Tu guía completa para la gestión de proyectos

tiempo satisfacer a todas las partes interesadas, entonces es esencial contar con una gestión de proyectos eficiente.

Pero, ¿cómo se logra una gestión de proyectos con prácticas recomendadas? ¿Cuáles son los mejores marcos para usar y qué características son determinantes para elegir el software correcto?

Nuestra guía definitiva de gestión de proyectos responde todas estas preguntas y más. Aprenderás sobre los procesos de la gestión de proyectos, los mejores marcos y cómo gestionar un proyecto de forma eficaz.

¿Qué es la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es la práctica mediante la cual se planifican y gestionan proyectos, de principio a fin, partiendo del objetivo inicial. Implica la coordinación de todas las actividades y recursos necesarios para cumplir con los plazos y lograr el resultado deseado, asegurando el cumplimiento del cronograma.

Por ejemplo, tu objetivo principal podría ser lanzar un producto nuevo, desarrollar un software o planificar un evento de networking, siempre alineado con el objetivo inicial. Para lograr tu objetivo propuesto, la gestión de proyectos incluye las siguientes actividades:

• Establecer objetivos
• Programar tareas
• Gestionar equipos de proyecto
• Hacer el seguimiento del progreso
• Colaborar con las partes interesadas

Existen varios marcos estructurados que puedes utilizar para lograr los objetivos de tu proyecto, como el marco ágil, Kanban o Scrum. Aunque estos marcos adoptan un enfoque diferente, cada uno se centra en tomar las medidas necesarias para completar tu proyecto a tiempo y dentro del presupuesto.

¿Por qué es importante la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos transforma ideas en resultados tangibles, impulsando el crecimiento empresarial y la innovación, integrando siempre las lecciones aprendidas, ya sea a través de un enfoque tradicional o metodologías más modernas. Aquí te explicamos por qué es tan importante:

Aumento de la eficiencia: La gestión de proyectos ofrece una metodología estructurada que reduce el desperdicio de tiempo y recursos financieros y humanos. Establecer tareas, cronograma de actividades y responsabilidades permite a los equipos centrarse en lo que realmente importa.

Mejor organización: Proporciona a los equipos una guía clara a seguir, evitando que las tareas cruciales se pasen por alto y asegurando que todos conozcan sus responsabilidades y funciones.

Mejora de la comunicación: Fomenta la comunicación abierta y constante entre los miembros del equipo y los interesados, lo que reduce malentendidos, alinea expectativas y potencia la colaboración.

Reducción de riesgos: Permite identificar riesgos potenciales desde las primeras etapas del proyecto, lo que da tiempo para desarrollar estrategias que minimicen o eviten estos riesgos y posibles problemas costosos.

Resultados medibles: Con un objetivo propuesto y métricas claras, las empresas pueden seguir el progreso de manera efectiva y medir el éxito del proyecto de manera sencilla.

Mayor satisfacción del cliente: Ayuda a entregar los proyectos dentro del plazo, el presupuesto y según las especificaciones, mejorando la satisfacción del cliente.

Un software de gestión de proyectos, como monday work management, potencia estos beneficios, proporcionando herramientas para planificar, ejecutar y monitorear proyectos de manera eficiente.

Desde la creación de diagramas de Gantt y la asignación de tareas hasta el seguimiento del progreso y la generación de informes, este software optimiza procesos y fomenta la colaboración, contribuyendo al éxito del proyecto.

¿Quién utiliza la gestión de proyectos?

La gestión de proyectos es una práctica esencial que se aplica en diversos roles y sectores, siendo clave para cualquier empresa. Algunas de las personas que la incorporan a su flujo de trabajo diario son:

Responsables de proyectos: Son los principales responsables del éxito de los proyectos, utilizando estas herramientas y habilidades a diario para planificar, ejecutar y supervisar las iniciativas.

Líderes de equipo: Asumen responsabilidades en la gestión de proyectos dentro de sus equipos, garantizando que el trabajo esté alineado con los objetivos generales del proyecto.

