La metodología Kanban: un enfoque eficaz para mejorar tu productividad

Cuando se trata de sacar adelante un proyecto, hay algo que siempre marca la diferencia: contar con personas que realmente se involucren.

Los proyectos exitosos no caminan solos. Siempre hay alguien detrás empujando, creyendo en la idea y motivando al equipo. Pero cuando ese compromiso desaparece, el proyecto corre el riesgo de estancarse.

Por eso, una visión clara del objetivo final es clave para mantener la motivación. Ahí es donde Kanban se vuelve una herramienta fundamental.

En este artículo, te contamos en qué consiste la gestión de proyectos con Kanban, sus principios esenciales, sus ventajas y cómo aplicarla a tus flujos de trabajo con monday.com.

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Cómo nació la metodología Kanban

La metodología Kanban tiene sus raíces en Toyota, en la década de 1940. Taiichi Ohno, ingeniero de la compañía, desarrolló este enfoque orientado a optimizar la producción. En lugar de fabricar productos basándose en estimaciones de demanda, propuso un modelo basado en la demanda real del consumidor, es decir, la demanda del cliente.

Así nació el sistema de producción “justo a tiempo” (just in time o JIT), que permitía a Toyota operar con menos inventario sin perder competitividad. El sistema se apoyaba en tarjetas físicas llamadas “Kanban”, que indicaban cuándo era necesario producir o reponer una pieza o producto.

Estas señales activaban el flujo de trabajo y ayudaban a coordinar la producción de forma eficiente, pasando de un modelo tradicional de empuje, donde se fabrica y luego se busca vender, a uno de extracción, donde se produce en función de la demanda real.

Con el tiempo, esta metodología traspasó el mundo de la manufactura. A principios de los 2000, comenzó a aplicarse en procesos de desarrollo de software, manteniendo el mismo principio de “extraer” tareas según la capacidad a nivel de equipo.

Hoy en día, Kanban se utiliza como una herramienta visual de gestión de proyectos. Los equipos organizan su flujo de tareas en un tablero, donde se puede ver en qué fase del flujo está cada actividad: desde las tareas abiertas hasta las completadas.

Este enfoque ayuda a equilibrar la carga de trabajo con los recursos disponibles, y permite una mayor visibilidad del flujo y control sobre los procesos actuales en marcha.

Los principios fundamentales de Kanban

La metodología Kanban se apoya en cuatro principios clave que te servirán como guía para implementarla de manera efectiva con tu equipo:

1. Empieza con lo que ya estás haciendo

Una de las grandes ventajas de Kanban es su capacidad de adaptarse a cualquier flujo de trabajo existente. A diferencia de otras metodologías ágiles más rígidas como Scrum, Kanban no requiere empezar desde cero ni modificar drásticamente la forma de trabajar del equipo. Puedes integrarlo fácilmente al sistema actual y avanzar desde ahí.

2. Apuesta por el cambio evolutivo, no revolucionario

Los cambios drásticos pueden generar resistencia o desestabilizar al equipo. Kanban promueve mejoras continuas y progresivas que se ajustan con el tiempo. En lugar de reformar todo de golpe, el objetivo es evolucionar paso a paso, optimizando lo que ya funciona y ajustando lo que necesita mejoras.

3. Respeta los roles, procesos y responsabilidades vigentes

Kanban no impone una estructura específica ni roles nuevos. Puedes mantener la organización tal como está, aprovechando los puntos fuertes del sistema actual. Esto hace que la transición sea más sencilla y evita perder buenas prácticas que ya están funcionando.

4. Fomenta el liderazgo en todos los niveles

La mejora continua no depende solo de quienes toman las decisiones. Con Kanban, cualquier persona del equipo puede proponer ideas, liderar mejoras y asumir un rol activo en la evolución del proceso. El liderazgo se distribuye, y eso hace que todos se sientan parte del cambio.

Buenas prácticas de Kanban: cómo aplicarlas paso a paso

Cuando se decide adoptar el método Kanban, es clave hacerlo con conciencia y estrategia. No se trata solo de usar un tablero con tarjetas, sino de implementar un enfoque completo que involucre a toda la empresa.

