7 個步驟搞定潛在客戶管理流程，再教你用 AI 提升轉換率

潛在客戶管理，是企業能不能持續成長的關鍵。沒有穩定的新名單湧入，業績很快就會下滑。開發名單只是第一步，更重要的是，拿到名單後該怎麼處理。

想把名單變成忠實客戶，靠的就是一套有效的潛在客戶管理流程。但這套流程應該怎麼設計？又該怎麼讓它真正替你的業務服務？

這篇文章會帶你拆解成功的名單管理流程 7 個階段、教你怎麼評估它的效果，還會示範 AI 平台（像 monday CRM）如何幫你精簡流程、不加人手也能轉化更多名單。

試用 monday CRM

什麼是潛在客戶管理？

簡單來說，就是當有人對你的產品或服務感興趣後，你要把這些名單好好整理、追蹤，並持續培養，最後讓他們變成長期合作的忠實客戶。
這包含了很多步驟：像是先確認名單的品質並做評分、發送精準行銷郵件、記錄和他們的互動，再透過表單、問卷或直接聯繫，確保跟進不會延誤。

什麼是潛在客戶管理流程？

簡單來說，就是一套有步驟的辦法，幫你把潛在客戶從「認識你」一路帶到「掏錢買單」。這套流程會涵蓋名單蒐集、篩選、培養到成交的每個階段，讓團隊能在對的時間找對的人談，最後把興趣變成實際行動。

這個流程有 7 個主要階段（後面會詳細拆解），目的是幫你：

• 找到新的準客戶
• 判斷對方是不是適合的對象
• 用有效的溝通建立關係
• 促使他們買你的產品或服務

要把流程管好，不只是讓資料整齊，而是能真正提高成交率。但因為牽涉的步驟多，很容易半路卡住或漏掉機會。

所以，行銷自動化就是救星——它能讓名單自動往前推進，不用你一直人工盯。再加上數據分析，你就能知道哪些地方做得好、哪些要調整。

像 monday CRM 這種專門的名單管理系統，直接把自動化和即時數據結合，能讓你從頭到尾優化流程，做到事半功倍。

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B2B 名單管理為什麼不一樣？

B2C 的銷售流程通常比較簡單，而 B2B 卻是另一回事——成交周期更長、牽涉的決策者更多，名單培養策略也更複雜。B2B 重點在於鎖定高品質名單，用有針對性、對他們有幫助的內容去互動，並透過多次接觸，一步步解決他們的業務需求與痛點。

要讓 B2B 名單管理成功，行銷和業務的緊密配合不可少，加上數據驅動的市場分層，才能更精準。AI 和自動化工具則能幫你快速判斷名單優先順序，讓他們更順利走完銷售流程。

成熟的名單管理流程，能替你賺更多

名單策略成熟的公司，吸引和轉化高品質名單的機率更高，因為他們不是單純推產品，而是解決客戶的真問題。抓準時間點回應需求，不只會讓客戶更信任你，也能讓他們更快、更放心地下決定。

一套精簡又能自動化的名單管理流程，優勢很明顯：

• 優化銷售漏斗：用自動化把流程卡點、錯誤和不一致都清掉。
• 鎖定高價值名單：篩選後專注在轉化率高的客戶，別浪費資源在沒機會的人身上。
• 避免錯失好名單：自動化的跟進與提醒，讓培養過程中不再漏掉重要客戶。
• 抓對時間跟進：用自訂自動化，剛好在對的時間跟進，不打擾又不斷線。
• 建立長期關係：專注在高價值客戶，更容易培養出忠誠度高、滿意度好的長期客戶。
  

原始名單是什麼？又該怎麼判斷？

當一筆名單剛進到你的銷售漏斗時，它就是「原始名單」。只有在你分析過它的轉換潛力、判斷它值不值得跟進，並決定下一步要怎麼互動後，它才會升級成「合格名單」。

合格名單主要分兩種：

• MQL（行銷合格名單）：有興趣但還沒準備買單，需要行銷團隊繼續慢慢培養。
• SQL（銷售合格名單）：已經成熟到可以直接交給業務洽談成交的潛在客戶。

在名單管理過程中，把 MQL 和 SQL 分清楚很重要，因為它們處在不同階段，處理方式也不一樣。清楚辨別一筆名單是原始、MQL 還是 SQL，能幫你更精準分群，把名單交給最適合的人處理，讓成交機會最大化。

