Todos los líderes de ingresos, atención al cliente y operaciones tienen objetivos, iniciativas estratégicas y mediciones del éxito diferentes. Los ejecutivos sénior necesitan entender todas las facetas, pero quizás no con el mismo nivel de profundidad.
Aquí es donde entra en juego la plantilla de balanced scorecard. Una plantilla de balanced scorecard les permite a los líderes reunir todos estos datos en un informe de gestión general que muestra el estado general de la empresa y las iniciativas en juego que influencian el crecimiento, el desarrollo de los procesos comerciales internos, la opinión de clientes y el éxito financiero.
En este artículo, aprenderás exactamente cómo el uso de una plantilla para crear tu balanced scorecard puede ahorrarte muchísimo tiempo y hacer tu informe más profesional y presentable en el proceso. Además, te compartiremos una plantilla gratis desarrollada en el sistema operativo de trabajo monday.com.
¿Qué es una plantilla de balanced scorecard?
La estructura de balanced scorecard (o cuadro de mando integral) es un sistema organizacional de gestión y planificación estratégica que brinda a los líderes sénior una descripción general de las actividades, las iniciativas y las operaciones diarias del negocio desde cuatro perspectivas clave:
- Perspectiva del cliente
- Perspectiva financiera
- Perspectiva comercial interna
- Perspectivas de crecimiento y aprendizaje
Una plantilla de balanced scorecard es un documento personalizable que, como mínimo, incluye encabezados para cada una de estas cuatro perspectivas, además de campos debajo de cada uno para que los líderes completen la información relevante, como cambios en los procesos comerciales y resultados mensuales en comparación con las mediciones clave de rendimiento.
Las plantillas de balanced scorecard más complejas también incluyen secciones predefinidas donde los gerentes pueden incluir información como:
- la estrategia general de la empresa;
- las mediciones específicas, los objetivos y los KPI o indicadores clave de rendimiento;
- los objetivos estratégicos para cada perspectiva.
Así es como se ve una plantilla de balanced scorecard (BSC) típica:
¿Por qué usar una plantilla de balanced scorecard?
La razón principal por la que los líderes usan plantillas de balanced scorecard es que agilizan y simplifican mucho el proceso de organizar las operaciones comerciales. En lugar de tener que empezar con un documento en blanco cada vez que quieren crear una BSC nueva —sin mencionar la decisión sobre su estructura—, los gerentes pueden simplemente acceder a la plantilla, guardar una copia e ingresar cifras y cambios relevantes en el proceso para empezar a trabajar.
Y, por supuesto, el objetivo de esta herramienta de gestión es permitir que los ejecutivos sénior accedan a un resumen general de la empresa de un vistazo. Por eso, es lógico que queramos simplificar el proceso de creación de una BSC.
Pero el impulso en la eficiencia no es la única razón de la popularidad las plantillas de balanced scorecard. Otro beneficio importante de usar estos documentos es que aportan coherencia y uniformidad entre múltiples iteraciones.
El modelo de balanced scorecard no está diseñado para ser un elemento de un solo uso. Idealmente, recrearás o actualizarás tu BSC cada trimestre y compararás los resultados previos con el rendimiento actual de la organización para analizar tu progreso en el plan estratégico. Las plantillas simplifican muchísimo este proceso de comparación, ya que la BSC de cada trimestre tiene el mismo formato que las otras, lo que hace que leerlas, comprenderlas e interpretarlas sea más fácil.
Y, por último, hay que admitirlo: no todos tenemos aptitudes de diseño premiadas. Por eso está bueno tener un documento diseñado de manera profesional y prolija para presentar a nuestro equipo de gestión.
Algunos ejemplos de plantillas de balanced scorecard
¿Buscas un poco de inspiración para crear tu plantilla de balanced scorecard? Echa un vistazo a estos ejemplos informativos.
Una plantilla de balanced scorecard simple
Las balanced scorecards no tienen por qué ser documentos demasiado complejos. Las empresas más grandes quizás requieran más detalles —y, por supuesto, depende de las preferencias de los ejecutivos para quienes preparas la BSC—, pero algo relativamente simple suele alcanzar para los negocios pequeños y las startups.
Esta plantilla de balanced scorecard se presenta como un gráfico circular simple, donde cada porción del círculo representa una de las cuatro perspectivas del modelo de balanced scorecard. Al lado de cada perspectiva, verás campos para incluir métricas e información relevante para esa área comercial específica. Por ejemplo, este negocio hace el seguimiento de las siguientes métricas financieras:
- ROI
- Flujo de caja
- Resultados financieros, como los ingresos y el beneficio del trimestre
Una plantilla de balanced scorecard detallada
Este es un ejemplo de una balanced scorecard más detallada. Aún es bastante general —en comparación con, digamos, un informe comercial completo—, pero sigue un modelo muy útil que enumera los KPI para cada perspectiva y que detalla los objetivos definidos para mejorar los KPI y los proyectos en juego que se espera que influyan en el rendimiento para alcanzar dichos objetivos.
En el lado izquierdo de esta balanced scorecard, verás un diagrama de flujo que muestra los diferentes objetivos estratégicos de este negocio, con flechas entre cada uno de ellos que muestran cómo las iniciativas se influencian entre sí.
