Cómo dominar reuniones virtuales y otros tipos de comunicaciones remota

Uno de los mayores obstáculos a superar mientras se trabaja de forma remota, o desde otro lugar que no sea tu oficina, es la barrera de comunicación.

Los equipos que trabajan desde la oficina tienen sesiones de rutina para generar ideas creativas, reuniones informativas matutinas y reuniones de equipo. Si tienes una pregunta rápida, simplemente puedes acercarte al escritorio de tu compañero de trabajo y preguntarle.

Nada de esto sucede con el trabajo remoto. No orgánicamente, al menos. Aquí en monday.com, hemos hecho un esfuerzo coordinado para mantenernos en contacto.

Esto significa programar reuniones cuidadosamente, incluso aquellas sesiones para generar ideas creativas en una pizarra que generalmente no se planifican, sin abrumarse mutuamente con chats de video. También significa programar cuidadosamente el “espacio” y el tiempo en familia, así como pensar estratégicamente sobre la mejor manera de comunicarse entre sí.

Afortunadamente, la tecnología ha recorrido un largo camino en un corto período de tiempo. Hoy, es fácil mantenerte conectado con tus equipos remotos.  Buscamos en Internet algo de claridad sobre la comunicación remota para ayudarnos y ayudarte a comprende qué es la comunicación remota y algunas de las prácticas recomendadas.

¿Cuál es la definición de comunicación remota?

La definición de comunicación remota: es un medio de comunicación a distancia a través de herramientas electrónicas que te permiten mantenerte en contacto con personas por fuera de la comunicación cara a cara. También se conoce como comunicación virtual, y se ha convertido en una parte fundamental del mundo de los negocios.

La comunicación remota no es nueva, y ciertamente no se limita a los equipos virtuales. La has estado desarrollando durante años. Incluye cosas como las siguientes:

• Llamadas telefónicas
• Correos electrónicos
• Videoconferencias
• Chats en línea
• Sistemas operativos de trabajo

Miremos un poco más de cerca.

Herramientas para la comunicación virtual

La comunicación virtual impulsa la colaboración en el lugar de trabajo remoto y físico.

Piensa en la frecuencia con la que usas el correo electrónico o una herramienta de chat para comunicarte con miembros de otro departamento. Incluso puedes enviar un mensaje a la persona que se encuentra justo delante de ti. Las herramientas de comunicación virtual también se utilizan para mantener a los equipos internos conectados con equipos virtuales y colaboradores externos.

De hecho, hemos estado utilizando herramientas de comunicación virtual en el lugar de trabajo mucho antes de que el trabajo remoto se pusiera de moda. Las llamadas en conferencia solían ser la forma de comunicarse con equipos dispersos. Gracias a los avances tecnológicos, los miembros del equipo pueden mantenerse conectados a través del chat de video y los servicios de mensajería instantánea. Estas herramientas han sido invaluables para ayudar a los equipos distribuidos, los trabajadores remotos y los equipos en la oficina a mantenerse actualizados en tiempo real.

¿Cuáles son algunas de las herramientas confiables para la comunicación virtual?

Si es la primera vez  que gestionas un equipo remoto o distribuido, es posible que necesites ayuda para elegir las herramientas de comunicación adecuadas para ellos. Algunas de las herramientas más populares incluyen las siguientes:

• Zoom: Zoom admite chat de audio (VoIP), chat de video y conferencias. Se integra con muchas herramientas de colaboración populares, admite una amplia gama de complementos e incluso te permite grabar y guardar reuniones en la nube o en un disco local.
• Slack: Slack es una plataforma de chat orientada al trabajo que te permite conectarte con todos los miembros de tu organización, así como con colaboradores externos, para que tengan un canal abierto de comunicación con las partes relevantes en todo momento.
• Microsoft Teams: MS Teams es otra herramienta de comunicación popular. Ofrece una mezcla de Slack y Zoom. Puedes usarla para programar citas, compartir archivos, enviar mensajes y realizar videoconferencias. Es realmente versátil y excelente para equipos que ya utilizan otras plataformas de MS como Outlook y OneNote.

Por último, para obtener los mejores resultados, debes saber cómo utilizar tus herramientas de manera efectiva. Sigue leyendo para ver cómo puedes ampliar tus habilidades de comunicación virtual.

Comunicación remota en comparación con la comunicación cara a cara

Año tras año, el trabajo remoto sigue aumentando en popularidad en todo el mundo. De hecho, una encuesta realizada por Gallup arrojó que el 43 % de los estadounidenses han trabajado de forma remota en algún momento u otro, y que para 2028, se espera que casi el 75 % de los empleadores incluyan trabajadores remotos en sus equipos.

Es un buen cambio: no solo la tecnología de comunicación virtual hace que sea más fácil mantenerse en contacto, sino que además los estudios indican que los trabajadores pueden aumentar la producción hasta en un 4,4 % cuando realizan la transición al trabajo remoto.

Si bien los beneficios del trabajo remoto han sido bien documentados, algunos gerentes prefieren la comunicación cara a cara en lugar de la correspondencia virtual. Hay un número de razones para esto. Algunas personas no tienen ganas de ir y venir sobre el texto, mientras que otras simplemente están acostumbradas a la comunicación en persona y tienen una mentalidad de «si no está roto, no hay necesidad de repararlo».

