Einblicke in die Ressourcenverwaltung

Du hast wahrscheinlich schon unzählige Artikel über Projektmanagement gelesen – Anleitungen, How-to-Artikel und umfassende Leitfäden. Aber was beim Projektmanagement oft übersehen wird, ist die Bedeutung des Ressourcenmanagements. Wir möchten dir die Welt des Ressourcenmanagements näher bringen und dir zeigen, wie du ein erfolgreiches Projektportfolio aufbauen kannst.

In diesem Artikel erfährst du, was Ressourcenmanagement ist, warum es wichtig ist, was ein Ressourcenmanager tut und wie du die Planung des Ressourcenmanagements mithilfe des monday work management in die Hand nehmen kannst.

Was ist Ressourcenmanagement?

Das Ressourcenmanagement umfasst die Planung, Terminierung und Zuteilung von Ressourcen wie Arbeitskräfte, Fähigkeiten, Geld oder Tools in Vorbereitung auf ein anstehendes Projekt. Das Ziel ist es, deine Ressourcen angemessen zu verwalten, um einen Mehrwert für dein Unternehmen zu schaffen.

Normalerweise unterteilen Projektmanager/innen die verfügbaren Ressourcen in zwei verschiedene Kategorien:

• Materielle Ressourcen sind alles, was du sehen oder anfassen kannst. Dazu können Arbeitskräfte, Maschinen, Eigentum, Software oder Geld gehören.
• Immaterielle Ressourcen sind eher abstrakt. Eine immaterielle Ressource kann geistiges Eigentum (wie ein Technologiepatent), eine Idee oder eine bestimmte Fähigkeit sein, die für die Erledigung einer Aufgabe erforderlich ist.

Warum ist das Ressourcenmanagement im Projektmanagement wichtig?

Das Ressourcenmanagement ist wichtig, weil es dir die Möglichkeit gibt, genau zu planen und einzuschätzen, was du für die Durchführung eines Projekts benötigst. Dieser verschwendungsfreie Ansatz erhöht die Effizienz und ermöglicht es dir, Ressourcen nach Bedarf wiederzuverwenden und zu recyceln.

Ein Beispiel aus der Praxis, wie du das Ressourcenmanagement im Projektmanagement nutzen kannst: Du entwickelst eine neue Softwareanwendung für einen Kunden und hast 3 Monate Zeit, um die Aufgabe zu erledigen. Du planst die Fähigkeiten und die Verfügbarkeit deines Teams zu Beginn des Projekts und teilst die Aufgaben auf dieser Grundlage zu. Du verfolgst die Aufgaben nach und gehst mögliche Engpässe an, bevor sie entstehen.

Wenn sich ein Teammitglied krankmeldet, kannst du seine Aufgaben schnell einem anderen Kollegen zuweisen. Wenn ein Laptop kaputtgeht, hast du sofort einen anderen zur Hand, sodass keine Verzögerungen entstehen. Du lieferst die App pünktlich und innerhalb des Budgets und beeindruckst deinen Kunden so sehr, dass er dein Unternehmen für seinen nächsten Entwicklungsbedarf bucht.

Das ist Ressourcenmanagement in Aktion. So spart dein Projektteam Zeit, Geld und Ärger.

Was ist ein/e Ressourcenmanager/in?

Ein/e Ressourcenmanager/in ist einem Projektmanager sehr ähnlich, mit einem entscheidenden Unterschied:

• Projektmanager/innen konzentrieren sich darauf, Aufgaben zu erstellen und zuzuweisen, um einen Arbeitsauftrag zu erledigen
• Ressourcenmanager/innen sind für die Zuteilung der Ressourcen verantwortlich, die zur Erfüllung dieser Aufgaben erforderlich sind

Wenn du ein kleines Team hast, kann es sein, dass der/die Projektmanager/in und der/die Ressourcenmanager/in dieselbe Person sind. Aber bedenke, dass dies zwei vollkommen unterschiedliche Rollen sind, die eine Person übernehmen muss.

Welche verschiedenen Techniken gibt es beim Ressourcenmanagement?

Es gibt sechs Haupttechniken für effektives Ressourcenmanagement: Ressourcenprognose, Ressourcenplanung, Ressourcenzuweisung, Ressourcenterminierung, Ressourcenausgleich und Ressourcenglättung.

