Work OS: uma plataforma para o futuro do trabalho

O que é uma Work OS?

Um sistema operacional de trabalho (Work OS) é uma plataforma de software baseada na nuvem onde as equipes podem construir aplicativos de fluxo de trabalho personalizados. Ela permite que as equipes planejem, executem e acompanhem processos, projetos e o trabalho diário.

Uma Work OS é voltada para organizações de todos os tamanhos e para todas as funções da organização. Ela fornece a flexibilidade para construir e se adaptar a qualquer fluxo de trabalho, projeto ou processo.

Uma Work OS torna-se uma área de trabalho digital dentro de uma organização: seus componentes podem ser transformados em aplicativos que gerenciam qualquer tipo de trabalho. Ela coleta informações de ferramentas externas, ajuda as equipes a se comunicar sobre elementos dentro do contexto do trabalho que está acontecendo e coloca todos os fluxos de trabalho em um só lugar. Isso cria um local centralizado para todo o trabalho.

As 7 capacidades principais de uma Work OS

Uma plataforma de Work OS é compatível com as seguintes capacidades:

1. Uso em toda a organização. Uma Work OS atende todos os usuários em uma organização, em vez de funções ou equipes específicas. Todos na organização devem ser usuários da Work OS.
2. Componentes. Uma Work OS usa componentes funcionais que as equipes arrastam e soltam para transformar em aplicativos que gerenciam o trabalho, além de capturar e apresentar dados. Um usuário da Work OS pode separar e remontar qualquer fluxo de trabalho ou aplicativo oferecido na Work OS.
3. Armazenamento de dados estruturado. Uma Work OS captura todos os dados através da ação humana e através de automações, para tornar os dados completos e digeríveis. Um usuário pode consumir os dados como estão ou através da lente dos componentes.
4. Integração de dados e aplicativos. Uma Work OS permite que os usuários conectem fontes de dados e aplicativos externos em uma área de trabalho unificada. As integrações permitem que os usuários continuem usando suas ferramentas favoritas enquanto centralizam todo o trabalho em um hub de trabalho compartilhado.
5. Automação de fluxo de trabalho. Uma Work OS permite a automação de muitas de suas operações, se não de todas elas. A automação visa remover o erro humano para coisas previsíveis e repetitivas.
6. Visualização e análise de dados. Todos os usuários com acesso a uma Work OS e com permissões para acessar uma fonte de dados específica podem criar relatórios e visualizações com o sistema. Os painéis e relatórios de uma Work OS tornam-se uma fonte única de informações para a tomada de decisões orientada por dados.
7. Permissões e governança. Uma Work OS inclui recursos de configuração de permissões e governança sobre quem pode visualizar, atualizar e inserir dados, bem como quem pode integrar e automatizar o trabalho. As equipes podem trabalhar à sua maneira com a Work OS, enquanto se mantêm em conformidade e alinhadas com seus padrões organizacionais. 

Recursos avançados que uma Work OS pode oferecer

• Criação de aplicativos sem código/com pouco código. Uma Work OS oferece uma plataforma aberta sem utilizar códigos/com poucos códigos para desenvolvedores criarem widgets, fluxos de trabalho, integrações e aplicativos personalizados. Estes podem ser usados pela própria organização dos desenvolvedores ou para uso comercial por outros.
• Monitoramento de progresso. Uma Work OS fornece transparência no progresso do trabalho para cada funcionário e cada equipe no contexto da unidade de trabalho (projetos, iniciativas, processos). Os gerentes podem acompanhar o trabalho de todos e, portanto, certificar-se de que as equipes estão alinhadas.
• Comunicação. Embora uma Work OS não forneça necessariamente canais de comunicação independentes, ela fornece mensagens dentro do contexto de uma tarefa de trabalho. Ferramentas de comunicação de terceiros (vídeos, mensagens, documentos compartilhados e e-mail) devem ser perfeitamente integradas para adicionar contexto adicional.

Saiba mais sobre as capacidades críticas de uma Work OS.

Por que as ofertas de Work OS surgiram?