你的受眾是熱的還是冷的？先搞懂差別再下手

除了原始、MQL、SQL 這些分類外，其實還有一種很實用的分法——依照受眾的互動程度，從「冷」到「熱」來區分。這樣業務和行銷團隊就能針對不同溫度的受眾，在每個管理階段設計最合適的跟進策略。

冷受眾

冷受眾就是剛進銷售漏斗、跟你完全沒互動過，也從沒對你的產品或服務表現興趣的人。

這種受眾看起來最難成交，但只要做好功課、用對策略，提供明確價值並加上個人化接觸，也有機會慢慢加溫。當然，遇到完全沒反應的冷受眾，也要懂得適時放手，把精力留給更有機會成交的對象。

暖受眾

暖受眾就迷人多了——他們已經認識你的品牌，對你的產品或服務也有興趣，而且通常已經主動留下聯絡方式，例如：

• 訂閱你的電子報
• 下載過你的免費資源（像電子書）
• 跟你的線上客服機器人聊過
• 透過現有客戶或名單推薦過來
• 在社群媒體上跟品牌互動過

因為暖受眾已經願意透過至少一種管道接收你的訊息，所以後續篩選與培養起來會容易很多。

熱受眾

熱受眾就是最香的那批，因為他們已經走到銷售漏斗的最底層，基本上只差最後一推就成交了。這些人已經順利走完受眾管理流程，看過你的產品或服務各個面向、參加過示範，並且確認「就是它了」。更棒的是，他們不但有預算，也有拍板權，已經準備好立刻簽單。

名單管理流程的 7 個關鍵步驟

想要擴大客戶群、讓名單管理更強，就得在銷售漏斗的每個環節都和潛在客戶保持互動。完整的名單管理流程通常包含這 7 個步驟：

1. 名單蒐集

光是有新名單還不夠，你得有辦法把他們的資料收集起來，才能開始建立關係。名單蒐集就是用登陸頁、社群平台、短表單、彈跳視窗等方式，取得潛在客戶的聯絡方式與相關資訊，好方便後續跟進，維持他們對你的興趣。

2. 名單追蹤

名單找到了，接下來就要一路追蹤他們和公司的互動過程。這不只是看誰點了什麼，更是要分析他們在銷售漏斗裡的整個旅程。

名單追蹤能幫你搞清楚：

• 哪個來源的名單最優質
• 一筆名單變成付費客戶平均要多久
• 名單的流失比例
• 他們在什麼階段離開

有了這些數據，才能確保你的名單管理既有效又高效。這時，一套好用的名單追蹤工具就派上用場了。像 monday CRM，不只能讓團隊一眼看到名單的資訊和互動紀錄，還能清楚知道每筆名單卡在哪個階段。

更棒的是，用 monday CRM 你還能把繁瑣的追蹤自動化。手動追蹤超花時間，但有內建的 AI 和自動化工具，系統會幫你自動補上重要資訊和洞察，讓你更快推進銷售流程。

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3. 名單篩選

名單篩選的重點，是幫你判斷哪些潛在客戶值得花時間和資源去追，哪些則應該先放一邊。做法包括：

• 先畫出理想客戶輪廓（ICP）：用產業別、公司規模、預算等條件，定義最適合你的產品或服務的客戶類型。
• 建立買家角色：找出目標公司裡的關鍵人物，搞清楚他們關心什麼，以及你的產品怎麼幫他們解決問題、達成目標。
• 問對問題：透過特定問題，判斷對方轉成付費客戶的可能性高不高。
• 打分制度（Lead Scoring）：替每筆名單評分，看潛力大小，並判斷是否屬於 MQL。
• 觀察互動行為：例如對方有沒有打開你的郵件、點擊連結、上過你網站，藉此判斷是「熱的」還是「冷的」。
• 分群管理：依分數高低與所在銷售階段，把名單分組，方便精準跟進。

透過名單篩選，你不只會更了解客戶需求，也能更有策略地分配時間和資源，專注在最有機會成交的對象。

4. 潛在客戶培養

想讓潛在客戶一路走到成交，信任感和長期關係是關鍵。不同階段的名單，需要不同的溝通策略：漏斗頂端要用內容教育他們，中段要靠互動拉近關係，等走到最後才是正式提出「下單」邀請。

這時候，電子郵件範本就很好用。monday CRM 不只讓你用範本，還能結合 AI 生成的專屬內容，做到更精準的個人化溝通。加上自動化規則與即時通知，你能第一時間知道客戶何時收信、開信、甚至回覆。AI 自動跟進也能幫你省去手動追蹤的麻煩，讓每位名單都不會被遺漏。

