Wie die Sport Group mit monday.com den Erfolg ihrer strategischen Projekte im globalen Umfeld sicherstellt

Die Sport Group ist ein renommierter Hersteller von synthetischen Sport- und Freizeitoberflächen. Die 1969 gegründete und im bayrischen Burgheim ansässige Unternehmensgruppe entwickelt, produziert, vertreibt und installiert beispielsweise Kunstrasensysteme für den Fußball-, Hockey- oder Tennissport, Leichtathletiklaufbahnen oder Fallschutzsysteme für Spielplätze. Mit über 2.000 Mitarbeitern und mehr als 20 operativen Firmen weltweit ist die Sport Group heute einer der führenden Konzerne in diesem Bereich.

Unter dem Dach der Sport Group Holding GmbH vereint die Unternehmensgruppe u. a. die Marken Astroturf, Polytan, Synlawn, LigaTurf, Rekortan, Poligras und Laykold. Mit mehr als 16.000 installierten Kunstrasenplätze sowie 17.000 Laufbahnen und Freizeitbelägen in über 70 Ländern genießt die Sport Group mit ihren führenden Brands weltweit Vertrauen bei der Ausstattung sportlicher Großveranstaltungen. Das Unternehmen stellt kontinuierliche Innovationen durch eine eigene F&E-Abteilung sicher. Eine besonders hohe Kompetenz bei der Beschaffung und Installation sowie ein umfassender After-Sales-Service wie z.B. die Reinigung von Kunstrasenplätzen oder Laufbahnen sind wichtige Treiber des Erfolgs für die gesamte Unternehmensgruppe.

Innerhalb der Sport Group gibt es eine Vielzahl an laufenden und geplanten Projekten zur Verbesserung der Effizienz und Kostenstrukturen – in verschiedenen Funktionsbereichen und mit unterschiedlichem Fokus. Zu diesem Zweck hat die Sport Group Holding GmbH ein zentrales Projektmanagement-Office (PMO) eingerichtet, das alle globalen strategischen Projekte bündelt und managt.

Für die Verwaltung der internen Projekte wurde schließlich ein Tool benötigt, das nicht nur einen guten Überblick über Entwicklungen und Fortschritte bietet, sondern auch sehr flexibel und einfach bei der grundlegenden Einrichtung und Umsetzung der notwendigen Prozesse im System sowie der Handhabung für die Endanwender sein sollte. So lag es für Robert Ondrus, Director IT Global der Sport Group Holding, zunächst nahe, die eigenen „Bordmittel“ zu durchleuchten und z.B. die Projektmanagement-Lösung MS Project der eingesetzten Microsoft 365 Suite auf Eignung zu prüfen. „MS Project ist ein gutes Tool, aber wenn es um die Steuerung von Workflows rund um die zu verwaltenden Projekte geht, wie etwa Unteraufgaben an Personen zuweisen, Freigabeworkflows festlegen oder ein grundsätzliches Projekt-Reporting aufzusetzen, hätten wir wiederum zusätzliche Tools benötigt, um die Anforderungen unserer einzelnen Funktionsbereiche abzubilden. Wir suchten jedoch nach einer Lösung, die all diese Funktionen durchgängig über eine Plattform bereitstellt“, so Ondrus.

Im internationalen Vertrieb der Polytan GmbH – einer Tochterfirma der Sport Group Holding GmbH – kam mit monday Sales CRM bereits ein Tool für Vertriebs- und Marketing-Zwecke zum Einsatz, das sich grundsätzlich auch für die Verwaltung und Steuerung der internen Projekte verwenden ließe. Die betreuende Unternehmensberatung brachte ihrerseits eine weitere Projektmanagement-Lösung ins Spiel.

