Die Unternehmensgruppe Päiperléck mit Sitz in Luxemburg ist ein Spezialist für mobile Pflegedienste sowie Betreiber von Tagesstätten und Seniorenresidenzen mit Betreutem Wohnen, Urlaubsbetten und Palliativbetreuung. Das stark wachsende Familienunternehmen beschäftigt seit 1. September 2022 über 900 Mitarbeiter, die heute in insgesamt 7 Pflege- und Haushaltshilfezentren, 5 betreuten Wohneinheiten, 4 integrierte Zentren für ältere Menschen (CIPA), 7 Tagespflegezentren (CPG), dem Palliativ-Dienst Nuets Päiperléck und im Ferienbetten-Service im ganzen Land für ihre Kunden tätig sind.

Das Päiperléck-Netzwerk bietet ihren Kunden nicht nur eine ganzheitliche pflegerische Versorgung einschließlich Ergotherapie, psychosoziale und Physiotherapie, sondern mit einem vielfältigen sozialen und kulturellem Programm auch Leistungen bei zahlreichen grundlegenden Lebensaktivitäten, um sicherzustellen, dass die Kunden in der mobilen und stationären Pflege die bestmögliche Lebensqualität genießen können.

Über die letzten Jahre ist das Unternehmen sowohl bei der Anzahl der Mitarbeiter, Standorte und betreuten Kunden als auch beim Leistungsangebot sehr stark gewachsen. Die interne Ablauforganisation hat jedoch nicht mit dem rasanten organischen Wachstum des Unternehmens Schritt halten können, was sich vor allem in Einbußen der Prozesseffizienz und ineffektiven Kommunikationswegen niederschlug.

„Das Tagesgeschäft verlief mitunter recht unstrukturiert. E-Mails wurden immer wieder hin und her geschickt und behandelten so viele unterschiedliche Themen, dass man die Korrespondenz, Ergebnisse und Insights kaum spezifischen Projekten oder Themen zuordnen konnte. Viele Abteilungen haben ihre eigenen Prozess- und Organisationsstrukturen verfolgt, was die teamübergreifende Zusammenarbeit oftmals erschwert hat. Auch die Kommunikation über die verschiedenen Standorte im gesamten Land hinweg verlief bei der Vielzahl genutzter Kommunikationskanäle wie Telefon, E-Mails und Messenger-Dienste sehr uneinheitlich. Dies ging zwar schnell, aber eben auch zu Lasten der Transparenz. Strategische Entscheidungen und wichtige Abläufe, die auch Auswirkungen auf die Arbeit anderer Abteilungen haben, waren oft einfach nicht hinreichend dokumentiert und nachvollziehbar“, schildert Désirée Lorscheter, Head of Operations bei Päiperléck, die Ausgangssituation. „Als Familienunternehmen mit kurzen Entscheidungs- und Kommunikationswegen hat dies früher bisweilen noch funktioniert, wird aber nicht mehr unseren gewachsenen Strukturen und heutigen Anforderungen im Hinblick auf Organisation, Transparenz und Prozesseffizienz gerecht. Zudem liefen wir Gefahr, eine schwer kontrollierbare Schatten-IT mit geschäftlichen Daten in privaten Messenger-Diensten zu entwickeln, die weder die bestehenden Sicherheits-Standards erfüllten noch bestehenden Compliance-Richtlinien entsprachen.“

Warum monday.com?

Im nächsten Schritt definierte Désirée Lorscheter gemeinsam mit Operations Officer Mariella Raben die Anforderungen an das künftige System. „Wir haben nach einer Plattform gesucht, die zu uns passt und uns vor allem viele Freiheiten bei der Gestaltung unserer Workflows lässt, um auch morgen noch unsere Prozesse pragmatisch zu unterstützen. Zudem sollte die Lösung sehr einfach und intuitiv bedienbar sein, da unsere Mitarbeiter – insbesondere das Pflege-Personal – einfach andere Voraussetzungen und Bedürfnisse beim Umgang mit betrieblichen Softwareanwendungen mitbringen“, führt Mariella Raben aus. Im Zuge einer 6 Monate andauernden Evaluationsphase hat sich das Team eingehender mit diversen Tools beschäftigt und Workshops u. a. mit monday.com, JIRA, Trello und MS Project umgesetzt, um ein besseres Gefühl für die Handhabung, die Zusammenarbeit im Team, die Workflow-Umsetzung und die gesamte User Experience zu erhalten.

Das monday.com Work OS konnte vor allem durch seine nutzerfreundliche Bedienoberfläche und Einfachheit überzeugen. Intuitiv und mit nur wenigen Klicks lassen sich visuelle Flowcharts und automatisierte, ereignisbasierte Workflows erstellen, um Teammitglieder nahtlos in den Prozess einzubinden. Die Plattform ist selbsterklärend und lässt sich auf einfache Weise an bestehende und neue Strukturen anpassen, um die Abläufe optimal zu unterstützen. „Wir waren an einem Punkt in unserer Ablauforganisation angelangt, der ein Umdenken und eine digitale Transformation erforderte. Dabei mussten die bestehenden, über Jahre etablierten Strukturen aufgebrochen, aber gleichzeitig ein signifikanter Mehrwert für die Anwender geboten werden. Das war die Herausforderung, die wir mit monday.com angehen wollten. Mit den Möglichkeiten, die uns die Plattform bietet, aber dennoch in der Usability so einfach bleibt, ist monday.com als Projekt- und Produktivitäts-Tool schon ziemlich sexy. Es macht einfach Spaß, damit zu arbeiten – und man kommt schnell zu guten Ergebnissen“, erläutert Désirée Lorscheter die Entscheidung.