1. Ressourcenprognose

Die Ressourcenprognose sagt den zukünftigen Ressourcenbedarf voraus. Genaue Prognosen bedeuten weniger Verschwendung und eine schnellere und kostengünstigere Ausführung.

Um all diese Vorhersagen treffen zu können, musst du dich mit dem Lebenszyklus deines Projekts bestens auskennen und die Verfügbarkeit von Ressourcen innerhalb deiner Organisation genau im Blick haben. Eine Lösung für das Arbeitsmanagement kann dieses Maß an Transparenz und einen einfachen Zugriff auf deine Projekte und Ressourcen an einem zentralen Ort bieten.

2. Ressourcenplanung

Bei der Ressourcenplanung geht es darum, herauszufinden, welche Ressourcen (wie Personal, Zeit und Geld) du für dein Projekt benötigst, und sicherzustellen, dass die richtigen Dinge zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind. Mit der richtigen Ressourcenplanung können Teams organisiert und effizient arbeiten und sich jeder Herausforderung stellen, die auf sie zukommt.

3. Ressourcenzuweisung

Bei der Ressourcenzuweisung geht es darum, das Beste aus den verfügbaren Ressourcen herauszuholen. Das bedeutet, dass du alle dir zur Verfügung stehenden Ressourcen bewertest, analysierst, wie sie effizient genutzt werden können, und diese Ressourcen dann so einsetzt, dass dein Team seine Arbeit machen kann.

4. Ressourcenterminierung

Bei der Ressourcenplanung geht es darum, ein gut durchdachtes Paket zu erstellen, in dem festgelegt ist, wann und wo Ressourcen wie Mitarbeiter, Ausrüstung und Einrichtungen eingesetzt werden. Dein Fokus liegt darauf, alle deine Ressourcen innerhalb einer Zeitleiste zu organisieren, um sicherzustellen, dass Aufgaben und Projekte rechtzeitig und ohne Überschneidungen abgeschlossen werden. Das Tool, das du für die Ressourcenterminierung verwendest, ist ein Ressourcenkalender — ein Kalender, mit dem du all deine Projektressourcen planen, verwalten und zuweisen kannst, damit du die Meilensteine und Deadlines des Projekts einhalten kannst.

5. Ressourcenausgleich

Der Ressourcenausgleich ist eine Methode, die Manager/innen anwenden, um zu wenig genutzte oder falsch zugewiesene Ressourcen aufzudecken und sie dann umzuschichten, um die Effizienz zu optimieren. In Bezug auf die Bestände würde das bedeuten, dass du sicherstellen musst, dass du weder einen Mangel noch einen Überschuss an Beständen hast. Ebenso kannst du die Zeitleiste eines Projekts verlängern, um die Gesamtkosten auszugleichen, z.B. wenn du warten musst, bis kostengünstige Materialien verfügbar sind.

6. Ressourcenglättung

Die Ressourcenglättung soll sicherstellen, dass die Ressourcen im Zeitverlauf so gleichmäßig wie möglich verteilt werden. Wenn dies gut erledigt wird, halten die Projektmanager/innen die Deadlines und Ziele des Projekts ein und minimieren gleichzeitig die Schwankungen, die durch Überlastung oder Unterauslastung der Ressourcen entstehen. Bei dieser Technik werden die Start- und Endtermine der Vorgänge innerhalb eines Projekts angepasst, um große Schwankungen zu vermeiden.

monday work management kann den Prozess des Prognostizierens, Zuordnens, Planens, Nivellierens und Glättens deiner Ressourcen viel einfacher durchführen, mit einer codefreien, benutzerfreundlichen visuellen Oberfläche. Probiere es noch heute kostenlos aus und überzeuge dich selbst!

Welche 5 Arten von Ressourcen gibt es im Projektmanagement?

Als Projektmanager/in (oder Ressourcenmanager/in) gibt es im Allgemeinen fünf verschiedene Arten von Projektmanagement-Ressourcen, die deine Zeit in Anspruch nehmen werden.

