Cómo crear una plantilla de plan de acción (con ejemplos incluidos)

Tienes claro lo que quieres lograr, pero todavía no armaste una estrategia para llegar ahí. Una plantilla de plan de acción es justo lo que necesitas para pasar de la idea a la acción.

Este documento te da una estructura lista para completar con todos los pasos necesarios para alcanzar los objetivos de tu proyecto. Así, todos los que sigan el plan sabrán exactamente qué se espera de ellos, y eso ayuda a que las tareas necesarias realmente se hagan.

En esta guía te contamos paso a paso cómo crear tu propia plantilla de plan de acción, con ejemplos de plan que te pueden servir de inspiración. Y si prefieres algo ya armado, puedes empezar directamente con la plantilla personalizada de monday work management.

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¿Qué es un plan de acción?

Un plan de acción es una hoja de ruta detallada que describe los pasos principales que tú, tu equipo o tu organización van a seguir para alcanzar un objetivo específico. Al organizar cada paso en orden, te aseguras de no dejar nada importante afuera y de avanzar de forma clara y estructurada.

Este tipo de plan incluye información clave como la serie de tareas que debes ejecutar para alcanzar el objetivo:

• Una descripción de cada tarea o acción a realizar
• La persona responsable de llevarla a cabo
• Las fechas límite para cada tarea
• Los recursos que se necesitan para completar cada paso de acción
• Un espacio para anotar ideas, aprendizajes o cualquier cosa útil después de completar una tarea

¿Quién necesita un plan de acción?

Un plan de acción es ideal para cualquier persona que quiera organizar de forma clara los pasos concretos a seguir para lograr sus objetivos. Al crear este tipo de plan, debes especificar con detalle las acciones necesarias para alcanzar las metas del proyecto.

Estos planes te permiten estructurar las tareas del proyecto y las dependencias de tareas, y asegurarte de contar con los recursos financieros y humanos, y la información necesaria para el cumplimiento de metas.

Aunque los planes de acción suelen usarse en la planificación estratégica, donde se fijan metas claras a largo plazo para toda la empresa, también pueden aplicarse a otros contextos.

Una vez tengas claro tu plan estratégico, un plan de acción te ayudará a definir cómo vas a cumplir esos objetivos, dándole al equipo una guía para que sigan las tareas del proyecto necesarias para lograr el objetivo general.

Los planes de acción no solo se limitan a la planificación estratégica, también puedes usarlos para alcanzar metas de manera organizada en otras áreas, según la naturaleza del proyecto.

Algunos ejemplos de planes de acción que podrías crear son:

• Plan de acción empresarial
• Plan de acción de marketing
• Plan de acción correctiva
• Plan de acción de ventas
• Plan de acción de proyectos
• Plan de acción personal

No importa qué tipo de plan de acción decidas crear, lo mejor es hacerlo dentro de un software de gestión de proyectos. De esta forma, podrás compartir las acciones y los plazos con tu equipo de manera sencilla, y hacer un seguimiento constante y efectivo de las tareas completadas.

Además, en lugar de depender de actualizaciones manuales y entregables confusos, el equipo tendrá un único lugar centralizado que facilita el control permanente del avance.

Metodologías para crear un plan de acción

Objetivo SMART

Un pilar fundamental en un plan de acción es el objetivo final. De hecho, si estás armando un plan de acción, seguro que tienes un objetivo claro en mente para tu proyecto. Para definirlo, el enfoque de objetivo SMART puede ser muy útil.

Este método famoso es un acrónimo que representa: Específico (Specific), Medible (Measurable), Alcanzable (Attainable), Relevante (Relevant) y Temporal (Time-based). Tu objetivo tiene que tener todas estas características.

Aplicando estos criterios, te aseguras de que el objetivo sea claro, realista y fácil de seguir. Por ejemplo, en vez de decir «mejorar la experiencia del cliente», podrías plantearte «reducir el tiempo para resolver reclamos de clientes en un 20% en tres meses».

Ciclo PDCA

Para monitorear y evaluar resultados, el método más recomendado es el Ciclo PDCA. Este también es un acrónimo que significa: Plan (Planificar), Do (Hacer), Check (Verificar), Act (Actuar).