Una plantilla de balanced scorecard de gobierno
Las plantillas de balanced scorecard también pueden usarse para mejorar el rendimiento en el sector público, como en este ejemplo de BSC de un gobierno local. En la parte superior de la scorecard, verás los temas estratégicos del gobierno y los resultados que miden para influenciar esos temas. Abajo de eso, verás un desglose más detallado, con objetivos y mediciones numéricas, además de descripciones de las iniciativas clave.
La plantilla balanced scorecard de monday.com
¿Quieres saltear el proceso de búsqueda y creación de una plantilla y pasar directamente a la creación de tu primera BSC? Si es así, echa un vistazo al software de balanced scorecard de monday.com.
Nuestra plantilla simplifica el proceso de creación de una BSC y, como está desarrollada dentro del sistema operativo de trabajo monday.com, podrás:
- extraer datos financieros de tus paneles de gestión de informes;
- colaborar con usuarios remotos y asignar los responsables de las tareas para actualizar la BSC;
- personalizar la plantilla según las necesidades de tu organización;
- crear recordatorios automáticos para medir el progreso;
- agregar informes y gráficos bien hechos como apéndices;
- incluir enlaces a documentos de trabajo que describan las iniciativas nuevas y los cambios en el proceso con más detalles; y
- ver una descripción general de las tareas y los objetivos con la vista de fichas y hacer el seguimiento del progreso con la vista de Kanban.
Vale la pena mencionar que monday.com es más que un espacio para crear informes como las BSC: es un lugar para completar el trabajo y diseñar flujos de trabajo soñados. Nuestro sistema operativo de trabajo intuitivo y colaborativo simplifica las tareas manuales repetitivas mediante modelos de automatización personalizables. Con versiones para navegador, escritorio y aplicación móvil, es el compañero perfecto para los equipos modernos y distribuidos.
Trucos y sugerencias sobre la plantilla de balanced scorecard
Te damos algunas sugerencias para que tengas en cuenta y aproveches al máximo tu plantilla de balanced scorecard:
1. Asegúrate de que cada perspectiva sea relevante para la visión general de la empresa
El propósito de la balanced scorecard es brindar información sobre procesos internos, planes estratégicos e iniciativas para mejorar el rendimiento del negocio y alcanzar los objetivos de la empresa. Cuando recopilas información para incluirla en la BSC, pregunta cómo se relaciona esta información con los objetivos estratégicos del negocio.
2. Usa KPI accionables para hacer el seguimiento del progreso
Las balanced scorecards deben revisarse con regularidad, y necesitas una forma clara de determinar el progreso cada mes o cada trimestre y definir cuándo hubo mejoras y cuándo no las hubo.La mejor forma de hacerlo es crear indicadores de rendimiento accionables y medibles —los KPI numéricos son la mejor opción porque suelen ser más fáciles de cuantificar— en los que cada equipo o departamento tenga influencia directa.
3. Establece una cadencia para revisiones regulares
Según el tamaño de tu empresa, una cadencia de revisión trimestral puede ser apropiada. Sin embargo, las startups más ágiles quizás necesiten hacer las revisiones de forma mensual. En cualquier caso, acuerda un intervalo regular para la revisión de la balanced scorecard y coloca algunas fechas en el calendario.
4. Reconoce las conexiones entre cada perspectiva
Si bien la balanced scorecard segmenta la información en una de cuatro perspectivas, es cierto que a menudo hay conexiones entre cada perspectiva, que deberías ilustrar en tu BSC con flechas o líneas punteadas.
Por ejemplo, las mejoras en la cadena de suministro como parte de la perspectiva comercial interna también pueden tener impacto en los costos operativos, lo cual se vería reflejado en la perspectiva financiera.
Preguntas frecuentes sobre las plantillas de balanced scorecard
¿Cómo crear una plantilla de balanced scorecard?
Sigue estos pasos para crear una balanced scorecard:
- Objetivos: determina los objetivos estratégicos de tu empresa.
- Mapa estratégico: crea un mapa estratégico que muestre las conexiones entre los objetivos estratégicos que acabas de identificar.
- Mediciones: decide qué métricas y mediciones usarás para definir el progreso hacia tus objetivos.
- Plantilla: descarga tu plantilla de balanced scorecard y complétala con los datos relevantes.
¿Cómo redactar una buena balanced scorecard?
Para redactar una balanced scorecard excelente, no te olvides de incluir lo siguiente:
- objetivos estratégicos definidos claramente;
- indicadores de rendimiento medibles, específicos y accionables;
- conexiones ilustradas entre los objetivos y las iniciativas en cada perspectiva.
La plantilla de balanced scorecard personalizable de monday.com te permite hacerlo. La capacidad de extraer datos de tus paneles de generación de informes y de usar recordatorios automáticos permite que tu plantilla de balanced scorecard se mantenga actualizada y enfocada en tus objetivos.
¿Cuáles son los cuatro elementos de una plantilla de balanced scorecard?
Una plantilla de balanced scorecard debe incluir objetivos, procesos e iniciativas desde cuatro perspectivas:
- Perspectiva de crecimiento y aprendizaje
- Perspectiva del cliente
- Perspectiva financiera
- Perspectiva de proceso comercial
Prueba la plantilla