Wir alle kennen das Thema: In der einen Woche hast du mehr Aufgaben als du schaffen kannst, und in der nächsten drehst du Däumchen bei der Arbeit und scrollst durch Twitter. Wäre es nicht besser, wenn du und dein Team jede Woche ein ausgewogenes Arbeitspensum hätten? Keine Überforderung und keine Unterforderung mehr. Einfach ein regelmäßiges und gleichmäßiges Arbeitsaufkommen, das die Stärken der einzelnen Mitarbeiter berücksichtigt.
Deshalb wollen wir dir die Arbeitsplanung vorstellen: ein Konzept, das dir hilft, dieses Gleichgewicht für dein Projektteam zu erreichen und alle Vorteile zu nutzen, die damit einhergehen. In diesem Blog führen wir dich Schritt für Schritt durch den Prozess der erfolgreichen Arbeitsplanung. Anschließend stellen wir dir das monday work management vor, eine Plattform, die dir alle Werkzeuge für einen effektiveren Arbeitsablauf an die Hand gibt.
Was ist Arbeitsplanung?
Die Arbeitsplanung, manchmal auch Workload Management genannt, ist ein strategischer Ansatz, um die Produktivität deines Teams zu maximieren und sicherzustellen, dass du deine Ziele erreichst. Im Wesentlichen geht es darum, die Aufgaben eines Teams aufzuschlüsseln und sie effizient zu planen, damit die Arbeit gleichmäßig und gezielt verteilt wird.
Häufig werden die Aufgaben zuerst nach der Kapazität der Teammitglieder, ihren Fähigkeiten und Spezialgebieten verteilt. Dabei berücksichtigst du auch Faktoren wie Freizeit und Stunden, die für administrative oder projektfremde Aufgaben benötigt werden.
Die Arbeitsplanung ist ein aktiver Prozess. Das heißt, du musst deine Arbeitsaufteilung regelmäßig überprüfen und überarbeiten, wenn sich dein Projekt weiterentwickelt oder sich die Dynamik deines Teams ändert. Aber wenn du das Arbeitspensum deines Teams nach diesem Ansatz steuerst, löst du sofort ein paar der häufigsten Probleme im Unternehmen.
Eine Arbeitsplan-Vorlage kann dir dabei helfen, die aktuelle Arbeitsbelastung deines Teams zu verstehen und wie du die Aufgaben zuweisen kannst, um sie auszugleichen. Du kannst ihn auch mit Projektmanagement-Funktionen und -Tools kombinieren.
Was beinhaltet die Arbeitsplanung?
Die Arbeitsplanung ist ein iterativer Prozess, der Folgendes umfasst:
1. Zeitplanung: Ziele und Projekttermine aktiv festlegen, um einen konkreten, realisierbaren und zeitgerechten Plan zu erstellen.
2. Zuweisung von Verantwortlichen und Ressourcen: Zuweisung von Aufgaben an bestimmte Mitarbeitende auf Basis ihrer Kapazitäten, Stärken und Fähigkeiten. Dadurch wird sichergestellt, dass die Arbeit gleichmäßig auf verschiedene Beschäftigte verteilt wird, damit niemand überfordert ist.
3. Überwachung des Arbeitspensums: Überprüfe regelmäßig, ob der ursprüngliche Plan funktioniert. Wurde der Projektumfang geändert? Sind unerwartete Situationen aufgetreten? Passe deinen Plan entsprechend an.
Welche Vorteile hat die Arbeitsplanung?
Von der Planung des Arbeitsaufkommens profitiert dein gesamtes Unternehmen. Hier sind ein paar der Vorteile, die zeigen, was die Arbeitsplanung für dein Unternehmen bringt:
- Weniger Stress und Burnout bei deinen Mitarbeitern: Jeder Dritte Burnout-Kandidat gibt als Grund die Arbeitsbelastung an, nämlich Überstunden (34 Prozent) und ständigen Termindruck (32 Prozent). Durch Arbeitsplanung kannst du Burnout vermeiden, bevor der Stress zu einem Problem wird, weil du proaktiv ein gleichmäßiges, angemessenes Arbeitspensum für alle Beschäftigten sicherstellst.
- Manager erhalten Einblicke in die Arbeit deines Teams: Wenn du das aktuelle Arbeitspensum deines Teams anschaust, erkennst du, wer die besten Leistungen bringt – und wer nicht. Außerdem findest du Möglichkeiten, die Arbeitsverteilung zu optimieren, damit alle auf einem ähnlichen Niveau gefordert werden.