Para que la adopción de Kanban sea exitosa, hay seis prácticas fundamentales que se deben seguir. Dominarlas no es cosa de un día: cerca del 40% de las organizaciones que usan Kanban admiten que aún están en proceso de madurez.

Veamos cuáles son estas seis prácticas clave y cómo aplicarlas:

1. Visualizar el flujo de trabajo

Todo parte de un tablero visual, donde cada columna del tablero representa una etapa del proceso (por ejemplo, “Por hacer”, “En progreso”, “Hecho”), y cada tarjeta representa una tarea específica.

Este tablero refleja el estado real del trabajo: permite detectar cuellos de botella, ver en qué está cada persona y tener una visión compartida del avance.

Lo más importante es entender cómo fluye el trabajo desde que se inicia hasta que se entrega. Esa claridad te permite tomar continuamente mejores decisiones y realizar acciones de mejoras en relación con el proceso.

2. Limitar el trabajo en curso (WIP)

Uno de los principios básicos de Kanban es evitar que el equipo se sobrecargue. Esto se logra estableciendo límites claros a la cantidad de tareas abiertas que pueden estar activas al mismo tiempo en cada etapa del flujo.

Sin estos límites, no estarías haciendo Kanban. La multitarea excesiva genera desperdicio, errores y baja eficiencia.

Al limitar el WIP, se instala un sistema de trabajo “pull”, donde una tarea solo avanza si hay capacidad para seguir con ella. Esto ayuda a mantener el ritmo y a identificar rápidamente los puntos de fricción.

3. Gestionar el flujo

En Kanban, no se trata de controlar personas, sino de gestionar el trabajo. El objetivo es lograr que las tareas fluyan de forma predecible y constante, sin interrupciones innecesarias.

En lugar de enfocarte en que todos estén siempre ocupados, el foco está en que el trabajo avance sin trabas. Esto no solo mejora la productividad, sino que acelera la entrega de valor.

4. Hacer explícitas las políticas del proceso

No se puede mejorar lo que no se entiende. Por eso, el proceso debe estar claramente definido, compartido y disponible a nivel de equipo. Cuando todos entienden las reglas del juego, cómo se prioriza, cómo se avanza, qué criterios se siguen, es más fácil tomar decisiones alineadas y fomentar la autogestión.

Estas políticas deben ser visibles, claras, útiles y adaptables, si es necesario.

5. Incluir bucles de retroalimentación

Para ser más ágiles y adaptarse mejor a los cambios, los equipos necesitan espacios regulares de feedback.

Kanban propone dos tipos de reuniones:

• Reuniones de equipo: por ejemplo, una reunión diaria frente al tablero, donde cada integrante cuenta en qué está trabajando, qué hizo y si necesita ayuda.
• Reuniones orientadas al servicio: como las de operación, prestación de servicios o gestión de riesgos. Estas buscan analizar el sistema desde una mirada más amplia, detectar bloqueos y definir acciones para mejorar la entrega de las diferentes clases de servicios.

6. Mejorar de forma colaborativa

La mejora continua en Kanban no es azarosa: se basa en datos, hipótesis, experimentos y aprendizaje conjunto.

Adoptar una cultura con un enfoque colaborativo donde se puedan probar cambios, grandes o pequeños, medir su impacto y decidir si se siguen aplicando es clave para la evolución sostenida del sistema.

Las 6 ventajas claves de usar Kanban

Según el primer informe sobre el estado de Kanban, las principales motivaciones para adoptarlo son mejorar la visibilidad del trabajo y fomentar la mejora continua. Pero hay muchas más razones para sumarlo a la gestión de tus proyectos. Acá te contamos algunas de las más destacadas:

1. Más visibilidad del flujo de trabajo

Kanban se basa en visualizar la gestión de tareas asignadas o actividades. Esto convierte al tablero en un punto central de información compartida, donde a nivel de equipo se puede ver qué se está haciendo, qué está en espera y qué ya se completó. Nada se pierde de vista, y todos pueden seguir el progreso de un vistazo.