Desarrolladores de software y responsables de productos: En el ámbito del software, utilizan métodos ágiles de gestión de proyectos para organizar los sprints, gestionar los backlogs y hacer el seguimiento de nuevas funciones y correcciones de errores.

Equipos de marketing: Los profesionales de marketing aplican la gestión de proyectos para coordinar campañas, lanzar productos y crear contenido.

Equipo de recursos humanos: Los profesionales de RR. HH. aplican la gestión de proyectos para optimizar contratación, formación, desarrollo y estrategias de retención, mejorando la experiencia de los empleados y apoyando al objetivo propuesto de la organización.

Ejecutivos: Los directivos utilizan principios de gestión de proyectos para supervisar iniciativas estratégicas y coordinar proyectos alineados con los objetivos empresariales.

Los equipos pueden mejorar su colaboración usando software de gestión de proyectos como monday Work Management. Por ejemplo, los equipos de desarrollo y calidad pueden utilizar tableros Kanban para visualizar flujos de trabajo y gestionar el proceso de pruebas. Mientras tanto, los equipos de marketing y diseño pueden trabajar juntos en proyectos creativos mediante vistas de cronograma de actividades y flujos de trabajo personalizados.

Asimismo, los equipos de operaciones pueden gestionar proyectos de mejora de procesos internos, y el servicio de atención al cliente puede gestionar incidencias y colaborar con otros departamentos para resolverlas.

Utilizar una herramienta de gestión de proyectos común como monday work management permite a los equipos ver lo que hacen otros, coordinar prioridades y asegurar que todos los esfuerzos estén alineados con los objetivos empresariales. Esta colaboración interdepartamental mejora la eficiencia y ayuda a alcanzar buenos resultados en proyectos en cualquier sector.

Miembros clave de un equipo de proyecto

Cada proyecto comienza con la identificación de roles y responsabilidades. Saber desde el inicio cuál es tu función ayuda a garantizar el éxito y a cumplir con los plazos. Las posibles funciones en un proyecto son:

Responsable del proyecto: Persona encargada de supervisar todo el proyecto y asegurar su éxito.

Patrocinador del proyecto: Gerente sénior que facilita el proyecto y trabaja estrechamente con el responsable del proyecto.

Miembro del equipo: Personas que se encargan de ejecutar las tareas asignadas dentro del proyecto.

Proveedor: Personas o entidades que proporcionan bienes o servicios necesarios para el proyecto.

Parte interesada: Personas que tienen interés en el proyecto, y que se dividen en:

• Parte interesada principal: Aquellos que realizan el trabajo y son activos participantes del proyecto.
• Parte interesada secundaria: Personas que asisten a reuniones y desempeñan un rol menor, sin ser los principales responsables.
• Parte interesada afectada: Personas al tanto del proyecto, pero sin un rol activo o gran influencia.

Cliente: Persona o equipo que recibe el resultado final del proyecto, en el caso de proyectos orientados al cliente, en lugar de proyectos internos.

¿Cuáles son las 5 fases de la gestión de proyectos?

Para lograr una gestión de proyectos exitosa, primero debes diseñar y hacer el seguimiento de una hoja de ruta simple que establezca expectativas. Como dice Matt Burns, administrador de proyectos en monday.com:

“Lo primero que hay que hacer antes de iniciar cualquier proyecto es delinear la hoja de ruta del proyecto desde el principio. Porque si quieres ir a algún lugar y no tienes un mapa, probablemente te perderás”.

Para ayudarte a desarrollar tu hoja de ruta, analicemos cinco fases esenciales del ciclo de vida de la gestión de proyectos. Esta es la información general que debes saber sobre cada una de ellas.

1. Inicio

En cualquier proyecto, la preparación es esencial para completar el trabajo a tiempo y dentro del presupuesto del proyecto. Durante la etapa del proyecto de inicio, debes determinar lo siguiente para crear las bases del proyecto:

• Alcance del proyecto: abarca los límites del proyecto, incluido lo que lograrás y lo que no, es decir, los objetivos del proyecto. Determinar estos límites evita lo que llamamos “cambio en el alcance”, que es cuando los productos a entregar cambian y los plazos de tu proyecto pueden retrasarse.
• Descripción general del proyecto: describe los recursos disponibles, el tiempo y los objetivos necesarios para completar un proyecto y una estrategia para controlar estos requisitos a lo largo del tiempo.
• Presupuesto del proyecto: te comunicarás con las partes interesadas para determinar cuánto dinero disponible hay para el proyecto y el costo del proyecto para que sea exitoso.