Es conocido como un proceso de mejora continua, usado en diversas industrias. Para aplicarlo, tienes que planificar tus acciones, ejecutarlas y luego medir sus efectos.

En la última etapa, debes detectar áreas de mejora, tomar medidas de control para corregir lo que no está funcionando y mejorar el proceso. Por ejemplo, mientras ejecutas tu plan de acción, revisa tus datos y compáralos con tus expectativas. Con eso, puedes detectar brechas y errores y ajustar tu plan según sea necesario.

Análisis SWOT

Otra excelente opción para incluir en tu plan de acción es el análisis SWOT. Otro acrónimo que representa: Strengths (Fortalezas), Weaknesses (Debilidades), Opportunities (Oportunidades) y Threats (Amenazas).

Este análisis es ideal al desarrollar un plan de acción porque te ayuda a evaluar tu situación actual de manera precisa, incluidos los aspectos clave que pueden impactar el resultado. Con el análisis SWOT, recoges información sobre factores internos y externos que pueden hacer que tu plan tenga éxito o fracase.

Al analizar tus fortalezas, puedes identificar los recursos y capacidades de tu equipo para ejecutar el plan. Las debilidades te permiten ver qué brechas o desafíos necesitas superar, mientras que las oportunidades te muestran tendencias o cambios que puedes aprovechar.

Finalmente, las amenazas te permiten identificar riesgos, obstáculos o retos de mejora que debes mitigar antes de ejecutar el plan.

Diagrama de Gantt

Creado por el ingeniero mecánico Henry Gantt en la década de 1910, el diagrama de Gantt es una excelente forma de visualizar el cronograma de un proyecto. Es ideal para planificar las acciones, tareas y subtareas dentro de tu plan de acción.

Este gráfico muestra las fechas de inicio y finalización de cada tarea, su relación con la serie de tareas completa, sus dependencias y el progreso de cada una, lo que facilita el trabajo de los gestores de proyectos. El objetivo del diagrama de Gantt es facilitar la gestión del tiempo, recursos y prioridades.

Al final, te permite tener siempre claro cuánto tiempo tomará cada tarea, quién es el responsable y qué recursos necesitas para completarla.

Matriz de asignación de responsabilidades (RACI)

Por último, tenemos la matriz de asignación de responsabilidades, conocida en inglés por su sigla RACI (Responsible – Responsable, Accountable – Encargado, Consulted – Consultado, Informed – Informado).

Esta matriz es una tabla donde puedes delegar responsabilidades para cada tarea o actividad de tu plan de acción, asignando diferentes roles. Puedes determinar quién será responsable de la tarea y quién será el encargado de aprobar el resultado.

Es recomendable también incluir a una persona que brinde retroalimentación (Consultado) y a quien se le notificará el resultado (Informado).

¿Qué es una plantilla de plan de acción?

Una plantilla de plan de acción es un documento con una estructura ya armada que te da el marco ideal para crear tu próximo plan. En lugar de empezar desde cero cada vez, una buena plantilla ya tiene espacios definidos para cada parte que necesitas cubrir, lo cual resulta muy útil para los gestores de proyectos.

¿Por qué es importante una plantilla de plan de acción?

¿Cuál es la diferencia entre un plan de acción y un plan de proyecto?

Un plan de proyecto es más detallado que un plan de acción. Ambos incluyen tareas, tiempos y recursos necesarios para alcanzar un objetivo, pero el plan de proyecto va más allá.

También suele incluir:

• Objetivos del proyecto
• Entregables y hitos importantes
• Alcance y presupuesto realista
• Roles y responsabilidades claras
• Personas involucradas, estrategia de comunicación y calendario de comunicación
• Estrategias para mitigar riesgos y planes de contingencia
• Criterios para definir si el proyecto fue un éxito

Pero no se trata de elegir uno u otro. De hecho, lo ideal es que tomes tu plan de proyecto como base y crees a partir de ahí un plan de acción con todos los pasos que tú y tu equipo necesitan seguir para alcanzar los objetivos del proyecto.

¿Cuáles son los elementos clave de un buen plan de acción?

