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Arbeitsmanagement vs. Projektmanagement: Der umfassende Leitfaden

Marc Makepeace 9 Min. Lesezeit
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Ist dein Team besonders gut darin, Projekte zu managen, indem es alles genau plant — von Zeitplänen bis zu Budgets und der Zuweisung von Ressourcen? Viele Organisationen legen den Schwerpunkt auf das Projektmanagement, benötigen jedoch ebenfalls ein systematisches Arbeitsmanagement, um alltägliche Aufgaben und Prozesse effektiv zu bewältigen.

In diesem Leitfaden werden die Konzepte des Arbeitsmanagements und des Projektmanagements erläutert, einschließlich der Frage, warum beide für den Erfolg eines Unternehmens entscheidend sind. Wir werden auch untersuchen, wie du mit einem robusten Arbeitsmanagementsystem Projekte, Workflows und jede andere Art von Arbeit nachverfolgen kannst, um deine organisatorischen Ziele jedes Mal rechtzeitig zu erreichen.

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Was ist Arbeitsmanagement?

Arbeitsmanagement umfasst das Planen, Organisieren, Ausführen und Überwachen von Aufgaben oder Workflows im Unternehmen, die das Erreichen deiner Ziele ermöglichen.

Egal, ob du dich auf kurzfristige Ziele konzentrierst, wie z.B. die Überarbeitung der Landing-Pages deiner Webseite, oder auf langfristige Ziele, wie die Expansion in ein neues Geschäftsfeld, das Arbeitsmanagement ermöglicht die Zusammenarbeit und das schnelle Erreichen gemeinsamer Ziele.

Effektive Arbeitsmanagementpraktiken sind ein wesentlicher Bestandteil deiner Unternehmensprozesse und -funktionen und erhöhen die Effizienz, Geschwindigkeit und Produktivität, indem sie Arbeitskomponenten verwalten, wie:

  • Koordinierung von Aufgaben
  • Zuteilung von Ressourcen
  • Nachverfolgung der Zeit
  • Erstellung von Arbeitsergebnissen und Abhängigkeiten

 Das Bild zeigt ein Diagramm mit drei Schritten zur Zielplanung und Aufgabenerstellung im Businesskontext.

Arbeitsmanagement in Aktion

Das Personalwesen kann Praktiken des Arbeitsmanagements einsetzen, um die Leistungsbeurteilungszyklen zu überwachen und die Zusammenarbeit zwischen der Personalabteilung, den Abteilungsleitern, den L&D-Teams und den zu beurteilenden Beschäftigten zu verwalten. HR-Teams haben die Möglichkeit, wiederkehrende Aufgaben für das Festlegen von Leistungsindikatoren, die Durchführung von Bewertungen, das Planen von Feedbackgesprächen, die Überwachung von Schulungsmaßnahmen und das Erstellen von Leistungsberichten zu definieren.

Was ist Projektmanagement?

Projektmanagement ist ein spezialisierter Bereich des Arbeitsmanagements, der sich auf die Planung, Organisation und den Abschluss spezifischer Projekte konzentriert. Anders als bei wiederkehrenden, kontinuierlichen Workflows zeichnen sich Projekte durch einen definierten Anfangs- und Endpunkt aus und münden in ein konkretes Ergebnis, etwa ein Produkt, eine Dienstleistung oder ein Event. Das traditionelle Projektmanagement beinhaltet verschiedene Phasen des Projektzyklus, wie :

  • Beginn: Bildung des Projektteams sowie Festlegung von Zielen und Vorgaben
  • Planung: Entwicklung von Aktivitäten, Erstellung von Zeitleisten und Zuweisung von Ressourcen
  • Umsetzung: Zuweisung von Aufgaben und Überwachung des Fortschritts
  • Abschluss: Überprüfung der Projektergebnisse und Abschluss offener Aufgaben

Projektmanagement in Aktion

Software-Entwicklungsteams müssen ihre Ressourcen genau koordinieren, um neue Technologien pünktlich und im Rahmen des Budgets auf den Markt zu bringen. Durch die Festlegung von Meilensteinen, die Ernennung von Projektleitern und die Festlegung der zu erbringenden Leistungen können Teams Softwareprojekte von Anfang bis Ende betreuen.