Para proyectos más grandes, puedes establecer un estatuto del proyecto o una “Documentación del inicio del proyecto” (PID) que profundice en estas áreas.

2. Planificación

La elaboración de un plan de proyecto claro garantiza que todos los miembros del equipo avancen hacia el mismo objetivo propuesto, basado en el objetivo inicial. Durante la etapa del proyecto de planificación, debes, independientemente de si sigues un enfoque tradicional o ágil:

• Seleccionar los miembros del equipo para tu proyecto
• Describir tus productos a entregar
• Calcular los recursos necesarios
• Determinar las actividades asociadas
• Establecer hitos y fechas clave, incluida la fecha final de finalización del proyecto

Durante este proceso, también puedes describir la metodología de gestión de proyectos del equipo. Hay muchas para elegir, incluidas las opciones populares que te mostramos a continuación. Detallaremos alguna de ellas más adelante en esta guía de administración de proyectos.

• Ágil
• Cascada
• PRINCE2
• PMBOK
• Scrum
• Lean
• Kanban

3. Ejecución

Durante la fase de ejecución del proyecto, llevarás a cabo todos los detalles de tu plan de proyecto, o productos a entregar del proyecto, que deberás entregar a las partes interesadas. Esta etapa ocurre simultáneamente con la etapa del proyecto de monitoreo y control del proyecto (a continuación) y puede involucrar:

• Gestión de flujos de trabajo
• Recomendaciones de cambios
• Sugerencias de acciones correctivas

En definitiva, se trata de mantener el control, colaborar con todo el equipo y conservar el rumbo.

4. Monitoreo y control del proyecto

El control de proyectos constante es esencial en cualquier ciclo de vida de un proyecto, ya que ayuda a los gerentes de proyectos a responder la pregunta: ¿cuál es el estado del proyecto? vs. ¿cuál debería ser el estado del proyecto?, según el plan del proyecto. Para hacer un seguimiento eficaz, se debe:

• Realizar revisiones periódicas y constantes del proyecto
• Usar documentación y herramientas de seguimiento del proyecto adecuadas para visualizar el progreso del proyecto, como tableros Kanban, diagramas de Gantt y vistas de la carga de trabajo, que son solo algunas de las más de 15 vistas dinámicas del tablero disponibles en monday work management.

Cuanto más visual y en tiempo real se haga, mejor.

5. Cierre

Este último paso, conocido también como la entrega del proyecto o fase de cierre del proyecto, es cuando se concluyen todas las actividades, se revisa el costo del proyecto y se entrega el producto final.

Esta entrega puede ser al cliente, a un equipo interno o una parte interesada externa. Algunos componentes adicionales podrían ser:

• Celebrar cualquier contrato o acuerdo formal.
• Realizar una revisión o auditoría completa de lo que salió bien, lo que no salió según lo planeado y cómo los equipos podrían aprender de este proyecto para proyectos futuros.

¿Cuáles son los cuatro tipos de gestión de proyectos?

Puedes utilizar varios tipos y marcos de gestión de proyectos para gestionar proyectos y que sean exitosos.  Elegir el correcto es esencial porque determina cómo debes armar tu equipo y cómo planificar y monitorear tus proyectos.

Como dijimos, en este artículo encontrarás descripciones generales de las principales metodologías para la gestión del proyecto, con enlaces a artículos más completos. También contamos con un blog sobre las principales metodologías de gestión de proyectos para ayudarte a comprender mejor tus opciones.

1. Metodología de cascada

La gestión de proyectos en cascada o tradicional es un enfoque estructurado que se centra en la “planificación perfecta” por medio del desglose y programación de todo el proyecto de principio a fin.