Un buen plan de acción incluye estos elementos:

• Objetivos: Define qué quieres lograr con el plan.
• Pasos: Detalla las acciones concretas, todos los pasos del plan, que necesitas seguir para alcanzar cada objetivo.
• Tareas: Establece qué cosas dependen de otras y cuáles son prioridad.
• Cronograma: Traza una línea de tiempo con fechas clave y entregas importantes desde el inicio hasta el final.
• Recursos: Identifica a las personas influyentes, las herramientas necesarias y el presupuesto realista que vas a necesitar.
• Responsables: Asigna cada tarea a alguien o a un equipo específico.
• Indicadores clave de rendimiento (KPI): Define cómo vas a medir el avance y si todo va en línea con los objetivos concretos.
• Revisión: Haz seguimiento del progreso general y revisa qué tareas ya se completaron.

10 tipos de plantillas para planes de acción

Las plantillas de planes de acción pueden clasificarse en diferentes temas según el objetivo que tengas en mente. Aquí tienes algunos ejemplos de plantillas que podrías usar dentro o fuera de tu negocio:

1. Plantillas de tareas o ítems de acción
Los ítems de acción normalmente se ven como listas de cosas por hacer con un poco más de contexto. Tu plantilla podría incluir una fila para cada ítem de acción con columnas para definir:

• Número de identificación único
• Niveles de prioridad
• Actualizaciones de estado
• Porcentajes de finalización
• Archivos adjuntos
• Fechas límite

2. Plantillas de planes de acción correctiva
Estas plantillas se enfocan en los pasos necesarios para resolver algo que esté teniendo un impacto negativo en tu negocio o en lo colaboradores de equipo. Por ejemplo, los equipos de TI podrían usar esta plantilla para solucionar una falla del sistema. Por lo general, esta plantilla incluye los siguientes campos:

• Descripción del problema
• Resultado deseado
• Pasos del plan
• Personas involucradas
• Actualizaciones de progreso
• Estado
• Prioridad
• Cronograma
• Restricciones
• Métricas para la finalización

3. Plantillas de planes de mejora del desempeño (PIP)
Estas plantillas son una parte importante del proceso de evaluación de empleados y para identificar oportunidades de mejora en su desempeño. Se centran en desarrollar una estrategia empresarial proactiva para abordar problemas continuos de rendimiento, conducta o retos de mejora en tus colaboradores. Esta plantilla puede incluir:

• Nombre, cargo y puesto del empleado
• Nombre del gerente
• Problema de rendimiento
• Objetivo de rendimiento
• Calificación de la evaluación
• Cronograma
• Mejoras realizadas
• Progreso del objetivo

4. Plantillas de planes de acción mutua
Una plantilla de plan de acción mutua es un espacio colaborativo para que dos o más partes, junto con el equipo involucrado, detallen objetivos compartidos, pasos y responsabilidades para lograr un resultado específico. Este tipo de plantilla incluye:

• Objetivos compartidos
• Hitos clave y fechas límite
• Pasos de acción detallados
• Roles, tareas y dependencias de tareas asignadas a cada parte
• KPI, medidas de control y criterios de éxito
• Cronograma de revisión

5. Plantillas de planes de acción de marketing
Una plantilla de plan de acción de marketing sirve como hoja de ruta para ejecutar campañas o iniciativas. Asegura que todo el equipo esté alineado, que tenga los recursos necesarios y que pueda hacer seguimiento del plan mediante un control permanente. Esta plantilla podría incluir:

• Objetivo de marketing
• Audiencia objetivo
• Estrategias de marketing
• Tácticas
• Cronograma para completar y revisar
• KPI
• Responsables

6. Plantillas de planes de acción de ventas
Una plantilla de plan de acción de ventas es una fuente confiable para profesionales que necesitan alcanzar objetivos específicos de ingresos en un tiempo determinado.

Puedes personalizar tu plantilla para que se ajuste a tus flujos de trabajo y objetivos de ventas en base a los siguientes campos:

• Resumen ejecutivo
• Objetivos de negocio y metas de ingresos
• Análisis del rendimiento
• Visión general del mercado y la industria
• Ajustes en estrategia y tácticas
• Segmentación de clientes
• Recursos
• Planes individuales por miembro del equipo

7. Plantillas de planes de acción en Microsoft Word
Si estás acostumbrado al ecosistema de Microsoft, quizás prefieras crear tus plantillas en Word. Usando un formato de tabla, puedes personalizar la plantilla según la cantidad de filas y columnas que necesites.

