Lidar com os desafios particulares de gerenciar uma equipe remota pode ser uma proeza por si só, mas, como muitas empresas vêm descobrindo nas últimas semanas, passar um escritório inteiro – ou vários escritórios – para o trabalho remoto com apenas alguns dias de aviso prévio pode ser um desafio organizacional, cultural e operacional, para dizer o mínimo.
Na monday.com temos a sorte de manter nossas comunicações centralizadas na plataforma da monday.com. Seja para nos comunicarmos com parceiros na América do Sul e colegas em Nova York, ou para trabalhar remotamente, construímos a comunicação de toda a nossa empresa em torno da plataforma.
Embora sejamos uma empresa que opera em um nível relativamente alto de “prontidão para o trabalho remoto”, passar quase todos nós para o home office de forma inesperada e manter todos seguros tem sido um teste para nossa equipe de operações – um teste que ela superou com grande sucesso.
Encontramos nosso diretor de operações, Ouriel Weisz, para saber quais são alguns dos maiores desafios enfrentados por sua equipe, bem como as ferramentas que ajudaram a superar esses desafios – e para pegar alguns conselhos para as empresas que continuam fazendo mudanças diárias em suas operações para garantir a segurança de seus funcionários.
Decifrando informações confiáveis
Com atualizações chegando todos os dias, até mesmo toda a hora, é fundamental garantir que as informações compartilhadas pela empresa com seus funcionários sejam confiáveis. Para se certificar de que as informações usadas para fundamentar as decisões da empresa sempre são baseadas em fatos, nossa equipe de operações consultou exclusivamente as organizações e sites governamentais:
CDC: Centro de Controle e Prevenção de Doenças
OMS: Organização Mundial da Saúde
Além de consultar o CDC e a OMS, é importante manter-se atualizado com os anúncios do seu Ministério da Saúde local, pois as comunidades locais atualizam suas recomendações específicas com frequência.
Comunicando atualizações por toda a empresa
Assim que você tiver suas informações de confiança, é importante comunicá-las o mais rápido possível, e diretamente a todos os integrantes da organização. Certifique-se de que todos sintam que possuem acesso às mesmas informações, e que não haja espaço para especulações.
Nossa equipe de operações usou a monday.com e o Slack para comunicar atualizações da empresa e de regiões específicas às nossas equipes nos escritórios de Tel Aviv e Nova York.
Ao se comunicar com a empresa em um único anúncio planejado, você reduz o risco de disseminar informações imprecisas. Além disso, no Slack e na monday.com, as pessoas podem fazer perguntas, expressar preocupações e apoiar umas às outras neste momento.
Planejamento, preparo e adaptação do nosso PCN
Assim como a maioria das empresas, tínhamos um PCN (Plano de Continuidade do Negócio) que detalhava diversas etapas de prevenção e recuperação para garantir que a monday.com pudesse permanecer em operação, caso surgissem potenciais ameaças à empresa. O PCN inclui dois componentes: o lado tecnológico (nossos sistemas e serviços de backup) e um plano de trabalho remoto (caso todos nós não pudéssemos ir para o escritório).
Porém, como em qualquer plano, quando o fato real acontece, surgem circunstâncias imprevistas que exigem mudanças no plano. Por exemplo, estávamos preparados para a incapacidade de acessar o escritório, mas não para sermos totalmente impedidos de nos reunir. Portanto, era preciso fazer mudanças para garantir que o trabalho habitual pudesse continuar, caso toda a empresa precisasse trabalhar remotamente, sem a possibilidade de se reunir.
Para obter uma perspectiva sobre o que as empresas similares estavam fazendo para se preparar à condição repentina de trabalho remoto, nossa equipe de operações manteve contato contínuo com outras empresas de tecnologia na região, para que todas pudessem recorrer umas às outras com o objetivo de obter recursos e suporte.
Mudança repentina para trabalho remoto – como fizemos
À medida que a probabilidade de toda a empresa passar a trabalhar remotamente crescia, implementamos alguns procedimentos para ajudar a nos prepararmos para quando esse momento chegasse.
Simule uma condição de trabalho remoto com todos do escritório
Quando tivemos a oportunidade em um momento em que todos ainda estavam no escritório, desligamos o Wi-Fi e a rede LAN da nossa empresa, deixando ligado apenas o Wi-Fi para visitantes, para garantir que todos mantivessem uma VPN ligada e conseguissem conduzir seus fluxos de trabalho diários normalmente, quando eventualmente passassem a trabalhar remotamente. Isso nos permitiu resolver quaisquer problemas enquanto ainda estávamos fisicamente juntos, o que garantiu uma transição mais tranquila para o trabalho remoto.
Forneça contas do Zoom a todos que possam precisar
Envie um link de cadastro do Zoom a cada vez que você fizer um comunicado para toda a empresa. Dar a todos uma conta permitirá que você comece seu primeiro dia de trabalho remoto com o pé direito, conduzindo sua reunião matinal sem perder o ritmo.
Na semana passada, anunciamos uma nova integração com o Zoom que fará com que seja mais fácil do que nunca acompanhar elementos de ação. Leia mais sobre ela aqui.
Organize turnos para as equipes de TI e administração
Ainda haverá um intervalo de alguns dias em que as pessoas precisarão pegar os equipamentos necessários no escritório para conseguir trabalhar adequadamente. Para isso, organizamos turnos para as equipes de TI e administração, para garantir que sempre haja alguém no escritório quando necessário – lentamente reduzindo o ritmo, conforme os funcionários passam a trabalhar remotamente.
Discuta ideias com sua equipe
Algumas das melhores ideias para tornar essa transição confortável e tranquila para todos foram sugeridas diretamente por nossa equipe. Abra um diálogo com todos da empresa e os convide a compartilhar suas ideias para facilitar essa transição. Enviamos pequenas guloseimas àqueles que estavam em quarentena, para deixar a experiência “um pouco mais doce” – o que foi uma ótima sugestão interna.
Passar a empresa inteira para uma estrutura de trabalho remoto, principalmente de última hora, introduz diversos desafios óbvios e inesperados, tanto às funções cotidianas da empresa quanto aos seus funcionários individuais. Estar preparado e procurar por outras pessoas em busca de ajuda, sugestões e práticas recomendadas pode ajudar qualquer equipe a lidar com (e aproveitar ao máximo) sua experiência de trabalho remoto.
Junte-se a elas!
Comece já!