Es secuencial con poca opción para la iteración, lo cual significa que tu proyecto avanzará a través de etapas definidas, y una etapa comenzará solo cuando la etapa anterior se haya completado.

Ideal para: equipos que pueden definir con precisión todos los requisitos y detalles del proyecto de antemano y que se sienten cómodos con los plazos predeterminados.

Consulta nuestra guía completa sobre la  Gestión de proyectos en cascada aquí.

2. Metodología ágil

Ágil es un enfoque iterativo para la gestión de proyectos que permite a los equipos reaccionar rápidamente a los comentarios y recomendaciones acerca del proyecto. Es un marco popular para proyectos tecnológicos, como el desarrollo de software, ya que prioriza la adaptabilidad, la colaboración y la entrega incremental, características esenciales cuando se prueban y ajustan productos digitales nuevos. Los gerentes de proyectos ágiles dividen sus proyectos en iteraciones pequeñas y fáciles de manejar, denominadas sprints y dependen de los comentarios constante de las partes interesadas para realizar cambios rápidos y garantizar que el producto final cumpla con los objetivos del proyecto.

Para muchos equipos, tener la flexibilidad de modificar los detalles del proyecto es fundamental para finalizarlo de forma exitosa.  Sin embargo, el desafío de utilizar un enfoque ágil es que puede resultar difícil escalar este marco más allá de un nivel de equipo más pequeño, ya que depende de incrementos y detalles pequeños. Consulta nuestro tutorial para obtener más información sobre cómo ejecutar tu próximo proyecto utilizando un marco ágil.

Ideal para: equipos de desarrollo de software que trabajan en proyectos complejos con requisitos en constante evolución.

3. Metodología Kanban

La gestión de proyectos Kanban se centra en la mejora continua mediante la visualización y gestión del flujo de trabajo.  Un tablero de gestión de proyectos Kanban se divide en columnas que representan las diferentes etapas del trabajo. A medida que el proyecto avanza, las tareas se mueven por todo el tablero.

A diferencia del enfoque secuencial en cascada, Kanban permite una adaptación continua a medida que los equipos realizan un seguimiento de las tareas, responden a los cambios rápidamente e identifican y resuelven cuellos de botella. Es ideal para equipos que tienen muchas solicitudes entrantes, como los equipos de TI.  Para obtener más información sobre la gestión de proyectos Kanban, consulta nuestra guía.

Ideal para: proyectos que requieren un flujo continuo y se centran en optimizar los procesos de trabajo, especialmente cuando se trata de tareas de mantenimiento, solicitudes de soporte o proyectos con cargas de trabajo impredecibles.

4. Metodología Scrum

El marco Scrum es otra forma popular de implementar la gestión ágil de proyectos.  Divide los proyectos más grandes en sprints más cortos, de 1 a 4 semanas, que se adaptan a las demandas a medida que el proyecto avanza. También establece reglas con respecto al tamaño del equipo, los roles del equipo, la planificación, las reuniones, los productos entregar y otros aspectos.

Ideal para: equipos que quieren ofrecer incrementos funcionales de su trabajo durante un proyecto, por ejemplo, en campañas de marketing, diseño de productos u otros proyectos creativos.

Lee nuestro artículo sobre la metodología Scrum para obtener más información.

8 consejos para una gestión exitosa de proyectos

Con una gestión de proyectos sólida, las empresas pueden desarrollar productos o servicios nuevos, optimizar las operaciones comerciales internas y ofrecer valor a los clientes, con menos fricciones y más eficiencia. Estos componentes básicos crean innovación y controlan recursos disponibles, como el tiempo y el dinero. Para ayudarte a que tengas éxito en la gestión de proyectos, hemos reunido ocho consejos para que impulses tu organización en lugar de frenarla:

1. Invierte en las etapas de inicio y planificación

La mayoría de los proyectos que fracasan es porque tuvieron una planificación e investigación deficientes, partes cruciales de las etapas de inicio y planificación del ciclo de vida del proyecto.