Vas a hacer una copia de la plantilla para editar con cada nuevo plan de acción, y luego la guardas como PDF o documento de Word. Desde ahí, puedes guardarla en una unidad compartida para que el equipo colabore, enviarla por correo a los interesados, o adjuntarla a tu tablero de trabajo en monday, donde se integrará directamente a tu flujo de trabajo.

8. Plantillas de planes de acción en Microsoft Excel
Estas plantillas funcionan muy parecido a las de Word. En lugar de insertar tablas, vas a usar la estructura natural de columnas y filas de Excel para crear una plantilla personalizada.

La ventaja extra es que puedes usar fórmulas integradas para calcular el progreso y rendimiento de las tareas, hitos o proyectos asignados a cada miembro del equipo.

9. Plantillas de planes de acción empresariales
Una plantilla de plan de acción empresarial te permite ir marcando actividades a medida que avanzas hacia un objetivo de negocio específico. El plan que aparece a continuación detalla el objetivo principal, con la primera columna dedicada a desglosar cada acción necesaria.

Ejemplo de una plantilla de plan de acción empresarial

Por ejemplo, si tu objetivo fuera diseñar y lanzar un nuevo sitio web, tus actividades podrían incluir:

• Recolectar recursos digitales de diseño
• Elegir una paleta de colores
• Redactar textos para las nuevas páginas del sitio
• Armar los equipos de diseño y desarrollo
• Crear los wireframes de diseño
• Diseñar y desarrollar
• Hacer pruebas
• Lanzar y promocionar

La penúltima columna en esta plantilla indica posibles obstáculos o riesgos que podrían interferir con el logro de tus metas. Usa esa sección para planificar alternativas.

10. Plantillas de planes de acción para desarrollo personal
Normalmente, los planes de acción se usan en contextos laborales. Pero una plantilla de desarrollo personal puede ser una herramienta esencial para mantenerte motivado y avanzar con tus objetivos fuera del trabajo.

La plantilla de abajo para proyectos personales te permite desglosar tus acciones paso a paso e incluye una columna de “¿Cómo sabré que tuve éxito?” para asegurarte de que cada acción tenga un resultado claro.

Cómo crear un plan de acción en 8 pasos

Si nunca has hecho un plan de acción antes, sigue estos pasos fáciles de manejar:

Paso 1. Define tus objetivos
Primero, necesitas tener claro qué quieres lograr. Luego, haz ese objetivo lo más específico posible. Por ejemplo, “mejorar el servicio al cliente” es muy vago. “Reducir el tiempo promedio de respuesta a clientes en un 30% durante el próximo trimestre” es más específico y te permite establecer una métrica para medir si lo lograste.

Paso 2. Divide los pasos necesarios para lograr cada objetivo
Define qué acciones necesitas tomar para alcanzar tu objetivo. En este ejemplo, eso podría incluir:

• Contratar a tres nuevos representantes de desarrollo de ventas
• Aumentar el presupuesto de marketing de contenidos en $20,000
• Implementar un nuevo programa de capacitación en ventas para los nuevos empleados

Paso 3. Determina las dependencias y prioridades de las tareas
¡Ojo! No puedes hacerlo todo al mismo tiempo. Una vez que hayas dividido un objetivo grande en partes más pequeñas, determina el orden ideal para completar cada tarea. En el ejemplo anterior, primero necesitas contratar a los nuevos representantes antes de empezar la capacitación en ventas.

Paso 4. Establece hitos
Ahora, define algunos hitos importantes del proyecto. Algunos ejemplos comunes de hitos son:

• Finalización de una tarea grande o fase del proyecto
• Un evento importante, como el lanzamiento de una campaña de marketing digital
• Reuniones clave, como sesiones de revisión con clientes

Paso 5. Agrega fechas límite
¿Cuándo necesitas terminar cada tarea? Establecer fechas límite ayuda a que tu equipo se mantenga en camino y te muestra si el cronograma general es realista.

