El 61% de los gestores de proyectos (PM) suelen crear un documento de alcance como parte de su proceso de planificación, mientras que la mitad de ellos establece una base para los cronogramas de sus proyectos. ¿Qué tienen ambos en común? Los hitos del proyecto son un aspecto importante de cualquier proyecto.
Si bien los hitos en la vida representan eventos importantes, en la gestión de proyectos un hito es un marcador importante del progreso del proyecto. Son un indicador para los gestores de proyectos (PM) y las partes interesadas sobre si el proyecto va por buen camino o si se requieren ajustes o más financiación.
Este artículo te brindará una introducción a los hitos en la gestión de proyectos: qué son, por qué son importantes y cómo usarlos y visualizarlos.
¿Cuáles son los hitos en la gestión de proyectos?
En la gestión de proyectos, un hito es un evento específico y significativo en el ciclo de vida de un proyecto que nos da una indicación sobre su progreso. En un proyecto, puede haber uno o más hitos.
Para decirlo de forma simple, los hitos actúan como puntos de control. Cuando se alcanza un hito significa que se finalizó de forma exitosa un grupo de tareas importantes o una etapa importante de un proyecto.
Permite a los gestores de proyectos y a las partes interesadas hacer un balance de dónde se encuentra el proyecto. Si todo va por buen camino, no se requieren cambios.
Pero si hay un retraso en alcanzar un hito, se deben reevaluar los procesos de trabajo para identificar y resolver cualquier problema. Es posible que también sea necesario modificar los plazos.
Los hitos del proyecto se utilizan con mayor frecuencia en la metodología de gestión de proyectos en cascada, donde los proyectos generalmente se dividen en etapas, las cuales se completan en un orden predeterminado.
Algunos hitos en la gestión de proyectos pueden ser: finalizar un plan de proyecto, las fechas de inicio y finalización, conseguir el cliente número 200, el primer lanzamiento de un evento o aplicación, etc.
Aunque otros hitos además del “inicio del proyecto” y el “final del proyecto” pueden ser innecesarios para proyectos más pequeños, estos son esenciales para proyectos más grandes que llevan varios meses.
¿Por qué son importantes los hitos de un proyecto?
Aquí te presentamos 8 razones por las que es esencial identificar y monitorear los hitos del proyecto:
1. Crear flujos de trabajo del proyecto
Los hitos permiten una planificación precisa de los proyectos y ayudan a crear hojas de ruta sólidas. Brindan a los gestores de proyectos objetivos concretos para trabajar. En lugar de planificar proyectos basándose únicamente en la fecha de inicio y finalización, los gestores de proyectos pueden programar tareas en torno a hitos. Saben que deben alcanzar el hito «X» en una fecha específica para poder organizar todas las tareas y actividades en consecuencia.
2. Asignar recursos
Los hitos ayudan a dividir los proyectos en partes más fáciles de gestionar. Luego, los gestores de proyectos pueden utilizarlos en la etapa de planificación para estimar los recursos que necesitan.
Una vez que comienza el proyecto, pueden asignar a sus mejores empleados para que completen esas tareas que son esenciales para alcanzar el hito.
Los hitos también actúan como puntos de control durante el proyecto: ¿necesitas contratar más personal? ¿Necesitas un software diferente? ¿Debes aumentar la carga de trabajo de algunos miembros del equipo? Todas estas preguntas pueden evaluarse y abordarse de manera integral.
3. Monitorear el progreso del proyecto
Con los hitos, puedes realizar un seguimiento del progreso de forma más eficiente.
A menudo, los gestores de proyectos y los equipos se acercan al plazo de finalización del proyecto y se dan cuenta de que todavía les queda mucho trabajo por hacer. Los toman por sorpresa y los dejan pensando. Esta situación se puede prevenir con los hitos.
Si los gestores de proyectos programan los hitos adecuadamente, pueden evaluar minuciosamente el progreso del equipo cuando alcancen ese hito. Si un equipo alcanza un hito a tiempo o antes, y el trabajo es satisfactorio, entonces los gestores probablemente no necesiten realizar cambios a futuro.
4. Identificar y resolver problemas potenciales
En el caso de que los equipos no logren alcanzar los hitos o los alcancen, pero el trabajo no sea satisfactorio, es necesario realizar cambios.