5 Hauptunterschiede zwischen Arbeitsmanagement und Projektmanagement

Das Arbeitsmanagement umfasst den gesamten Umfang der Workflows und Tätigkeiten, die bei deinen Geschäfts und Betriebsprozessen anfallen. Das Projektmanagement ist ein Teilbereich des Arbeitsmanagements, der auf die Durchführung einzelner Unternehmensprojekte ausgerichtet ist. Einige wichtige Unterschiede zwischen Projektmanagement und Arbeitsmanagement sind:

  • Fokus: Das Projektmanagement konzentriert sich auf den Lebenszyklus eines bestimmten Projekts und geht auf dessen einzigartige Ziele und Ergebnisse ein. Das Arbeitsmanagement nimmt eine breitere Perspektive ein, die sowohl die tägliche Arbeit als auch die laufenden Tätigkeiten umfasst, die die Organisation über einzelne Projekte hinaus führen.
  • Zeitraum: Das Projektmanagement arbeitet mit klaren Start- und Endterminen. Das Arbeitsmanagement kann auch mit festen Terminen geführt werden, kann aber auch fließend sein und ein offenes Ende haben.
  • Ressourcenzuweisung: Projektmanager/innen weisen Ressourcen zu, um die spezifischen Anforderungen des Projekts zu erfüllen. Mit dem Arbeitsmanagement kannst du Ressourcen wie Budget oder Personal über verschiedene Unternehmenstätigkeiten oder Geschäftsprozesse hinweg ausgleichen.
  • Struktur: In der Regel führt ein bestimmter Projektmanager oder ein Team das Projektmanagement. Beim Arbeitsmanagement kann die Struktur mehrere Stakeholder umfassen, die über verschiedene Abteilungen hinweg zusammenarbeiten.
  • Zusammenarbeit: Die Kommunikation im Projektmanagement konzentriert sich auf die projektspezifischen Ziele, die mit der Fertigstellung enden. Das Arbeitsmanagement lädt zu einer kontinuierlichen Zusammenarbeit und zum Aufbau von Beziehungen ein.

Vorteile der Software für Arbeitsmanagement

Eine Software für das Arbeitsmanagement strafft Workflows, indem sie wichtige Informationen an einem zentralen Ort zusammenfasst. Sie reduziert die Notwendigkeit des Kontextwechsels, denn die Produktivität der Beschäftigten sinkt um 40 %, wenn sie zwischen verschiedenen Aufgaben, Tools, Tabs und Konversationen hin und her wechseln, um ihre Arbeit zu erledigen. Die wichtigsten Vorteile, die der Einsatz einer Arbeitsmanagement-Software mit sich bringt, sind:

  • Funktionsübergreifende Prozesse nachverfolgen: Verbessere die Transparenz der Abläufe, indem du alle organisatorischen Workflows über ein einziges Dashboard nachverfolgst. Auf diese Weise kannst du Engpässe schnell erkennen und die Ressourcen entsprechend zuweisen, um sie zu überwinden.
  • Anfragen und Genehmigungen verwalten: Du nimmst Anfragen und Genehmigungen von Mitarbeitern, Kunden und externen Stakeholdern entgegen. Automatisiere manuelle Aufgaben und mache die manuelle Bearbeitung überflüssig.
  • Planung von Zielen und Strategien: Skizziere die Organisationsstrategien und passe die Taktiken nach Bedarf an. Stelle sicher, dass die Projekte im Rahmen des Budgets bleiben, indem du die Ausgaben genau überwachst, und stelle sicher, dass deine Teammitglieder ein überschaubares Arbeitspensum haben.
  • Reduzierung von Verschwendung: Senke die Betriebskosten, indem du unnötige Prozesse oder Aufgaben, die deinen Zielen nicht dienlich sind, identifizierst und eliminierst.
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Vorteile einer Software für Projektmanagement

Untersuchungen der Standish Group haben ergeben, dass nur 35 % der Projekte erfolgreich sind. Ein Beispiel für ein unzureichend vorbereitetes Projekt war Hershey Foods. Das Unternehmen wollte ein neues ERP-System einführen, um sein altes IT-System zu ersetzen.