Cuando estableces, sincronizas y acuerdas aspectos clave, como los objetivos, requisitos y las prioridades de la organización desde el principio, reduces las probabilidades de confusión a futuro.

2. Elige el marco o metodología adecuado para tu proyecto

El segundo paso hacia una gestión exitosa de proyectos es encontrar el marco o la metodología adecuados. Ya sea que utilices una metodología de ruta crítica para determinar la duración del proyecto o una de cascada para establecer etapas claras del proyecto, el marco que elijas determinará cómo se visualizará, priorizará y completará cada etapa del proyecto.

3. Promueve una cultura de la transparencia y responsabilidad

La transparencia marca la diferencia a la hora de gestionar un proyecto a medida que surgen complejidades y reticencias. Con una cultura de la transparencia sólida, los miembros y líderes del equipo dependen unos de otros para hacer observaciones y hacerse responsables de su trabajo, independientemente de cuán detallados o estresantes se vuelvan los planes.

Comienza con una comunicación clara para que cada colaborador del proyecto pueda comprender sus objetivos a largo plazo, PI (indicadores clave de rendimiento), planes y dónde encajan ellos en el rompecabezas. Una forma de lograrlo es involucrar a todos los empleados en algún nivel en el proceso de planificación y darles completa responsabilidad sobre las tareas y los entregables del proyecto. Para ello, una plataforma como monday work management te permite crear un flujo de trabajo de gestión de proyectos versátil que puedes personalizar de acuerdo con tus necesidades.

4. Determina un alcance realista

El cambio en el alcance es un desafío clave que enfrentan los gerentes de proyectos cuando surgen cambios inesperados en el trabajo o proyecto. Si bien esto podría estar relacionado con factores que no se pueden controlar a lo largo de un proyecto, contar con las personas adecuadas en la etapa de planificación puede ayudarte a definir con mayor precisión el alcance del proyecto y evitar que las cosas se salgan de rumbo. Una forma de establecer un alcance realista es consultar datos de proyectos antiguos para hacer proyecciones.

5. Prioriza la programación eficiente

Si deseas que tu equipo mantenga el nivel de productividad, debes crear cronograma de actividades que sean realistas para las cargas de trabajo de tu equipo y la fecha de entrega prevista. Las estimaciones iniciales de estos dos factores son una inversión de tiempo que vale la pena.

Los cronogramas que se comunican de forma clara disminuyen retrasos y contratiempos costosos. El tipo de metodología de gestión de proyectos que utilices determina la comunicación y puede afectar la forma en que tu equipo utilice su tiempo para alcanzar una meta. Si utilizas un marco ágil como Scrum, te centrarás en los incrementos de entregas más pequeños y a corto plazo. También es importante planificar algo de tiempo para cosas que no planeas.

Con un sistema operativo de trabajo (Work OS) como monday.com, puedes ver cargas de trabajo individuales o del equipo con la Vista de carga de trabajo en el mismo espacio de trabajo donde administras los calendarios, la gestión del cronograma de actividades y recursos limitados del proyecto.

6. Practica la gestión efectiva de recursos

La gestión de recursos es un principio importante del proceso de gestión de proyectos y describe el proceso de planificación previa, programación y asignación de recursos específicos para maximizar la eficiencia. Estos recursos pueden incluir personas, capital y otros bienes materiales.

Un ejemplo de coordinación de recursos físicos podría ser el de un contratista que gestiona proyectos de construcción: podría decidir reservar un vertedor de hormigón para dos obras en lugar de tener que pagar el costo de dos vertedores.

En proyectos digitales, los recursos suelen ser empleados o equipos específicos. Un diseñador gráfico puede tener varios proyectos simultáneos, por lo que deberás planificar en base a su agenda para completar el trabajo.

7. Involúcrate con tus partes interesadas

Una parte interesada es alguien que participa directamente en el éxito del desarrollo del proyecto. Podría ser un cliente clave, un usuario interno del producto, un ejecutivo o un gerente de producto.