Nosso ambiente de trabalho mudou drasticamente.  Equipes – grandes e pequenas – precisam trabalhar à velocidade da luz para proporcionar experiências de alto nível ao cliente ou correm o risco de perder oportunidades, tempo e recursos. Para garantir que as equipes estejam sempre melhorando, as organizações também se esforçam para ficar próximas de seus clientes para identificar e aproveitar rapidamente oportunidades de negócios e lidar proativamente com ameaças, mantendo o alinhamento, a produtividade e a eficiência em toda a organização.

Uma Work OS foi projetada para lidar com esse tipo de complexidade. É nela que as equipes planejam e entregam todo o trabalho – como ideação, processos, projetos e iniciativas – em um só lugar. Elas são ideais para ambientes de equipe dinâmicos, rápidos e remotos que exigem colaboração. E são o lugar onde a gestão pode garantir que todos estejam alinhados com o trabalho e os procedimentos padrão.

Várias tendências macro de negócios contribuíram para a necessidade da Work OS: agilidade organizacional, transformação digital e colaboração entre equipes.

A agilidade é importante, mas rara

As organizações lutam para acompanhar os requisitos, os ambientes e as necessidades dos clientes em constante mudança, ao mesmo tempo que fazem entregas e trabalham o tempo todo.

Portanto, as organizações devem se tornar ágeis: flexíveis o suficiente para mudar e se adaptar a diferentes demandas. O que começou como uma forma de trabalhar para desenvolvedores de software, o trabalho ágil está se tornando obrigatório para muitas organizações.

A agilidade organizacional é a capacidade de uma organização de se adaptar rapidamente. Para muitas organizações, isso significa uma nova mentalidade que reflete menos hierarquia e equipes ágeis que podem ser proprietárias de projetos do início ao fim.

Mas de acordo com um estudo recente realizado pela firma de consultoria de gestão Oliver Wyman, apesar de um grande número de líderes dizerem que a agilidade organizacional era altamente importante para o sucesso futuro (90 por cento), apenas um em quatro classificou sua agilidade organizacional como alta (26 por cento).

Em uma tentativa de fechar essa lacuna, as organizações buscaram na transformação digital uma maneira de se tornarem mais ágeis.

A transformação digital vem com consequências dolorosas

Atualmente, as empresas usam tecnologias digitais para agilizar seus processos e gerenciar o trabalho. Transformação digital é o processo de integrar a tecnologia digital em todas as áreas de um negócio para resolver problemas operacionais. Mais do que simplesmente usar novos softwares, a transformação digital faz com que líderes e equipes repensem como executam processos, fluxos de trabalho e seus relacionamentos com os clientes.

Para alcançar a transformação digital, cada vez mais organizações adaptaram novas tecnologias para o seu trabalho. Porém, em muitas organizações, departamentos e funções podem usar suas próprias tecnologias especializadas – software como Customer Relationship Management (CRM) para vendas ou ERP (Enterprise Resource Planning) para finanças, gerenciamento de campanhas para marketing ou HCM (Human Capital Management) para RH. Essas ferramentas não estão conectadas entre si, causando silos de dados entre departamentos ou entre equipes em organizações de todos os tamanhos. Isso faz com que seja difícil para líderes e equipes verem o panorama mais amplo e tomarem decisões baseadas em dados com confiança.

A colaboração entre equipes é ainda mais difícil hoje em dia

A maioria das organizações está lutando para acompanhar a transformação digital e a agilidade organizacional. De acordo com McKinsey, “Em muitas empresas, a propriedade de processos e informações é fragmentada e zelosamente protegida, as funções são projetadas em torno de requisitos paroquiais e a complexidade interna resultante dificulta a colaboração muito necessária entre negócios.”

A maioria das organizações também tem forças de trabalho dispersas em locais e fusos horários diferentes – a maioria das equipes não está mais localizada em uma “sede” tradicional. Muitas vezes os fluxos de trabalho departamentais são ineficientes, com departamentos como RH, Marketing, Operações, Engenharia, Vendas e Design operando por conta própria.

O resultado é claro: os locais de trabalho precisam de uma maneira de lidar com essa complexidade, ou vão ficar para trás.