Ventajas y desventajas de la comunicación virtual

Existen muchos beneficios asociados con la comunicación virtual:

• Flexibilidad mejorada: las herramientas de comunicación virtual hacen que la comunicación entre equipos de diferentes zonas horarias sea más fácil. Gracias a los servicios de mensajería, no tienes que esperar a que un miembro del equipo del otro lado del mundo esté disponible para enviarle información importante.
• Conveniencia: no tienes que molestarte en encontrar un lugar de reunión cuando te contactas mediante la comunicación remota. Las personas pueden comunicarse desde cualquier lugar utilizando su computadora o dispositivo móvil (y acceso a Internet), lo cual facilita las reuniones improvisadas. Incluso hay aplicaciones para grabar chats de video, por lo que las personas que no pueden asistir también tienen la posibilidad de ver lo que se discutió en las reuniones.
• Facilidad para mantenerse conectado: conectarte con un compañero de equipo, supervisor o colaborador externo nunca ha sido tan fácil. Cuando necesites hacer una pregunta rápida o enviar un documento a un compañero de trabajo, puedes conectarte con ellos con solo hacer clic en un botón.

Por supuesto, la comunicación remota también tiene sus desventajas, como las siguientes:

• Dificultad para mantenerse en contacto: uno de los mayores inconvenientes de la comunicación remota se debe al error humano. A menos que los equipos se mantengan en comunicación constante a través de reuniones de rutina y consultas, los trabajadores pueden distanciarse y esto hará que la productividad se vea afectada.
• Más distracciones: las herramientas de comunicación remota pueden ser muy molestas. Que te bombardeen constantemente los correos electrónicos y grupos de chat de la empresa puede tener un impacto negativo en la productividad.
• Dificultades técnicas: la comunicación remota depende de la tecnología. Un mal funcionamiento del hardware o una interrupción del servicio podría cortar las líneas de comunicación durante un período de tiempo prolongado.

5 habilidades de comunicación remota

El simple uso de herramientas de comunicación virtual no es suficiente para garantizar una colaboración efectiva. También debes saber cómo usar esas herramientas de manera efectiva.

Estos son algunas sugerencias que te ayudarán a mejorar la comunicación remota:

1. Sé claro con las instrucciones y tus intenciones, y no dejes ninguna explicación librada a la interpretación.
2. Ten en cuenta el tono de tus correos electrónicos y mensajes de texto. Sin gestos no verbales, tus compañeros de trabajo podrían leer tus mensajes de texto a través de una lente negativa involuntaria.
3. Mantente en contacto con tus compañeros de equipo y colaboradores. Evita períodos prolongados de silencio y comunícate con tus compañeros de trabajo periódicamente.
4. No mantengas la misma conversación en varias plataformas. Establece un canal común de comunicación y mantenlo. No hagas que una conversación de una plataforma de gestión de tareas se filtre en correos electrónicos y mensajes de texto. Esto hace que sea difícil hacer un seguimiento de todo lo que sucede.
5. Minimiza los mensajes después del horario laboral y durante el fin de semana siempre que sea posible. Si trabajas con personas en diferentes zonas horarias, verifica su zona horaria antes de enviar un mensaje para no contactarlas en medio de la noche.

Si sigues los consejos anteriores, puedes crear una cultura laboral que priorice la buena comunicación remota.

Desafíos de la comunicación remota en equipo

El mayor desafío de la comunicación remota en equipo es que los equipos tienden a simplemente replicar su forma habitual de trabajar en la oficina, pero esto a menudo fracasa, lo cual resulta en un flujo constante de mensajes de Slack y Zoom. Las reuniones de sincronización eternas se convierten en pings eternos en tus diversas plataformas de comunicación del equipo remoto.

Es mucho más importante establecer buenos flujos de trabajo, asegurándote de que el trabajo de tus equipos esté organizado, sea transparente y eficiente. Pregúntate, ¿cuándo deberíamos realizar una videoconferencia? ¿Cómo deberíamos comunicarnos entre nosotros? ¿Qué rutinas son importantes para nosotros?

Aquí en monday.com, nos hemos centrado en mantener nuestros calendarios actualizados y asegurarnos de conservar nuestras rutinas semanales y diarias, sin importar si trabajamos de forma remota o no.

Sobresalir en la comunicación virtual en el lugar de trabajo

Si realmente deseas fomentar una comunicación virtual sólida entre tu equipo remoto, considera la posibilidad de usar un sistema operativo de trabajo como monday.com, una plataforma integral que hace que la colaboración y la comunicación virtual sean más fáciles que nunca.

Puedes usarlo para crear y asignar tareas, monitorear el progreso, cargar documentos importantes en una base de datos centralizada a la que todos puedan acceder y comunicarte con los miembros del equipo a través de herramientas de comunicación integradas.

Además, monday.com se integra perfectamente con las herramientas comerciales más populares. Comienza hoy y experimenta de primera mano por qué monday.com es la plataforma para la comunicación y colaboración de forma remota.