Eine Projektmanagement-Software kann diese Probleme entschärfen, indem sie Unternehmen mit den folgenden Vorteilen zum Erfolg führt:

  • Kommunikation: Teile Notizen, Dokumente, Aktualisierungen und Unterhaltungen mit deinem Team oder deinen Kunden an einem zentralen Ort. Diese einfache Zusammenarbeit verhindert, dass sich Silos bilden.
  • Nachverfolgung von Aufgaben: Unterteile Projekte in Aufgaben, die bestimmten Teammitgliedern zugewiesen werden. Verstehe, wer für jeden Teil des Projekts verantwortlich ist und wie sich jede Aufgabe auf die nächste auswirkt.
  • Projekttransparenz: Erhalte sofortige Erkenntnisse über den Projektfortschritt, finde heraus, auf welche Ressourcen du möglicherweise wartest, und behalte dein Budget unter Kontrolle.
  • Fristenverwaltung: Lege wichtige Meilensteine fest, um sicherzustellen, dass du das Projekt pünktlich abschließt.

Zusammenarbeit bei Projekten und regelmäßigen Workflows im Rahmen des monday work management

monday work management ist eine leistungsstarke Plattform, die sich perfekt dafür eignet, jede Art von Arbeit oder Projekt für jede Art von Unternehmen zu verwalten. Mit unserer Plattform vervielfachst du die Effizienz deines Unternehmens und weißt immer genau, wie es um deine Arbeit steht. Von der Strategie über die Ausführung bis hin zur Zusammenarbeit und Überwachung – die folgenden Funktionen von monday work management stellen sicher, dass du deine Ziele schneller erreichst, und ermöglichen es dir, fundierte Entscheidungen über deine Arbeit zu treffen.

  • Dashboards: Erstelle eine Ansicht der wichtigsten Daten in deinem zentralen Dashboard mit mehr als 10 Widgets, die dir einen Überblick über Budgets, Ziele, Ressourcen, Zeitpläne und vieles mehr geben.

Das Bild zeigt eine Software-Oberfläche von monday.com für Portfoliomanagement mit einer Statusübersicht, einem Balkendiagramm für geplante und tatsächliche Ausgaben sowie Karten, die Budgetzuweisungen und ausgegebenes Budget in Euro anzeigen.

  • Ansichten: Wähle aus einer Reihe von dynamischen Projektansichten wie Gantt- oder Kanban-Diagrammen und Ansichten zum Arbeitspensum, mit denen du die Ressourcen deines Teams ausbalancieren und schnell auf veränderte Prioritäten reagieren kannst.

Das Bild zeigt eine Benutzeroberfläche für Work-Management von monday.com mit Listen für Aufgaben dieser und nächster Woche, einschließlich Status, Priorität und Fälligkeitsdatum. Zudem ist ein Hinweis für eine E-Mail-Erinnerung bei Fälligkeit zu sehen.

  • Zeiterfassung: Maximiere deine Effizienz, indem du weißt, wie lange Aufgaben und Projekte dauern, damit du deine Ressourcen entsprechend freigeben kannst. Es ist ganz einfach, die Spalte für die Zeiterfassung hinzuzufügen und auf „Wiedergabe“ zu klicken, um den Timer zu starten oder ihn bei Bedarf anzuhalten. Du kannst deine Daten auch nach Excel exportieren, um Zeiterfassungsberichte zu erstellen, die dir bei der Nachverfolgung deiner Arbeit und der Projektplanung helfen.