No alcanzar un hito o alcanzarlo y darse cuenta de que tienes mucho más por hacer de lo planeado inicialmente les permite a los gestores saber que deben reevaluar factores esenciales. Algunos de estos factores podrían ser trabajadores ineficientes, mala planificación, procesos de trabajo defectuosos, financiación inadecuada, uso de herramientas equivocadas, etc.
Los gestores de proyectos pueden analizar más a fondo estas áreas para resolver problemas y encaminar a su equipo para alcanzar el siguiente hito.
5. Ajustar la duración del proyecto
Los hitos pueden ayudar a determinar la duración del proyecto. Una vez que planifiques tus hitos y tengas una mejor idea del cronograma, puedes acortar o extender la duración del proyecto.
Los equipos que logren sus hitos antes de lo previsto pueden adelantar los plazos de sus proyectos, mientras que los equipos que luchen por alcanzar los puntos de control pueden necesitar ampliar los suyos.
Los PM obtienen la previsión de identificar posibles extensiones del proyecto mucho antes de la fecha límite y pueden informar a los clientes y partes interesadas de inmediato.
Nadie quiere recibir la llamada de un cliente después de decirle que su proyecto se retrasará una semana.
6. Crear actualizaciones simples
Los PM y líderes de equipo no necesitan tener juntas ni realizar varias llamadas telefónicas ni tener cadenas interminables de correos electrónicos para informar a las partes interesadas y a los clientes sobre el progreso del proyecto.
Solo deben agregarlos como invitados al software de gestión de proyectos, donde pueden ver el tablero del proyecto con los hitos.
En un software de gestión del trabajo de una oficina de gestión de proyectos (PMO) como monday.com, puedes crear tableros de proyectos, marcar hitos y visualizarlos, para que todos sepan exactamente cuánto se ha logrado y cuánto queda por hacer.
Las capturas de pantalla de un cronograma del proyecto con hitos también podrían ser útiles.
7. Mantener a tu equipo motivado
Para que los miembros del equipo sepan en qué están trabajando, es útil resaltar y marcar hitos en el cronograma de un proyecto.
También les da una idea clara del progreso del proyecto, agilizando la comunicación del equipo y mejorando la colaboración.
Los miembros del equipo pueden colaborar con cualquier sugerencia que tengan o informar a los PM con antelación sobre cualquier posible problema que pueda retrasar el logro del hito. Un cronograma transparente crea un espacio de trabajo colaborativo donde todos participan y están motivados para alcanzar su objetivo.
8. Acelerar la aprobación de más financiación
Los PM pueden utilizar hitos para dimensionar el presupuesto de un proyecto en la etapa de planificación. En algunos proyectos, esa financiación se dispensará en etapas.
Los hitos pueden actuar como indicador del progreso del proyecto y convencer a las partes interesadas de que los fondos adicionales para la siguiente etapa se gastarán bien. Los hitos también pueden ayudar a identificar problemas monetarios en proyectos que ya han comenzado.
Supongamos que tu equipo ha alcanzado el segundo de cuatro hitos y se da cuenta de que se están agotando los recursos. Puedes utilizar esta información para que te aprueben más fondos mucho antes de que estos se agoten.
No se puede solicitar más financiación dos semanas antes de la fecha de vencimiento de un proyecto, a menos que quieras tener varias discusiones con las partes interesadas.
¿Cómo identificar hitos en la gestión de proyectos?
Los hitos son diferentes para cada proyecto, y cada PM puede determinar los suyos propios, pero aquí hay algunos hitos comunes para comenzar:
- Fechas importantes: cualquier fecha importante, como las fechas de inicio y finalización de un proyecto, pueden actuar como hitos.
Otros ejemplos incluyen la fecha de un evento, las fechas de inicio y finalización de una etapa particular del proyecto, la fecha en la que se adquieren las herramientas o se completa la capacitación, etc.
- Finalización de tareas importantes: cualquier tarea que afecte directamente el resultado del proyecto es importante. Por ejemplo, la tarea final antes de que tu equipo pueda lanzar una aplicación, o una dependencia importante, una tarea que debe completarse antes de que otros puedan comenzar.
- Entregables clave: los productos o elementos a entregar (como una maqueta de un sitio web, la primera versión de una aplicación o una cantidad X de productos enviados a los clientes) son buenos hitos, ya que muestran claramente tu progreso tanto a tu equipo como a las partes interesadas y a los clientes.