Equipes autônomas estão conduzindo organizações hoje em dia, com consequências

Para responder a essa questão, equipes autônomas – ou equipes trabalhando sozinhas, com suas próprias práticas e objetivos – conduzem as organizações hoje em dia. Equipes autônomas operam de forma rápida e independente, usando ferramentas personalizadas adequadas para sua função ou projeto específico. Esses tipos de equipes são capazes de fazer as coisas rapidamente, executando seu trabalho e seus projetos da maneira que funciona melhor para eles.

Por outro lado, isso resulta em “mini-organizações” e forças-tarefa dentro de uma organização maior. Elas operam de forma independente, sem colaboração com outras equipes, sem supervisão executiva, sem alinhamento com as metas de negócios e com o procedimento operacional padrão.

Silos surgiram devido às tendências de negócios

Isto resulta em três grandes silos que permeiam o local de trabalho moderno:

• Silos de dados: os dados de trabalho não são compartilhados entre equipes, levando a tomadas de decisões isoladas. Por exemplo, os designers não têm acesso a estatísticas de marketing e, portanto, não sabem se uma campanha que fizeram foi bem-sucedida ou não.
• Silos colaborativos: uma equipe não está ciente do trabalho da outra, criando trabalhos desnecessários e redundantes. Por exemplo, uma equipe de projeto cria materiais de marketing para um cliente, enquanto a equipe de marketing maior também cria os mesmos materiais.
• Silos operacionais: as unidades de negócios desenvolvem seus próprios procedimentos em vez de trabalhar de acordo com os procedimentos operacionais padrão. Por exemplo, uma unidade de negócios assina um contrato para pagar fornecedores em 30 dias corridos em vez de 60 dias corridos, que é o padrão dentro da organização, devido a uma criação de silo em seus procedimentos.

Uma Work OS é feita para quem?

Uma Work OS é ideal para equipes de todos os tamanhos, pois é flexível o suficiente para atender às necessidades de qualquer processo, projeto ou fluxo de trabalho.  Uma Work OS é criada para todos os usuários em uma organização e não atende a um subconjunto de profissionais. Ela não substitui outros sistemas, mas normalmente encapsula esses sistemas por meio da integração. Todas as ofertas de Work OS variam em termos de facilidade de uso e flexibilidade.

Uma Work OS conecta os silos existentes e melhora a agilidade organizacional centralizando dados, contextualizando comunicações e fornecendo visibilidade em uma organização:

• Movimento rápido: uma Work OS permite que as equipes se adaptem rapidamente, automatizando o trabalho pesado e dando às equipes autonomia para trabalhar da maneira que melhor se adequa a elas. Esse trabalho rápido permanece alinhado com os padrões organizacionais.
• Centralização de dados: as ofertas de Work OS consolidam informações de ferramentas desarticuladas em um só lugar, para que todos com permissões usem essas informações para tomarem de decisões orientadas por dados. Isso quebra os silos de dados.
• Comunicação contextualizada: as ofertas de Work OS ajudam as equipes a se comunicarem no contexto do trabalho que está acontecendo, para que diferentes unidades de negócios possam compartilhar facilmente produtos e planos de trabalho. Isso supera os silos colaborativos.
• Oferecimento de visibilidade: as ofertas de Work OS centralizam comunicações e dados, dando visibilidade do trabalho diário aos líderes e garantindo o alinhamento com os procedimentos padrão. Isso supera os silos operacionais.

As ofertas de Work OS tornam-se um espaço de trabalho digital que conecta as equipes ao trabalho e às ferramentas relevantes. Elas resolvem muitos dos desafios organizacionais identificados acima.

Vamos ver dois exemplos:

Exemplo 1: uma agência de marketing usa uma Work OS para planejar e executar campanhas simultâneas, como mídias sociais, PPC de mecanismo de pesquisa, marketing por e-mail e publicidade de marca off-line. Isso requer colaboração e sincronização entre várias equipes: criação, design, conteúdo, produção, operações, finanças e vendas. Todas as equipes devem estar sempre alinhadas e o gerenciamento precisa de visibilidade do progresso, das cargas de trabalho, dos custos e do ROI das campanhas. A agência usa a Work OS para simplificar fluxos de trabalho, incluindo para fazer o gerenciamento de contratos legais, integração de novos clientes e recebimento e priorização de solicitações de clientes.

