Las plantillas de diagrama de flujo de trabajo se convirtieron en un elemento esencial de todos los proyectos. No importa en qué tarea trabaje tu equipo, necesitas una herramienta central para configurar y visualizar los componentes clave del proceso, cómo se interrelacionan y el orden en que deben completarse las tareas.

Una plantilla de diagrama de flujo te da una base sólida para definir tu proceso de negocio de principio a fin y hace que todo sea más fácil. Creamos una plantilla para diagrama de flujo fácil de personalizar que puedes adaptar rápidamente a tu negocio, con muchas funciones útiles diseñadas para lograr flujos de trabajo eficientes de modo simple.

En este artículo, compartiremos la plantilla y te explicaremos cómo completarla de modo eficiente y cómo integrarla a tus esfuerzos generales de gestión de tareas o proyectos.

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¿Qué es una plantilla de diagrama de flujo de trabajo?

Una plantilla de diagrama de flujo de proceso es una herramienta de gestión de proyectos que te ayuda a crear una representación visual de los procesos de tu flujo de trabajo: es un detalle de los pasos y las personas involucradas en un proceso que puedes usar como referencia para que tu equipo sea más eficiente. Puede tener la forma de un diagrama de flujo, un diagrama de actividad o un modelo de proceso de negocio y notación (BPMN). Una plantilla para diagrama de flujo ilustra los pasos clave de tu proyecto y cómo se interrelacionan.

Un flujo de trabajo es una serie de actividades necesarias para completar una tarea o alcanzar un objetivo en particular. En esencia, un flujo de trabajo es cómo planificas completar el trabajo. Por ejemplo, el proceso de onboarding de un empleado es un flujo de trabajo crucial.

Completar una plantilla para diagrama de flujo ayuda a demostrar a las partes interesadas y al equipo exactamente cómo planificas sacar adelante y completar tu proyecto. Sirve como un plano de las operaciones que todas las personas involucradas en el proyecto pueden consultar en cualquier momento para aclarar las prioridades y el orden de las operaciones.

¿Por qué usar una plantilla de diagrama de flujo de trabajo?

Estos son cuatro motivos principales por los que usar una plantilla de diagrama de flujo de proceso puede ser tan beneficioso cuando trabajas en cualquier proyecto.

Ayuda con la planificación

La productividad empieza con la planificación, y una plantilla para diagrama de flujo integral te ayuda a asegurarte de que empieces el proceso de planificación con el pie derecho. Si sabes que tus ideas encajan perfectamente, pero aún están algo enredadas en tu cabeza, una plantilla para diagrama de flujo puede ayudarte en el proceso de mapeo de la trayectoria. Esto aclara el orden de las operaciones para todas las partes involucradas. 

Crea transparencia

Una plantilla para diagrama de flujo define claramente los proyectos o procesos y no deja lugar para la intuición. Tu proceso comercial debe estar claro para ti y para todos los miembros del equipo y las partes interesadas. Así, todos se sentirán seguros en cuanto al plan y podrán ejecutar las tareas en el orden correcto, con la posibilidad de consultar la plantilla cuando lo necesiten.

Predice los cuellos de botella

No puedes completar un proyecto a tiempo sin ver el plan general primero.

Un mapa claro de tu proyecto permite hacer una planificación general y una detallada con mucha anticipación.

Facilita la delegación

No importa cuánto confíes en el plan que tienes en tu cabeza, necesitas un mapa visual para comunicar y delegar ideas al miembro del equipo adecuado. Una plantilla para diagrama de flujo hace la mitad del trabajo por ti al establecer qué pasos van en qué lugar. Puedes consultar tu plantilla para diagrama de flujo para que los miembros del equipo entiendan qué tareas están bajo su responsabilidad y cómo encaja su trabajo en el panorama general.

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Algunos ejemplos de plantillas de diagrama de flujo de trabajo

Puedes crear un diagrama de flujo para definir proyectos en cualquier industria. Veamos algunos ejemplos de plantillas para flujo de trabajo en la práctica.