- Bessere Zufriedenheit und Engagement deiner Mitarbeiter: 58% der Beschäftigten sind mit ihren täglichen Arbeitsabläufen nicht zufrieden, was dazu führt, dass sie weniger engagiert und weniger produktiv sind. Mit der Arbeitsplanung kannst du die Stärken und Interessen deiner Mitarbeitenden bei der Planung ihrer Aufgaben berücksichtigen.
- Weniger Fehler: Wenn du Aufgaben nach Fähigkeiten zuweist, kannst du sicherstellen, dass die Arbeit mit der höchsten Priorität von dem Mitarbeiter erledigt wird, der dafür am besten geeignet ist. Du kannst die Aufgaben besser auf die jeweiligen Fähigkeiten abstimmen.
- Eine zentrale Informationsquelle: Eine für alle sichtbare Zuweisung der Zuständigkeiten zu bestimmten Aufgaben, Infos zu Arbeitsanforderungen und Fristen schließt jegliche Kommunikationslücken zwischen Mitarbeitern, Teams und Abteilungen.
- Höhere Produktivität: Vor allem die Arbeitsplanung wirkt Wunder für die Produktivität deines Teams.
Wenn die Arbeit auf der Grundlage der Stärken und der Kapazitäten der Beschäftigten gerecht verteilt wird, werden die Zeit und die Bemühungen aller optimal ausgenutzt. Und wenn der Stresspegel sinkt und das Engagement steigt, verbessert sich die Produktivität auf ganzer Linie.
Um all das zu erreichen – insbesondere eine bessere Kommunikation – ist es klug, ein Workload-Management-Tool wie das monday work management zu nutzen.
Wie du das Arbeitspensum deines Teams mit einer Arbeitsplanung Software verfolgen kannst
Die Arbeitsplanung besteht aus ein paar einfachen Schritten, ist aber nicht immer ein einfacher Prozess. Das richtige Gleichgewicht zwischen den Ressourcen und Aufgaben deines Teams zu finden, braucht Übung. Du musst einige Faktoren berücksichtigen, die sich plötzlich und unerwartet ändern können.
Auch wenn die Planung des Arbeitsaufkommens manchmal komplex sein kann, hast du, wenn du diese Schritte befolgst – und ein Tool zur Verwaltung des Arbeitsaufkommens verwendest – eine solide Grundlage, auf der du das Arbeitsaufkommen deines Teams prüfen und optimieren kannst.
1. Erstelle eine Liste mit allen Aufgaben, die dein Team erledigen muss
Der allererste Schritt bei der Arbeitsplanung besteht darin, sich ein vollständiges Bild von der tatsächlichen Arbeitsbelastung deines Teams für das bevorstehende Projekt zu machen – oder einen anderen geeigneten Zeitraum, je nachdem, wie dein Team arbeitet. Überlege dir alle Aufgaben, die dein Team in deinem Zeitrahmen erledigen muss. Diese Liste sollte alles enthalten, von Aufgaben mit hoher Priorität und Spezialaufgaben bis hin zu Verwaltungsaufgaben oder allgemeinen Aufgaben wie dem Abrufen von E-Mails oder der Teilnahme an Meetings.
Wenn du schon ein Tool für das Task Management deines Teams nutzt, wie das folgende, das auf einer Vorlage von monday.com basiert, ist das ein guter Ausgangspunkt für eine Aufgabenliste.
Scheue dich nicht, dein Team zu fragen, welche anderen Aufgaben sie täglich oder wöchentlich erledigen. Du möchtest, dass deine Aufgabenliste so vollständig wie möglich ist, bevor du anfängst, Arbeit zuzuweisen.
2. Berücksichtige die Arbeitskapazität jedes Teammitglieds
Jetzt, wo du deine Aufgabenliste hast, musst du festlegen, wie viel Zeit dein Team für die Arbeit an den Aufgaben hat. Erstelle zunächst eine Liste mit der Gesamtzeit, die deine Mitarbeitenden im Laufe deines Projekts arbeiten sollen. Sind sie 8 Stunden pro Tag im Büro? Mehr?
Dann ermittelst du die tatsächliche Zahl der Arbeitsstunden für jeden Mitarbeiter, indem du anstehende Freizeit, Mittagspausen oder andere Pausen, regelmäßige Besprechungen usw. berücksichtigst. So kannst du sicherstellen, dass die Mitarbeitenden tatsächlich Zeit haben, ihre Aufgaben zu erledigen. Und schließlich solltest du auch die besonderen Fähigkeiten und Stärken deiner Teammitglieder berücksichtigen. Das kann die Beziehung zu einem bestimmten Kunden sein, ein spezieller Branchenhintergrund oder alles, was sie für eine bestimmte Aufgabe besonders geeignet macht.
