’inclure dans ces discussions augmente les chances que le projet s’inscrive dans les objectifs de l’entreprise. Participer à des réunions, documenter les résultats de ces réunions et les utiliser pour définir l’ampleur du projet, établir les résultats et développer le calendrier.

La maintenance intervient après que le projet ait été terminé. C’est une vérification de comment le produit ou service fonctionne, et une évaluation de la satisfaction du client. C’est utile sur plusieurs points : cela peut régler les problèmes par anticipation, servir pour les prochains projets et définir les futures opportunités.

Aucune phase de gestion de projet n’est facile, mais toutes sont nécessaires pour s’assurer que l’entreprise emploie au mieux son temps, ses ressources et son argent, et livre un produit de qualité supérieure à chaque fois. 

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