Un proyecto exitoso depende de una comunicación y aportes sólidos entre todas las partes antes, durante y después del proyecto. Cada parte interesada hace aportes y brinda perspectivas únicas en relación con los objetivos de la organización y las capacidades del equipo. monday work management ofrece paneles colaborativos con más de 30 widgets que solo debes arrastrar y soltar, y que puedes utilizar para mostrar datos generales del proyecto, lo que permite a todas las partes interesadas tomar decisiones rápidas y precisas.

8. Elige las mejores herramientas para la gestión de proyectos

Para tener éxito en el mundo moderno del trabajo remoto, necesitas un sistema operativo de trabajo moderno que permita la colaboración entre departamentos, el intercambio de archivos en la nube y pueda manejar los 1000 casos de uso único de tu empresa. Aquí es donde entra en juego la plataforma de gestión de proyectos de monday como un conjunto de herramientas integral para cada proyecto, construida sobre un sistema operativo de trabajo versátil e intuitivo.

monday work management te permite dar forma a los flujos de trabajo. Así, aumentarás la eficiencia y la productividad de tu equipo personalizando cualquier flujo de trabajo para adaptarlo a tus necesidades. Esto te permite trabajar en cualquier marco de gestión de proyectos que prefieras. Con las vistas de tablero Kanban, diagrama de Gantt, línea de tiempo y vistas de calendario, puedes personalizar la experiencia según tu flujo de trabajo y utilizar codificación de colores para comprender rápidamente los estados del proyecto. También puedes integrar monday.com sin problemas con otras herramientas en tu pila tecnológica, compartiendo tableros, paneles de estado de proyectos y actualizaciones de proyectos con todo tu equipo en tiempo real.

Puedes empezar a usar monday work management ahora o seguir leyendo para obtener más información sobre cómo aprovechar al máximo el software de gestión de proyectos.

6 pasos para aprovechar el software de gestión de proyectos al máximo

proyectos simples y de pequeña escala, los proyectos grandes y complejos requieren una plataforma sólida de gestión de proyectos.

monday work management te brinda toda la funcionalidad que necesitas, desde plantillas, tableros y automatizaciones de flujos de trabajo específicos de la plataforma hasta integraciones con herramientas externas.

Puedes configurar un espacio de trabajo digital como monday work management para empoderar a los equipos de tus proyectos.

1. Usa la documentación del proyecto para acelerar la adopción del marco

Crea documentación clara del proyecto registrando detalles clave que guíen a tu equipo en la planificación y ejecución de proyectos exitosos. La documentación es aún más esencial cuando debes capacitar a varios equipos sobre cómo utilizar una metodología de gestión de proyectos específica.

Con un sistema operativo de trabajo (Work OS), puedes crear, compartir y colaborar en documentos desde tu flujo de trabajo o desde un espacio de trabajo más grande. Por ejemplo, con los workdocs de monday, los miembros del equipo pueden explorar y comprender en tiempo real el flujo de un proyecto y lo que ellos tienen que hacer.

2. Crea tu hoja de ruta y plan general del proyecto

La hoja de ruta de un proyecto es una descripción visual general de los objetivos y los productos a entregar de un proyecto que se organizan en una línea de tiempo. Es útil para gestionar las expectativas de las partes interesadas, comunicar planes y coordinar recursos con otros equipos.

El software de gestión de proyectos te permite crear un documento dinámico al que todos pueden acceder fácilmente. Y mejor aún, plantillas de hoja de ruta para proyectos como esta de monday.com te ayudan a ponerte en marcha aún más rápido.

3. Crea un flujo de trabajo personalizado

Una vez que tienes una hoja de ruta o algún otro plan general del proyecto, debes ser más granular con tus flujos de trabajo. Este paso crucial hace que sea fácil e intuitivo para los miembros de tu equipo ejecutar su trabajo y para los gestores de proyectos monitorear y controlar el progreso del proyecto.

Usa plantillas personalizables de tu sistema operativo de trabajo para ajustar diferentes metodologías de proyectos adecuadas, agregar diferentes vistas, automatizaciones y mucho más.

Con monday work management, puedes crear cualquier flujo de trabajo, desde estructuras de desglose del trabajo (WBS) hasta registros de riesgos, propuestas de proyectos y gestión de recursos.

