Marketingexperten müssen viele Bälle gleichzeitig in der Luft halten – es reicht vom Aufbau gehaltvoller Social Media Präsenzen auf mehreren Kanälen, über erfolgreiche Nutzer-Akquise und Customer Relationship Management, bis hin zu Printkampagnen.
Wenn man sich da streckenweise mit der Flut an Aufgaben überfordert fühlt, ist das kein Grund an sich selbst zu zweifeln – denn mit dem Problem kämpfen viele. Eine aktuelle Umfrage von Adobe unter 1000 Marketingexperten ergab beispielsweise, dass ganze 40 % der Befragten ihre Marketing Maßnahmen als ineffektiv empfinden, weil sie mit der Arbeitsbelastung überfordert sind.
Was also führt zum Ausbrennen unter Marketing-Profis? Um diese Frage näher zu erläutern haben wir als drei Barrieren ausgemacht, die für die Überlastung im Arbeitsalltag verantwortlich sind. Mithilfe unserer Vorlagen bieten wir Lösungsansätze um diese Barrieren zu überwältigen und die Zusammenarbeit in Marketingteams effektiv zu verbessern.
Barriere 1: Mangelnde Zusammenarbeit und Kommunikation im Team
Die Lösung: Bessere Kommunikation durch gemeinsame Arbeitsbereiche
Was passiert, wenn Teams getrennt voneinander operieren? Die Abteilungen kommunizieren weniger untereinander und die Zusammenarbeit leidet, mit verheerenden Auswirkungen auf die Produktivität. Laut Harvard Business Review verzeichnen Organisationen mit niedrigem Mitarbeiterengagement und schlechter Kommunikation eine um 18 % geringere Produktivität.
Kommunikation und Kollaboration sind entscheidende Erfolgsfaktoren für jedes Marketingteam – weil diese die Teamarbeit effizienter machen und garantieren, dass alle auf demselben Stand sind und auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Aber auch außerhalb der Welt des Online Marketings müssen Mitarbeiter dafür sorgen, dass ihre Arbeitsbeziehungen mit den Kollegen funktionieren – mit Vertriebsteams, dem Kundensupport, der Technik und sogar den C-Level-Führungskräften.
Beispielsweise bei monday.com müssen unsere Produkt- und Marketingteams gut aufeinander abgestimmt sein. Jedoch stellt das eine Herausforderung dar, da diese zwei Abteilungen häufig an entgegengesetzten Enden des Prozesses arbeiten.
Wie schaffen wir das also?
Wenn unser Produktteam an einem neuen Produktupdate arbeitet, wird dieses zu dem Board „R&D Captain’s Log” hinzugefügt. Auf diesem Board werden alle Fortschritte in einem digitalen Arbeitsbereich visualisiert und mitverfolgt. Man kann also anhand des Gantt-Diagramms sehen, wer der Verantwortliche für das jeweilige Produktupdate ist, sowie den geschäftlichen Nutzen dieser Neuerung, Anwendungsfälle und das Datum, an dem das Update live gehen soll.
Ein gutes Beispiel ist auch die Abteilung F&E , welche dieses Board zur Verwaltung ihrer eigenen Sprints verwendet. Aber auch unser Marketingteam sieht sich das Board täglich an, um auf dem aktuellen Stand zu bleiben. Somit wird die Kommunikation und Zusammenarbeit mit F&E vereinfacht, Zeit gespart. Außerdem wird der Synchronisierungsaufwand reduziert und somit sinkt der Bedarf an Meetings. Des weiteren wird die frühzeitige Planung von Marketingkampagnen sowie Inhalten und Verkaufsmaterialien für neue Produktupdates ermöglicht. Somit entstand schlussendlich unsere Blog-Reihe zu dem “Captains-Log”. Sie präsentiert unseren Kunden in wöchentlichen Abständen die neuesten Updates und Funktionen.
Diese Reihe, welche inzwischen ein großer Hit ist, ist eigentlich aus einem ganz anderen Zweck entstanden: ein Board zur reibungslosen und erfolgreichen Zusammenarbeit im Team. Sogar das Sales-Team konnte davon profitieren: Es nutzt das Board, um potentielle Kunden über neue Updates zu informieren und Geschäftsabschlüsse voranzutreiben.
Dieses eine Board hat die effektive Kommunikation zwischen allen Teams erleichtert, mit dem Ergebnis, dass wir ein einheitliches Endprodukt erstellen konnten.
