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7 modèles pour les RH qui nous ont permis de doubler nos effectifs en 6 mois

7 modèles pour les RH qui nous ont permis de doubler nos effectifs en 6 mois

Nous tous chez monday.com

Chez monday.com, les ressources humaines sont depuis toujours au cœur des préoccupations et des priorités. Selon nous, créer le meilleur produit est une question d’état d’esprit, et donc de personnes. Afin de garantir la qualité de nos services et de répondre à la demande tout au long de notre croissance, il nous faut entretenir en permanence un vivier de candidats potentiels, coordonner notre équipe avec divers cabinets de sourcing et continuer à améliorer nos processus. Pour y parvenir, notre équipe des RH a mis en place un système grâce auquel tout se déroule sans accroc, qui permet à chacun de rester toujours informé et qui garantit une communication transparente.

Les sept modèles-types que nous vous présentons dans cet article ont été créés et utilisés par notre équipe RH pour faire passer notre équipe de 350 à 550 employés au cours des 6 derniers mois, tout cela en travaillant entièrement à distance.

Candidats R&D 2020

Ce tableau sera sans doute l’endroit où vous passerez la majeure partie de votre journée. Il deviendra l’unique source d’information pour votre équipe RH. En effet, il constitue la base de tous les autres tableaux que nous allons vous présenter, à partir de laquelle sont créées de nombreuses automatisations et qui fournit les données dont l’équipe RH a besoin pour prendre des décisions éclairées tout au long du processus d’embauche. Dans ce tableau, vous pouvez organiser chaque nouvelle candidature, enregistrer le jour où elle est entrée dans le processus, son origine, l’étape à laquelle elle se trouve, etc. Grâce à des automatisations basées sur les mises à jour du statut au sein du tableau, les candidats sont automatiquement organisés par étape (en attente, embauché, rejeté, etc.). Une fois qu’un candidat a dépassé un certain stade des entretiens, il est automatiquement transféré dans le tableau des « processus avancés ».

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Processus avancés

Le recrutement d’un nouveau collaborateur requiert une communication permanente entre le responsable du recrutement et l’équipe des RH. En général, le recruteur gère déjà toute une équipe et dispose d’un temps limité pour les réunions et les mises à jour de statut. C’est pourquoi le tableau des processus avancés est un outil tout simplement indispensable. Il permet au recruteur de connaître le nombre de candidats à chaque étape du processus, et ainsi de posséder toutes les informations nécessaires pour prévoir la croissance de son équipe et prendre les dispositions qui s’imposent.  Dans le tableau des processus avancés, vous pouvez organiser le feed-back des RH et du recruteur par candidat. De cette manière, chacun sait clairement quelles sont les probabilités d’embauche, a accès aux commentaires laissés après les entretiens, etc. Comme nous le disions, les recruteurs sont des gens très occupés. En mettant à leur disposition une ressource hors ligne constamment mise à jour, les choses sont tout de suite plus simples : cela permet aux candidats de franchir les étapes efficacement, de dissiper les malentendus et de pouvoir se référer à une source d’information unique.

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Registre des sources R&D

Pour maintenir un flux constant de candidats au profil qualifié, les équipes des RH travaillent parfois avec des dizaines d’agences à la fois. Ce tableau permet d’organiser toutes ces informations en un seul endroit. Par exemple, vous pouvez attribuer un élément à chaque source, télécharger le contrat dans la colonne Fichier et enregistrer toutes les coordonnées en un seul et même endroit. Ainsi, il vous suffira de consulter ce tableau des sources pour obtenir tout ce dont vous avez besoin.

source R2D

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Tableau de la base de données des candidats R&D

L’équipe des RH communique aussi avec des personnes qui ne font pas encore partie du processus de recrutement. Ce tableau regroupe toutes les candidatures qui ne font pas l’objet d’un recrutement mais qui présentent un excellent potentiel. Par exemple, il peut s’agir de personnes qui sont actuellement employées ailleurs ou de personnes talentueuses qui viennent passer un entretien mais à qui il manque simplement quelques années d’expérience. Ce tableau permet de garder un lien avec les personnes qui sont en marge du système RH général afin de maintenir leur engagement. Des automatisations sont intégrées au tableau pour envoyer des invitations à certains événements organisés par l’entreprise, des informations intéressantes sur l’entreprise ou tout autre contenu pertinent. Les automatisations et les intégrations avec Outlook et Gmail facilitent la programmation d’e-mails personnalisés à autant de personnes que vous le souhaitez.

base de données

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Tableau hebdomadaire du recrutement

Le tableau hebdomadaire du recrutement permet d’enregistrer les points de discussion, les éléments d’action et les ressources importantes abordés lors des réunions hebdomadaires des RH. Il peut à la fois servir de base de connaissances et d’archives que vous pourrez facilement consulter.

semaine

 

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Statut des nouveaux collaborateurs 

Il est indispensable de veiller à ce que le même niveau d’attention et d’organisation soit appliqué après la signature du contrat. Le tableau du statut des nouveaux collaborateurs est essentiel pour développer la transparence du processus d’embauche au sein de toute l’organisation. Avant même la date d’entrée en fonction d’un candidat, le recruteur peut ainsi tout savoir : le nom du mentor qui l’aidera à bien vivre ses premières semaines, la date d’embauche, le nom de son supérieur hiérarchique, etc.

 

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Le Saint Graal : le tableau de bord des RH

À présent, voici qui va faire pétiller de bonheur les yeux de tous les responsables RH. Ce tableau de bord rassemble des données essentielles qui peuvent aider votre équipe à savoir quels sont vos points forts, ce que vous pouvez améliorer, quelles ont été vos performances et à quoi vous attendre tout au long de votre croissance. Pour l’équipe des RH de monday.com, chaque initiative est associée à un ICP et ce tableau permet à l’équipe de comprendre où elle se situe par rapport aux ICP qu’elle a définis.  Peut-être est-ce une ferme de lamas pour tout recrutement d’un nouveau collaborateur par semaine. Ou bien un graphique de toutes les candidatures en cours par équipe. Ou encore le nombre d’entretiens par semaine ou la durée moyenne du processus d’entretien. Dans tous les cas, ce tableau de bord sera bientôt votre nouveau meilleur ami.

 

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