Exemplo 2: uma empresa de desenvolvimento de software usa uma Work OS para colaborar entre proprietários de produtos, gerentes de sucesso de clientes e desenvolvedores. Todas as informações das ferramentas que as equipes usam – Jira, Github e Zendesk – estão integradas à Work OS. Toda a comunicação interna e entre equipes acontece dentro da plataforma da Work OS: proprietários de produtos gerenciam solicitações de recursos, roteiros e priorização, desenvolvedores atualizam proprietários de produtos sobre o progresso e os problemas, agentes de sucesso do cliente atualizam proprietários de produtos sobre solicitações de clientes, e muito mais. 

Como uma Work OS permite um trabalho remoto eficaz 

A decisão de trabalhar remotamente está se tornando cada vez mais comum e requer a flexibilidade de uma Work OS. Uma Work OS oferece às equipes a capacidade de criar rapidamente processos e fluxos de trabalho que atendam às suas necessidades exclusivas, independentemente de estarem baseadas na mesma cidade ou espalhadas pelo mundo.

Os benefícios da Work OS para o trabalho remoto em equipe incluem:

Comunicação “em contexto”: colabore diretamente no contexto de qualquer projeto ou iniciativa com um espaço designado para comunicação em tempo real, com a capacidade de mencionar membros da equipe, equipes e todos em um aplicativo de fluxo de trabalho. Compartilhe arquivos, comentários e feedback em um lugar central para evitar longas reuniões virtuais e intermináveis correntes de e-mail.

Promoção da responsabilidade: garantir que as equipes permaneçam no controle de seu trabalho é difícil em um ambiente de trabalho remoto. Atribua proprietários a elementos de ação para promover a responsabilidade e garantir que todos saibam quais são suas responsabilidades de trabalho. 

Acompanhamento da carga de trabalho: veja rapidamente quem está fazendo o quê e determine quem tem capacidade para assumir novos projetos e quem não tem, para evitar o burnout. Reagende ou realoque o trabalho conforme necessário para garantir que todos os prazos sejam cumpridos.

Como escolher a Work OS certa?

Como as ofertas de Work OS são criadas para todos os usuários em uma organização, em vez de atender a um subconjunto de profissionais, elas não substituem necessariamente outros sistemas de software. Normalmente elas encapsulam esses sistemas por meio de integrações.

Todas as ofertas de Work OS variam em termos de facilidade de uso e flexibilidade. É importante escolher o melhor sistema de acordo com suas necessidades.

Considerações para selecionar o melhor sistema

• Flexibilidade: o quanto o sistema é flexível? Ele pode ser adaptado aos fluxos de trabalho da sua organização? Os usuários podem criar seus próprios aplicativos com o mínimo de códigos ou sem código nenhum para criar recursos personalizados para gerenciar seus fluxos de trabalho?
• Integração: a Work OS tem a capacidade de se integrar com as ferramentas que sua organização está usando?
• Facilidade de adoção: as equipes de sua organização conseguirão usar o sistema? Ele é intuitivo? Que tipo de curva de aprendizagem está envolvida? Ele requer uma implementação de TI?
• Tempo: o sistema oferece suporte à colaboração para sincronizar funcionários e equipes? O sistema economiza tempo ou cria mais trabalho? Ele é compatível com automações que podem eliminar atividades manuais? Ele requer que você recruta alguém para gerenciá-lo?

Por que minha organização deve usar a monday.com?