Ondrus und ausgewählte Fachkollegen prüften schließlich monday.com und weitere Lösungen in einem Softwarevergleich schließlich auf deren Eignung für das bestehende Anforderungsprofil und kamen schließlich gemeinsam mit der Unternehmensberatung zu dem Schluss, dass sich monday.com für die zentrale Verwaltung des Projektmanagement Office als Tool sehr gut eignet. „Darum haben wir uns entschieden, den weiteren Weg für das Management unseres PMO gemeinsam mit monday.com zu gehen“, erläutert Ondrus.

Bislang hatten die verschiedenen Geschäftseinheiten der Sport Group ihre internen Projekte unterschiedlich gemanagt. Mit der Einrichtung eines unternehmensübergreifenden PMO und einer zentralen Projektmanagement-Plattform sollten die Projekte künftig einheitlich verwaltet, gesteuert und nachverfolgt werden.

Die künftige Lösung sollte intuitiv bedienbar und für jeden Projektbeteiligten einfach über die Cloud zugänglich sein, damit alle Informationen stets aktuell bleiben und über ein Web-Interface unabhängig von lokalen Infrastrukturen abgerufen werden können. Darüber hinaus sollte die Projektmanagement-Plattform ein gewisses Maß an Flexibilität mitbringen, um verschiedene Prozesse und Workflows über alle Phasen eines Projektes – einschließlich der Freigabeworkflows noch vor dem eigentlichen Projektstart – abzubilden.

Und nicht zuletzt sollte die Infrastruktur die Ausgabe regelmäßiger Reports über Projektverläufe, Fortschritte und Kennzahlen erlauben, um diese nicht manuell über Drittanwendungen erstellen zu müssen. „All diese Anforderungen konnten wir mit monday.com sehr gut abbilden. Anstatt mehrere Puzzleteile zu verwalten, die man erst aufwändig zu einem Ganzen zusammenfügen muss, sind die wesentlichen Funktionen, die man benötigt, bereits in monday.com nativ integriert“, begründet Director IT Global Ondrus die Entscheidung.

Das PMO der Sport Group Holding strebt nach Verbesserungen – bei Prozessen, oder ganzen Teilen der Ablauforganisation: Das sind mitunter Projekte, die etwa die gezielte Steigerung der Umsätze oder Kostenreduktionen in bestimmten Bereichen zum Ziel haben, oder um neue Produktentwicklungen voranzutreiben.

Ein zentrales Element in dem kontinuierlichen Verbesserungsprozess innerhalb der Sport Group ist die zugrundeliegende Projektmanagement-Infrastruktur, um alle Projekte, Fortschritte und Entwicklungen im Zeitverlauf sowie nach Unternehmen und Regionen abzubilden und zu steuern. Wie entwickeln sich die Projekte aus der Projektmanagement-Perspektive? Läuft die Umsetzung nach Plan und werden die definierten Meilensteine erreicht?

Auf der anderen Seite steht für Alexander Raphael, Director PMO Global bei der Sport Group, aber auch die Möglichkeit im Fokus, die finanziellen Auswirkungen der umgesetzten Maßnahmen zu verfolgen. „Für unser Team ist es sehr wichtig, bei der Vielzahl an parallel laufenden Projekten (200+) die wichtigen Informationen im Blick zu behalten. Mit unseren Boards in monday.com haben wir hier nun durchgängig Transparenz über Projektfortschritte, etwaige Blocker und Abläufe, und können dabei jederzeit die Realisierung der geplanten Kostenersparnisse und Effizienzverbesserungen nachverfolgen. Ein wertvolles Feature von monday.com ist zudem die einfache Möglichkeit, komplette Workflows über die Plattform zu definieren und zu automatisieren, was die Zusammenarbeit mit unseren lokalen Projektteams deutlich vereinfacht. Es vereint damit eine Vielzahl von Benefits bei unserer täglichen Arbeitsroutine in der Projektarbeit.“

