A RD-RaiaDrogasil – Gente, Saúde e Bem-estar é uma empresa líder no mercado brasileiro de farmácias, com mais de 2.600 filiais em todos os estados brasileiros.
A companhia foi criada em novembro de 2011, a partir da fusão entre Raia S.A. e Drogasil S.A.

Em 2022 a empresa atingiu presença em 525 cidades, de acordo com os resultados do terceiro trimestre, e até o final deste ano serão inauguradas 260 novas farmácias através de expansão orgânica por todo o Brasil, de acordo com o guidance informado para o ano. A meta de expansão prevista entre 2022 e 2025 é de 260 farmácias ao ano, totalizando 1.040 novas farmácias a serem abertas em um período de 4 anos.

A empresa varejista tem no processo de expansão de novas farmácias um de seus carros-chefes, que é liderado pela diretoria de Expansão e envolve grande parte dos seus times.

Com objetivos de aceleração que chegam a uma ampliação equivalente a 38% da rede atual em quatro anos, a RD desafiou ainda mais esse processo. Encontrando na diretoria de Expansão uma área em plena movimentação, que busca constantemente evoluir e melhorar suas entregas, percebeu-se a necessidade de ganho ainda maior de produtividade e otimização do tempo para atender às expectativas.

Nesse cenário, a equipe de Expansão da RD iniciou uma prospecção por recursos que reduzissem o tempo gasto em tarefas burocráticas e, ao mesmo tempo, registrassem as informações para que fossem de fácil acesso para consultas em tempo real e de maneira confiável.

"O processo de inauguração de novas farmácias é muito complexo, pois envolve mais da metade das áreas da empresa e, se não tivermos o controle, perdemos o timing de inauguração, fator que prejudica diretamente as nossas metas mensais. Até 2018, todo esse controle de informações era realizado através de uma ferramenta desenvolvida dentro da empresa, que logo se mostrou bastante limitada frente ao desafio que temos.O volume de informações é imenso e não conseguíamos manter o histórico ou cruzá-los no espaço de tempo que precisávamos", diz Andrea Sapia, Gerente Executiva de Engenharia de Expansão.

Com o desafio de encontrar uma solução que garantisse agilidade para as equipes, transparência de informações, além de contribuir com o ganho de produtividade para focar na ampliação da rede e apoiar o comitê semanal de Inaugurações, a área de Expansão da RD encontrou na monday.com a plataforma ideal para integrar e organizar processos.

Automatização e Agilidade nos processos

O uso da plataforma começou em 2019, com a área de Desenvolvimento Imobiliário, para garantir o recebimento e organização de documentações e assinaturas de contratos. Depois, outros setores foram integrados, como Legalização, Arquitetura, Obras, Gente & Cultura (contratação de pessoas), Jurídico (Vigilância Sanitária), área de TI, etc.

"Foram perceptíveis os benefícios que ganhamos com a implementação da monday.com logo nos primeiros usos, porque a ferramenta nos oferece a visão macro e o detalhe de cada abertura de uma nova filial. Como temos muitas frentes diferentes de trabalho, é importante termos os cenários atualizados e analisados em tempo real para reajustar os prazos, caso necessário. Este ecossistema foi muito aprimorado com o uso da monday.com, já que ganhamos tempo para detectar riscos e contorná-los", afirma a executiva.

"A possibilidade de personalização da plataforma foi um dos grandes diferenciais da monday.com e percebemos isso com a migração do uso para outros times internos, como o de Arquitetura. Tivemos feedbacks positivos especialmente pela oportunidade de que, a cada novo insight de processo, sentimos que era possível adaptá-lo para a plataforma, gerando novas formas de uso", comenta Guilherme Vieira Bezerra, Especialista de PMO da RD.

De acordo com dados de Retorno de Investimento (ROI), um dos principais benefícios que o uso da plataforma trouxe para a RD foi a melhoria na agilidade. Com a substituição do uso do e-mail e de outras plataformas, a monday.com se tornou um hub de colaboração:

- 282 mil automações disparadas nos últimos 12 meses, representando as ações humanas repetitivas que foram evitadas;
- 19 horas de email evitados;
- Economia de 339 horas, graças aos relatórios e às visualizações de dados, a estimativa é de que haja uma economia de 23 mil horas de trabalho, resultando em cerca de 112 mil dólares que puderam ser investidos em outras atividades do time.

"Os times da RaiaDrogasil possuem uma interdependência de dados. Por isso, estruturamos a monday.com com as integrações e links de quadros, em que os responsáveis preenchem os seus dados e todos ficam cientes sobre o que foi apontado e os seus desdobramentos. Com esse controle mais apurado, podemos continuar reestruturando os processos para ganharmos mais agilidade e produtividade", diz Guilherme.

O uso da monday.com permitiu que a economia com as horas gastas em processos burocráticos fossem melhor aproveitadas, tornando a equipe mais produtiva e eficiente. Também por meio da plataforma a equipe de Expansão faz a comunicação com os stakeholders externos, com quadros específicos e automações que agilizam os seus processos. A partir do momento que a equipe da RD otimizou a organização dos seus processos, perceberam um crescimento sensível no alcance de metas.

"Um exemplo das vantagens que a implementação da monday.com teve para a integração das áreas foi percebido durante a pandemia da Covid-19. Sem a possibilidade do encontro presencial, interações onlines consistentes eram cruciais para o negócio. Como nossas equipes já utilizavam a plataforma, estávamos alguns passos à frente nessa dinâmica", diz Andrea.

Transparência

A implementação da solução em outras áreas de controle também trouxe aperfeiçoamentos em diversos processos, como os de Capex (despesas e pagamentos), o que ajudou a dar total transparência para as auditorias dos investimentos envolvidos na expansão de farmácias, um dos maiores da empresa. Foi registrada uma média de 90 atualizações e comentários por dia na plataforma, nos últimos 12 meses, fato que manteve a transparência e a comunicação fluidas.

"Um dos maiores impactos que percebemos na adoção da monday.com foi o momento de aprovações financeiras. Toda a cadeia de informações e o seu histórico está registrado, o que facilita no dia a dia e também em momentos como auditorias. Na Expansão, nosso trabalho é muito dinâmico e precisávamos de uma tecnologia que acompanhasse este ritmo", comenta Andrea.

Andrea Sapia

Gerente Executiva de Engenharia de Expansão, RaiaDrogasil