2. Mayor velocidad de entrega

Gracias a las herramientas visuales, como el diagrama de flujo acumulativo, y a los datos del tablero, es más fácil detectar cuellos de botella, saber dónde se estanca el trabajo y entender cuánto tiempo lleva cada fase. Con esta información, los equipos pueden optimizar sus procesos, resolver obstáculos y entregar resultados más rápido.

3. Mejor alineación entre estrategia y ejecución

La transparencia y las instancias regulares de revisión permiten conectar los objetivos del negocio con las tareas del día a día. Así, los equipos no solo cumplen con sus tareas asignadas, sino que lo hacen en línea con la dirección estratégica a nivel empresarial, logrando una mejor alineación entre objetivos.

4. Más capacidad para adaptarse al cambio

Kanban facilita la adaptación frente a prioridades cambiantes o reestructuraciones internas. Ya sea por nuevas exigencias del mercado o por cambios en las necesidades del cliente, este sistema permite reorganizar el trabajo sin perder el control.

5. Mayor previsibilidad

Al registrar y analizar el tiempo que toman las tareas individuales (lo que se conoce como cycle time) y el ritmo de entregas (throughput), puedes hacer estimaciones más acertadas sobre lo que el equipo puede entregar. Estas métricas ayudan a tomar decisiones con base en datos reales y no en suposiciones.

6. Más control sobre escalabilidad y dependencias

Kanban también te ayuda a visualizar y gestionar las dependencias entre las tareas individuales o equipos. Esta claridad permite identificar oportunidades de mejora y entender cómo se conectan los diferentes flujos de trabajo.

Esto es clave para escalar procesos de forma ordenada y mantener la coordinación entre múltiples equipos.

¿El resultado? Mayor calidad y satisfacción del cliente

Al tener una mentalidad de mejora y centrarse en lo que realmente se necesita, gracias al sistema “pull”, se evita el trabajo innecesario y se entrega valor real. Además, los límites de trabajo en curso y la visualización del progreso aseguran que el producto final cumpla con las expectativas del cliente.

Esto permite identificar áreas de mejora de forma continua, alcanzar enormes niveles de eficiencia y enfocarse en el objetivo principal: una entrega al cliente de máxima calidad, con un alto control de calidad.

Kanban vs. Scrum: ¿en qué se diferencian?

La diferencia principal entre Kanban y Scrum es que Kanban es un método, mientras que Scrum es un marco de trabajo.

Kanban propone un flujo constante de trabajo: los equipos entregan valor en cuanto una tarea está lista, sin esperar a completar un ciclo fijo. En cambio, Scrum estructura el trabajo en bloques de tiempo definidos llamados sprints, donde se planifica, ejecuta y entrega en intervalos regulares.

Elegir entre uno u otro dependerá del tipo de proceso actual que tengas. En general, Kanban se adapta mejor a contextos que necesitan flexibilidad y personalización, mientras que Scrum ofrece una estructura clara basada en roles, ceremonias y reglas bien establecidas.

Otra diferencia clave entre ambos radica en su filosofía y forma de pensar. Mientras Scrum promueve una planificación iterativa y roles definidos, Kanban apuesta por la mejora continua y el respeto por los procesos existentes.

¿Cuándo conviene usar una herramienta Kanban y cuándo no?

Antes de implementar una herramienta Kanban, vale la pena preguntarse si realmente es la mejor opción para gestionar tus proyectos. La respuesta dependerá del tamaño del equipo, la forma de trabajar y las características de tu empresa y tus proyectos.

Estas preguntas pueden ayudarte a tomar una mejor decisión:

¿Cuánto nivel de estructura necesita tu equipo?

Una de las grandes ventajas de Kanban es su flexibilidad: permite introducir cambios de forma continua a lo largo del proyecto.

A diferencia de marcos como Scrum, donde hacer ajustes durante un sprint no es lo habitual, Kanban se adapta bien a procesos en evolución.

Por eso, es ideal para proyectos no iterativos, donde las tareas se realizan una sola vez y no atraviesan múltiples fases, y donde se pueden cumplir fácilmente los requisitos del sector.