4. Fomenta la responsabilidad

La gestión de recursos dentro de monday work management permite a los gerentes de proyectos conocer la capacidad individual de los miembros del equipo y planificar en consecuencia. Esta función permite asignar fácilmente tareas y subtareas a empleados individuales y equipos completos, así se fomenta la responsabilidad de cada empleado por sus tareas. Incluso puedes implementar automatizaciones que envíen notificaciones a los responsables de las tareas cuando se complete una fase del proyecto.

Además de asignar responsables de tareas, también es buena idea otorgar a cada miembro del equipo responsabilidades simples, como informar sobre el progreso durante las reuniones de estado e compartir sus dificultades en el proceso. Esto ayuda a mantener una cultura de transparencia y genera dinamismo.

5. Muestra datos clave para una toma de decisiones más rápida

Optimiza tus proyectos con paneles dinámicos en monday work management que muestren información útil. Estos son algunos datos útiles para monitorear:

• Columna de seguimiento del tiempo: permite a los equipos ver cuánto tiempo lleva completar cada tarea.
• Columna de estado personalizable: cualquier parte interesada puede ver el estado actual de sus proyectos y los obstáculos que los demoran.
• Columna de fecha límite/plazo: con este campo de fecha, cada miembro del equipo se hace responsable de completar sus tareas a tiempo.

Una vez que hayas creado diferentes flujos de trabajo, úsalos como un recurso y crea fácilmente informes y paneles. Evalúa el éxito de tu proyecto analizando los KPI y luego usa estos datos para tomar decisiones o para encarar nuevos proyectos.

6. Automatiza tareas repetitivas para acelerar la gestión de proyectos

Las automatizaciones pueden acelerar tu flujo de trabajo para que la gestión de proyectos sea más eficiente. Por ejemplo, puedes automáticamente notificar a los gerentes cuando se cumplen las fechas de vencimiento, crear una nueva tarea cada semana y mucho más. Puedes elegir entre plantillas de automatización listas para usar o crear tus propios flujos de trabajo automatizados.

¿Por qué debes usar monday.com para la gestión de proyectos?

En pocas palabras, monday work management es más que un software de gestión de proyectos, ya que permite a los equipos gestionar todos los proyectos y tareas desde un solo lugar.

Con nuestra solución, los equipos pueden:

• Ver el progreso del proyecto de un vistazo
• Estar al día con la agenda y los plazos
• Colaborar de forma más eficiente y efectiva
• Crear el flujo de trabajo que siempre quisiste

Prueba nuestra plataforma ahora registrándote para una prueba gratuita para organizar tus próximos proyectos. También puedes seguir leyendo para conocer más sobre las tendencias en la gestión de proyectos y cómo armar un equipo productivo de gestión de proyectos.

El futuro de la gestión de proyectos: tendencias clave a seguir

Muchas tendencias en la gestión de proyectos determinan nuestra forma de trabajar. Hay mucho revuelo en torno a la inteligencia artificial (IA) y sus repercusiones en el sector de la gestión de proyectos al automatizar tareas repetitivas y descubrir enfoques clave. En respuesta a esta tendencia, monday.com ahora ofrece un Asistente de IA incorporado, disponible como versión beta, que ofrece una gama de capacidades de IA generativa para automatizar la creación de tareas, la redacción de correos electrónicos, la creación de fórmulas y resúmenes.

Profesionales de la industria, como el escritor de tecnología de renombre mundial Peter Giffen, han documentado el poder de las innovaciones como la IA:

“La IA podría analizar automáticamente los datos del equipo del proyecto y brindar indicaciones claras sobre cómo mejorar el el desempeño del proyecto”.

