Lo que necesitas saber sobre la matriz RACI (con ejemplos)

Responsable
Aprobador
Consultado
Informado

RACI es un acrónimo que se utiliza para describir los cuatro roles clave más utilizados para definir y compartir las responsabilidades de un equipo.

La matriz RACI ayuda a los equipos a:

En resumen: El Responsable debe completar el trabajo. El Aprobador debe asegurarse de que el trabajo se haga. El Consultado recibe consultas sobre el trabajo. El Informado recibe información sobre el resultado.

Veamos más en profundidad cada uno de estos roles:

Responsable: son los que hacen. Los trabajadores o las partes interesadas que realmente hacen el trabajo y completan la tarea en cuestión. Puede ser un individuo o un grupo de personas.

Aprobador: es el propietario del proyecto. Esta persona normalmente delega el trabajo y, en última instancia, da su aprobación cuando una tarea está completa. Da el visto bueno para seguir avanzando. Solo puede haber una sola persona asignada a este rol.

Consultado: aquellos que hacen los comentarios. Este es un grupo de personas que está al tanto del proyecto y brinda sugerencias durante el proceso, pero no está trabaja en el proyecto ni toma decisiones clave. Estas personas tienden a ser expertas en la materia.

Informado: las personas que necesitan saber sobre el proyecto. Una vez que una tarea o un proyecto se completa, este es el grupo de individuos al que debe informarse. Esto puede hacerse de varias maneras, ya sea mediante un correo electrónico o una notificación automática.

Por lo general, el método RACI se visualiza usando un modelo o una matriz.

¿Qué es una matriz RACI?

Una matriz RACI (en ocasiones denominada modelo RACI o matriz de asignación RACI) sirve como herramienta para ayudar a representar visualmente las diversas funciones y responsabilidades de un proyecto.

Crear tu matriz es tan simple como completar los siguientes cuatro pasos:

1. Identificar a cada una de las partes interesadas: enumera a cada una de las partes interesadas (patrocinador del proyecto, jefe de equipo, miembro del equipo 1, miembro del equipo 2, etc.) a lo largo de la parte superior de la matriz.
2. Identificar todas las tareas: enumera todas las tareas en el lado izquierdo del gráfico. Nota: En función de la complejidad de tu proyecto, las tareas pueden ser segmentos de alto nivel e incluir varias subtareas. 
3. Completar la matriz: ahora viene la parte divertida. Agrega una letra o la palabra completa a cada celda de la matriz. Responsable o Aprobador o Consultado o Informado. Nota: En monday.com, cada una de las 4 palabras o letras puede codificarse por color para identificarlas más rápido.
4. Limpiar la matriz: recuerda que cada tarea y subtarea solo puede tener un aprobador. Además, cada tarea y subtarea debe tener al menos un responsable.

Es fundamental que todos los miembros del equipo (las partes interesadas) sean parte de la matriz RACI y aprueben su uso. Analiza y discute los roles y las responsabilidades, en la medida de tus posibilidades, antes de comenzar a implementar el método.

Además, la matriz RACI no tiene que ser un documento estático. La flexibilidad es la clave. Permite cambios a lo largo del proceso.

Cuándo usar una matriz RACI (y cuándo no)

En términos generales, una matriz RACI es más adecuada para proyectos más grandes y complejos, ya que ayuda a la organización y la rendición de cuentas.  

En ocasiones, en proyectos más grandes, puede haber confusión en cuanto a las funciones y responsabilidades. Con la matriz RACI se crea una estructura que elimina esta incertidumbre. Además, si hay rotación dentro del equipo, un miembro nuevo puede rápidamente encajar en el rol que se le ha asignado para mantener el proyecto en marcha.

Nota: Aunque ciertamente se puede aprovechar el método RACI para proyectos más pequeños, el método ágil puede ser tu mejor opción en esos casos.

La matriz RACI también es útil cuando la visualización es importante: visualizar la carga de trabajo, visualizar la toma de decisiones, etc. Como puedes ver en la imagen a continuación, cualquiera puede ver rápidamente los roles y las responsabilidades de cada miembro del equipo:

Por último, este método es útil cuando se necesita ayuda para identificar cualquier laguna en la rendición de cuentas: ¿hay alguna persona en el equipo del proyecto que no esté haciendo lo que debe hacer? Con una matriz RACI este vacío se hace más evidente.

Algunos ejemplos de una matriz RACI en el mundo real

Una matriz RACI suena muy bien en teoría, pero ¿cómo se aplica en el mundo real de los negocios?

Estos son algunos ejemplos:

Lanzamiento de una página de ayuda nueva en el sitio web de tu empresa: El equipo de diseño sería el Responsable de completar el trabajo. El director del proyecto sería el Aprobador para la mayoría de las tareas, que se desglosarían una por una en la matriz. El jefe de atención al cliente, cuyo equipo será el más afectado directamente por la página de ayuda nueva, podría ser el Consultado sobre el contenido de la sección y el equipo de marketing sería el Informado, ya que recibiría la información sobre el resultado para poder promocionar la sección nueva.

Creación de un programa para la incorporación de empleados nuevos: Los miembros del equipo de recursos humanos (RR. HH.) probablemente serían los Responsables de asegurarse de que el trabajo se haga, mientras que el director de RR. HH. sería el Aprobador del producto final. Cada líder de equipo sería un Consultado ya que querrán asegurarse de que su equipo esté representado en la capacitación. Y, por último, los miembros de la gerencia serán los Informados, ya que recibirán información sobre el producto final.

Las opciones son realmente ilimitadas.

Ahora es tu turno.

Para empezar, descarga la plantilla intuitiva de la matriz RACI de monday.com.

Luego, personaliza tu plantilla nueva según tus necesidades: agrega tus tareas, reorganiza según tus prioridades y crea un plan personalizado que se ajuste a tus necesidades.

Por último, comparte tu nueva matriz RACI con tu equipo: asigna miembros del equipo a cada tarea y supervisa el progreso de tu plan en cada una de sus etapas.

¡Y listo!