  • Formulare: Erfasse Formulare von Mitarbeitern, Lieferanten und externen Stakeholdern. Unsere integrierten, anpassbaren Formulare ermöglichen es dir, wichtige Angebote oder Anfragen zu erhalten und sie von einem einzigen Ort aus zu überprüfen. Von hier aus ist es einfach, Genehmigungsanfragen im Einklang mit deiner Unternehmensstrategie zu akzeptieren oder abzulehnen.

Das Bild zeigt eine Benutzeroberfläche für IT-Anfragen mit einer Eingabemaske für Tickets und Listen für neue sowie genehmigte Anfragen, jeweils mit Details zu Anforderer, Datum, Priorität und Status.

  • Benutzerdefinierte Workflows: Erstelle mit codefreien Bausteinen genau die Workflows, die du benötigst. Kein Unternehmen gleicht einem anderen aufs Detail, deshalb benötigst du eine maßgeschneiderte Plattform für das Arbeitsmanagement, die nach deinen Anforderungen erstellt wird. Durch das Hinzufügen von Widgets, Dashboard-Ansichten und einer Reihe von Integrationen kannst du deine Workflows schnell an veränderte Prioritäten oder neue Unternehmensziele anpassen, weiterentwickeln oder komplett neu gestalten.
  • Automatisierung: Eliminiere manuelle Prozesse durch automatisierte Benachrichtigungen, Boards mit Vorlagen und vieles mehr. Du kannst z.B. eine Benachrichtigung einrichten, die ein Teammitglied benachrichtigt, sobald du eine Aufgabe erledigt hast. Anstatt daran zu denken, eine E-Mail zu tippen und zu versenden, sendet das monday work management eine E-Mail-Vorlage, sobald der Status der Aufgabe zu „Erledigt“ wechselt.

Das Bild zeigt eine Softwareoberfläche von monday.com für Beschaffung mit einem Bestellformular und Diagrammen zur Ausgabenübersicht nach Abteilung und Einkaufsart. Eine Automatisierungsfunktion zur Aufgabenerstellung bei Genehmigung ist ebenfalls dargestellt.

  • Integrationen: Verbinde das monday work management mit allen Tools, die du benötigst, wie z.B. Jira, Microsoft Teams, Gmail, Slack, Salesforce und mehr, damit du nie die Tabs wechseln musst, um Zugriff auf wichtige Informationen zu haben. Du kannst z.B. mit nur einem Klick auf wichtige Dateien zugreifen, sie anhängen oder in der Vorschau anzeigen, indem du Google Drive mit deinen Boards von monday work management verbindest.
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FAQ

monday work management ist die perfekte Plattform, um alle Arten von Arbeit zu verwalten, auch Projekte. Verfolge Aufgaben nach, lege Meilensteine fest, weise Ressourcen zu und verwalte das Arbeitspensum von einem zentralen Ort aus.

monday work management bietet alles, was du benötigst, um Projekte jeder Größe und jeden Umfangs erfolgreich zu verwalten. Zu den empfohlenen Funktionen gehören die Nachverfolgung von Aufgaben, To-do-Listen, Deadline-Management, Ansichten zum Arbeitspensum, gemeinsame Arbeitsdokumente und vieles mehr.

monday work management bietet Sicherheit auf Unternehmensniveau, damit deine Arbeit und deine Daten auf allen Ebenen deiner Organisation sicher sind. Die Plattform bietet außerdem mehrstufige Zugangsberechtigungen, mit denen Administratoren den Benutzerzugriff durch Mitarbeiter, Lieferanten und Gäste verwalten können.

Kombiniere effiziente Projekt- und Arbeitsverwaltungsprozesse in monday work management

Das Projektmanagement ist nur ein Aspekt des Arbeitsmanagements. Die gute Nachricht: Du kannst Projekte, Aufgaben, Workflows, Prozesse und alles andere über unsere hochgradig anpassbare Plattform monday work management verwalten. Lege jetzt los und verschaffe dir einen Überblick über Projekte und laufende Vorgänge, um sicherzustellen, dass dein Unternehmen weiter vorankommt und du deine Ziele erreichst.

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