Pero, ¿qué significa eso realmente? ¿Qué son los diagramas de Gantt?
Básicamente, un diagrama de Gantt es un diagrama de barras que muestra el cronograma de un proyecto durante un período específico.
Los diagramas de Gantt modernos tienden a tener dependencias, es decir, cómo cada tarea está relacionada con las demás. Pueden incluir varios miembros del equipo, tareas codificadas por colores, calendarios, etc.
Pero, ¿cómo hizo el diagrama de Gantt para tener un nombre propio y alcanzar la fama?
Los diagramas de Gantt: una breve historia
En 1896, Karol Adamiecki inventó una forma nueva de mostrar procesos interdependientes de manera visual. A este tipo de diagrama visual de gestión de proyectos lo llamó “harmonogram” o “harmonograf”, un precursor de lo que ahora se conoce ampliamente como el diagrama de Gantt.
Entonces, ¿por qué no lo llamamos el diagrama de Adamiecki?
Desafortunadamente para Adamiecki, su trabajo original no obtuvo mucho reconocimiento internacional porque lo publicó en polaco y ruso, y no inglés. Cuando publicó un informe más detallado y extenso en 1931, el diagrama de Henry Laurence Gantt ya había estado circulando durante algunas décadas.
Lo sentimos, Karol.
Adelante, Henry Gantt.
Gantt fue un ingeniero mecánico capacitado que obtuvo un máster en ingeniería a finales del siglo XIX. A principios del siglo XX, diseñó un gráfico de barras, también llamado “harmonogram”, para ilustrar el calendario de un proyecto.
Originalmente hecho a mano, cada vez que el proyecto cambiaba había que recrear el gráfico a mano, un proceso demasiado lento e ineficiente.
Estados Unidos usó el diagrama de Gantt durante la Primera Guerra Mundial, pero no se popularizó en los procesos comerciales hasta que las computadoras personales se hicieron más comunes en la década de 1980.
El crecimiento de Internet en los noventa dio lugar a nuevos avances con los diagrama de Gantt y, para finales del milenio, el diagrama de Gantt era una herramienta de gestión de proyectos más usados en el mercado.
Genial, ¿no?
¿Para qué se usan los diagramas de Gantt?
Se acabaron los días de los diagramas de Gantt hechos a mano. Ya no es necesario recrear un diagrama de Gantt nuevo cada vez que hay un pequeño cambio.
En cambio, con un software de gestión de proyectos las empresas pueden rastrear de forma rápida y eficiente el progreso del proyecto de un equipo.
Con los diagramas de Gantt modernos (como el de monday.com), los usuarios pueden crear tableros, agregar tareas, asignar miembros del equipo, determinar los recursos necesarios y visualizar fácilmente el progreso de todo el proyecto para tener mayor seguimiento y control.
Los diagramas de Gantt robustos tienen automatizaciones integradas que notifican a los usuarios cuando las tareas están listas para la siguiente fase y alertas cuando un proyecto se estanca.
Es difícil encontrar una empresa del siglo XXI que no implemente algún tipo de diagrama de Gantt a diario para gestionar proyectos. Sirven de base para los gerentes de proyectos y sus equipos, ya sea en educación, marketing y hasta tecnología de la información.
¿Cuáles son los componentes clave de un diagrama de Gantt?
Si bien no hay dos diagramas de Gantt que se parezcan, todos tienen la misma base: un eje X y un eje Y.
A partir de esa base, el diagrama de Gantt puede volverse más sofisticado y más poderoso. Desglosemos algunos de los componentes esenciales:
- Tiempo: La duración de cada tarea se muestra a menudo en días, semanas o meses, pero también puede representarse en minutos u horas. El día o la hora actual suele estar resaltado. P.D.: La longitud de cada rectángulo indica cuánto tiempo se espera que lleve una tarea, lo que se conoce como la duración de la tarea.
- Tareas: Hay actividades (o tareas) individuales que requieren varias etapas para completarse. Cada tarea puede ser independiente, pero también puede ser parte de un segmento de tareas más grande, como grupos y subgrupos.
- Propietario: Representa a la persona responsable de la tarea. Nota: Puede ser una persona sola o un equipo entero.
- Estado: Cada tarea atraviesa varias etapas hasta que se completa. El estado representa en qué etapa está cada tarea actualmente. Los estados más usuales pueden incluir “siguiente” “planificada”, “detenida,” “pasos a seguir”, “hito”, etc.
- Hitos: Son las tareas generales que no tienen una duración y que suelen marcar el final de una determinada parte de un proyecto. El punto de referencia que es la fecha en la que el proyecto está programado para completarse, también conocida como fecha de finalización. Por ejemplo, si tu proyecto tiene 5 fases, puedes establecer un hito para completar al final de cada fase.
