Como a Play9 escalou com agilidade

A Play9 é uma media tech brasileira que atua como um dos principais ecossistemas de desenvolvimento de conteúdo e expansão de audiência para marcas e influenciadores do País. Fundada em 2019, a empresa trabalha gerando engajamento, proximidade e conexão com soluções digitais multi formato e multiplataforma. A Play9 conta hoje com 110 influenciadores e diversas marcas que somam mais de 650 milhões de seguidores/inscritos em todas as plataformas e mais de mais de 7 bilhões de impressões mensais.

A companhia emprega cerca de 230 colaboradores e atua em três frentes distintas: fazendo gestão e estratégia de conteúdo para redes sociais, canais de YouTube e campanhas pontuais; com creators, otimizando a geração de receita de influenciadores (desde pequenos projetos até grandes ativações); e com a Play9Action, produtora audiovisual que faz trabalhos internos e externos.

Dinâmico como poucos, o setor que lida com criação sempre apresenta desafios de organização do fluxo de trabalho em diversas frentes. Manter a eficiência e a excelência são fatores cruciais para garantir a entrega de projetos criativos dentro do prazo e com alta qualidade. Na Play9, que presa desde o início por essa excelência, não foi diferente. Ao longo dos anos, a empresa se deparou com uma série de obstáculos organizacionais.

Em 2020, ainda com 20 colaboradores no quadro e planos para uma expansão acelerada, a companhia buscava uma ferramenta que permitisse flexibilidade, organização e controles para auxiliar no recrutamento e seleção de novos talentos. Foi neste ponto que o gerente de Dados e Tecnologia da Play9, Gabriel Paes Leme identificou a oportunidade de implementar a monday.com no processo de recrutamento. “Já havíamos adotado o plano gratuito da plataforma para gerir tarefas quando começamos a crescer”, explica o executivo. “Conhecíamos o potencial e a utilidade e a aplicamos no processo para selecionar os novos talentos”, conta Gabriel.

Em pouco tempo, a Play9 registrou mais de 5 mil inscritos no sistema criado dentro da monday.com. A automação da plataforma permitiu uma agilidade sem precedentes, inclusive para dar feedbacks para os candidatos. “A plataforma da monday.com era exatamente o que estávamos buscando para aquele processo. As funcionalidades que o sistema oferece se encaixaram perfeitamente com o nível de agilidade e automação que precisávamos, e isso resultou em um processo bem-feito e veloz, o que abriu possibilidades de uso em outros setores da Play9”, observa Leme.

O sucesso no processo de recrutamento e seleção de fato abriu as portas para a monday.com na Play9. Cientes das possibilidades dentro da plataforma, outras áreas da empresa passaram a demandar os benefícios oferecidos. O próximo passo foi criar, dentro da monday.com, um fluxo para solicitar e acompanhar notas fiscais de empresas terceiras e prestadores de serviço.

Em breve, porém, a monday.com passaria a ser utilizada não só no back office, mas também pelo time de criação. Com uma grande variedade de projetos em andamento simultaneamente, é fundamental ter uma visão clara de todas as etapas do processo, desde a concepção até a entrega final. A própria organização do fluxo de trabalho é um grande desafio para uma empresa como a Play9. “Quem trabalha com criação sabe que existem peculiaridades inerentes ao setor”, comenta Gabriel. “Nossa necessidade era ter um sistema de gerenciamento que permitisse um acompanhamento eficiente, atribuir tarefas claras e monitoramento do progresso de cada projeto, de modo a evitar atrasos e garantir que os projetos fossem entregues com qualidade e dentro dos prazos estabelecidos”, pondera.

Além disso, a colaboração efetiva entre as equipes é um desafio comum enfrentado pelas empresas de criação. Muitas vezes, diferentes departamentos, como design, redação, produção e marketing, precisam trabalhar em conjunto para desenvolver projetos complexos. No entanto, a falta de comunicação e coordenação pode levar a erros, retrabalho e atrasos.

Ao adotar a monday.com, a gestão do time criativo passou a ser muito mais eficiente. Além de dar muito mais visibilidade do trabalho e dos projetos aos gestores da empresa, o fluxo criado dentro da plataforma permitia até mesmo calcular uma média de hora para cada tipo de tarefa, o que possibilitou uma melhor distribuição do trabalho. “Essa transparência nos mostrou muito claramente que em determinados casos era possível distribuir melhor os projetos ao invés de trazer novas pessoas para o time, o que aumentou a produtividade e contribui para conter o aumento abrupto das despesas, gerando mais lucratividade”, explica Gabriel.

Hoje, até mesmo o fluxo comercial da Play9 é gerido dentro da monday.com. Como empresa que faz criação e gestão de mídias sociais, a Play9 lida com um fluxo grande de anúncios em canais como o Instagram, por exemplo. Toda vez que uma campanha é vendida, é necessário envolver os departamentos financeiro e jurídico, o time de relacionamento (que faz o atendimento) e o de social media (que produz os roteiros). As áreas, antes, não eram integradas, e o uso da monday.com removeu esse obstáculo, mas ainda assim a plataforma era utilizada para gerenciar projetos, mesmo na área comercial.

A principal dor era otimizar o tempo que gastavam por campanha. No início, cada campanha exigia cerca de cinco horas de input (trabalho dedicado para a campanha), segundo estimativas da Play9. O time comercial, então, tinha menos tempo disponível para vender. Com o uso da monday.com, esse tempo foi reduzido para 3,5 horas de input, o que aumenta o tempo dedicado à venda. Esse processo de unificação começou no fim de 2022.

O coordenador comercial da Play9, Julio Cesar Fernandes, destaca que a usabilidade da plataforma foi um grande diferencial para adaptar a monday.com ao uso comercial com foco em recorrência. "Quando entrei na empresa, em 2021, começamos o movimento de abastecer a monday.com para que fosse ainda mais usual para a nossa finalidade e objetivos, ao mesmo tempo em que a empresa disponibilizava novas atualizações ao mercado. Com isso, foi possível alcançar esses resultados até aqui", afirma o executivo.

Por ser fácil de programar e adaptar, a transformação foi rápida para criação de automações, de novos layouts e, principalmente, de moldar os dados extraídos do sistema. "Com a monday.com, conseguimos garantir a permanência da metodologia, a padronização, além de agilidade e eficiência em nossos processos diários. Por proporcionar inteligência em tempo real, a plataforma é fundamental para realizarmos as análises comerciais, que são muito dinâmicas, das campanhas e dos negócios da Play9", completa Julio Cesar.

Ao longo dos anos, a monday.com cresceu organicamente dentro da Play9. Foi um crescimento natural, na medida em que mais departamentos e áreas na empresa identificavam os sucessos já obtidos e as oportunidades de aplicação dentro de seus próprios universos.

Hoje, quase 100% dos colaboradores utilizam a plataforma. “Estamos sempre buscando e descobrindo novas oportunidades de uso”, afirma Gabriel. Segundo ele, a grande vantagem é a possibilidade de customização que a plataforma oferece, essencial para uma empresa de natureza criativa e diversificada, como é o caso da Play9. “Se você tem uma ideia e quer testar, a monday.com nos dá essa possibilidade. Isso diminui, inclusive, a resistência do pessoal criativo em utilizar uma plataforma de gestão”, observa.

Ao utilizar a monday.com, a Play9 tem se posicionado cada vez mais como uma empresa que oferece qualidade e confiabilidade a seus clientes.