Además de la IA, hay otras tres tendencias de gestión de proyectos que podemos esperar en un futuro cercano:

1. Los gerentes de proyectos deberán contar con habilidades tanto de IA como de IE: la IE (inteligencia emocional) se está convirtiendo en un talento necesario en el ámbito de la gestión de proyectos. La capacidad de comprender a otras personas es fundamental. Lee este artículo para conocer otras habilidades esenciales para la gestión de proyectos.
2. Adopción de enfoques de gestión de proyectos personalizados o híbridos: ya no es suficiente contar con una sola metodología para la gestión de proyectos. Los modelos deben ser flexibles para adaptarse a diferentes equipos y diversos proyectos.
3. Una estructura de equipo más diversa: equipos cada vez más diversos aportarán una gama más amplia de habilidades, experiencia y tecnología. Los equipos deben aprender a aceptar estas diversidades para colaborar de forma eficaz y eficiente.

Hemos abarcado las fases de la gestión de proyectos, sus marcos, consejos para el éxito y las tendencias, pero ¿qué pasa con los actores clave que se harán cargo de todo el proyecto? Estamos hablando, por supuesto, de tu equipo.

Tomando en cuenta todo esto, ahora veremos cómo nos aseguramos de elegir a las personas adecuadas para el proyecto.

¿Cómo formar un equipo productivo para la gestión de proyectos productivo?

Las personas son una parte fundamental de una gestión eficaz de proyectos, pero la forma en que estructuras tu equipo de proyecto depende en gran medida de tu marco y el alcance de tu proyecto. La buena noticia es que existen algunas estrategias comprobadas para formar un equipo exitoso y productivo.

1. Busca talentos en diferentes departamentos

Es probable que el equipo de tu proyecto se arme con personas de diferentes departamentos porque los proyectos requieren distintos tipos de conocimientos y aportes. En lugar de contratar personas por fuera de la empresa, puedes utilizar los recursos con los que ya cuentas y sincronizar varios departamentos con un objetivo propuesto organizacional más amplio. Por ejemplo, es posible que para una campaña de marketing nueva necesites contar con diseñadores de sitios web, redactores publicitarios y gerentes de productos que ya estén trabajando para tus equipos internos. Usa un sistema operativo de trabajo para auditar y visualizar las habilidades internas para crear equipos más sólidos para tu próximo proyecto.

2. Toma una decisión inteligente para elegir administradores de proyectos y define las responsabilidades con precisión

Un gestor de proyectos (PM) podría ser un PM profesional o un experto en la materia, alguien con mucho conocimiento en el área del proyecto. Un gerente de proyectos profesional podría desempeñar un papel más bien de facilitador durante la planificación inicial. Da lugar a que las partes interesadas y a los expertos en la materia diseñen al plan del proyecto con experiencia práctica. Es posible que para las empresas más pequeñas sea más difícil contratar a alguien exclusivo para el puesto de gestor de proyectos, en cuyo caso, un experto en la materia o un ejecutivo es la opción lógica.

¿Qué hace un gerente de proyectos?

Lo que hace un gestor de proyectos puede variar de un equipo a otro, pero en general es responsable de la gestión diaria de un proyecto y su gente. También deben gestionar estos seis aspectos:

• Alcance
• Cronograma
• Finanzas
• Riesgos
• Calidad
• Recursos

3. Fomenta la cultura de “todos manos a la obra”

Capacita a los miembros de tu equipo para que ejerzan su propio criterio, fomenta la responsabilidad individual sobre cada tarea y brinda total transparencia de lo que se espera en las primeras etapas del proyecto. Con el aumento del trabajo remoto, también necesitarás herramientas flexibles que se adapten a diferentes equipos y proyectos.

Aquí es donde necesitas un software de gestión de proyectos adecuado. Una herramienta como monday work management facilita la colaboración con los miembros del equipo, centraliza la comunicación y te ayuda a conseguir mejores resultados.

Crea flujos de trabajo según tus necesidades con monday.com

La gestión exitosa de proyectos requiere comprender cuál es el enfoque correcto para satisfacer tus necesidades y cómo combinarlo con el sistema operativo de trabajo adecuado. monday work management ofrece un conjunto completo de funciones para ayudarte a gestionar fácilmente cualquier metodología de gestión de proyectos. Ahora que has llegado al final de nuestra guía de gestión de proyectos, ¿por qué no comienzas tu prueba hoy mismo para que veas los beneficios que te contamos?

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