Paso 6. Identifica los recursos necesarios
¿Qué te impide completar estas tareas? ¿Qué necesitas, tal vez del equipo de liderazgo o de otro equipo, para lograr tus metas? En el ejemplo del equipo de ventas, el equipo de recursos humanos podría ayudarte a publicar la vacante y atraer candidatos.

Paso 7. Asigna tareas a personas específicas
¿Quién es responsable de cada acción? Asigna a alguien como responsable claro de cada tarea. Ser responsable no solo hace que alguien se sienta comprometido, también lo empodera para tomar la iniciativa y resolver problemas sin tener que involucrar a la gerencia en cada paso. Esto ayuda con la motivación del equipo.

Paso 8. Acuerda un plan para revisar el progreso
Antes de lanzarte al proyecto, decide cómo vas a medir el progreso hacia tus objetivos. Por ejemplo:

• ¿Vas a revisar el plan de acción todos los días o cada semana?
• ¿La persona encargada de la tarea o el líder del proyecto será quien actualice el plan con los avances?
• ¿Cómo vas a usar la tecnología para automatizar la revisión y mantener a todo el equipo informado?

Responder estas preguntas desde el principio ayuda a que el plan de acción sea un documento vivo que refleje el progreso real.

Pon en marcha tus proyectos con la plantilla de plan de acción de monday work management

Como viste en los ejemplos anteriores, el formato típico de un plan de acción suele ser un PDF o un documento de Microsoft. Y aunque eso está bien para definir objetivos claros y armar el plan, no es lo ideal para ponerlo en práctica.

Por eso creamos una plantilla de plan de acción flexible, personalizable e intuitiva para usar con monday work management. Una vez que tu equipo esté alineado, estas son algunas de las funciones que te van a ayudar a pasar del plan a la acción:

• Vistas múltiples: Usa las vistas de Tabla, Cronograma y Kanban para visualizar los elementos del plan y todos los detalles que necesitas para alcanzar tus objetivos.

• Integraciones: monday work management se integra con más de 72 herramientas de terceros, como Slack, Gmail o productos de Microsoft, lo que permite a los equipos sincronizar documentos o enviar notificaciones en tiempo real según los elementos de tu plan de acción.

• Automatización: Diseña automatizaciones personalizadas basadas en disparadores, condiciones y acciones. Por ejemplo, cuando uno de los colaboradores del equipo marca como completado un elemento del plan de acción, eso puede activar que el siguiente se le asigne automáticamente a otra persona del equipo.

• Seguimiento del progreso: Haz un seguimiento del avance con columnas de estado personalizadas y etiquetas para ver fácilmente qué tareas están en curso, en riesgo o ya completadas.
  Las funciones integradas de reportes también te dan una vista general del progreso de tu equipo hacia los objetivos definidos en tu plan de acción.
• Colaboración: Comenta y colabora en los elementos del plan de acción para que todo siga avanzando. Etiqueta a tus compañeros, adjunta imágenes o documentos para dar más contexto, y mantén todas las conversaciones en un solo lugar.

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monday work management es un espacio colaborativo y productivo que ayuda a equipos y empresas de cualquier tamaño a alcanzar objetivos compartidos más rápido. Nuestra plantilla de plan de acción es solo una de las formas en las que puedes usar nuestra plataforma para optimizar procesos clave de tu negocio.

Con una puntuación de 4.7 sobre 5 en la comunidad de software G2, así es como un usuario de una pequeña empresa describe nuestras plantillas:

“Me gusta poder usar una plantilla o crear mis propias tablas y también enlazarlas. Me encantan los filtros fáciles de usar y que puedo tener diferentes vistas. También me gustan los gráficos y el hecho de que puedo añadir tareas o actualizar cualquier cosa desde el móvil fuera del horario de oficina. Me encanta la columna de estado y las automatizaciones en mi lista de tareas y campañas.”

¿Listo para seguir un proceso repetible que te ayude con el cumplimiento de metas a tiempo, siempre? Consigue nuestra plantilla de plan de acción hoy mismo.

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