En cambio, si estás trabajando en un proyecto más iterativo, como en equipos de desarrollo para una nueva funcionalidad de una app, donde es probable que se vuelva al diseño varias veces, Kanban quizás no sea el enfoque más indicado.

Aunque se aplica en muchos sectores, funciona especialmente bien en equipos con flujos de trabajo constantes, como en una empresa de marketing, eventos o contenidos.

¿Tu proyecto tiene muchas dependencias entre tareas?

Kanban rinde mejor cuando cada tarea puede completarse dentro del mismo equipo y sin demasiadas dependencias externas.

Por eso, no es la mejor elección para proyectos complejos que implican muchas etapas, responsables distintos o tareas en progreso que dependen unas de otras.

Tampoco es práctico en contextos donde la mayoría de las tareas requieren recursos compartidos o coordinación entre varios equipos.

Cómo empezar a usar Kanban en tu empresa

Implementar Kanban no tiene por qué ser complicado. Con un poco de planificación y ganas de mejorar, puedes transformar la forma en la que tú y tu equipo trabajan. Aquí te dejo los pasos básicos para comenzar:

1. Muestra el flujo de trabajo de forma visual

Lo primero que tienes que hacer es crear un tablero claro, donde todos puedan ver en qué estado está cada tarea. Usa columnas para representar las distintas etapas del proceso (tareas por hacer, tareas en progreso, tareas hechas, etc.) y tarjetas para cada tarea. Así, con solo un vistazo, cualquiera del equipo sabe qué hay que hacer, qué está en marcha y qué ya se terminó.

2. Divide las tareas con facilidad

En lugar de encargarte de todo de una vez, Kanban propone dividir el trabajo en partes más fáciles de manejar. Cada tarjeta del tablero debe tener toda la información necesaria para que cualquiera pueda entender qué hacer y cuál es la prioridad. Esto ayuda a detectar cuellos de botella y a que todo fluya mejor.

3. Termina antes de empezar algo nuevo

Una regla de oro en Kanban: no comiences algo nuevo hasta que termines lo que ya estás haciendo. Si todo el equipo se enfoca en cerrar tareas en lugar de acumular pendientes, el ritmo mejora y se evitan errores. Menos cosas al mismo tiempo = más eficiencia.

4. Controla cómo va todo y haz ajustes

Puedes usar Kanban para un solo proyecto o para varios a la vez. Lo bueno es que cada tarea deja un registro que permite ver qué está funcionando y qué no. Con esa información puedes tomar mejores decisiones y ajustar el ritmo del equipo para que todo marche mejor.

Elementos clave de un tablero Kanban

Ya sea un sistema físico con notas adhesivas o tablero digital dentro de un software de gestión de proyectos, cualquier tablero Kanban tiene los siguientes componentes:

Columnas

Representan las diferentes etapas del flujo de trabajo del equipo, como “Por hacer”, “En progreso” y “Hecho”. Se visualizan como columnas en el tablero.

Tarjetas

Son unidades individuales de trabajo, como tareas o proyectos, que se mueven a través de las etapas del flujo de trabajo en el tablero.

Límites de trabajo en curso (WIP): Son el número máximo de elementos de trabajo que pueden estar en cada etapa del flujo de trabajo en un momento dado.

Carriles

Son divisiones horizontales que se utilizan para separar y categorizar distintas actividades, como por equipo o departamento.

Etiquetas

Las etiquetas de las tarjetas son una forma conveniente y eficiente de categorizar, organizar y filtrar las tarjetas, proporcionando contexto, destacando tareas críticas y ayudando a localizar las tareas que requieren atención para lograr objetivos específicos.

Cómo crear un tablero Kanban en monday.com

1. Crea un tablero en monday.com

Para empezar a usar el sistema Kanban dentro de monday.com, primero necesitas crear un tablero en tu cuenta. Para agreegar uno nuevo, haz clic en el botón “+Agregar” en el panel izquierdo de tu pantalla y selecciona “Nuevo tablero”.

Desde ese mismo menú, también puedes importar un tablero desde Excel, Google Sheets, Trello, entre otros, o elegir una plantilla ya preparada.