Du musst zwar nicht auf jede einzelne Stärke oder Vorliebe deines Teams eingehen, aber wenn du das so oft wie möglich tust, führt das zu qualitativ hochwertigerer Arbeit und engagierteren Mitarbeitern. Das ist ein Gewinn für alle.
3. Aufgaben an Teammitglieder zuweisen
Zuallererst damit, alles zusammenzubringen, indem du Aufgaben zuweist. Weise die Aufgaben mit der höchsten Priorität zuerst demjenigen Teammitglied zu, das aufgrund seiner Fähigkeiten und Stärken, die du im vorherigen Schritt beschrieben hast, am besten für die jeweilige Aufgabe geeignet ist.
Um dies so einfach wie möglich zu machen, verwendest du eine Vorlage für die Ressourcenzuweisung oder ein ähnliches Layout aus dem monday work management. In der untenstehenden Vorlage kannst du Aufgaben projektübergreifend zuordnen und Aufgabenstatus oder Fälligkeitsdaten zuweisen.
Höchstwahrscheinlich wirst du das nicht beim ersten Mal perfekt hinbekommen. Du wirst Aufgaben austauschen oder Änderungen vornehmen müssen, weil sich der Bedarf der Mitarbeiter/innen, der Projektumfang oder viele andere Dinge geändert haben. Aber wenn du eine solide Grundlage hast, wird es viel einfacher sein, diese Anpassungen vorzunehmen.
4. Verwende ein Tool zur Arbeitsplanung, um die Arbeit deines Teams zu visualisieren
Tabellenkalkulationen oder andere manuelle Prozesse sind bei der Planung des Arbeitsaufkommens äußerst ineffizient. Wenn du eine Änderung vornimmst, ist es schwierig, sicher zu sein, dass du alles aktualisiert hast, was von der Änderung betroffen ist.
Ein Tool zur Planung des Arbeitsaufkommens hingegen hilft dir, produktiver zu sein und die Arbeit schneller zu planen. Wenn Mitarbeiter ein Online-Tool zur Verwaltung der Arbeit nutzen, ist die Wahrscheinlichkeit doppelt so hoch, dass sie sagen, ihr Unternehmen sei hocheffizient.
Mit Plattformen wie dem monday work management kannst eine Übersicht über die Ressourcenverteilung erstellen, um zu sehen, ob das Arbeitspensum deines Teams ausgewogen ist. Sie wird in einer ganz praktisch auf visuelle Art dargestellt:
Wenn die Aufgaben in die nächste Phase gehen oder sich ändern, kannst du sie per Drag-and-Drop auf verschiedene Fälligkeitstermine oder Teammitglieder übertragen, um das Arbeitspensum zu verteilen. Alles wird sofort aktualisiert und dein ganzes Team ist immer auf dem neuesten Stand. Das heißt, jeder hat sofort einen genauen Überblick über seine Projekte – etwas, das viele Beschäftigte als wichtig empfinden.
5. Regelmäßig einchecken und mit deinem Team besprechen
Auch wichtig ist, dass dein Team deinen Arbeitsplan versteht und ihn auch einhalten kann. Gib den Mitarbeitern die Möglichkeit, Bedenken oder Konflikte mit den ihnen zugewiesenen Aufgaben vorzubringen, und nimm Anpassungen vor, die du angemessen findest. Vergiss nicht, dass dein Arbeitsplan ein dynamisches Dokument ist. Wenn sich der Umfang ändert, neue Aufgaben auftauchen oder andere Faktoren ins Spiel kommen, musst du ihn immer wieder überprüfen und mit deinem Team besprechen, um das Risiko eines Burnouts zu verringern.
Diese Art der Kommunikation ist der Schlüssel, um die Beschäftigten zu motivieren und Stress abzubauen. Und das ist wichtig für Zufriedenheit am Arbeitsplatz. Das Gefühl der Wertschätzung und des Engagements erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit und -bindung um 67 %.
Eins ist ist klar: Ein gutes Workload-Management ist eine der besten Möglichkeiten, um die Arbeitserfahrung der Beschäftigten zu verbessern und gleichzeitig die Produktivität zu steigern.
Welche Techniken gibt es für die Arbeitsplanung?
Die Planung des Arbeitsaufkommens ist zum Beispiel durch folgende Maßnahmen möglich:
Projektgliederung
Eine effektive Planung des Arbeitspensums beginnt damit, größere Projekte in kleinere, überschaubare Aufgaben zu unterteilen. Dadurch ist es einfacher abzuschätzen, wie lange jede Aufgabe dauern wird, und du bekommst einen realistischeren Überblick über den Umfang jedes Projekts.