1. Personen

Die Mitarbeiter/innen in deinem Team, welche die Aufgaben des Projekts ausführen, werden manchmal auch als Personal bezeichnet. Das Personalwesen kann ein ziemlich breites Spektrum an Managementaufgaben umfassen – von der Anstellung über das Zeitmanagement bis hin zur Messung der Leistung und des Arbeitspensums deiner Beschäftigten anhand von KPIs. Wie du wahrscheinlich schon vermutet hast, ist das Verwalten von Ressourcen unerlässlich, um diese Dinge zu erreichen.

monday work management kann als umfassende Ressourcenmanagement-Software genutzt werden, mit WorkForms zur Erfassung von Bewerbungen, einem Widget zur Zeiterfassung, um das Arbeitspensum deines Teams im Blick zu behalten, und vielen verschiedenen HR-spezifischen Vorlagen, die dir helfen, schnell und organisiert loszulegen.

2. Materielle Ressourcen

Projektmaterialien sind die greifbaren Ressourcen, die dein Team benötigt, um eine Aufgabe zu erfüllen – die Verbrauchsmaterialien (wie z.B. die Bauteile, die bei einem Bauprojekt verwendet werden).

Wenn du ein ziemlich großes Projekt hast, ist es vielleicht schwierig, Dutzende Elemente in einer Tabelle nachzuverfolgen. Hier kommt monday work management ins Spiel.

Unsere Kartenansichten ermöglichen es jedem, die genauen Materialstandorte zu sehen und Labels für verschiedene Materialtypen in deinen Workflow-Vorlagen zu teilen. Du kannst auch zwischen Gantt-, Kanban-, Arbeitskalender- und Dashboard-Ansichten wählen, um jederzeit einen Überblick über den Ressourcenstatus zu erhalten.

3. Ausrüstung

Es gibt einige Überschneidungen zwischen der Ausrüstung und den Materialien, die du als Projektmanager/in nachverfolgen musst. Der Unterschied zwischen den beiden ist, dass die Materialien durch das Projekt verbraucht werden, während du deine Ausrüstung noch haben solltest, wenn du fertig bist. Wenn du etwa eine Mauer baust, hast du am Ende des Projekts alle Ziegelsteine verbraucht, aber du hast immer noch deine Kelle und deine Schaufel.

4. Geld

Die Verwaltung des Projektbudgets ist eine der schwierigsten Aufgaben, die es zu bewältigen gilt. Als Projektmanager/in musst du deine Finanzen im Auge behalten, indem du Ausgaben nachverfolgst, Kostenprognosen erstellst und manchmal strategische Entscheidungen triffst, um sicherzustellen, dass du dein Budget einhältst.

5. Zeit

Beim Zeitmanagement als Projektmanager/in geht es darum, Zeitpläne und Zeitleisten für dein Projekt und dein Team zu erstellen und Aufgaben nachzuverfolgen, um sicherzustellen, dass du deine Deadlines einhältst. Das Geheimnis ist, die Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen und den Fortschritt genau im Auge zu behalten, damit es nicht zu Verzögerungen kommt.

Was sind die Vorteile des Ressourcenmanagements?

Ressourcenmanagement mag wie ein zusätzlicher Schritt in einem ohnehin schon langen Projektprozess klingen – aber es ist absolut entscheidend, wenn du deine Ressourcen optimieren und bestmöglich nutzen willst.

Hier sind die drei wichtigsten Vorteile, die du gewinnst, wenn du im Voraus in das Ressourcenmanagement investierst:

1. Das Ressourcenmanagement hilft dir, unvorhergesehene Probleme zu vermeiden

59 % der professionellen Service-Unternehmen sehen die „Unfähigkeit, den Bedarf an Projektressourcen vorherzusagen“ als eine der größten Herausforderungen für ihr Unternehmen an. Wenn du dir die Zeit nimmst, dir ein genaues Bild davon zu machen, was du hast und wie du es einsetzen kannst, kannst du mögliche Probleme vorhersehen, bevor sie entstehen. Damit ersparst du dir und deinem Team viel Kopfzerbrechen.

2. Ressourcenmanagement führt zu weniger Burnout im Team

Durch effektives Ressourcenmanagement vermeidest du eine übermäßige Ressourcenzuteilung, die sonst die Produktivität deines Teams beeinträchtigen würde.

Das Ressourcenmanagement stellt sicher, dass jeder in deinem Team genau das hat, was er benötigt, und zwar genau dann, wenn er es braucht. Das ist wichtig für die Zufriedenheit am Arbeitsplatz, vor allem, wenn deine Teammitglieder mit mehreren Projekten jonglieren müssen.

