Como organizar o processo de contratação: os 7 melhores templates de RH

Na monday.com, o RH sempre foi prioridade. Acreditamos que as pessoas certas criam a cultura perfeita para impulsionar o produto ideal. Mas à medida que crescemos, manter nossos padrões de qualidade e atender às novas demandas só se tornou possível com o cultivo constante de candidatos potenciais, o alinhamento de nossa equipe com as diversas empresas de recrutamento e a melhoria contínua dos processos. Pensando nisso, nossa equipe de RH criou um sistema que mantém tudo fluindo perfeitamente, as partes interessadas informadas e comunicação transparente.

Os sete templates de RH que apresentaremos neste post foram criados — e usados — por nosso departamento de RH para ajudar a expandir nossa equipe de 350 para 550 funcionários nos últimos 6 meses, enquanto trabalhávamos de forma totalmente remota.

Template de Candidatos 2020

Este é o quadro onde você provavelmente passará a maior parte do seu dia. Ele é a fonte de informações para o seu departamento de RH — além de base para todos os outros quadros que iremos analisar —, onde muitas das automações são originadas e que fornece os dados necessários para que a equipe de RH possa tomar decisões fundamentadas durante o processo de contratação. Neste quadro, você pode alocar cada novo candidato, registrar o dia em que iniciou seu processo, a origem da inscrição, em que fase ele está e muito mais. Ao usar automações com base nas atualizações de status dentro do quadro, os candidatos são organizados automaticamente por estágio (em espera, contratados, rejeitados, etc.). E quando passam de uma determinada etapa de entrevistas, são imediatamente movidos para o quadro “Processos Avançados”.

Template de Processos Avançados

O processo de recrutamento para uma posição requer uma comunicação constante entre o gerente contratante e a equipe de RH. O gerente contratante geralmente tem uma equipe inteira para gerenciar e tempo limitado para reuniões e atualizações de status. O quadro Processos Avançados é indispensável para mantê-lo informado sobre quantos candidatos estão em cada fase do processo, fornecendo os dados necessários para que seja possível prever o crescimento de sua equipe e preparar-se adequadamente.  No quadro Processos Avançados, você organiza o feedback de cada candidato tanto por parte do RH quanto do gerente de contratação e assim, ambos tem uma visão clara sobre a probabilidade de admissão, os comentários pós-entrevista e muito mais. Ter um recurso offline sempre atualizado também ajuda a fazer com que os candidatos passem pelos estágios de forma eficiente, elimina a falta de comunicação e oferece uma fonte de informações única.

Template de Catalogação de Agências

Para manter um fluxo constante de candidatos qualificados, as equipes de RH podem trabalhar com dezenas de agências ao mesmo tempo. Este quadro ajudar a manter todas essas informações organizadas e centralizadas. Ao atribuir a cada elemento o nome de uma agência, fazer o upload do contrato na coluna de arquivos e gerenciar todas as informações de contato em um só lugar, você pode usar este quadro como fonte de dados para tudo o que precisa.

Template de Banco de Dados de Candidatos

Nem todas as pessoas com quem a equipe de RH se comunica estão atualmente em algum processo. Este quadro funciona como catálogo para os candidatos que se enquadram nesta categoria, mas que têm um excelente potencial — como as pessoas que estão empregadas em outra empresa ou aquelas talentosas que, ao serem entrevistadas, ainda precisavam de um pouco mais de experiência. Ele é usado para engajar e construir relacionamento com os públicos que não fazem parte do sistema geral de RH. As automações são incorporadas no quadro e enviam convites para eventos, atualizações interessantes ou qualquer outro conteúdo relevante da empresa. Automações e integrações com o Outlook e o Gmail tornam a programação de e-mails personalizados simples e escalonável.

Template Recrutamento Semanal

O quadro Recrutamento Semanal é usado para registrar os pontos de discussão, itens de ação e recursos importantes discutidos nas reuniões semanais de RH. Ele pode ser usado como uma base de conhecimento e um registro de fácil acesso do progresso a longo prazo.

Template de Status das Novas Contratações 

Garantir que o mesmo nível de cuidado e organização seja aplicado ao processo pós-contratação é fundamental. O quadro Status das Novas Contratações é crucial para desenvolver a transparência em toda a organização no processo de contratação. Antes do primeiro dia de um candidato, o gerente contratante pode visualizar tudo e garantir que tenha sido designado um colega para orientá-lo em suas primeiras semanas, esclarecer quando será seu primeiro dia, quem será seu gestor e muito mais.

O Santo Graal: O Painel de RH

Aquele que com certeza fará brilhar os olhos de qualquer gerente de RH. Este painel reúne dados críticos que podem ajudar sua equipe a saber onde estão seus pontos fortes, onde podem melhorar, como tem sido seu desempenho e o que devem esperar à medida que se desenvolvem. Para a equipe de RH da monday.com, cada iniciativa tem um KPI e este quadro ajuda a equipe a entender como está seu desempenho com base nos KPIs definidos.  Seja uma fazenda de lhamas para cada novo funcionário por semana, um gráfico com o progresso de todos os candidatos por equipe, o número semanal de entrevistas ou o tempo médio no processo de contratação, esse painel se tornará seu amigo inseparável.