- Logros principales: tus hitos también pueden ser logros durante el transcurso de un proyecto. No es el objetivo final, pero es un paso importante hacia él. Algunos ejemplos pueden ser el lanzamiento de tu primera campaña publicitaria o conseguir 200 clientes potenciales.
- Aprobación de las partes interesadas: obtener la aprobación de las partes interesadas o de la gerencia es un hito importante, ya que tu proyecto solo puede comenzar después de recibirla. También puedes agregar hitos para obtener la aprobación de las partes interesadas sobre productos a entegar clave, planes de proyecto, presupuestos, etc.
- Revisiones: cada vez que creas que tu proyecto necesita una revisión, puedes agregar un hito. Esto podría ser a la mitad del proyecto, una vez al mes o cada X días.
A partir de estos hitos puedes comprobar si el proyecto está dentro del presupuesto y revisar otros recursos.
- Reuniones y eventos: una reunión específica sobre un proyecto con un cliente o con partes interesadas es un hito para agregar. Por ejemplo, podría ser una reunión con el cliente una vez cada 3 meses o una presentación para mostrar tu producto antes del lanzamiento.
5 consejos para alcanzar los hitos en la gestión de proyectos
Estos son 5 consejos de expertos sobre cómo tú y tu equipo pueden alcanzar los hitos en la gestión de sus proyectos:
1. No agregues demasiados hitos
Te recomendamos agregar todos los hitos que necesites, dentro de lo razonable. No es necesario agregar 5 hitos diferentes en un proyecto de 3 semanas de duración. Demasiados hitos pueden complicar innecesariamente el proyecto.
Lo mismo ocurre si se agregan muy pocos hitos.
Lo ideal es que tus hitos sean los eventos esenciales. Otros elementos se pueden etiquetar como tareas de prioridad alta.
2. Sé específico
Tus hitos nunca deben ser ambiguos, como “ función 1 completa”, “hito 1”, etc. Deben especificar un logro determinado.
Algunos buenos ejemplos de etiquetas de hitos son: “Guía de estilo entregada”, “Aprobación de las partes interesadas recibida”, “Maqueta del sitio web entregada” y “Contratación completa”.
3. Fija un plazo
Si hablamos de ser específicos, tambiés es importante que tus hitos tengan una fecha límite estricta. Tu equipo debe tener algo concreto por lo que esforzarse, no una línea de tiempo interminable repleta de tareas.
Sin una fecha límite, el seguimiento de los hitos se vuelve casi imposible.
4. Define hitos progresivos
Los hitos que definas deben estar en consonancia con los hitos futuros. Esencialmente, alcanzar un hito debería encaminar a tu equipo para alcanzar el siguiente.
5. Involucra a tu equipo
Motiva a tu equipo compartiendo una línea de tiempo visual con hitos. Esta perspectiva general aumenta la transparencia, genera confianza e impulsa la colaboración.
Cómo visualizar tus hitos con monday work management para PMO
Exponer visualmente tus hitos ayuda a comprender mejor, brinda una descripción general de la planificación y aumenta la transparencia. Todos estos elementos combinados pueden crear un equipo de trabajo comprometido y motivado para completar los proyectos a tiempo.
monday.com es un sistema operativo de trabajo que permite a los gestores de proyectos crear sin esfuerzo la aplicación de gestión de proyectos de sus sueños. Una parte vital de esto es visualizar el flujo de trabajo, incluidos los hitos.
Puedes configurar fácilmente un tablero de proyecto y visualizar tus hitos siguiendo los siguientes pasos:
1. Elige una plantilla
Comienza a trabajar en tu proyecto en minutos usando una de las más de 200 plantillas de nuestra plataforma.
Tu proyecto puede ser grande o pequeño, puede ser de TI o marketing, puede incluir 10 o 100 personas, sin importar cuáles sean tus necesidades, tenemos las plantillas para satisfacerlas.
Si las plantillas no son lo tuyo, siempre puedes empezar de cero y aprovechar al máximo nuestra interfaz intuitiva.
2. Define los hitos de tu proyecto
Puedes usar toda la información de las secciones anteriores para identificar tus hitos.
Recuerda definir hitos específicos, como la reunión de aceptación del prototipo, la entrega del décimo artículo, etc. y decidir cuándo deben completarse. Nuevamente, lo mejor es elegir una fecha determinada.
Esto debería darte una idea del cronograma del proyecto y ayudarte a definir tareas y roles.