5. 潛在客戶分配

名單要分給對的人，成交機率才會高。所謂的客戶分配，就是依業務人員的專長與經驗，把名單派給最有能力完成交易的人。

在 monday CRM 這種平台上，這件事可以完全自動化——新名單一進來，或名單狀態一更新，就會自動派給最適合的業務。你不用再花時間一個一個分配，團隊效率自然就提升了。

6. 潛在客戶轉換

這一步就是整個銷售旅程的關鍵時刻——把「還在觀望的潛在客戶」變成「掏錢買單的正式客戶」。到這時，你的業務團隊手上的資料和洞察已經很完整，客戶也早就被你的內容和互動打動，準備好成交了。

因為在評估與培養階段，你已經蒐集到足夠的名單資訊，所以能端出專屬的解決方案，讓對方覺得「這就是我要的」，成交自然水到渠成。

7. 潛在客戶分析與報告

想讓成交率一路往上，就要搞懂名單在整個互動過程中的行為模式。這不只幫你優化漏斗頂端的行銷，也能加快回覆速度，甚至精準提升轉換率。

透過數據分析與報告，你可以：

• 更了解你的客戶
• 找出市場趨勢與行為規律
• 用更貼近需求的方式和他們溝通

monday CRM 提供 AI 儀表板、即時報表、預測圖等功能，讓你清楚看到成交率的變化，也知道業務團隊的表現到底好不好。

用 monday CRM + AI，讓你的名單管理更聰明、轉單率更高

monday CRM 讓行銷和業務團隊，用一個簡單好上手、完全可客製、免寫程式的平台，就能掌握整個銷售流程。內建的 AI 與自動化工具，會幫你確保每一筆名單都被好好照顧，不會有任何機會漏掉。

你可以在 monday CRM 裡，幾個步驟就建立屬於自己的自動化流程，AI 還會替你加強每個動作的效果。整個平台可以依你的名單管理方式去調整，不管是檢視新進名單、分配任務、安排後續跟進，都能做到完全貼合需求。加上即時協作和溝通功能，團隊所有人都能第一時間掌握高優先名單的進度。

把工作工具全整合，名單資訊自動同步

monday CRM 可以和超過 200 種常用工具整合，例如 SurveyMonkey、Mailchimp、Gmail 等，讓名單資料在各平台之間自動更新。當潛在客戶開信或狀態改變時，你的團隊會立刻收到通知，馬上就能接上下一步行動。

AI 幫你自動跟進、養客

平台內建的 AI 會幫你建議自訂自動化流程，例如自動跟進、發狀態通知等，確保每個名單都在最佳時機被觸及。你還可以用 AI 電子郵件助理，幫不同名單或客戶快速生成個人化信件，讓溝通更有效、更貼心。

讓 AI 幫你看數據，決策又快又準

monday CRM 的 AI 報告和預測工具，會直接把重點數據放到你眼前，讓你在大大小小的業務決策中，都能在關鍵時刻做出快速又聰明的判斷，不會被一堆雜訊拖慢速度。

管理名單必看的關鍵指標

要讓名單管理流程發揮最大效益，最重要的就是「看得清楚、掌握全面」。持續追蹤指標，可以幫你找出哪些方法有效、哪些地方該調整，讓新進名單的品質和轉換率越來越好。

CRM 裡最該追的數據像是：

• 轉換率：你把名單變成準客戶的成功比例
• 轉換所需時間：一筆名單變成準客戶要多久
• 名單評分：每筆名單變成客戶的可能性高不高
  
• 名單來源：這筆名單是從哪個管道來的
• 名單進度：目前在銷售流程的哪一關
• 客戶終身價值（CLV）：這位客戶整段關係可能帶來多少收益

最省事的做法，就是用 AI CRM（像 monday CRM）來自動幫你收集數據、分析重點，還會在關鍵指標異動時主動通知你。從智慧分群到自動觸發培養流程，AI 都能讓你更精準知道下一步該做什麼。

自動化 + AI，讓漏斗跑得更順

名單管理可不是「設好就不管」，它直接影響業務成績。當你先把流程打好基礎後，就該把它全部搬到一個能協作的平台（像 monday CRM），讓業務團隊在同一套系統裡養名單，同時用 AI 自動化去加速整個流程，讓工作更直觀、更高效。

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