Historias de clientes: Zippo

Cómo Zippo aumentó sus proyectos activos de desarrollo de producto un 87% con monday.com

Te presentamos a Zippo

Fundada en 1931, Zippo es una de las marcas más reconocidas en todo el mundo, sobre todo por su encendedor Zippo clásico.

Hoy Zippo ofrece una línea completa de productos diseñados para mejorar la experiencia al aire libre, desde encendedores utilitarios hasta indumentaria masculina en más de 200 países. Zippo es propietaria de W.R. Case and Sons Cutlery Company y de Ronson U.S.A.

Hace poco la empresa celebró sus 90 años en Bradford, Pensilvania, donde está radicado el gerente sénior de producto, Chris Funk. Su equipo de desarrollo de producto trabaja con una docena de ingenieros en los accesorios del producto.

Al igual que muchas otras empresas, los equipos de Zippo hicieron una transición temporal al trabajo remoto ante el brote de COVID-19.

El desafío

Zippo definió dos términos para describir sus dos procesos principales de desarrollo de producto: “Oportunidades” (proyectos de 12 meses o menos) y “De largo plazo” (proyectos que demoran más de un año).

Las Oportunidades tienen 24 pasos con cambios mínimos de producto y tiempos de desarrollo más cortos, mientras que los productos De largo plazo tienen 115 pasos porque son completamente nuevos y necesitan plazos de desarrollo más extensos.

Su ciclo de desarrollo de producto sigue un proceso de cuatro etapas: Viabilidad, Desarrollo, Piloto y Lanzamiento

“Ayudamos a obtener productos. Trabajamos con ventas y marketing en los pronósticos. Trabajamos con los ingenieros de empaque para desarrollar los productos y luego hacerlos pasar por estas cuatro etapas”, dice Chris.

Preparar un catálogo de producto para 20 o 30 proyectos activos solía llevar dos semanas. Miembros individuales del equipo en la división de Chris llenaban múltiples planillas en papel con toda la información correspondiente de los productos. Luego, se designaba editores a unos pocos que, a su vez, recopilaban toda la información para publicar en línea el catálogo digital.

“Todo el tiempo debíamos cortar, pegar y mover la información en cada celda porque todos nos daban la información en distintos momentos. Y luego había que reorganizarla por prioridad. Era mucho trabajo”, cuenta Chris.

Mantener el catálogo actualizado era una labor intensa. Lo que debía ser un proceso simple y fácil se volvió una tarea demasiado compleja para todos los involucrados. Llevaba tanto tiempo y esfuerzo preparar el catálogo cada dos semanas que, para cuando las entradas estaban listas y cargadas, ya estaban desactualizadas.

Chris sabía que tenía que haber una forma mejor.

La solución

¿Por qué monday.com?

“Hace unos años, básicamente estábamos sentando las bases. Empezamos a crear equipos y procesos nuevos e identificamos los sistemas y las herramientas correctas”, cuenta Chris.

El gerente de Chris, que es el vicepresidente de su división, descubrió que una de sus empresas hermanas, W. R. Case & Sons Cutlery Co, usaba monday.com y sugirió probar la plataforma.

“Cuando hice la prueba de monday.com, rebosaba de alegría. Era mucho más fácil y eficiente para trabajar. Al principio, empezamos con 10 a 15 usuarios en una cuenta Pro y nos expandimos rápido. Ahora, tenemos unos 125 usuarios en una cuenta Corporativa”.

Aunque el Departamento de Desarrollo de Producto es el usuario más fuerte de monday.com, el Departamento de Marketing, los ingenieros y algunos miembros del equipo de Compras y Finanzas también están en la plataforma. Y la adopción crece constantemente en otros departamentos.

El ciclo de vida de la gestión de proyectos

Chris, junto con su división, pudo mover todos los proyectos activos de desarrollo de productos a monday.com para ejecutarlos y gestionarlos con más eficacia.

“El proceso se volvió mucho más colaborativo. Todos pueden arrastrar y soltar distintos proyectos y organizarlos por prioridad. También podemos organizar los detalles de los proyectos como queremos con los distintos tipos de columnas y hacer actualizaciones en tiempo real”, explica Chris.

También hizo plantillas en monday.com para cada categoría de proyecto que ahora su equipo ajusta para comenzar cada proyecto nuevo a toda marcha.