Plantilla para diagrama de flujo de contrataciones

Esta plantilla para diagrama de flujo de proceso desglosa el proceso de contratación en etapas y muestra cómo cada etapa sigue a la otra. Al representar visualmente el proceso de contratación, brinda claridad a los gerentes de contratación y RR. HH. Consultar esta plantilla de mapeo del proceso permite la alineación sobre los pasos por seguir antes de ofrecer trabajo a un empleado potencial.

(Fuente de la imagen)

Usar una plantilla para diagrama de flujo del proceso de contratación como esta asegura que no se pase por alto ningún paso del proceso de contratación. Se examina y evalúa a cada candidato potencial según criterios específicos. Así las empresas se aseguran de contratar empleados que encajen con la cultura empresarial y que estén totalmente calificados para el trabajo.

Consulta la plantilla de proceso de contratación si quieres una plantilla más granular para gestionar a los postulantes en todo el flujo.

Plantilla de diagrama de flujo para prospección entre empresas (B2B)

Esta plantilla para diagrama de flujo es una hoja de ruta detallada que los profesionales de ventas entre empresas pueden seguir durante la prospección. El proceso de prospección se desglosa en pasos y cada uno tiene tareas específicas. Los pasos se conectan por los resultados, y cada uno depende de qué sucedió en el paso anterior. La estructura de pasos y seguimiento evita que los representantes de ventas pierdan demasiado tiempo en un prospecto.

Por ejemplo, si un representante de ventas envía un correo electrónico en el paso uno y el prospecto no está interesado por el momento, sabe que debe saltar a la tarea cinco y actualizar la “categoría de contacto”. Luego se completa el flujo de trabajo. Pero si el representante de ventas no obtiene ninguna respuesta al correo electrónico que envió, sabe que debe pasar al paso dos. Debe enviar un correo electrónico de seguimiento tres días después de la primera interacción.

Plantilla de diagrama de flujo de trabajo de monday.com

Diseñar tu propio diagrama de flujo desde cero puede ser una tarea abrumadora. Por eso te ofrecemos una plantilla para diagrama de flujo fácil de usar para ayudarte a empezar.

Puedes, por ejemplo, desglosar cada etapa del flujo de trabajo de planificación de la gestión del proyecto en diferentes etapas y tareas, con plazos, prioridades codificadas por colores, presupuestos, cronogramas y más.

También puedes visualizar el flujo de trabajo con la vista de cronograma para ver cuándo debería suceder tal o cual cosa.

plantilla de diagrama de flujo

Puede servir como referencia para comparar el desempeño del equipo según la plantilla vs. en tiempo real.

La fortaleza principal de monday.com está en las herramientas de visualización interactivas y colaborativas que combinan los esfuerzos de tu equipo en un lugar centralizado. Esto es lo que te ofrece nuestra plataforma:

Asigna todos los responsables que necesites

Es inútil tener un flujo de trabajo con un diseño hermoso que no se pone en práctica. Los flujos de trabajo ayudan a desglosar el trabajo y completar las diferentes tareas. Y eso requiere la distribución y delegación de la responsabilidad sobre las tareas.

En lugar de consultar constantemente una copia física de tu diagrama de flujo de trabajo para ver quién está a cargo de qué, el equipo puede iniciar sesión en monday.com y ver sus tareas. Puedes asignar tareas fácilmente a las personas o al equipo que corresponda con solo apretar un botón.

Recibirán automáticamente una notificación para estar al tanto de sus responsabilidades en el proyecto. Si algún miembro del equipo necesita un recordatorio, puedes configurar recordatorios automáticos para que no se les pase nada.

diagrama de flujo del proyecto

Actualiza tus flujos de trabajo fácilmente

Los flujos de trabajo no están escritos en piedra. Los equipos productivos son flexibles y siempre buscan lograr procesos de trabajo más eficientes. Esto significa que deben actualizar continuamente su flujo de trabajo y que deben mantener a todos los miembros del equipo alineados.