Die Aufteilung von Projekten in kleinere Aufgaben bedeutet auch, dass du Projekte leichter auf mehrere Teammitglieder verteilen kannst, anstatt ein riesiges Projekt auf eine Person zu übertragen.
Aufgaben-Sequenzierung
Sobald du ein Projekt in Aufgaben unterteilt hast, musst du diese Aufgaben zeitlich planen. Außerdem musst du die Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben ermitteln (z. B. welche Aufgabe muss zuerst erledigt werden?) und sie dann in eine Reihenfolge bringen. So vermeidest du Engpässe und Aufgabenstaus in letzter Minute am Ende eines Projekts.
Gantt-Diagramme können sehr hilfreich sein, um die Reihenfolge der Aufgaben zu visualisieren und zu sehen, wie die einzelnen Teile eines Projekts im Laufe der Zeit zusammenpassen.
Kapazitätsplanung
Bei der Kapazitätsplanung geht es darum, die Kapazitäten und Fähigkeiten deines Teams zu bewerten, damit du das Arbeitspensum entsprechend anpassen kannst. Dabei musst du Faktoren berücksichtigen wie:
- Verfügbare Arbeitszeiten
- Urlaub
- Spezifische Fähigkeiten, die zur Erfüllung der Aufgabe erforderlich sind
- Konkurrierende Prioritäten (z.B. wenn ein Teammitglied an mehreren Projekten gleichzeitig arbeitet)
Wie kann das monday work management bei der Arbeitsplanung helfen?
Das monday work management macht die Planung des Arbeitspensums viel einfacher, mit effizienten Funktionen wie:
- Projekt- und Aufgabenmanagement: Bestimme die Projektziele, den Bedarf und den Umfang von der Idee bis zur Ausführung. Weise dann den Verantwortlichen die Aufgaben zu, setze klare Fristen und verfolge den Status der einzelnen Projekte, um sicherzustellen, dass sich deine Arbeitsplanung materialisiert.
- Automatisierungen und Vorlagen: Spare wertvolle Zeit und reduziere die Arbeitsbelastung deines Teams, indem du wichtige Elemente deiner Arbeit automatisierst – z. B. das Erstellen von Projektvorlagen, das Versenden von Genehmigungsbenachrichtigungen und Erinnerungen und vieles mehr.
- Integrationen und Add-ons: Zentralisiere die Arbeitsplanung in einer einzigen, visuellen Plattform, damit du einen vollständigen Überblick über die Aufgaben und Projekte deines Teams hast.
Das auf monday.com Work OS aufbauende monday Work Management hilft dir, Projekte, Prozesse und die tägliche Arbeitsplanung mit Leichtigkeit zu bewältigen, mit standardisierten Arbeitsabläufen, leicht verständlichen Dashboards und eingebauten Kommunikationswerkzeugen, die dich auf dem neuesten Stand halten.
FAQ zur Arbeitsplanung
1. Wie berechne ich das Arbeitspensum?
Eine einfache Formel zur Berechnung der Grundarbeitszeit lautet wie folgt:
Aufgabe x Zeit zur Durchführung der Aufgabe x Häufigkeit
2. Was ist bei der Arbeitsplanung zu beachten?
Bei der Planung des Arbeitspensums ist es wichtig, an Folgendes zu denken:
- Teamkapazität
- Die Möglichkeit für unerwartete Änderungen
- Stärken der Teammitglieder
- Projekttermine und Erwartungen
3. Lohnt sich eine Software zur Arbeitsplanung?
Eine Arbeitsplanungssoftware macht die Planung des Arbeitspensums so einfach und effektiv wie möglich. So können Teams die Arbeitsbelastung und die Verfügbarkeit von Ressourcen visualisieren, Änderungen an Plänen vornehmen und Erwartungen klar kommunizieren. Am wichtigsten ist aber, dass alle Informationen an einem zentralen Ort einsehbar sind.
Beginne jetzt mit der Arbeitsplanung und führe dein Team zu Bestleistungen
Die Arbeitsplanung hilft dir, die Ressourcen deines Teams oder deiner Organisation effizienter zu nutzen. Außerdem hilft sie dir, Stress und Burnout bei deinen Mitarbeitern zu reduzieren und das Engagement und die Produktivität zu steigern.
Wenn du deine Arbeitsplanung mit dem monday work management machst, kannst du es andere Boards und Tools für Projektmanagement, Aufgabenmanagement und vieles mehr verbinden.
Teste jetzt das monday work management und erlebe selbst, wie sehr ein strukturiertes Arbeitsmanagement deinem gesamten Unternehmen hilft.
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