2. Agregar vista Kanban

Para agregar la vista Kanban a tu tablero, haz clic en la opción “+” en la parte superior de tu tablero (cuando pases el cursor sobre ella, aparecerá “Agregar vista”) y selecciona “Kanban”.

También puedes agregar una nueva vista del tablero haciendo clic en “Potenciadores de tablero” en la esquina superior derecha de tu pantalla. Selecciona “Vistas del tablero” y elige “Kanban” desde el Centro de Vistas.

3. Configura tu vista Kanban

Haz clic en el ícono de engranaje en la parte superior derecha de tu vista para abrir el menú de Configuración. Sigue estos pasos para configurar tu vista Kanban:

• Columna Kanban: Elige las columnas de Estado que deseas mostrar en tu vista Kanban desde la sección «Columna Kanban» en Configuración.
• Columnas de portada: Selecciona una o más columnas de Archivos para que se muestren como portada en las tarjetas de tu Kanban, en la sección “Columnas de portada”.
• Columnas de tarjeta: Elige la información de las columnas de tu tablero que deseas mostrar directamente en tus tarjetas Kanban para poder verla de un vistazo.
• Dividir por grupos: Marca la casilla “Dividir por grupos” en la parte inferior de tu menú de Configuración para ver tus tarjetas Kanban según los grupos a los que pertenecen en tu tablero.

Una vez que tu tablero Kanban esté configurado, podrás agregar nuevas tarjetas, editar las existentes y moverlas fácilmente.

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4. Mover tarjetas a lo largo de las etapas del flujo de trabajo

Después de crear tu tablero visual Kanban, el enfoque se centra en completar las tareas. Una vez que una fase del proceso esté completa, su tarjeta se mueve a la siguiente columna en el flujo de trabajo Kanban.

Por ejemplo, un escritor puede completar su borrador y mover la tarjeta a la columna de Revisión. Un editor puede continuar desde allí.

Si se necesitan cambios, la tarea puede moverse de nuevo a la columna anterior, y los gerentes o supervisores pueden usar los comentarios para detallar los ajustes necesarios.

Los tableros digitales Kanban ayudan a los gerentes a identificar rápidamente problemas en el flujo de trabajo, ya que las tarjetas en áreas problemáticas tienden a acumularse.

5. Análisis

Los gerentes de proyectos pueden rastrear el tiempo promedio que una tarjeta tarda en avanzar en el flujo de trabajo y ver cuántas tareas se completaron en un período específico.

En monday.com, puedes utilizar plantillas dinámicas para obtener mediciones más completas de métricas.

¿Por qué deberías usar monday.com como tu herramienta Kanban?

Usar monday.com como base para la gestión de proyectos te permite ver tus proyectos de diversas maneras, incluyendo como un tablero Kanban.

• Los tableros Kanban de monday.com tiene un enfoque visual, coloridos e incluyen imágenes.
• Puedes dividir las columnas de tu Kanban en diferentes grupos para tener aún más organización.
• Cada tarjeta puede abrirse y actualizarse fácilmente con un solo clic, lo que permite a los miembros del equipo asignar tarjetas a grupos específicos, actualizar fechas, adjuntar fotos, dejar notas y mucho más.
• La interfaz de usuario de arrastrar y soltar hace que los tableros Kanban en monday.com sean rápidos y fáciles de usar.
• Mover tareas de una etapa a otra dentro de tu proyecto es sencillo a medida que se completan los ítems.
• Además, puedes ver una lista organizada de tareas dentro de tu tablero Kanban, como una tabla, junto al tablero Kanban completo.

Implementa un sistema Kanban efectivo en poco tiempo

Todo proyecto necesita un líder, y todo líder necesita un conjunto de herramientas bien equipado para estar preparado para cualquier situación.

En la gestión de proyectos, Kanban es el aliado perfecto para muchos equipos, y monday.com ofrece una tecnología que va mucho más allá de un simple tablero Kanban, conectando a todos los equipos a nivel empresarial con potentes herramientas de gestión de proyectos.