Una vista general de todos los proyectos activos al alcance de la mano

Paneles: Chris y el vicepresidente de su división pueden obtener una vista general de todos sus proyectos activos en un lugar y hacer el seguimiento del progreso de los proyectos con una sola fuente de verdad.

Vista de cronograma: Todos pueden ver dónde está cada proyecto en el ciclo de vida de desarrollo del producto y cómo se comparan con los demás.

Cómo hacer una transición exitosa al trabajo remoto

Chris y los demás en su división se pasaron al trabajo remoto como resultado del brote de coronavirus.

“La transición al trabajo remoto fue completamente fluida. La manera en que trabajamos con monday.com no cambió. Estábamos en una posición excelente para cambiar al trabajo remoto muy rápidamente porque el Sistema operativo de trabajo (Work OS) es accesible desde cualquier lugar y momento. Nos resultó muy fácil”.

“Incluso creo que nos volvimos más productivos porque descubrimos funciones nuevas como la carga de trabajo, que no usábamos antes de la transición”, cuenta Chris.

Cómo evaluar la carga de trabajo con precisión

Chris configuró un panel mientras trabajaba de forma remota para que él y el vicepresidente de su división tuvieran una vista general de la carga de trabajo de todos y, así, maximizar la capacidad individual sin sobrecargar a nadie en este momento difícil.

“Puedo mostrarle fácilmente a mi jefe una imagen precisa de nuestra carga de trabajo, en qué estamos trabajando y quién hace qué, para que sepa a qué dedicamos nuestro tiempo”, dice Chris.

Widget de carga de trabajo: Chris agregó el widget de carga de trabajo para que él y su gerente pudieran ver quién está sobrepasado y quién no. También puede hacer actualizaciones sobre la marcha y cambiar las duraciones de las tareas y los esfuerzos requeridos en tiempo real.

Widget Mi semana: Cada miembro del equipo tiene “Mi semana” reflejada en el panel maestro. Eso significa que Chris puede mostrarle al vicepresidente todas las tareas de proyecto en las que se está trabajando y desglosarlas según el tipo de trabajo en curso.

Panel: En un solo panel maestro, la división de Chris tiene widgets generales y específicos para analizar los estados de los proyectos y la capacidad del equipo en cualquier momento.

Lanzamientos exitosos en mercados nuevos

En los últimos ocho meses, Zippo se ha concentrado en la expansión global.

“Nuestro tablero ‘Aprobaciones en China’ es una de nuestras aplicaciones de flujo de trabajo más avanzadas, y estamos a dos o tres clics de hacerlo completamente automatizado”, dice Chris.

Formularios personalizados: Chris armó un formulario de solicitud para enviar a sus proveedores chinos con 10 preguntas para aprobar los productos fabricados en China. Cuando el formulario se envía, el 70 % del tablero se completa automáticamente con su información.

Recordatorios automatizados: Chris configuró un modelo de automatización para recordarles a quienes deben dar una aprobación que hay una solicitud pendiente. Envía un mensaje al propietario que dice: “¡Hola! Se necesita tu aprobación” para que los procesos avancen más rápido.

Integración con Gmail: Cuando el estado del producto pasa a aprobado, se envía un correo electrónico automáticamente al contacto para informar que ya puede comenzar con la documentación, enviarla a los proveedores, obtener las firmas y reenviarla a Zippo.

Columna archivo: Luego, su contacto carga los documentos firmados para que el equipo de Chris los descargue y revise..

Cómo mejorar la colaboración con proveedores globales

En general, los proveedores envían correos electrónicos al comprador en Zippo con asuntos no descriptivos y etiquetan a múltiples personas, lo que puede ser muy confuso para todos los involucrados.

“Uno recibe una llamada, otro recibe otra, ella recibe un mensaje de texto, él recibe un correo electrónico. Es muy confuso. Entonces, decidimos elegir un proveedor que hiciera mucho eso y lo invitamos a monday.com para organizar todo”, explica Chris.

Chris llevó al proveedor a monday.com justo antes del Año Nuevo chino. El proveedor ahora informa al equipo de Zippo directamente en el tablero, y el equipo de Chris se comunica con su proveedor chino de forma más directa, eficiente y rápida.