Ausgangspunkt für den Einsatz von monday.com im strategischen Einkauf der Sport Group war ein großes Einkaufsprojekt. Von anderen Abteilungen war bereits bekannt, dass monday.com dort erfolgreich zum Einsatz kam. Für den globalen Einkauf lag es damit nahe, die Flexibilität des Tools zu nutzen und für die eigenen Anforderungen so anzupassen, dass der Einkauf damit in der Lage ist, die bestehenden und geplanten Einkäufe mitsamt ihren Kosteneinsparungen auf der Zeitachse zu tracken – sowohl aus der Vogelperspektive über alle Unternehmen der Sport Group hinweg als auch heruntergebrochen auf die einzelnen Unternehmensbereiche und Projekte.

„Im Zuge der Einrichtung haben wir diverse Finanz- und Einkaufsdaten in die Plattform integriert, da für uns das Tracking der Kosteneinsparungen einer der wichtigsten Erfolgsparameter unserer täglichen Arbeit darstellt. Heute gibt uns monday.com im Einkauf einen perfekten Überblick, wo wir mit unseren Projektfortschritten stehen, in welchen Projekten und Bereichen wir im Plan sind, wo wir sehr gute Einsparungen erzielt haben – und auch, wo wir uns noch verbessern können. Wir können hier von einer High-Level-Ebene (Vogelperspektive) in die einzelnen Bereiche hineinzoomen, um zu sehen, wo wir im Bedarfsfall ansetzen müssen. Das macht es unseren Führungsverantwortlichen deutlich einfacher, den Überblick zu behalten und auch die richtigen Personen zu adressieren, um etwaige Probleme und Flaschenhälse schneller zu lösen“, führt Group Purchasing Director Daniel Klomp aus.

„Die einfache Visualisierung des jeweiligen Projektstatus erlaubt es uns, positive wie auch optimierbare Entwicklungen auf einen Blick zu erkennen. Für unsere regelmäßigen Meetings mit den Einkaufsabteilungen unserer einzelnen Gesellschaften gibt uns monday.com somit einen perfekten Überblick mit allen relevanten Informationen, um uns auf die Dinge zu konzentrieren, bei denen es konkreten Handlungsbedarf gibt. Die Ergebnisse und Fortschritte können wir dabei sowohl aus globaler Sicht beleuchten als auch nach Regionen und Unternehmen für unsere operativen Einkaufsmanager, da alle lokalen Geschäftseinheiten als separate Ansicht in dem Board hinterlegt sind. Diese Ansichten sind durch den Bottom-Up oder Top-Down Ansatz nicht nur für die Steuerung unserer Maßnahmen sehr hilfreich, sondern können auch 1:1 als Berichte für das Management herangezogen werden“, so Daniel Klomp.

Aber nicht nur Fortschritte und finanzielle Auswirkungen werden mit Hilfe von monday.com abgebildet, sondern auch Risiken im Einkauf und etwaigen Störungen innerhalb der Lieferkette. Über ein monday.com Web-Formular kann jeder Anwender Risiken innerhalb der Lieferkette anlegen, z. B. bei fehlenden Verfügbarkeiten, signifikanten Preisanstiegen, Lieferverzögerungen oder Störungen bei Logistikpartnern.

Jedes Risiko wird bereits bei der Erfassung anhand der jeweiligen Phase (z. B. potenzielles Risiko, bestätigtes Risiko, mit Fakten belegtes Risiko, offiziell bestätigtes Risiko, Risiko mit Auswirkungen) und seiner Folgen auf die Lieferkette und die eigenen Prozesse bewertet. Die potenziellen Risiken werden daraufhin automatisiert in das Risk Radar Board des globalen Einkaufs übermittelt. Die zuständigen Purchasing Manager haben damit die Möglichkeit, Risiken innerhalb der Lieferkette frühzeitig zu identifizieren, mit Prozessbeteiligten zu teilen und Maßnahmen zu ergreifen, um Risiken für die internen Abläufe bereits im Anfangsstadium zu umsteuern und etwaige Störungen der Lieferkette zu vermeiden.