3. Crea el tablero de tu proyecto
Agrega las tareas al tablero de tu proyecto con todos los detalles relevantes. Con monday work management para PMO, puedes agregar títulos, fechas límites, descripciones, listas de verificación, imágenes y archivos a cada tarea. Los PM pueden asignar una tarea a un miembro del equipo o a varios.
Agrega todas las columnas que necesites para crear un tablero completo para tu proyecto. Puedes utilizar diferentes tipos de columnas para indicar el estado de las tareas, dependencias, prioridades, estimaciones de tiempo, números como precios o cotizaciones, etc.
Ahora puedes marcar hitos.
4. Define hitos en el tablero
Para definir hitos en el tablero de tu proyecto, agrégalos como una tarea normal. Agrega fechas y detalles.
Ahora solo debes hacer clic en la columna de la línea de tiempo y seleccionar “Establecer como hito” en la parte inferior.
Los hitos se marcan con diamantes en monday.com, como puedes ver en la imagen de arriba.
Si eliges utilizar el “Modo fecha límite” en tu columna línea de tiempo, los diamantes serán del mismo color que el estado del elemento.
Los hitos que están en curso tendrán un diamante verde, mientras que los vencidos estarán en rojo. Esto permite a los PM monitorearlos de un vistazo.
Dado que la mayoría de los proyectos que utilizan la metodología de cascada tienen tareas dependientes, puedes definirlas usando una columna dependencias de tareas y vincularlas a los hitos relevantes.
Usa la automatización para garantizar que tus tareas dependientes siempre tengan las fechas correctas, incluso cuando haya retrasos.
5. La línea de tiempo
El primer método para visualizar tus hitos es utilizar la vista de línea de tiempo. Puedes utilizar esta vista haciendo clic en cualquier celda de la columna de la línea de tiempo y seleccionando “Ver en la línea de tiempo” en la esquina superior derecha.
Esto muestra automáticamente el tablero de tu proyecto como una línea de tiempo dinámica con varias opciones de clasificación para facilitar el seguimiento del proyecto.
Una vez que estés en la línea de tiempo, puedes seleccionar cualquier tarea y marcarla como un hito haciendo clic derecho sobre ella.
También puedes editar el elemento en tu línea de tiempo y las actualizaciones se reflejarán automáticamente en el tablero del proyecto o en cualquier otra vista.
6. Usa diagramas de Gantt
Los diagramas de Gantt son versiones más dinámicas de las líneas de tiempo. Agrega la vista del diagrama de Gantt al tablero de tu proyecto para ver tus tareas, hitos y dependencias de una sola vez.
Puedes ordenar las tareas según la etapa en la que se encuentran, las personas a las que están asignadas, etc. Una característica clave para el seguimiento de hitos es el “Resumen de grupo”.
El resumen de grupo muestra una barra de progreso encima de un grupo en el diagrama, como se ve en la imagen de arriba. Esta barra indica cuánto tiempo debe durar una etapa con las fechas exactas de inicio y finalización.
Para obtener un resumen del grupo, solo debes agrupar las tareas por etapa y marcar la opción “Mostrar resumen de grupo”.
7. El panel
El panel de monday.com es una de las mejores formas de visualizar tu flujo de trabajo. Un panel es donde los usuarios pueden usar diferentes tipos de widgets visuales para realizar un seguimiento de los hitos del proyecto.
Puedes seleccionar grupos específicos para realizar un seguimiento y obtener una descripción general de ellos para ver qué tan lejos están de alcanzar el hito. Puedes tener una mini línea de tiempo en tu panel de control que separe las tareas por días, semanas, meses y mucho más.
monday.com permite a los usuarios crear varios paneles para cada proyecto para que puedas monitorear cualquier elemento del proyecto, incluidos los hitos, en tiempo real.
Los hitos aumentan el compromiso con el proyecto
Los hitos son una herramienta fundamental para los gestores de proyectos. Ayudan a monitorear el progreso, mejorar la comunicación dentro del equipo y la alta gerencia/clientes, y motivar a los empleados a trabajar hacia un objetivo común.
Los PM pueden utilizar monday work management para PMO para configurar un proyecto en minutos, marcar hitos y luego visualizarlos sin esfuerzo.
Prueba nuestra plantilla de hitos del proyecto para ver lo fácil que puede ser la gestión de proyectos.
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