A monday.com é a Work OS que capacita equipes a executar projetos e fluxos de trabalho com confiança. Ela o sistema mais completo e flexível para usuários de todos os tamanhos, desde companhias empresariais, pequenas e médias empresas e até usuários individuais. Recursos da monday.com:

Várias integrações: integrações permitem centralizar seus dados e ferramentas na Work OS. A monday.com inclui várias integrações, como:

• Salesforce
• MailChimp
• GitHub
• Shopify
• Jira
• Hubspot
• Ferramentas do Microsoft Office
• Muito mais

Flexível: a monday.com é a Work OS mais flexível do mercado, o que significa que, em vez de fluxos de trabalho predefinidos, você é livre para criar seus próprios fluxos de trabalho usando componentes. Você também pode criar seus próprios componentes usando a estrutura de Apps da monday dentro da Work OS. A estrutura de Apps da monday, parte integrante da monday.com, é uma plataforma de desenvolvimento com pouco uso de código para os desenvolvedores criarem novos componentes, que as equipes poderão então arrastar e soltar para moldar seus próprios fluxos de trabalho

Fácil de usar: a monday.com é fácil de usar, sem necessidade de códigos, permitindo taxas de adoção mais altas em toda a organização.

Automações: a monday.com permite que as equipes economizem tempo automatizando tarefas mundanas. Isso elimina o trabalho pesado e permite que as equipes se concentrem no trabalho que requer seus talentos.

Várias opções de visualização: a monday.com oferece aos líderes e gerentes várias opções para visualizar seu trabalho organizacional e em equipe, e de manter-se atualizado sobre o progresso.

Para saber mais sobre a monday.com, clique aqui.

Como configurar uma Work OS?

As ofertas de Work OS incentivam flexibilidade, visibilidade, foco e colaboração. Com a oferta certa, uma Work OS é fácil de configurar.

Etapa 1: transfira todos os dados organizacionais para a Work OS por meio de integrações. As integrações transferem seus dados com facilidade para a Work OS, para que você possa iniciar o processo sem estresse. Isso pode incluir tíquetes do Zendesk, e-mails recebidos, e-mails de CRM e muito mais.

Etapa 2: crie fluxos de trabalho. Seja um fluxo de trabalho de criação de campanhas ou um fluxo de trabalho de lançamento de produtos, o fluxo de trabalho deve incluir cada etapa do processo.

Etapa 3: convide todos os seus funcionários, fornecedores e membros da equipe para a Work OS para que sua comunicação organizacional aconteça dentro do contexto do trabalho no sistema. Por exemplo, você pode comentar em elementos ou processos de trabalho para manter as equipes alinhadas. Para que uma Work OS seja mais eficaz, todas as comunicações devem ocorrer dentro do sistema e dentro do projeto ou fluxo de trabalho. Isso pode incluir discussões sobre tarefas e projetos, coleta de dados de clientes e funcionários e muito mais. Você também pode convidar fornecedores externos e clientes aos seus quadros compartilhados.

Etapa 4: crie painéis que fornecerão alto nível de visibilidade sobre os processos, projetos e fluxos de trabalho sendo realizados. Isso dará aos executivos e gerentes visibilidade de tudo o que está acontecendo nas organizações com uma visão geral. Uma Work OS oferece a capacidade de acompanhar o progresso e os projetos, visualizar o número de tarefas completadas em um sprint e verificar a disponibilidade dos funcionários de forma rápida e fácil.

Ao completar as Etapas 1 a 4, você deu um salto gigante em direção a mais visibilidade e transparência em sua equipe.

Agora você pode usar os recursos mais avançados das plataformas de Work OS, como: automatização de fluxos de trabalho para liberar funcionários do trabalho mundano. Você pode criar notificações para prazos futuros, atribuir automaticamente membros relevantes da equipe a tarefas, adiar prazos de acordo com o andamento do projeto e configurar fluxos de trabalho para atualizar automaticamente os membros da equipe de uma só vez.

Work OS: construída para a próxima evolução do trabalho

O futuro do trabalho já está aqui – e as equipes devem ser mais ágeis, digitais e comunicativas do que nunca. As ofertas de Work OS surgiram como uma solução. Eles são um espaço de trabalho digital para todos os trabalhos dentro de uma organização e, portanto, são exclusivamente adequadas para os desafios enfrentados pelas equipes e organizações atualmente, ajudando-as a serem mais adaptáveis e ágeis, a superar facilmente a transformação digital e a melhorar a colaboração entre equipes. Com recursos exclusivos, a monday.com é a Work OS mais fácil e flexível que conduz as equipes à execução de projetos e fluxos de trabalho com confiança.