Die Einführung von monday.com erfolgte 2021, zunächst im Bereich Operations, später in allen Unternehmensbereichen. Da sich das Unternehmen mit der Umstellung des ERP-Systems, der Pflege-Software sowie der Migration zu Microsoft 365 bereits in einem Umstrukturierungs- und Change-Prozess befand, war das Onboarding der Päiperléck Mitarbeiter ein wichtiges Thema. Um den Einführungsprozess zu unterstützen, wurde das Onboarding direkt in monday.com aufgesetzt und in mindestens 2 Sessions aufgeteilt, die auf die operativen Anforderungen bestimmter Rollen wie Pflegedienstleistung und Pflegedienstkräfte ausgerichtet wurden. Während die ersten Onboarding-Sessions erste Orientierung zu den einzelnen Tools, Boards und To-Do-Listen vermitteln sollten, konnten die Mitarbeiter in der zweiten Session nach ihren ersten gesammelten Erfahrungen konkrete Fragestellungen an das Team richten, um die Herangehensweise im jeweiligen Use-Case zu verbessern.

Die einzelnen Arbeitsbereiche in monday.com wurden nach den bestehenden Abteilungen aufgebaut. Im nächsten Schritt wurden die Mitarbeiter per Mail in die zugehörigen Arbeitsbereiche eingeladen, wo sie mit Hilfe eines Q&A- sowie einem Wissensmanagement-Board im Self-Service bereits Antworten auf die gängigsten Fragestellungen vorfanden.

Insbesondere die Kollegen im Technischen Service haben von der monday.com Einführung profitiert und sich seither zu eifrigen Power-Usern entwickelt. Über ein zentrales monday.com Web-Formular sind heute sämtliche Mitarbeiter an allen Standorten in der Lage, Anfragen für den Technischen Service und allgemeine Hausmeister-Dienste wie etwa Umzüge, Reparaturen, Installationen oder Wartungen zu übermitteln.

Auch die Fahrzeugflotte wird heute direkt in monday.com verwaltet. Trotz der abteilungsübergreifenden Prozesse gab es früher keine einheitlichen Kommunikationswege. Mit dem Flotten-Board greifen sämtliche Abteilungen auf einen zentralen Informations-Hub zu, der die wichtigsten Informationen zu den Fahrzeugen übersichtlich abbildet: welche Fahrzeuge sind im Bestand, Automarken, Fahrzeugführer, Beginn und Ende des Leasing-Zeitraums, Kilometer-Kapazitäten, Kennzeichen, Standort, Leasinggeber, Pool-Car vs. geldwerter Vorteil, zugehörige Kostenstelle etc.

Daneben werden auch die zu den Fahrzeugen gehörenden Tankkarten und anfallende Strafzettel in separaten Boards verwaltet, die über automatisierte Workflows miteinander verknüpft sind. „Wenn Strafzettel oder Beschwerden reinkommen, brauchen wir heute nicht mehr den Fuhrparkmanager kontaktieren, um Infos zum Fahrzeugführer und Standort zu erhalten, sondern können die Infos direkt aus dem Board ziehen. Wenn der Fuhrparkmanager den Zahlungsbeleg nicht validiert hat, bekommt der jeweilige Mitarbeiter zudem eine automatisierte E-Mail Erinnerung zugesandt. Durch die Bereitstellung des Flotten-Boards und den damit verbundenen Automatisierungen konnten wir die Effizienz der Workflows von 20 % auf 60 % verbessern“, so Mariella Raben.

Dank der in monday.com integrierten Kartenansicht kann das Unternehmen auch wichtige strategische Erkenntnisse für die Standortplanung gewinnen. Häufen sich beispielsweise Neukunden in einer Region, wo Päiperléck bislang keinen mobilen Pflegedienst Standort unterhält, kann das Management daraus auch wichtige Entscheidungen ableiten, wo sich neue Standorte aufgrund langer Fahrzeiten der Pflege-Teams lohnen.

3-facher ROI innerhalb eines Jahres

Durch die Nutzung der monday.com Work OS Plattform, die Automatisierung von Workflows und die Implementierung von Boards und Dashboards konnte Päiperléck monatlich über 400 Arbeitsstunden einsparen. Damit liegt der ROI des Einführungsprojektes bei einem Faktor von 3 – über das Jahr gesehen war der Nutzen 3x höher als die Investitionskosten. Die größte Aufwandsersparnis konnte das Unternehmen dabei durch Optimierungen der Ablauforganisation über die monday.com Boards sowie durch die Nutzung der Dashboard-Übersichten für die strategische und operative Prozesssteuerung erzielen. „Schon nach gut einem Jahr hat sich gezeigt, dass monday.com für uns und unsere Prozesse einen extremen Mehrwert bietet. Zudem schätzen wir die direkte Betreuung und individuellen Support. Anfragen werden sehr schnell, professionell und persönlich beantwortet. Der Support und zwischenmenschliche Kontakt ist uns für eine erfolgreiche Partnerschaft sehr wichtig. Eben so, was unsere Kunden an uns schätzen und wie wir es bei Paiperleck leben“, resümiert Désirée Lorscheter.