- Dependencias: El último componente importante de los diagramas de Gantt son las dependencias, que a menudo se representan como flechas que enlazan dos tareas. Muchas tareas no pueden comenzar hasta que se complete otra.*
Es muy habitual que los proyectos consten de varias tareas que se realizan al mismo tiempo. Sin embargo, los diagramas de Gantt de hoy en día pueden mostrar las tareas que se estén ejecutando de manera simultánea.
Por eso creamos monday.com con una vista de diagrama de Gantt centrada en las personas, no en las tareas. Nuestro diagrama de Gantt tiene funciones potentes para los administradores de proyectos expertos, pero lo suficientemente fáciles de comprender para los administradores menos experimentados.
¿Cómo puedo crear un diagrama de Gantt en monday.com?
Los diagramas de Gantt son el método preferido para todo tipo de proyectos, específicamente para la planificación y la ejecución de proyectos. Crear tus propios diagramas es muy simple. Además, recibimos excelentes comentarios de usuarios en tiempo real.
- Después de registrarte o iniciar sesión en tu cuenta, crea un tablero nuevo y agrega todas tus tareas.
- Agrega una columna “cronograma de tarea” a tu tablero para que cada tarea tenga un período determinado.
- Cuando completes toda la información, ve a “Vistas” y elige la vista de Gantt o cronograma.
¡Y listo! Esto te ayudará a ver todo el cronograma del proyecto y si algunas tareas se superponen. Luego, puedes cambiar fácilmente las fechas hasta que el gráfico esté listo.
Preguntas frecuentes:
Como administrador de proyectos, ¿qué debo saber sobre los diagramas de Gantt?
1. Recuerda que las personas pueden adaptarse, y tú también deberías hacerlo
Planificar en grande es imprescindible para proyectos exitosos a largo plazo, pero es importante recordar que las personas son impredecibles.
En muchos diagramas de Gantt tradicionales, tales cambios inesperados pueden desviar muchas dependencias del proyecto, pero siempre que tu sistema de diagramas de Gantt sea flexible, puedes diseñar todos los planes del proyecto y equipo fácilmente y ajustarlos según lo necesites.
2. Si no se ve bien, la gente no lo usará
Hay una razón por la que los diagramas de Gantt se popularizaron como lo hicieron: la mayoría de la gente entiende conceptos y planes mejor mediante elementos visuales.
El diagrama de Gantt se consideró revolucionario cuando el ingeniero mecánico Henry Gantt lo creó en la década de 1910 para ayudar a construir la presa Hoover. Se popularizó porque ayuda a las personas a visualizar cuándo empieza y termina un proyecto, y el alcance más amplio de los proyectos a largo plazo.
Pero no importa qué tan funcional sea algo, cuando administras un equipo y el éxito del sistema depende de la adopción de las personas, si no se ve bien, no funcionará.
3. La carga de trabajo debe gestionarse en paralelo
Ya dijimos que los diagramas de Gantt al principio se usaron para proyectos industriales, pero hay formas de incorporar la administración de recursos para asegurarte de distribuir el trabajo de manera uniforme en todo el equipo. Con funciones de carga de trabajo visuales y flexibles, es fácil cambiar y reasignar el trabajo mientras cumples los objetivos del proyecto a largo plazo.
¿Cuándo debería usar los diagramas de Gantt?
1. Planificación del flujo de trabajo
A muchos nos resulta mucho más fácil comprender los objetivos específicos y los requisitos de un proyecto cuando podemos verlos de forma visual y los diagramas de Gantt son una forma excelente de obtener una representación visual del proyecto.
Cuando esboces el proyecto, podrás ver claramente qué tareas dependen de otras, qué tareas deben tener prioridad y dónde debe estar el foco principal de cada miembro del equipo en cada etapa del proyecto.
2. Determinación de la ruta crítica del proyecto
El método de la ruta crítica es un enfoque que usan los administradores de proyectos para determinar la secuencia más larga de tareas que deben completarse para que el proyecto sea un éxito.
Los diagramas de Gantt son el mejor amigo de un administrador de proyectos para determinar la ruta crítica, ya que permiten visualizar rápidamente qué tareas son auxiliares, cuáles son críticas y cuáles son más esenciales para la entrega de un proyecto a tiempo.
El uso de un diagrama de Gantt para comprender la ruta crítica de un proyecto permite a los administradores de proyectos estimar más fácilmente cuánto tiempo tomará un proyecto y, por lo tanto, informar con mayor precisión sobre el progreso del proyecto a medida que se completan las tareas.
3. Interpretación y configuración de los plazos de las tareas
Cuando hayas identificado la ruta crítica de un proyecto, deberás establecer algunos plazos para cada tarea individual.
Por la capacidad de un gráfico de Gantt para mostrar claramente las dependencias de las tareas, es una gran ayuda para interpretar y establecer plazos y que no se retrase el cronograma de un proyecto por una sola tarea que no se completó.