3. Ressourcenmanagement bietet deinem Team mehr Effizienz

Durch die Optimierung der Ressourcenzuweisung wird es deinem Team leichter fallen, Aufgaben rechtzeitig zu erledigen und weniger Ressourcen zu verschwenden, sodass du deine Projekte mit größerer Wahrscheinlichkeit rechtzeitig und innerhalb des Budgets abschließen kannst.

4. Das Ressourcenmanagement bietet ein Sicherheitsnetz, wenn es bergab geht

Nehmen wir an, dein Projekt erreicht seine Ziele nicht, weil es an Ressourcen mangelt. Das kommt vor! Wenn du aber nachweisen kannst, dass du deine Ressourcen angemessen geplant und verwaltet hast, wissen deine Stakeholder, dass du alles getan hast, was mit den verfügbaren Mitteln möglich war, und das stärkt ihr Vertrauen in dich.

5. Ressourcenmanagement führt zu betrieblicher Effizienz

Indem du deine Ressourcen verwaltest und die Zuteilung im Auge behältst, kannst du besser verstehen, wie dein Team die Ressourcen verbraucht. Diese Daten ermöglichen eine genaue Planung deines nächsten Projekts.

Tipps für Best Practices im Ressourcenmanagement

Wenn du gerade erst anfängst, an deinen Ressourcenmanagementprozessen zu arbeiten, sind hier unsere drei besten Tipps:

1. Plane im Voraus

Nur 2,5 % der Unternehmen schließen jedes Projekt pünktlich ab. Wenn du zu diesen Unternehmen gehören willst, solltest du deinen Ressourcenbedarf so früh wie möglich im Projekt ermitteln, damit du nicht in letzter Minute in Panik gerätst.

2. Balanciere das Arbeitspensum deines Teams aus

Überfordere dein Team nicht – denn so werden Fehler gemacht. Tatsächlich hat mehr als die Hälfte der Beschäftigten bereits Anzeichen von Burnout zu spüren bekommen. Um zu vermeiden, dass dein Team zu sehr unter Druck gerät, solltest du große Aufgaben in kleinere Teilaufgaben aufteilen und darauf achten, dass sie gerecht auf mehrere Teammitglieder verteilt werden.

3. Sei flexibel

Ein gutes Ressourcenmanagement basiert auf einem starken Bewusstsein dafür, dass Veränderungen stattfinden. KPMG fand heraus, dass zwei Drittel der Projektmanager dies erkannt haben und über einen formellen Prozess zum Management von Projektänderungen verfügen. Wenn du also die Ressourcen für dein Projekt planst und zuteilst, rechne mit dem Unerwarteten. Mach dich darauf gefasst, dass du deine Ressourcenzuweisung im Laufe des Projekts wahrscheinlich anpassen musst.

Verwalte deine Ressourcen effizient mit monday.com

monday work management erleichtert den schwierigen Balanceakt des Ressourcenmanagements. Wir helfen dir, alle deine Ressourcen in den Mittelpunkt zu stellen, damit du in Echtzeit siehst, was wie lange genutzt wird und wer dafür verantwortlich ist.

Unsere benutzerfreundliche, codefreie Arbeitsmanagementplattform ermöglicht dir folgendes:

• Plane, terminiere und weise Ressourcen zu, um dich an veränderte Prioritäten anzupassen. Die ressourcenzentrierten Ansichten zeigen dir den genauen Status der Ressource als Momentaufnahme an.

• Mit der Ansicht „Arbeitspensum“ kannst du die Stunden, die jedes Mitglied des Teams für die einzelnen Aufgaben benötigt, leicht visualisieren und nachverfolgen. So bekommst du einen schnellen Überblick über zu viel und zu wenig genutzte Ressourcen und kannst die Zeit deines Teams aktiv verwalten. Du kannst diese Ansicht auch nutzen, um Ressourcen und Ausrüstung nachzuverfolgen.

• Behalte dein Projektbudget im Blick und verfolge deine Ausgaben mit unseren Ansichten zur Finanzübersicht nach.

Starte die Planung des Ressourcenmanagements mit monday.com

Das Fazit: Ressourcenmanagement ist ein wichtiger Bestandteil des Projektmanagements. Du kannst alle Arten von unvorhergesehenen Problemen vermeiden, wenn du deine Ressourcen im Voraus planst, terminierst und zuweist.

monday work management ermöglicht es Teams, sich auf die effiziente Ausführung von Aufgaben, Projekten und Prozessen zu konzentrieren und gemeinsame Ziele in großem Umfang zu erreichen.