O que são marcos de projeto e como usá-los

Já tentou iniciar um projeto sem uma direção clara? Pois é… normalmente não dá muito certo.

De acordo com o Project Management Institute, quase 40% dos projetos dão errado devido ao mau planejamento.

Quando as equipes não têm objetivos claramente definidos, é difícil permanecer na tarefa. Isso leva ao não cumprimento de prazos e a despesas maiores, o que, em última análise, leva ao fracasso dos projetos. É por isso que todas as equipes tradicionais do método em cascata (equipes que trabalham em projetos usando uma abordagem tarefa após tarefa) precisam usar marcos de projeto (mais informações daqui a pouco).

Bônus: a definição de marcos principais facilita a identificação e correção de gargalos pelos gerentes de projeto. Usando-os, eles podem melhorar seus processos de tomada de decisão durante a fase inicial de planejamento, além de ajudar as equipes a se prepararem para os próximos trabalhos.

Em outras palavras: marcos tornam os projetos mais eficientes.

O que são os marcos de projeto?

Marcos são definidos como checkpoints em um projeto, usados para identificar eventos significativos. Um recurso comum nos projetos em cascata, os marcos de projeto geralmente representam o seguinte:

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Com o trabalho orientado por marcos, os projetos são planejados ao longo de um cronograma linear, e as tarefas são concluídas sequencialmente. Isso é conhecido como o modelo em cascata.

Outra abordagem popular é a metodologia ágil, que se concentra no planejamento iterativo e incremental em vez de nos marcos. No ágil, as equipes trabalham em pequenos lotes chamados “sprints”, e não de um marco para o outro.

Há prós e contras em ambas as abordagens, mas o trabalho orientado por marcos é mais adequado para projetos de longo prazo e para projetos fixos, onde não se espera mudanças profundas.

O que não são os marcos de projeto

Agora que falamos sobre o que eles são, vamos esclarecer alguns equívocos sobre os marcos de projeto.

Os marcos não são:

Entregas: embora os marcos possam coincidir com as entregas, eles não são a mesma coisa. As entregas são o produto do trabalho concluído, enquanto os marcos de projeto são simplesmente um ponto específico no tempo que indica o progresso em direção à meta final.

Objetivos: apesar de semelhantes, objetivos são aquilo que você espera alcançar no futuro. Os marcos medem seu progresso e agem como passos em direção ao seu objetivo.

Fases: é comum ver os marcos sendo usados para indicar a transição entre diferentes fases do projeto, mas eles não são exatamente iguais. As fases são divisões significativas entre os diferentes tipos de trabalho em um projeto, enquanto os marcos do projeto indicam pontos de progresso e sucesso. Pode haver vários marcos dentro de uma fase de projeto.

Compreender as diferenças pode ser confuso, uma vez que os marcos geralmente estão intimamente relacionados às entregas, objetivos e fases. Basta lembrar que os marcos são versáteis e podem coincidir com muitos elementos diferentes de um projeto, mas as principais finalidades dos marcos de projeto são conduzir o progresso e ajudar as equipes a se manterem no caminho certo.

Por que você deve criar marcos do projeto?

Se você não estiver fazendo um trabalho iterativo, seu planejamento de projeto deve incluir marcos por diversos motivos.

Os marcos do projeto:

Tornam mais fácil para o gerentes de projetos transmitir atualizações de status às partes interessadas
Podem ser usados para determinar quando os fornecedores e colaboradores externos serão pagos
Ajudam os gerentes de projeto a acompanhar o cronograma e se as equipes estão dentro do prazo ou ficando para trás

Os marcos de projeto também são úteis para evitar o desvirtuamento do escopo e manter as equipes no caminho certo. Eles são utilizados pelos gerentes como uma referência para avaliar se as equipes estão trabalhando em direção às metas e objetivos do projeto.

Como eles representam eventos significativos, os gerentes de projeto usam os marcos por uma variedade de razões. Estes são alguns exemplos de marcos:

Receber aprovação das partes interessadas
Obter financiamento para o projeto
Alocar recursos
Integrar fornecedores e contratados
Alcançar KPIs importantes e muito mais

Truques e dicas para dominar os marcos

Uma das melhores características dos marcos de projeto é a sua flexibilidade. Os gerentes de projeto podem definir marcos para praticamente tudo o que acharem significativo.

Dito isso, há uma maneira certa e uma errada de usá-los. Os marcos do projeto devem identificar o progresso e manter as equipes no caminho certo. Quando não usados corretamente, os marcos podem se tornar confusos, fazendo com que eles tenham o efeito oposto. Aqui estão algumas dicas para definir marcos de projeto efetivos.

Não exagere: encher seu projeto de marcos desnecessários diminui a importância deles e dificulta o acompanhamento do progresso da sua equipe. Espalhe-os uniformemente e certifique-se de que cada marco tenha significado. Se não tiver, provavelmente não é um marco.

Torne-os visíveis: todos os envolvidos no seu projeto (membros da equipe, clientes e consumidores, partes interessadas, etc.) devem ser capazes de visualizar os marcos definidos. Isso é importante para gerenciar as expectativas das partes interessadas e garantir que todos estejam em sintonia ao longo do projeto.

Defina o período de tempo: os marcos do projeto devem ter uma data clara de início e término para manter o projeto dentro do prazo e do orçamento.

Quanto mais cedo você identificar e atribuir marcos de projeto, melhor. Estabelecê-los nos estágios iniciais do ciclo de vida do seu projeto dá à sua equipe e às partes interessadas uma ideia melhor do que esperar à medida que o projeto avança. Isto é importante para reduzir atritos que poderiam paralisar seu projeto.

Como posso ajudar as equipes a alcançar seus marcos de projeto?

As equipes de projeto fazem seu melhor trabalho quando estão sincronizadas.

Permitir que gerentes de projeto, equipes e partes interessadas trabalhem coordenadamente na mesma plataforma assegura que todos estejam sempre voltados para os mesmos objetivos. Trabalhar com uma Work OS compartilhada permite planejar rapidamente projetos e definir marcos usando templates prontos e interface de arrastar e soltar fácil de usar. Você também pode planejar timelines visuais usando gráficos de Gantt , atribuir trabalho e acompanhar o progresso de sua equipe — tudo no mesmo lugar.

Atinja os marcos do seu projeto

As equipes de projeto podem usar a monday.com para se comunicar, compartilhar documentos e gerenciar fluxos de trabalho, pois ela se integra perfeitamente aos aplicativos de gerenciamento de projetos e às áreas de trabalho mais populares. Ela elimina a necessidade de soluções autônomas de gerenciamento de projetos que muitas vezes se chocam entre si.

Tudo isso leva a uma melhor colaboração, o que é necessário para ajudar as equipes a alcançar seus marcos de projeto.