Tener una visión clara del cronograma del proyecto y cualquier plazo necesario también ayuda a los administradores de proyectos a informar a sus superiores y a las partes interesadas con precisión.
¿Hay alternativas a los diagramas de Gantt?
Si bien el diagrama de Gantt es la regla de oro del software de gestión de proyectos, es cierto que hay otras soluciones que las empresas prefieren. Recuerda que todos los ejemplos a continuación tienen algunos componentes similares al diagrama de Gantt tradicional.
PERT
Si bien la Técnica de revisión y evaluación de programas (PERT) también es una representación visual de un proyecto, se representa más como un diagrama de red. En lugar de barras y fechas, un diagrama PERT usa líneas para conectar nodos, a menudo representados por círculos y rectángulos. Por lo general, este tipo de diagrama se usa más con proyectos de mayor escala que requieren un plan general. El objetivo se centra más en las dependencias que en el tiempo para completarlas.
Kanban
Los tableros kanban suelen estar compuestos por 3 o 4 columnas. Las tarjetas (tareas) están debajo del encabezado de cada columna. Una de las principales ventajas de un tablero kanban es su simplicidad, ya que son buenos para mostrar el estado de las tareas.
Nota:
Los tableros kanban de monday.com tienen más columnas (y son algo diferentes) que las columnas “Tareas pendientes”, “En proceso”, “Listo” que mencionamos antes. Nuestros tableros son totalmente personalizables. ¡Crea tus propios tableros!
Líneas de tiempo
Las líneas de tiempo suelen estar compuestas por una sola línea y se usan para tener un panorama simple y general del proyecto. Pueden mostrar fechas y eventos, pero se desmoronan cuando se empiezan a agregar dependencias más complejas.
Nota: Las líneas de tiempo pueden ser parte de un diagrama de Gantt más completo: muy flexible, intuitivo y centrado en la gente.
Listas de tareas
Una lista de tareas pendientes es la más simple de las herramientas de software para proyectos. Agrega tareas. Márcalas como completas cuando termines. Si bien “marcar como listo” puede ser muy motivador, una lista básica de tareas no tiene el verdadero poder de un diagrama de Gantt detallado.
¿Cómo encajan la EDT y la metodología ágil con los diagramas de Gantt?
La estructura de desglose del trabajo (EDT) es un método específico de dividir metas grandes o complicadas en objetivos manejables. La EDT no tiene en cuenta el tiempo de realización. Para más detalles, mira la guía de inicio rápido.
A menudo, la EDT es la base para crear un diagrama de Gantt sólido. Se describen las tareas y subtareas que deben completarse, pero no se muestra cuándo comenzará y terminará cada una.
Comienza con una representación jerárquica de las tareas y sus dependencias (EDT), y coloca en capas los componentes del diagrama de Gantt, como tiempo, propiedad, estado, hitos, etc.
La gestión de proyectos ágil o metodología Agile es una metodología de gestión de proyectos que comprende sprints o iteraciones breves (de 1 a 3 semanas), en las que un equipo se concentra en un conjunto pequeño de elementos que deben completarse durante ese período de tiempo hasta el cierre del proyecto.
Puedes incorporar fácilmente el proceso ágil en cualquier diagrama de Gantt. De hecho, compartimos los 11 pasos para implementar la gestión de proyectos ágil en tu flujo de trabajo.
Cómo crear diagramas de Gantt fácilmente
Busca en Google “plantillas de diagramas de Gantt” y obtendrás unos 2 940 000 resultados.
Busca en Google “software de diagrama de Gantt” y obtendrás más de 10 millones de resultados.
Claramente, no faltan artículos sobre plantillas y software del diagrama de Gantt. No hay que buscar mucho para encontrar una plantilla del diagrama de Gantt y soluciones gratis (o pagas).
Si quisieras, incluso podrías saltarte las plantillas y el software, y crear un diagrama de Gantt rápido en Google Sheets o Excel.
Pero no todas las plantillas del diagrama de Gantt y las soluciones de software son iguales.
Las básicas son básicas.
Las soluciones y plantillas del diagrama de Gantt más sofisticadas resuelven la mayoría de los conocidos “problemas del diagrama de Gantt”.
- Diferentes vistas del diagrama: cambian la forma de ver los datos.
- Automatizaciones e integraciones personalizables: notifican a todos sobre el progreso.
- Filtro y orden de datos o búsqueda con la barra de herramientas: elimina la necesidad de desplazarle por la pantalla.
- Eliminación de dependencias: visualiza en qué trabajan tus compañeros de equipo y agrega tareas en conjunto.
Entonces, si buscas una solución visual que pueda administrar proyectos complejos o más simples de todos los tamaños e industrias, consulta nuestro diagrama de Gantt:
Empezar ahora