Im Bereich Forschung und Entwicklung (F&E) der Sport Group drehen sich die Projekte oftmals um die zukünftigen Produkte und Technologien, sowie weitere komplexe Themen wie Innovationsmanagement, Digitalisierung und große Transformationsprojekte, was mitunter sehr spezifische Anforderungen an ein Projektmanagement-Tool stellt.

Da es in den verschiedenen Unternehmen der Sport Group recht unterschiedliche Produktportfolios und Best Practices gibt, ist es die Aufgabe von Dr. Sven Hamann und seinem Team, die Ablauforganisation im Bereich F&E über alle Unternehmensgesellschaften und Business Units hinweg zu standardisieren und gleichzeitig zu optimieren. „Um diese Aufgabe zu lösen und unsere zahlreichen F&E-Projekte zu bewältigen, setzen wir auf monday.com als Multiprojektmanagement-Plattform. Bis heute haben wir rund 80 Projekte in das monday.com Board integriert, befinden uns damit aber noch am Anfang unserer geplanten Roadmap. Unser Ziel ist es, all unsere Entwicklungsprojekte innerhalb der Gruppe in einem High-Level-Überblick in monday.com abzubilden und die Fortschritte in verschiedenen Dimensionen zu überwachen und zu verfolgen“, so Dr. Sven Hamann, Director R&D and Technology Innovation Global.

„Ein weiterer sehr wichtiger Punkt ist dabei der Support durch das Unternehmen VTEEAM, welches insbesondere bei der Realisierung unserer komplexen Projektstruktur sehr erfolgreich unterstützt hat. Hier ist insbesondere die Tatsache zu erwähnen, dass wir als einziger Bereich in der Sport Group nicht einen, sondern vier verschiedene Projektformalismen implementiert haben, die sich in Ablauf, Dokumentation, Verantwortlichkeiten, Fokus und Freigabekriterien signifikant unterscheiden“, hält Dr. Sven Hamann fest.

„monday.com hilft uns dabei, unsere Projekte effektiver zu managen und gleichzeitig unsere globalen und lokalen Optimierungsziele mit weniger Aufwand zu erreichen. Wir sind damit heute in der Lage, auf Risiken in unserer Lieferkette frühzeitig zu reagieren und auch die finanziellen Auswirkungen unserer Maßnahmen in Zahlen auszudrücken, z. B. in Form von Kostenersparnissen durch den Einkauf über das Gesamtjahr, Quartal oder Monat, nach Warengruppen, Prozessen oder Ausführungsebenen. Die Kosteneinsparungen liegen dabei vor allem in den Projekten – und monday.com ist das Instrument, das es uns ermöglicht, unsere ehrgeizigen Ziele zu erreichen und signifikante Kosteneinsparungen zu realisieren“, fasst Group Purchasing Director Daniel Klomp, zusammen.

„Da sich monday.com auch sehr gut für agile Ansätze eignet, ist geplant, monday.com künftig auch zur Unterstützung der internen IT-Projekte einzusetzen“, so Robert Ondrus, Director IT Global. Die Sport Group hat mit monday.com eine flexible und workflow-fähige Projektmanagement-Plattform gefunden, die heute in vielen Anwendungsbereichen sowohl zur Steuerung und Nachverfolgung von Projekten als auch als Managementinformationssystem zum Einsatz kommt.

Durch die zentrale Verwaltung, die Integrationsfähigkeit und die Flexibilität des Systems konnte die Sport Group ihre Projektarbeit über alle Geschäftsbereiche und Regionen hinweg optimieren und die Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Teams nachhaltig stärken. monday.com hat sich dabei als vielseitiges und leistungsstarkes Tool erwiesen, das den hohen Anforderungen eines internationalen Champions wie der Sport Group aus Burgheim gerecht wird.