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Barriere 2: Fehlende Ressourcen
Die Lösung: Die Autonomie von Teams fördern und Vorlagen nutzen
Marketingexperten haben Schwierigkeiten damit, die richtigen Ressourcen zu finden, um ihr enormes Arbeitspensums zu bewältigen. Dieser Mangel an Ressourcen lässt sich auf drei Bereiche zurückführen:
- Content, Content, Content – Marketingexperten müssen immer wieder originelle, qualitativ hochwertige Inhalte produzieren – von eBooks über Blogs bis hin zu Videos und Social-Media-Beiträgen über alle Kanäle hinweg.
- Zeitdruck – die Notwendigkeit effizienter, schneller und agiler zu liefern.
- Hohe Erwartungen – der ständige Druck, die steigenden Geschäftsziele zu erreichen und sogar zu übertreffen.
Eine einfache und wirkungsvolle Ressource, um diese drei gewaltigen Herausforderungen zu meistern, ist die, den Teams Autonomie in der Arbeit zu geben. Teamautonomie bedeutet, dass ein Team sich ein gemeinsames Ziel vornimmt und selbstständig die Verantwortung übernimmt, dass die Arbeit auf dem bestmöglichen Weg erledigt wird. Die Selbstbestimmtheit ermöglicht auch eine effektive Entscheidungsfindung – so dass Teams ihre Strategie leicht umstellen können, um eine größtmögliche Wirkung zu erzielen und dabei nicht an Schwung zu verlieren.
Eine weitere Ressource für Marketingexperten ist die Verwendung von Vorlagen für das Content Marketing. Bei monday.com haben wir einige hilfreiche Content-Management-Vorlagen erstellt, darunter einen Content-Kalender, eine Blog-Planungsvorlage und vieles mehr. Der Content-Kalender hilft den Teams bei der Erstellung eines Content-Plans und bei der Etablierung einer übersichtlichen, visuellen Methode zur Ideenfindung. Das sorgt für ein strukturiertes Aufgabenmanagement und die Teams können sich ganz auf die Erstellung der Inhalte konzentrieren.
Mit dieser Vorlage können Teams alle Aufgaben zum Board hinzufügen und die jeweiligen Content-Anforderungen planen, mitverfolgen und organisieren. Die verschiedenen Farben und Beschriftungen können individuell angepasst werden, je nach Content-Typ, Kunden, Themen, zugewiesenem Autor und mehr. Mit Vorlagen arbeiten Teams viel effizienter, sie fördern die Autonomie und helfen dabei, die Geschäftsziele zu erreichen.
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Barriere 3: Fehlende Struktur
Die Lösung: Das Work OS implementieren
Marketingexperten erleben, dass ein Großteil ihrer Zeit dadurch verschwendet wird, dass klare Arbeitsabläufe und Strukturen im täglichen Projektmanagement fehlen. Die Arbeitswelt wird immer dezentraler, ein Trend, der durch die Corona-Pandemie noch beschleunigt wird – Teams werden dezentralisiert.
Nach einem Bericht von Gartner werden bis 2022 immer mehr Marketingteams dezentral arbeiten. Wenn das die Zukunft ist, müssen Teams ihre Arbeitsprozesse klar definieren, um effektive Workflows zu implementieren. Die Festlegung eines klaren Ablaufs ist auch deshalb wichtig, weil sich die Marketingarbeit zunehmend intern verlagert. Unternehmen wollen eine größere Kontrolle darüber haben, was die Teams produzieren, und das erforderliche Fachwissen im eigenen Haus aufbauen – und nur dann externe Unterstützung von Agenturen suchen, wenn eine sehr spezielle Expertise benötigt wird.
Was ist also die Lösung? Nun, die Antwort heißt effektives Projektmanagement. Und dafür weichen viele Unternehmen auf eine Reihe von Punktlösungen aus, um die verschiedenen Aspekte ihrer Marketing-Workflows zu verwalten. Sie verwenden separate Tools für Content-Management, Asset-Management, Projektmanagement, Planung und Durchführung von Social Media Kampagnen, Optimierung der Kreativprozesse und mehr. Das hat sich jedoch als problematisch erwiesen, da es zu viel Reibung und Missverständnisse in den Abläufen des gesamten Unternehmens erzeugt. Jedoch benötigen Marketingspezialisten eine nahtlose und zentrale Integration der Plattformen, Prozesse und Teams – und das kann ein Work OS leisten.
Ausblick
Jetzt, da wir wissen, was die Hindernisse bei der Arbeit im Bereich Online Marketing sind, können wir Maßnahmen ergreifen, mit denen die Teams diese Barrieren überwinden können. Durch die Förderung von effektiver Kommunikation und Zusammenarbeit, durch die Ressourcenfindung innerhalb deines Teams und mit etwas Hilfe von einem Work OS finden Teams mit Leichtigkeit aus der Überlastung und hin zu einem effektiveren Aufgabenmanagement.
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