Gracias a la plantilla de diagrama de flujo de monday.com, no tendrás que reinventar la rueda cada vez que haya cambios en tu proceso. Con nuestra interfaz, puedes arrastrar y soltar para ajustar tu flujo de trabajo fácilmente sobre la marcha y mantener a todos alineados.

Tener un acceso fácil a tu flujo de trabajo en una plataforma también simplifica su análisis. Todo el equipo puede entender dónde pueden hacerse mejoras y hacer sugerencias, todo en un solo lugar consolidado.

Integración sin problemas

Nuestra plantilla de diagrama de flujo de proceso se integra fácilmente con otras herramientas de comunicación y gestión de proyectos para que la transición a monday.com no tenga problemas. No tendrás que cambiar ninguna parte de tu proceso actual. Nuestra plantilla puede integrarse con servicios como Outlook, MS Teams, Slack, Zoom, Google Drive, LinkedIn y otros software de uso generalizado. Esto minimizará el tiempo y la energía necesarios para implementar estructuras de trabajo nuevas.

Con nuestra plantilla de diagrama de flujo de trabajo robusta, personalizable y centralizada, podrás decir adiós a las confusiones y la falta de comunicación. Nunca fue tan fácil completar un proyecto.

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Plantilla de gestión de proyectos

Sigue tus plazos, etapas del proyecto, partes interesadas, cronogramas y tareas, todo en un solo lugar. Organiza tus tareas según la prioridad, asigna tareas a miembros del equipo y colabora en línea con la Plantilla de proyecto único de monday.com.

Plantilla de desarrollo de software

Los equipos de desarrolladores deben estar en sincronía con las necesidades del proyecto, los comentarios de los evaluadores y el progreso de las tareas en todo momento. Con nuestra Plantilla de desarrollo de software, puedes crear, seguir y clasificar las tareas fácilmente a medida que surgen. Identifica problemas comunes, sigue el progreso y desarrolla una hoja de ruta con facilidad.

Plantilla de proceso comercial

La Plantilla de gestión de proceso te ayuda a desglosar y gestionar procesos vitales, como facturación, onboarding de empleados, etc. Desde objetivos de la empresa y planes comerciales hasta la gestión de tareas y ejecuciones de prueba, esta plantilla hace todo.

Preguntas frecuentes sobre la plantilla de diagrama de flujo de trabajo

¿Cómo creo una plantilla de diagrama de flujo de trabajo?

Crear una plantilla de diagrama de flujo para tu empresa no es fácil. Por eso, monday.com ya hizo la mitad del trabajo por ti. Nuestra plantilla de diagrama de flujo incluye secciones y columnas comunes, pero es totalmente personalizable para que la adaptes a tus necesidades. Todo lo que tienes que hacer es definir tus procesos comerciales.

¿Cómo creo un flujo de trabajo?

La mejor manera de crear un flujo de trabajo exitoso es determinar el punto de partida y los objetivos. A partir de allí, se hace más fácil visualizar la categoría en la que entrará cada etapa del flujo de trabajo y cómo una etapa lleva a la otra. La plantilla de monday.com facilita todo el proceso de mapeo de la trayectoria.

¿Cuáles son los tres componentes básicos de un flujo de trabajo?

La mayoría de los flujos de trabajo constan de ‌entrada, transformación y salida. En otras palabras, qué ingresas al proyecto, cómo cambia y qué sale del otro lado.

¿Cuáles son los tres tipos de flujos de trabajo?

  1. Un flujo de trabajo secuencial es un gráfico lineal que pasa de un paso al siguiente sin regresión en la planificación.
  2. Un flujo de trabajo de máquina de estados no es lineal, lo que significa que se puede regresar a etapas anteriores según el resultado de un paso determinado.
  3. Un flujo de trabajo impulsado por reglas opera en función de un modelo de verdadero o falso. En otras palabras, tienes dos resultados posibles para determinado paso. Hay una serie predefinida de pasos siguientes para cada resultado.